對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的思考

摘要:教學(xué)秘書(shū)在高校日常管理中起著承上啟下的橋梁作用。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和調(diào)整，教學(xué)秘書(shū)的工作量也逐漸增大，工作難度不斷提高。進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)其工作的藝術(shù)性，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)教學(xué)工作順利進(jìn)行具有重要的意義。

關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書(shū);隊(duì)伍建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào):G472文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2010)06—0148—02

教學(xué)管理在高校中的重要地位不言而喻，是提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要保證。高校教學(xué)秘書(shū)處于管理與教學(xué)的中間，是貫徹教學(xué)管理決策的得力助手，起著承上啟下的橋梁作用。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大及調(diào)整，教學(xué)秘書(shū)在實(shí)際教學(xué)管理中的任務(wù)大幅度增加，工作難度不斷提高。如何進(jìn)一步加強(qiáng)該隊(duì)伍的建設(shè)，顯得尤為緊迫和重要。

一、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的角色定位

1.參謀與助手。教學(xué)秘書(shū)直接管理教學(xué)事務(wù)，獲取信息快捷而可靠，可以盡快糾正教學(xué)過(guò)程中執(zhí)行任務(wù)的偏差，不僅協(xié)助系主任處理系里的具體事務(wù)，還協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)起到參謀作用。因此，教學(xué)秘書(shū)要充分發(fā)揮上傳下達(dá)的作用，準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)系領(lǐng)導(dǎo)的要求，及時(shí)地傳達(dá)給教師和學(xué)生，及時(shí)地向院、系領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)部門(mén)反饋計(jì)劃，使教學(xué)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門(mén)對(duì)教學(xué)實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，做出相應(yīng)的調(diào)整，對(duì)客觀變化做出迅速反應(yīng)。

2.教學(xué)溝通者。在教學(xué)管理過(guò)程中，教學(xué)秘書(shū)是作為教學(xué)主任的助手，是師生溝通的橋梁。教學(xué)秘書(shū)的這種溝通作用，對(duì)建立穩(wěn)定、和諧、有活力的教學(xué)環(huán)境，提高教學(xué)管理水平，樹(shù)立良好校風(fēng)和學(xué)風(fēng)，以及穩(wěn)定和提高教學(xué)質(zhì)量起著越來(lái)越重要的作用。

3.監(jiān)控和檢查者。教學(xué)管理的最終目的是保證提高教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理人員要樹(shù)立全面的教學(xué)質(zhì)量觀念，在教務(wù)處的指導(dǎo)下，積極協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量定期展開(kāi)評(píng)價(jià)，通過(guò)建立教師教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)制度與開(kāi)展學(xué)生評(píng)教活動(dòng)，對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行定量考核，做好質(zhì)量的保障監(jiān)控工作。教學(xué)秘書(shū)在開(kāi)展教學(xué)工作評(píng)價(jià)時(shí)，要明確目標(biāo)抓好基礎(chǔ)，保持教學(xué)工作評(píng)價(jià)經(jīng)常化與制度化，實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結(jié)合。

4.信息管理者。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)全面掌握教學(xué)及教學(xué)管理的文件或資料，并分類(lèi)存儲(chǔ)，立卷歸檔，以供院系教學(xué)管理的需要。這些教學(xué)信息都是多年積累下來(lái)的智慧結(jié)晶，對(duì)穩(wěn)定教學(xué)秩序和深化教學(xué)改革具有重要的繼承和借鑒的價(jià)值。不僅如此，教學(xué)秘書(shū)還要把教學(xué)管理文件及時(shí)傳達(dá)給師生，并征求和聽(tīng)取他們的意見(jiàn)和建議，以便及時(shí)反饋給教學(xué)主管部門(mén)和本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，做好上情下達(dá)，下情上呈的工作。

二、教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的措施

建設(shè)一支可持續(xù)發(fā)展的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，是提高教學(xué)質(zhì)量的基本保障。高校應(yīng)該加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)其管理水平。具體措施如下:

