高職院校教學檔案的開發與利用

摘 要： 高職院校的教學檔案是學院教學管理工作的重要部分，而實際教學工作中對教學檔案的開發與利用率不高，本文指出要提高利用率就必須提供基礎條件，并且從觀念、技術上提高對教學檔案的開發、利用。

關鍵詞： 高職院校 教學檔案 開發與利用

高職院校的教學檔案是學院教學管理工作的重要部分，所謂教學檔案是指教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體材料等。教學檔案是對學院教學整體工作的記錄和總結，對學院教學工作的運行、管理、研究等有著舉足輕重的作用。然而在現實的檔案管理工作中對教學檔案重藏輕用，因此要提高教學檔案的開發與利用。

一、教學檔案的深入開發與利用的基礎條件

1.制訂科學完善的檔案歸檔目錄

檔案資料是檔案建設的基礎，是檔案工作最直接、最基本的物質前提，大部分高校采用的教學檔案歸檔目錄，是依據1994年發布的高校檔案管理辦法及教學檔案歸檔目錄制訂的，有很多地方不符合目前的實際情況。尤其是改革日益加緊的高校教學領域，新形式、新載體檔案的日益增多，歸檔目錄的修訂在所難免。歸檔目錄的修訂的關鍵是將原本模糊的歸檔范圍進行細化處理，使部門兼職檔案員、教學管理人員對材料歸檔或不歸檔，有明確的認識，以保證教學資料齊全、完整。

2.提高檔案管理人員的專業素質

教學檔案復雜多樣，檔案管理工作專業性較強，檔案人員需要具有較強的業務能力和管理技術。高校應加強對檔案人員尤其是各教學部門兼職檔案人員的業務培訓，努力提高他們的業務素質。培訓的方式很多，如業余講座、培訓班、定期組織經驗交流會等，同行之間互相學習借鑒，激發教學檔案管理人員的事業心和使命感。教學檔案管理的人員，應學習檔案專業知識和檔案法規標準，圍繞教學改革和管理工作的任務要求，采取有效的措施，大力開發利用教學檔案信息資源，主動為廣大師生員工提高檔案信息服務，不斷提高自身的工作水平和能力。

3.實行檔案管理人員崗位責任制

明確檔案管理人員的崗位職責、權限、考核和獎勵措施，樹立高度的責任感：熟悉檔案情況，及時了解各項工作對利用檔案的需要，開發檔案的信息資源，做好提供利用工作。管理人員應按時統計分類歸檔，嚴格按規定辦事，做好檔案借閱登記工作，防止重要文件的流失；做好檔案庫房、設備的安全保護工作。

4.增加教學檔案管理的資金投入

各高職院校在教學檔案管理方面資金投入較少，甚至有的院校根本沒有任何資金投入，導致教學檔案無所適從，宣傳和管理工作難以到位，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。各高職院校要切實重視教學檔案的重要性，加大教學檔案管理的資金投入，提高教學檔案管理水平，充分發揮教學檔案在教學工作中的效用，只有當檔案發揮了作用，人們確實利用它的時候，它的重要性才會顯示出來，它的價值才會得以實現，從而促進學院教學工作更快更好地發展。

二、有效開發、利用教學檔案為教學工作服務

1.在觀念上明確建立教學檔案的目的在于利用

教學檔案的生命力在于開發、利用，在于為領導決策服務、為教學工作服務，這是教學檔案工作的主導方向。否則只投入、不利用，花很大力氣建成的教學檔案只當成檢查時用的擺設，只建不用，就失去了教學檔案的意義。結合學院教學工作的中心任務，如課程體系與教學內容改革、教學管理改革、專業結構調整、教學計劃修訂、課程建設、實驗室建設、教學質量評估等工作，有針對性地開展編研和檢索工具的編制工作。將教學檔案作為資源，圍繞學院各項工作，及時地有效地開發利用，并為之服務，將使學院工作充滿朝氣。以學籍檔案為例，檔案管理人員定期對各屆各班及每個學生的學籍檔案資料進行統計、分析，并將統計結果上報相關領導和部門，學院領導根據這些數據分析出各屆各班的畢業率、優良率、及格率、不及格率、淘汰率，對系教學工作、學生管理工作進行評估，以調動各個系教學工作的積極性。根據這些數據，結合產生這些數據的其他教學檔案材料和背景資料（如生源狀況、師資水平、教學大綱、教學計劃、試題庫等），還可分析出教學、學生管理工作中存在的問題，為制定教學管理措施、改進教學方法、提高教學質量等工作提供信息支持。

2.在技術上加強網絡系統對教學檔案管理

隨著各高等院校校園網的普遍建立，教學檔案工作的發展趨勢是信息服務網絡化。根據高校教育、教學工作的需要系統的開發教學檔案信息資源，使之在教學管理和教學工作中充分發揮作用，實現其價值，是教學檔案管理人員面臨的重要任務。要把計算機技術及網絡技術作為一門必修課，力爭做到人人會操作電腦，尤其是檔案管理人員，并能組建計算機管理系統網絡，從而建立起一支教學檔案信息化管理的人才隊伍，為教學檔案信息服務提供有力的保證。要做到這一點，管理人員應著眼于教學檔案服務信息化的特點，不斷增強服務意識，改進服務手段方法，強化服務精神，以提高服務能力和水平。

參考文獻：

［1］吳兢.推進高職院校教學檔案管理工作的措施［J］.科技資訊，2008，（6）.

［2］邢穎.高職院校的教學檔案管理［J］.天津職業院校聯合學報，2008，（1）.