高校學生信息傳達工作管理機制探究

一、引言

21世紀是“信息時代”，信息是最豐富的資源，是巨大的財富。但是身為時代先鋒的大學生卻在大學生活中得不到充分、清晰、準確的信息，而錯失機會，沒有更好地發揮自己的能力，也沒能為集體爭取更多的榮譽，甚至影響了自己的發展，同時，學生工作也因為信息的傳達不完善而受到影響。

以M大學某學院為例，隨著時代發展，信息技術已經廣泛地應用于該院中了，盡管該院在學生信息傳達工作中應用了一些現代信息傳播技術，但是信息技術的應用并沒有很好地解決信息流通不暢的問題，反而因為沒有一切從實際出發而過度地信任網絡或是其他現代通訊工具，不重視傳達者在中間發揮的重要作用，使得信息在一種不完善的傳達機制和管理制度下流失得更加嚴重。

該院的機構組織龐大，管理鏈錯綜復雜，學生處于管理鏈的最底層，因此，學生能否得到更充分的信息與學院的信息管理及傳達機制息息相關。針對該院信息傳達的現狀及不足，為了保障廣大學生及時獲得有效信息的權利，該院急需完善現有的信息傳達管理機制。

二、該院學生信息傳達工作面臨的問題

1.信息下傳不及時。學校發布的一些重要通知沒有適當地提前告知學生，卻在時間很緊迫時才匆匆下傳，致使學生無法做好充分的心理準備和合理的時間安排，導致活動參與度不高、效果不好、學生錯失重要機會等嚴重后果。

2.信息傳達不準確。由于信息源不夠具體清晰、信息不易把握，以及傳達過程中環節過多等原因，使得一些信息在不同程度上有失準確，不利于學生對信息的正確理解和執行。

3.信息下傳方式不合理。該院學生信息下傳有時采用開會形式，在不能保證全勤的情況下，一些真正需要信息的學生沒有獲得信息，而一些不需要會議信息的學生卻需要浪費寶貴時間來聽取無用信息，嚴重影響了信息傳達的效果。

4.通知包含的信息量不夠。下達信息的上層管理者有時沒有從學生的角度出發，沒有設身處地地為學生考慮，下達的通知過于籠統，使學生難于理解通知的具體含義和影響，從而無法真正重視起來。此外，缺乏對學年常規活動的宣傳和預告，使本應有充分的準備時間的活動因為學生沒有提前知道而未能做好準備，錯失機會。

5.缺乏對信息員的管理和監督。學校管理者通常只告知信息員傳達信息，而并不對信息傳達過程進行管理和監督，雖然完成了信息的傳達過程，但無法保證信息傳達的效率和效果。

6.缺乏對信息來源的管理。一些信息由多種途徑下傳到院系等組織機構，但管理者缺乏對信息來源的整理分類，致使信息重復傳達，降低效率。同時，信息的雜亂也不利于學生對信息的獲取和吸收。

7.單純通知，缺乏反饋。現有的該院信息傳達機制多是單向傳遞模式，即從上而下，層層傳達。在傳達過程中只是單純地通知或要求，而忽略了下層的反饋，導致上下級溝通不暢，缺乏民主。

8.信息傳達責任追究制度不完善。錯誤傳達信息的責任不能追究到人，致使信息員缺乏責任感，錯誤傳達信息的機率增大。同時，在信息錯誤傳達中受到損失的學生無法得到補償，權益無法得到有效的維護。

三、該院現有的信息傳達機制及其特點

1.該院現有的信息傳達的網絡系統主要包括該院主頁、學生網站及學生會、團委各學生工作組織部門的公郵。第一，該院主頁屬于官方網站，登陸較方便，訪問量也較大，但是關于本科生的內容較匱乏，更新速度也較慢，學生不能及時得到所需信息。第二，該院已建立了自己的網站，可以由學生自己設計頁面和版塊，是屬于學生自己的網絡空間，但是由于宣傳等原因，此網站還沒有完全被學生所重視和接受，學生上線次數不足，加之版塊設計與信息更新的問題，不能為學生提供全面準確的信息。第三，為了方便學生工作而申請的公共郵箱，在很大程度上有助于資料的下發和上傳，方便了信息的流通，但是由于郵箱系統自身設計的缺陷，導致登陸困難和信息丟失，這些都會影響學生的信息獲取。

2.該院現有的信息傳達制度主要是靠會議的方式、通知或文件的形式、不夠明確的機構和隊伍來完成上傳下達工作，方式具體分為報紙、學工通訊、網站、短信和電話通知及班長口頭通知等，信息發布渠道分散，學生不明確獲取需要信息的準確渠道。該院學生工作現在主要通過每周的例會，由學生會和團委的學生干部將信息傳達給各班班長和團支書，再由他們傳達給同學，這樣的多層傳達機制使信息的完整度和準確度受到了影響，而如果班長和團支書缺席例會，則信息完全得不到傳達。另外，該院學生數量大，行政班級多，宿舍數量也多，使班長和團支書的信息傳達工作量增大，通知不當還很容易造成信息僅以班級為單位或寢室信息壟斷的現象，這樣信息傳達的失誤就會影響到學生的切身利益。