1.強(qiáng)化教學(xué)秘書(shū)的綜合素質(zhì)。高校教學(xué)秘書(shū)工作不同于一般的行政管理工作，是一項(xiàng)科學(xué)性、知識(shí)性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作。教學(xué)秘書(shū)不僅要系統(tǒng)地掌握教學(xué)管理的知識(shí)，熟悉學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，還要熟悉掌握本部門(mén)的教學(xué)特點(diǎn)，了解相關(guān)部門(mén)的教學(xué)特點(diǎn)。不僅要具備扎實(shí)的現(xiàn)代教育學(xué)和現(xiàn)代管理科學(xué)知識(shí)，還要具備一定的哲學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、心理學(xué)知識(shí)和一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)的綜合素質(zhì)包括以下幾點(diǎn):第一，過(guò)硬的思想政治素質(zhì)。教學(xué)秘書(shū)要有較高的政治素質(zhì)，貫徹黨的教育方針政策，忠誠(chéng)黨的教育事業(yè)，正確認(rèn)識(shí)自己所從事工作的意義，樹(shù)立全心全意為教育事業(yè)服務(wù)的思想。要有高尚的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任感;第二，自我調(diào)整心理的素質(zhì)。由于高校教學(xué)秘書(shū)角色的特殊性，既要傳達(dá)和執(zhí)行教學(xué)管理部門(mén)的指示又要為廣大師生服務(wù)，這要求高校教學(xué)秘書(shū)必須具有健康的身體和良好的心理素質(zhì)。要善于調(diào)節(jié)控制自己的情緒，使自己經(jīng)常保持開(kāi)朗樂(lè)觀的心境，用自己積極向上的工作態(tài)度，任勞任怨的服務(wù)精神感染學(xué)生和老師，充分理解他人，以友好寬容的態(tài)度與人相處;第三，改進(jìn)業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)。教學(xué)秘書(shū)的工作處在高等學(xué)校教學(xué)管理的基層，必須具有一定的基礎(chǔ)知識(shí)和多樣化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。教學(xué)秘書(shū)要具備統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新能力、文字寫(xiě)作能力、口頭表達(dá)能力和信息處理能力。為此，通過(guò)制定培訓(xùn)計(jì)劃，開(kāi)展一系列教學(xué)管理崗位培訓(xùn)，包括自學(xué)、講座、定期研討、組織學(xué)術(shù)活動(dòng)和參觀學(xué)習(xí)等，科研使教學(xué)秘書(shū)能較系統(tǒng)地學(xué)習(xí)各種現(xiàn)代化管理理論和管理方法，有效地提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素養(yǎng)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和主觀能動(dòng)性，從而提高其工作效率。

2.在注重規(guī)范管理的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)教學(xué)管理的創(chuàng)新性。教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容繁雜瑣碎、千頭萬(wàn)緒，特別是在開(kāi)學(xué)初、學(xué)期末各種任務(wù)接踵而來(lái)，所以，教學(xué)秘書(shū)在處理具體問(wèn)題時(shí)需認(rèn)真對(duì)待每一細(xì)節(jié)不得有絲毫疏忽，不斷加強(qiáng)管理工作規(guī)范化的同時(shí)，需要不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。首先，教學(xué)秘書(shū)工作必須適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需要，在每學(xué)期中的教學(xué)文件貫徹、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督、教學(xué)情況反饋等方面，教學(xué)秘書(shū)必須堅(jiān)持精益求精的工作態(tài)度。其次，是工作方法創(chuàng)新，科學(xué)的管理方法是教學(xué)秘書(shū)順利完成教學(xué)管理工作的重要條件。在許多看似瑣碎的事務(wù)性工作中事事有原則，件件有章法，處處講研究，有了科學(xué)管理方法，教學(xué)秘書(shū)工作才能收到良好效果。再次是工作手段創(chuàng)新，充分利用校園網(wǎng)，使之成為教學(xué)管理的重要途徑，教學(xué)文件等可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)成為教學(xué)秘書(shū)工作重要手段之一，從而提高工作的效率，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。

3.應(yīng)合理調(diào)整教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍。為保證高校系、部教學(xué)工作有規(guī)律、有組織地正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的活力，高校應(yīng)合理更新教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，及時(shí)補(bǔ)充新生力量，未雨綢繆，給教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍增加新生力量。“流水不腐，戶(hù)樞不蠹”，要保持教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍活力，必須建立人才隊(duì)伍合理流動(dòng)機(jī)制。在教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)上“一勞永逸”是不行的，而隊(duì)伍過(guò)度頻繁的變動(dòng)也不利于教學(xué)活動(dòng)持續(xù)、穩(wěn)定的開(kāi)展。學(xué)院應(yīng)根據(jù)各系教學(xué)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際情況，在中長(zhǎng)期內(nèi)合理地把教學(xué)秘書(shū)崗位可能產(chǎn)生的變化和空缺加以補(bǔ)充，使原有教學(xué)秘書(shū)的晉升和轉(zhuǎn)崗不會(huì)造成崗位空缺。預(yù)先做好培養(yǎng)開(kāi)發(fā)，以“老”帶“新”，縮短新秘書(shū)進(jìn)入角色時(shí)間，這將對(duì)學(xué)院的教學(xué)管理工作起到非常重要的穩(wěn)定作用。

