論新形勢下高校學籍檔案管理

隨著高校的不斷擴招，教育體制改革的不斷深入，學生數量、種類的激增，出國留學、入伍、就業渠道多樣化及其它交流活動的廣泛開展，學籍檔案的重要作用日益顯現。它不僅能反映出不同時期學生的來源與去向、學生的層次、學校的發展、教育教學改革的方向等，其管理本身也反映出學校管理工作的水平。因此，強化高校學籍檔案管理，維護學籍檔案的真實性、完整性、系統性，對深化教育教學改革，提高教育質量和管理水平，開拓人才信息資源，增進辦學效益，具有十分重要的作用。我現根據多年高校學籍檔案管理的實踐，對高校學籍檔案管理存在的問題和解決對策作一探討。

一、學籍檔案管理的意義

學籍管理是學校教學管理工作的重要組成部分，是貫徹黨的教育方針、維護學校教學秩序、探索教學管理規律、深化教學研究的重要手段和途徑。在學籍管理過程中積累形成的大量學籍檔案，是教學檔案的重要組成部分。正確認識學籍檔案的特點及重要性，規范和加強學籍檔案的管理，對做好學籍檔案管理乃至整個學校教育管理和改革創新都具有重要的意義。

二、學籍檔案管理存在的主要問題

1.自身的繁雜。一是教育形式復雜。高校中有學歷教育，又有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習、全日制教育和業余學習。非學歷教育又分為函授成人教育、單科教育、證書教育等。二是管理過程復雜。反映學生入學資格的錄取審批表、登記表;學籍變動，如轉學、休學、復學、轉專業等;在校考核、考查、選修成績、畢業生登記表、函授學生名冊、結業名冊等，學生從入學到畢業所形成的學籍檔案材料繁多復雜。

2.檔案意識淡薄。隨著高職院校招生規模的不斷擴大，辦學形式的靈活多樣，有些高職院校學籍管理部門認為，現在時代不同了，檔案作用不大了，因此對學籍檔案的管理不夠認真，填寫表格不嚴格，有些鑒定、評語性的材料大多千篇一律，不能反映出每個學生的個性，材料缺乏可信度。

3.學校領導對學籍管理重要性的認識不到位。學籍管理發揮作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學校領導所忽視。加強對學籍的管理又是需要投入的，而且投入與回報無“立竿見影性”，因此往往容易被學校領導所忽略。學校領導只有充分認識學籍管理的重要性，才能更好地做好這項工作。

4.多渠道管理。目前，高校對學籍材料管理，往往是教務處負責學習成績和學籍變動的記載;學生處負責學生的獎懲情況;而學生每學期參與重大事件、活動后的鑒定材料則由各系輔導員負責完成，形成多頭管理，給檔案管理部門的材料收集造成了許多麻煩。

5.學籍檔案出現造假現象。對學籍檔案造假，無論多少，都直接影響檔案的真實性，失實的檔案也就失去其參考和憑證的價值。由于現實社會情況的復雜性，社會不正之風的影響或者是由于工作中出現的疏漏，高校學籍檔案造假情況時有發生。為了不影響學生升學和就業，在校期間的不及格科目和處分不填進檔案，甚至私造獎勵內容，人才招聘會上同一班級出現多名班長和團支書的現象時有發生。類似這種現象不僅使人們對學籍檔案的職能價值產生懷疑，而且使真實學籍檔案的利用率受到影響，社會對學籍檔案的認可及畢業生的誠信度也隨之降低。

三、解決對策

1.提高學籍管理人員的素質是前提。做好一項工作，必須有高素質的人。人力資源是第一資源。學籍管理是學校教學管理工作的重要組成部分，是一項技術性和專業性很強的工作。學籍檔案從形成、積累、貯存、管理到開發利用，是一項極為復雜的系統工程。要做好這項工作必須重視檔案隊伍的建設，提高他們的業務能力和綜合素質，組織他們系統地學習檔案管理的基本知識，要求他們熟練掌握計算機操作技術，靈活運用學籍管理系統軟件。

2.增強學籍管理意識，健全制度。充分認識學籍管理的重要性，健全學籍管理制度。隨著我國經濟發展和人才強國戰略的逐步實施，尊重知識、尊重人才已經成為良好風氣，查閱、利用學籍檔案也成為用人的最基本手段，學籍檔案發揮著越來越重要的價值與作用。高校各級黨政部門和教學管理部門，特別是各級學籍管理部門的人員，必須進一步學習《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和相關政策法規，增強檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性。與此同時，還要進一步加大學籍檔案工作的宣傳力度，使廣大師生員工樹立正確的檔案意識，確保學籍檔案完整、準確、及時地歸檔，為提高學籍檔案管理的規范化、科學化、現代化提供有力保證。協調、有序、正常地開展學籍檔案管理工作的可靠保證是建立一套嚴謹、科學、完善、配套的規章制度，依據《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》及遵循各高校學籍檔案形成的規律，制定、完善包括學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用、安全保密及檔案人員工作職責在內的一系列規章制度，如學籍管理規定、注冊制度、考試制度、學籍管理人員的崗位職責等，切實做到有章可循、有據可依、照章辦事，使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執行。

3.學校領導對這項工作應高度重視。許多“老大難”問題，“老大”一重視就不“難”了。要制定出相應的管理措施，在政策上傾斜，在經費上保證，在硬件上跟上。要實行獎勵制度，獎懲公平，充分調動檔案管理人員積極性、主動性、創造性。

4.體制改革與先進手段并用。繼續深化學校體制改革，理清各部門的職能分工，責任到崗到人。采用先進的科技手段，讓各方的材料能夠通過網絡系統進行匯總、處理，從而確保檔案信息的真實性、完整性。

5.嚴格執行學籍管理制度。嚴格執行學籍管理規章制度，既有利于服務育人，培養學生的紀律觀念，促使學生嚴格要求自己，逐漸形成自覺遵守學籍管理制度的良好習慣;又有助于教務員做好學籍管理工作，實現學籍管理工作的規范化，提高學籍管理的公平性和嚴肅性，克服學籍管理工作的隨意性和各種人為的干擾。調動全體師生的主動性和積極性，共同參與學籍管理工作制度的制定和實施。廣大師生與學籍管理者共同參與學籍管理，一方面可以集中集體智慧，使學籍管理工作制度更具科學性和合理性，增強學籍管理工作的師生參與度、認同度和支持度，這是做好學籍管理工作的群眾基礎和力量之源。另一方面可以增強師生的主人翁意識，激發其參與學校管理的積極性、主動性和創造性，變被動接受管理為主動參與管理，提高師生遵守學籍管理規范的自覺性，提高學生自我管理的能力。學籍管理工作涉及學校工作的方方面面，如果僅有管理者一方的積極性，沒有教師和學生的主動配合，則很難達到預期效果。嚴格執行學籍管理制度不僅要“有章可循，有章必循”，而且要做到“循章必嚴，違章必究”。沒有規矩，無以成方圓。現在，一些高職院校的學風不太好，雖然原因很多，但學籍管理規章制度沒有嚴格執行不能不說是一個重要原因。因此，健全學籍管理的監督制約機制，對曠課嚴重、考試作弊等違紀學生和多門功課不及格的學生堅決按有關學籍管理規定處理，嚴格把好畢業“出口關”，不合格者只發結業證或肄業證。這對轉變不良學風，提高畢業生培養質量是不可或缺的。這要求教務管理部門、學生工作部門和系部要統一思想，分工合作，共同承擔起責任。

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