山西師范大學圖書館對學位論文的管理及再利用

摘要: 學位論文的管理及再利用是各高校快速發展中面臨的問題之一，但卻常常被忽視。如何有效地管理和利用已有的學位論文成果開展學術研究工作，是目前迫切需要解決的問題。本文從山西師范大學學位論文管理的實際出發，指出論文管理存在的不足，并提出積極、有效的策略和建議， 最后提出一種相關度檢索排序算法，并應用于山西師范大學學位論文檢索系統。相信隨著策略和建議的采納，該校的學位論文工作必將得到完善并取得進一步的發展。

關鍵詞: 圖書館學位論文管理再利用

1.學位論文管理和再利用的重要性

1.1學位論文的學術性質和學術價值決定了學位論文管理和再利用的必要性

學位論文通常指博士或碩士研究生為了獲取學位資格，向學校或其它學術機構提交的學術研究論文。它是學位申請者在導師指導下進行的科學研究的總結，是具有一定獨創性的一次文獻。論文的選題一般都是結合導師的科研項目，所探討的問題相對專一，對問題的闡述詳細、系統且不乏新穎的學術思想和獨到的見解，在一定程度上涉及本專業的前沿領域和重要問題。因此，學位論文與普通科研論文相比，具有文獻分析面廣、數據與圖表量大、理論分析充分且深刻、參考文獻大等特點。基于以上原因，學位論文具有很強的參考價值，是進行學術研究等工作必不可少的文獻資源[1][2]。

根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，已經公布并自2008年9月1日起施行。高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。其中教學類文件材料的歸檔按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的相關規定執行。在《高等學校教學文件材料歸檔范圍》中，第十條為優秀的、典型的畢業論文、畢業設計及評審意見。第十一條為研究生及碩士、博士學位獲得者的名冊、學位論文及有關審批文件。因此，電子檔案材料的歸檔是必須的。

1.2山西師范大學的快速發展要求學位論文管理和再利用的進一步完善

山西師范大學創建于1958年，前身是晉南師范專科學校，1964年升格為山西師范學院本科院校，1984年更名為山西師范大學，1999年山西省職業師范專科學校和山西師范大學體育學院并入，至今已經走過了50年的風雨歷程。

隨著該校博士點的申請成功，該校已經具備學士、碩士、博士三個層次的學位授予資格，未來還會迎來更好、更快的發展。學生人數的增加，學科的發展必然要求學位論文管理和再利用的進一步完善。

2.校圖書館學位論文的收藏、管理現狀及存在問題

山西師范大學學位論文管理存在以下不足:

第一，校逸夫圖書樓310室是博碩論文庫，從中可以獲取紙質版和電子版的碩士論文資料。其中電子版的碩士論文是從1994年至今的，并且大部分為Word格式。而歷年的學士論文資料只能從各學院獲得。

第二，學位論文的Word格式存放不僅占用內存空間大，并且安全性差。

第三，該校要求碩士畢業生在離校前必須將紙質版和電子版的學位論文直接提交給校研究生處存檔。其中電子版的論文資料采用文件夾嵌套形式存放和管理，由于審核力度不夠，因此提交的電子版論文在格式等方面存在一些問題。如很多學生把封面、摘要、正文等分別存放在多個Word文檔中，給電子論文的管理和電子論文的入庫帶來了很多不便。而學士論文的存放也存在同樣的問題。

第四，校圖書館自建資源中提供了一個VF開發的博碩論文摘要查詢系統，但它只提供了簡單的論文摘要查詢功能，沒有實現論文全文在線閱讀、論文提交和論文下載等功能，這樣的系統不利于學位論文的再利用。

第五，校圖書館數字化文獻資源中提供CNKI系列數據庫(清華同方)，但是CNKI中國優秀碩士學位論文全文數據庫中沒有山西師范大學的論文資料。

第六，碩博論文庫設在逸夫圖書樓，屬于新教學樓，很多學生不了解情況，此閱覽室參閱人員相對較少，因此，本校學位論文的再利用率非常低。

3.加強學位論文管理和再利用的措施和建議

3.1加強對學位論文管理的重視

具體措施如下:

第一，統一學位論文組織形式。在對原規范進行合理的完善和補充后，出臺一份新的、細化的論文組織形式規范文件，并具體落實到各學院。畢業生在論文答辯完成后要提交一份格式正確的學位論文電子版，并且要求相關人員審核電子版格式正確后學生方可畢業離校。

第二，pdf格式的文件占用內存小且安全性好，排版成功后不易被修改。因此，校方應該要求各學院相關人員進行Word格式轉pdf格式的技能學習。經過這樣的嚴格要求，相信一兩年之后的學位論文都將以pdf格式提交，減輕圖書館工作人員的勞動量。

第三，對論文答辯為優的學士論文進行歸檔。

第四，一些技能性要求比較強的專業，如計算機專業的學生以開發軟件系統作為論文的支撐，除提交電子版的學位論文外，還需同步將另外兩份文檔提交。一是將所開發軟件系統打包后提交;其次為一份日志文檔，將系統使用說明做簡要介紹。

