論新時期高校教學秘書的工作職責與創新

摘 要： 隨著高等教育的不斷發展，教學秘書工作日益起到不可忽視的重要作用。這就要求教學秘書們必須明確個人職責，在明確工作創新的內容和途徑的基礎上，不斷進行工作創新，從而大力推動高等教育的發展。

關鍵詞： 高校 教學秘書 工作職責 創新

現階段，我國高等教育發展的重點是高教學質量，而教學管理則是順利實施高等學校教學質量與教學改革工程的前提和保證。在整個教學管理過程中，教學秘書是教學管理的生力軍，處于教學管理與改革的前沿，肩負著維持正常教學秩序、提高教學質量的重要使命。他們既是教學管理的具體執行者、各項教學活動的組織者，又是教務處與院（系）之間、教師之間、教師與學生之間開展教學活動的橋梁和紐帶，同時還是院（系）領導的參謀和助手。因此，分析教學秘書工作的職責，探討其工作創新，對提高教育教學質量具有十分重要的現實意義。筆者就擔任教學秘書以來對相關工作所做的若干思考作粗淺論述。

一、新時期高校教學秘書的工作職責

隨著高等教育的不斷發展，在新的時期教學秘書這一角色在高校教學管理中越來越受到關注，他們的工作職責越來越豐富，責任也越來越重大，不再僅僅是傳統認識中的為領導和師生打雜、跑腿、服務，而必須是服務、質量、效率、創新的結合體。我校的人才培養目標的定位是培養具有創新精神的高素質應用型人才。社會對應用型人才的需要是多樣的，學生個性也是多樣的，因此，教學管理思想觀念必須做出相應的轉變，要樹立新的教務管理理念，強化服務意識。歸納起來，教學秘書的工作職責主要包括如下幾項：

1.協助領導完成院（系）教務工作安排。

教學秘書要協助院（系）領導完成教務工作安排，充分發揮“上傳下達”作用，使教學活動有章可循、規范有序。根據學校教務處在教學方面的統一要求，以及院（系）的具體教學方案進行課程安排、教室安排、調課、各種數據統計積累、考試安排、協調監考教師和考場等。同時，還要協助領導安排教學日歷、收發班級日志、制定教務計劃、檢查教師教學和授課計劃、收納和管理課程大綱、核實教學工作量的記錄等，以及負責教材征訂工作。這就要求教學秘書們不僅要理解和領會黨和國家有關方面的政策、學校有關的規定和領導的想法，而且要深入、細致地了解廣大師生的要求和問題并將之與實際工作相聯系。

2.管理教學檔案。

教學檔案是院（系）教學活動開展的記錄，檔案是否完善，將直接影響到教學活動過程是否真實地被反映，同時，教學檔案還是院（系）管理經驗的總結，是意義非常重大的一筆財富。所以，教學秘書必須做好教學管理中統計報表、基本數據的整理工作、收發教學管理文件、資料歸檔及保存工作，并且對本院（系）各個專業教學的計劃、重要教研活動的記載、教學研究項目和成果的記錄、教學工作的總結和各項教學經驗材料進行收集和整理。

3.對教學進行檢查和監督。

院（系）教學質量要想不斷提高，就必須對日常的教學進行檢查和監督，從而不斷發現日常教學中可能存在的問題和不足，并積極查找原因，不斷完善。那么，處于教學檢查和監督第一線的就應該是教學秘書，其有責任將日常管理工作中存在的問題和情況及時反映給院（系）領導，提出自己的看法，必要時主動補缺拾遺，把領導的決策向下傳遞，把教師和學生的意見向上反饋，使領導全面了解教學情況，作出正確的判斷和決定，使問題能夠得到及時解決。

二、高校教學秘書工作創新的必要性

教學秘書工作創新問題是與系統總結高校教育發展工作的成就和經驗，深刻分析當前高校教育工作面臨的新形勢、新任務的基礎緊密結合在一起的，其必要性主要體現在如下幾個方面。

1.教學秘書工作創新是進一步推進高校教育發展和進步的必然要求。

馬克思主義唯物發展觀認為，形勢在發展，時代在變化，世界處在不斷發展變化之中，任何事物都有一個發展、完善的過程，而且任何事物都是相互聯系、共同發展的。當前，我國教育改革正處于關鍵時期。一方面，國家提出“科教興國”，深化教育改革，其總體思路是“體制改革是關鍵，教學改革是核心，教學思想和教育觀念的轉變是先導”。另一方面，轉變中的管理制度及伴隨而來的評價等都與改革的步伐不十分一致。基于此種情況，高校教育必須不斷適應各方面的要求，充分調動各方面有利條件——教學秘書工作工作的創新在進一步推進高校教育發展和進步的過程中起著重要的推動作用。因此，教學秘書工作必須按照與時俱進的要求，自覺地把自己的工作放在高校教育發展的大背景中來審視，敢于打破傳統思維方式，正確樹立符合時代特征的工作理念，不斷創新。