3.在該院信息的傳達過程中，更多的是以事為中心，而不是以人為中心。這樣的機制沒有注重人的主觀能動性的激發，不利于上下級間就信息進行必要的溝通交流，也就無法調動各方對所傳達信息的積極性，不利于信息傳達的效率、效果的保證。同時，該院日常的通知主要采用電話的方式，而這種方式往往會造成時間上的浪費和信息傳達的不到位，效率不高，沒有及時接到電話的學生就不能及時收到通知，做出行動。

4.該院缺乏一套較完善的信息監督和反饋機制，沒有對信息員進行有效的激勵和監督。規定評委每學期對各班班長和團支書的上傳下達工作做電話調查，以對信息傳達的效果作考評，這在一定程度上有利于考察學生干部的工作質量。但是這個制度還不夠完善，一定程度上不能公平地作出評價。現狀是該院沒有一個較完善的針對傳達效果的評價和反饋機制，一方面學生干部的信息傳達工作是否到位不能得到較好的監督和考評，信息的傳達失誤不能得到追究，另一方面學生對所接受信息的反饋意見和建議不能及時反映到上級，學院也就無法了解學生的心理、學習和生活上的需要，造成學院和學生脫節的現象。

四、該院信息傳達工作的改進建議

1.信息員激勵

信息員是信息傳達過程中的執行者，信息員在信息傳達過程中扮演著十分重要的作用。對于信息員可以從以下幾個方面進行激勵和監督。

第一，在該院的班級評優工作中，可以增加對班級信息傳達工作的考評，使得信息傳達工作完成較好的班級有機會獲取更高的分數，贏得班級榮譽，以便激勵班委重視并認真執行信息傳達工作。

第二，在該院對學生干部進行綜合測評的考核時，可以把其在信息傳達工作中的表現作為重要的考核指標。這樣在信息傳達工作中，就使學生干部的利益和廣大學生的切身利益連在了一起，有利于增加學生干部對信息的重視度。對于表現突出的學生干部，可以在評分時給予適當加分，這樣能夠較有效地激勵學生干部認真執行信息傳達工作。

以上兩點是在信息員激勵中建立和完善的正強化方法，考慮到信息員的任務繁重和他們工作積極性的保證，應在激勵中以正強化的激勵方法為主。同時，可以在該院的學生工作制度中加入信息員責任追究制，即因信息傳達工作出現失誤而造成的一些學生利益上的損失，及時調查問題原因，追究相關人責任，對利益受損學生給予補償或表示歉意。

2.信息傳達通道

主要分為四種：直接傳達、書面材料傳達、網絡傳達和例會制度。

信息的直接下達是信息傳達的傳統手段，也是信息傳達中使用率最高的方式。該院的信息直接下達主要有三種方式，即電話傳達、網絡短信平臺和口頭通知。直接下達主要是指上層信息員與最終的信息接收者間的傳達，這里主要說明的是一些口頭傳達的方式。電話傳達適合比較重要的信息，需要及時反饋溝通的，信息接收者較少且比較明確。比如在通知部分應急信息時即可采取這種信息傳達方式。網絡短信平臺適合比較重要的信息，信息量較少且通過文字傳達能夠比較清晰的傳達的，傳達功能較為重要，而對于反饋的要求較少。信息接受者明確，信息的面向對象較為明確。口頭通知適合比較重要，信息量較大，需要及時反饋的信息的傳達。直接下達是較好的信息傳達方式，雖然在一定程度上增加了傳達成本，但是能夠保證信息傳達的快速、準確，應該在一定程度上加大采用力度。

與口頭傳達相比，通過書面材料傳達信息的方式，則具有客觀、易保存、避免遺忘等優勢。為了揚長避短，彌補口頭傳達方式的種種不足，我們要堅持將口頭傳達與書面材料相結合的做法。在班長口頭通知事情的同時，為每個寢室下發一份書面通知材料，便于學生對下達信息的再確認。

在信息技術迅速發展的今天，網絡在我們的工作和學習中都發揮了不可替代的作用，該院的學生工作也不例外。不僅要充分利用院系現有的網絡資源，而且要開發適合學院實際情況的、方便學生使用的信息傳達和溝通方式，使網絡成為學生工作信息傳達的重要途徑。要注意加強學生網站校級、院級常規活動信息的發布；開辟團委和學生會工作匯總平臺，做好信息分類，保證信息更新，實現專人負責；開辟虛擬社區互動平臺，保證信息的反饋。同時，應注意在學生工作中規范使用郵箱。

班級信息傳達方式則可以多樣化發展，各班可以通過建立QQ群、建立班級博客、公共郵箱等方式傳達信息，充分發揮各班學生的主觀能動性，構建高效、多元化的信息傳達模式。同時，各班也可以進行班級信息傳達績效評估，通過各班的信息傳達工作績效自評，促進本班信息傳達工作的發展。

參考文獻：

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