第五，圖書館采用一些措施加強宣傳，積極提倡大家利用本校學位論文資源進行學術研究和論文撰寫等工作。

第六，開發一個基于山西師范大學，功能完整的學位論文檢索系統。

3.2基于山西師范大學的學位論文檢索系統

3.2.1開發檢索系統益處

首先，學校本科生在大三階段要選擇畢業論文指導老師和畢業論文題目進行學士論文的設計、開發和撰寫，很多學生在選擇導師和選擇論文題目時存在很多疑惑。開發一個學位論文檢索系統能夠讓他們很快查詢和了解相關導師的研究方向，盡快鎖定自己的論文方向。

其次，碩士研究生在入學后，需要和學院溝通選擇自己的導師并開展科研工作，但是很多人對各導師的研究方向及研究內容了解不足，所以檢索系統的開發能夠有效解決這一問題。

最后，檢索系統的開發讓導師的指導作品和學生的學位論文公開化，論文的公開化是一種內在的激勵機制，必然帶來本校學位論文質量的顯著提高。

因此，為了實現該校畢業論文，特別是碩士畢業論文的再利用，設計和開發一個基于山西師范大學，功能完備的學位論文檢索系統是非常必要的。

3.2.2檢索系統功能

第一，功能完整。學位論文檢索系統是一個集注冊登錄、論文提交、論文檢索、論文統計、論文評價、后臺管理為一體的系統，其中論文檢索為核心模塊。

第二，論文提交模塊包括論文電子表單的提交和論文全文的上傳。

第三，系統應該設有審核機制，相關人員可以直接進入后臺對已經上交的論文信息進行審核。

第四，論文檢索模塊應具備初級檢索和高級檢索功能，并具備兩種匹配方式即模糊匹配和精確匹配。

第五，學生登陸系統后可在線查看論文全文并免費提供全文下載功能。

第六，系統需收錄山西師范大學1994年至今的碩士、博士學位論文2500余篇。

第七，論文表中的字段分為:基礎檢索字段、排序輔助字段、審核字段、上傳字段、圖書館收錄字段，其中論文編號是主鍵，學生學號是外鍵。基礎檢索字段還需包括作者姓名、作者單位、導師姓名、導師單位、學位級別(碩士或博士)、學位類別(全日制或教育碩士)、論文類型(應用型或基礎型)、學科門類、一級學科、二級學科、學科專業備注、學位授予年度、中文題名、英文題名、中文副題名、英文副題名、中文關鍵詞、英文關鍵詞、中文摘要、英文摘要等。

3.2.3相關度檢索排序算法

深入研究高校學位論文管理中學位論文檢索算法。傳統的基于查詢項匹配的檢索算法存在返回信息過多，且查全率、查準率不高，用戶篩選不方便等問題[4]。針對以上問題提出一種相關度檢索排序算法，已應用于山西師范大學學位論文檢索系統。

采用非全文索引，即只對論文題名(caption)、關鍵詞(keywords)、摘要(abstract)建立索引，然后用Lucene中文分詞器對caption、keywords、abstract及用戶輸入的檢索詞進行分詞處理。在分詞處理的基礎上實現檢索和排序。

相關度檢索排序算法[3][4][5]，主要包括三個步驟。第一步，選擇學科門類。教育部公布的十二個學科門類分別為哲學、經濟學、法學、教育學、文學、歷史學、理學、工學、農學、醫學、軍事學、管理學，學科門類下設一級學科和二級學科。由于用戶一般會選擇相同或者相近的專業進行查詢，因此學科門類的選擇和限制能夠很好地解決“一詞多義”問題。

第二步，采用“檢索項+caption+keywords+abstract”組合查詢技術，并去除重復項，得到檢索結果集。論文的關鍵詞一般為四到六個，能有效地表征論文的主題。但是由于用戶提取關鍵詞的能力參差不齊，所以關鍵詞不能很好地代表全文。本文提出“caption+keywords+abstract”組合能夠更好地代表全文，能夠很好地提高查全率。

第三步，計算相關度，并按照相關度的大小，對檢索結果集重新排序。位置因子中caption優先級別為一，keywords優先級別為二，abstract優先級別為三。優先級別相同的論文則計算檢索詞的詞頻，詞頻越高排序越靠前。本原則能夠很好地提高查準率。

新算法較原算法在查全率和查準率方面有較大改進，用于學位論文檢索的效果明顯，且實用性很強、易于工程實現，基本滿足了高校學位論文檢索的需求。隨著各高校自主研發浪潮的推進，開發和使用校本系統必將是一種趨勢。

相信隨著學校對學位論文管理的重視和學位論文檢索系統的使用，該校學位論文的利用率會很快提高，并且一定會帶來學位論文質量的顯著提高。

參考文獻:

[1]金春華.我國數字化學位論文全文數據庫建設的現狀與建議，http://www.studa.net.

[2]趙嘉朱.中國學位論文管理的歷史回顧與前景展望.中國社會科學院研究生院學報，2006.4.

[3]袁銘蔚.基于本體的向量空間模型的壓縮算法.計算機工程與應用，2007.12.

[4]朱雪剛.基于語義網絡的教學資源搜索引擎研究[D].長春:東北師范大學，2006.

[5]楊慧.個性化網絡信息檢索系統的研究和應用.南京工業大學，2005.5.