高校圖書(shū)館選擇圖書(shū)供應(yīng)商應(yīng)注意的六個(gè)問(wèn)題

摘 要： 本文論述了高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)中的供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)外包范圍、采購(gòu)合同的簽定、合作過(guò)程的監(jiān)控、購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)管理等六個(gè)方面的問(wèn)題，為圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)中如何選擇供應(yīng)商提供了參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞： 高校圖書(shū)館 圖書(shū)供應(yīng)商 招標(biāo)采購(gòu)

近年來(lái)，圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)不斷增加，許多圖書(shū)館采用公開(kāi)招標(biāo)的形式選定圖書(shū)供應(yīng)商。在眾多的供應(yīng)商中，如何選擇好圖書(shū)館的合作伙伴，是藏書(shū)建設(shè)的一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。圖書(shū)館要明確選擇比較好的供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)供應(yīng)商的全面的服務(wù)能力和圖書(shū)館復(fù)雜的業(yè)務(wù)要求選擇圖書(shū)供應(yīng)商。

一、建立供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制

對(duì)圖書(shū)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，建立圖書(shū)供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，是圖書(shū)采購(gòu)制度的必然要求，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的通行做法。實(shí)行準(zhǔn)入制度后，圖書(shū)館必須通過(guò)具有資質(zhì)書(shū)的供應(yīng)商采購(gòu)，大大節(jié)省招標(biāo)耗費(fèi)。面對(duì)規(guī)模不等的供應(yīng)商，圖書(shū)館一是要對(duì)符合條件的進(jìn)行實(shí)地考察，做到眼見(jiàn)為實(shí)，心中有數(shù)，確切掌握供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、規(guī)模。當(dāng)前，對(duì)供應(yīng)商資格審查的重點(diǎn)應(yīng)放在商家的資質(zhì)、規(guī)模、實(shí)力、信譽(yù)、反應(yīng)能力等因素，尤其對(duì)以往經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中是否有違法記錄必須認(rèn)真審核。二是要向其他與其合作過(guò)的圖書(shū)館了解供應(yīng)商的信譽(yù)度、采配能力和服務(wù)質(zhì)量等情況，為決策準(zhǔn)備第一手材料。對(duì)圖書(shū)供應(yīng)商履約情況等，則要建立跟蹤回訪和市場(chǎng)暗訪等常設(shè)制度，隨時(shí)對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商的圖書(shū)質(zhì)量、供書(shū)周期、售后服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)督。一旦出現(xiàn)違規(guī)違約行為，就要有必要的制裁措施，保證圖書(shū)供應(yīng)渠道的純凈。

二、選擇供應(yīng)商的八項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)

一是合法性。作為圖書(shū)館的圖書(shū)供應(yīng)商，首先必須是國(guó)家相關(guān)機(jī)構(gòu)承認(rèn)的具有從事圖書(shū)銷售資格的合法正規(guī)企業(yè)。這是雙方開(kāi)展圖書(shū)購(gòu)銷業(yè)務(wù)的最基本點(diǎn)，既關(guān)系到圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)工作的連續(xù)性，更牽涉到嚴(yán)肅的法律問(wèn)題。

二是良好的信譽(yù)和綜合實(shí)力。圖書(shū)館應(yīng)看重供應(yīng)商在當(dāng)?shù)氐恼\(chéng)信表現(xiàn)和它的綜合實(shí)力，包括經(jīng)營(yíng)規(guī)模、資金狀況、公司人員素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)化管理程度、當(dāng)?shù)乜蛻袅俊?dāng)?shù)劁N售量、圖書(shū)品種覆蓋面、團(tuán)購(gòu)能力、訂購(gòu)的到貨速度與到貨率等。

三是人力資源狀況。圖書(shū)發(fā)行營(yíng)銷是一項(xiàng)內(nèi)涵豐富的文化產(chǎn)業(yè)，不僅應(yīng)遵循一般的商業(yè)規(guī)則，更應(yīng)將高品位的文化底蘊(yùn)貫穿于經(jīng)營(yíng)過(guò)程之中。擁有較高文化素質(zhì)和修養(yǎng)的圖書(shū)營(yíng)銷人員更易于相互溝通、理解，也有利于圖書(shū)館采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行和服務(wù)水平不斷改進(jìn)提高。

四是標(biāo)準(zhǔn)化的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)。它直接關(guān)系到采購(gòu)的質(zhì)量和效率。要看其提供的電子征訂書(shū)目數(shù)據(jù)是否規(guī)范，著錄內(nèi)容是否全面完整，數(shù)據(jù)格式是否與本館的采編系統(tǒng)相匹配，數(shù)據(jù)覆蓋面如何，是否及時(shí)更新書(shū)目訂單數(shù)據(jù)，每種圖書(shū)的MARC數(shù)據(jù)是否完整，數(shù)據(jù)要求是否符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等。

五是規(guī)范化的文獻(xiàn)加工服務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)該提供圖書(shū)加工服務(wù)，包括數(shù)據(jù)查重等技術(shù)含量不高的機(jī)上工作及蓋館藏章、貼條形碼、貼磁條、貼書(shū)標(biāo)等圖書(shū)加工服務(wù)。要求合作供應(yīng)商派編目加工人員到館加工，以保證圖書(shū)質(zhì)量，避免因中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題而給雙方造成不必要的損失。