2.教學秘書工作創新是教學秘書自身完善和進步的必然要求。

目前，不少教學秘書對個人的要求不嚴，習慣于經驗管理或按傳統角色工作，工作原地踏步，按照原來程序照抄照搬、敷衍了事，不從管理中找創新。同時，在工作中等待觀望、草草應付與做表面文章的現象較為普遍，受原來管理觀念的束縛，有的教學秘書寧可因循守舊停滯不前，也不愿通過創新冒險取得成功，這對于教學秘書個人的發展而言是極其不利的。那么，教學秘書要想自身不斷得到發展和完善，就必須在不斷摸索的前進道路上對學校舊的管理模式中的許多東西進行改革，要辯證地分析它們的利弊，去偽存真，不斷推陳出新，提出新的管理思路，創造新的管理方法，從而實現自身完善和進步的目標。

三、高校教學秘書工作創新的內容和途徑

目前，我國許多高校教學秘書隊伍建設的現狀不是十分理想，存在不少弊端。只有不斷推進教學秘書工作的創新，才能不斷地解決各種可能存在的問題。其工作創新的內容主要包括如下幾個方面。

1.工作觀念創新是重點和基礎。

傳統觀念認為，教學秘書工作只是一種簡單重復的機械勞動，排課調課、數據統計、上報材料、會議記錄、溝通信息、整理保管教學檔案等是其主要工作內容。那么，要想高效地開展工作，在具體的教學管理中，教學秘書就要從觀念上創新，而不能停留在老一套的管理模式上，要充分發揮自己的主觀能動性，對工作要有自己獨立的思考，并將自己科學的思考應用于具體的指導實踐中。

2.工作方法創新是保障。

教學秘書工作是一門科學，做好教學秘書工作的方法有很多種。不斷創新工作方法是教學秘書順利完成教學管理工作的基礎，也是教學秘書工能力強弱的重要體現。不斷在工作中檢驗，不斷改進，不斷創新，從而擁有科學的工作方法，教學秘書的工作才能收到事半功倍的效果。教學秘書工作方法創新主要可以從如下幾個方面努力：

（1）深入地領會相關文件精神，明確教學管理工作的相關目標，做到工作有章可循、循章必嚴，使教學管理日趨規范。

（2）理清思路，找問題、找差距、定目標。首先，要熟悉個人相關工作業務，為工作創新做好前期準備。要想做好工作，就要熱愛自己的工作，有高度的責任心，熟悉職責范圍，什么時間應該做什么、該怎樣做要做到心中有數，合理安排。只有在把握全盤工作的基礎上，做好前期工作，才有可能對工作進行創新。

其次，要樹立目標，明確工作創新的方向。教學秘書要清楚地意識到工作創新并不是單純的為了創新而創新，而是以創新來提高服務和管理水平。教學秘書的宗旨就是一切為了教學服務。在服務中，教學秘書要充分發揮智慧，在提供優質教學服務的前提下，對一些問題進行綜合分析，提出新的好的工作策略。在管理中，教學秘書要加強自身修養，理論上努力學習教學管理文件和秘書學基本知識，實踐中要有較強的統籌管理能力和協調能力，加強計算機網絡等現代化管理手段的學習，不斷提高管理水平。例如，網絡應該成為教學管理的重要渠道，但目前大量的教學管理工作還主要是靠人力做。其實一些臨時性的事務性的通知，包括一些教學管理文件，完全可以通過校園網發布出去，這一方面可以讓老師和學生養成從網絡上查看教學管理信息的習慣，另一方面可以促進各系部、室所的信息溝通，相互促進，共同提高。再如，在進行教學檔案的管理時，也可一改之前口頭傳達、一紙帶過的現象，可以將圖片、聲音等制作資料一并保存，確保各種檔案的完整性和正確性。

再次，要在合理的準備后在工作中大膽嘗試。我們必須認識到，教學秘書工作的創新并不意味著對之前所有工作的否定，而是在總結工作的基礎上，揚長避短，對好的經驗和傳統要繼承，對可能存在的種種不足和問題提出改進措施，從整個工作流程中選取工作的一部分進行實驗創新。如果新的舉措既能提高效率又能提高質量，再隨之推廣到其它層面，就會使工作既科學合理，又有新的亮點。

（3）要充分調動學生干部的積極性。有些常規性的工作，可以交給他們去做。這樣，不僅節約了時間，減輕了教學秘書的工作壓力，而且在及時得到反饋的信息的同時，也鍛煉了學生干部的工作能力。

江澤民同志在“十六大”報告中指出：創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。我國的高校教育事業，還處在一個極其重要的發展過程。在這個過程當中，為了不斷取得進步，從而使我國高校教育水平領先于世界，為人類社會的發展貢獻力量，就必須在各方面均不斷創新——學校的生存發展靠創新，教學管理創新是學校工作創新的一個重要組成部分，而教學秘書的工作創新又直接影響到教學管理工作的整體創新。所以，在今后的時期里，教學秘書們必須明確自己的工作職責，充分利用和創造各種有利條件，不斷地發現問題、解決問題，不斷地創新，力爭更好地做好自己的工作。

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