4.增強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的激勵(lì)機(jī)制。教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一員，是教學(xué)管理活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)最基層的實(shí)踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者，教學(xué)秘書(shū)工作是一個(gè)多層次、多序列、多因素的動(dòng)態(tài)過(guò)程，沒(méi)有高效有序的教學(xué)管理，即使再好的教學(xué)設(shè)施和條件也不能卓有成效地開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)。因此，高校各部門(mén)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書(shū)在從事教學(xué)管理中的職責(zé)的重要性，肯定他們?cè)诮虒W(xué)管理工作中不可或缺的地位和作用，認(rèn)可他們?cè)谡麄€(gè)教學(xué)管理環(huán)節(jié)所作的貢獻(xiàn)，并在物質(zhì)條件、工資待遇等方面都給與相應(yīng)的提高。需要指出的是對(duì)待教學(xué)秘書(shū)的激勵(lì)，精神鼓勵(lì)更為重要。精神鼓勵(lì)通過(guò)滿(mǎn)足他們精神上的需要，激發(fā)他們的工作熱情和上進(jìn)心，從而調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。高校應(yīng)該在肯定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍工作積極性的同時(shí)，突出精神因素的鼓勵(lì)作用，關(guān)注教學(xué)秘書(shū)對(duì)尊重、信任、和諧、友情、榮譽(yù)、成就與發(fā)展等精神需要的滿(mǎn)足。通過(guò)隱性的和顯性的精神鼓勵(lì)，從更深層次來(lái)激勵(lì)他們，充分發(fā)揮他們?cè)诮虒W(xué)管理工作方面的主動(dòng)性和自創(chuàng)性。

三、教學(xué)秘書(shū)工作的藝術(shù)性

教學(xué)秘書(shū)在學(xué)校工作中是個(gè)特殊群體，既是行政人員，又參與到教學(xué)活動(dòng)中。工作的全面性、活動(dòng)的寬廣性及其角色的多變性要求教學(xué)秘書(shū)除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外，還必須具備與本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求。教學(xué)秘書(shū)工作的特殊性決定了其必須謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職責(zé)，使教學(xué)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)。要想做一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)，不僅僅要明確自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，還要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。教學(xué)秘書(shū)要把熱心獻(xiàn)給學(xué)生、獻(xiàn)給同事、把平常心獻(xiàn)給自己。教學(xué)秘書(shū)工作的藝術(shù)性，表現(xiàn)在技能與技巧的運(yùn)用上面。

1.尊重而不奉承吹捧。教學(xué)秘書(shū)工作時(shí)需時(shí)時(shí)注意的事情就是理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，這也正是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以大局為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，尊重、支持、配合、協(xié)助系主任工作。

2.積極主動(dòng)而不越位脫軌。秘書(shū)工作是以系主任為軸心，且要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行輔助性工作。輔助性有時(shí)會(huì)使教學(xué)秘書(shū)工作產(chǎn)生一定被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，要看教學(xué)秘書(shū)的正確態(tài)度。有四個(gè)方面:一是爭(zhēng)取同系主任一樣了解和掌握全系的工作;二是爭(zhēng)取同系主任一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的因素;三是理解、完善和落實(shí)系主任的意圖;四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與專(zhuān)業(yè)主任有一致的認(rèn)識(shí)，才有共同情感和語(yǔ)言，商量工作時(shí)，補(bǔ)充和修正的意見(jiàn)，才能提到點(diǎn)子上，才容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。

3.服從而不盲從附和。教學(xué)秘書(shū)工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，有協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。教學(xué)秘書(shū)處在這樣一個(gè)重要位置，就得根據(jù)系主任的意圖工作。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。

4.溝通而不封閉堵塞。教學(xué)秘書(shū)工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。在下達(dá)的時(shí)候，要站在上級(jí)角度，把上情講得清清楚楚，在上報(bào)的時(shí)候，要站在下級(jí)角度，把下情說(shuō)得明明白白。當(dāng)今的時(shí)代，是一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的信息化時(shí)代，要想當(dāng)一名能干事、會(huì)干事、干好事的教學(xué)秘書(shū)，必須要善于學(xué)習(xí)、努力學(xué)習(xí)。只有這樣才能不斷超越自我，才能站得更高、看得更遠(yuǎn)，才能更好地服務(wù)于教育事業(yè)。

總之，進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，就要正確認(rèn)識(shí)他們?cè)诟叩葘W(xué)校的地位和作用、存在的問(wèn)題，采取適當(dāng)?shù)膶?duì)策，加強(qiáng)對(duì)他們的思想教育，提高他們的個(gè)人素養(yǎng)，豐富他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提供合理的地發(fā)展空間，解決他們的后顧之憂(yōu)，提高他們工作的積極性、開(kāi)發(fā)創(chuàng)造性，這樣才能保證教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，推動(dòng)教學(xué)手段和教學(xué)方法改革，從而促使高校教學(xué)管理水平和學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的全面提高。

參考文獻(xiàn):

[1]張曉梅，賴(lài)劍明.高校院系教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)和能力探討[J].教育與職業(yè)，2007，(18):191.

[2]項(xiàng)金枝.環(huán)節(jié)控制理論在高校教學(xué)秘書(shū)工作中的應(yīng)用[J].中國(guó)成人教育，2005，(3):36-37.

[3]王誠(chéng)怡.關(guān)于做好高校教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江高教研究，2004，(3):96.