六是高效率的物流配送體系。要求供應(yīng)商在接到訂單后，能夠及時(shí)地給予配送，使圖書(shū)盡快地送抵圖書(shū)館。

七是合理優(yōu)惠的折扣率。必須明確：價(jià)格（優(yōu)惠率）不是唯一的尺度，不能以最低報(bào)價(jià)或是用最高的回扣率作為選擇供應(yīng)商的唯一標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)選擇信譽(yù)良好、有經(jīng)濟(jì)實(shí)力、渠道暢通或在某一領(lǐng)域有優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商。

八是服務(wù)水平是核心標(biāo)準(zhǔn)。圖書(shū)供應(yīng)商不僅僅是向圖書(shū)館提供圖書(shū)，更關(guān)鍵的是提供全方位的服務(wù)。判斷圖書(shū)供應(yīng)商，核心標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是其圍繞圖書(shū)采購(gòu)向圖書(shū)館提供服務(wù)的水平，這是不容忽視的重要標(biāo)準(zhǔn)。

三、確定業(yè)務(wù)外包范圍

圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)本館的實(shí)際情況，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍及具體內(nèi)容。可以將技術(shù)含量低的業(yè)務(wù)外包出去，將主要精力集中在提高服務(wù)的深度和廣度，提高服務(wù)水平的核心業(yè)務(wù)上。從實(shí)踐看，編目與加工外包是應(yīng)用最廣最有效的一種。圖書(shū)采購(gòu)工作是一項(xiàng)個(gè)性化很強(qiáng)的業(yè)務(wù)，隨著購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的增加，為了緩解采購(gòu)壓力，可將其中事務(wù)性工作外包出去，比如查重、采訪數(shù)據(jù)輸入等，但審校包括給分類號(hào)及書(shū)目的選擇等，必須堅(jiān)持由圖書(shū)館采編人員來(lái)完成。不能將大部分或全部采購(gòu)業(yè)務(wù)直接委托給供應(yīng)商，不能由不熟悉圖書(shū)館情況的供應(yīng)商代為挑選圖書(shū)。

四、慎重簽訂采購(gòu)合同

為確保合作順利進(jìn)行，合作雙方必須簽訂采購(gòu)合同，以約束雙方和保證各自的利益。在合同中要明確雙方的責(zé)任、服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限、價(jià)格、付款方式、賠償責(zé)任等具體內(nèi)容，以便當(dāng)日后出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)有據(jù)可查。

五、加強(qiáng)合作過(guò)程監(jiān)控

為更好地降低風(fēng)險(xiǎn)，減少和避免不必要的損失，圖書(shū)館還必須高度重視和不斷加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商合作過(guò)程的監(jiān)控。要定期或不定期地對(duì)合作書(shū)商進(jìn)行追蹤調(diào)查，了解供應(yīng)商的具體業(yè)務(wù)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，掌握各種信息反饋，關(guān)注合作供應(yīng)商的發(fā)展、經(jīng)營(yíng)狀況，從而最大限度地降低來(lái)自供應(yīng)商的各種風(fēng)險(xiǎn)，確保合作順利完成。

六、加強(qiáng)購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)管理，注意中標(biāo)供應(yīng)商的短期負(fù)債能力

從目前高校圖書(shū)館實(shí)施采購(gòu)招標(biāo)的情況看，專業(yè)圖書(shū)采購(gòu)存在一定的局限性。因此，高校圖書(shū)館在采購(gòu)招標(biāo)中，應(yīng)結(jié)合不同的采購(gòu)模式選擇不同的代理商。只選擇一個(gè)代理商會(huì)造成采購(gòu)圖書(shū)的種類及專業(yè)面太窄，不利于高校圖書(shū)館采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為了改變這種被動(dòng)局面，高校圖書(shū)館可將購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)分成若干部分進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)。可根據(jù)本館藏書(shū)量、專業(yè)對(duì)口情況等分成二到四部分進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)。高校圖書(shū)館采購(gòu)量大，采購(gòu)到館后的圖書(shū)經(jīng)驗(yàn)收等程序需要花費(fèi)一定的時(shí)間，不可能圖書(shū)未驗(yàn)收完畢就馬上付款，所以要注意強(qiáng)調(diào)書(shū)商在短時(shí)期內(nèi)具備的負(fù)債能力，這種要求是符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下買方市場(chǎng)對(duì)賣方市場(chǎng)的合理要求的。對(duì)質(zhì)量不符合本館要求的圖書(shū)應(yīng)予以退換，防止任意提高復(fù)本量和隨意搭配圖書(shū)。這樣才能使圖書(shū)館的自身利益受到保護(hù)，同時(shí)能獲得更多的優(yōu)惠和服務(wù)。

從實(shí)踐來(lái)看，圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)這種模式與傳統(tǒng)的采購(gòu)模式相比有非常大的優(yōu)越性。在圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，關(guān)鍵是選擇好圖書(shū)供應(yīng)商。只有高度重視，慎重選擇好圖書(shū)供應(yīng)商，才能保證圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益和館藏效益，為深化圖書(shū)館改革發(fā)揮積極的作用。

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