我國企業檔案工作現狀及創新

檔案是歲月的記憶，是文明的傳承。檔案工作是黨和國家各項事業的重要組成部分。對企業來說，檔案不僅是跨越歷史的橋梁和知識信息資源，更是企業生產要素、無形資產的組成和權益的載體。完整保存與充分利用好企業檔案，既能產生社會效益，也能創造經濟效益。

近年來，在各級企業領導的重視支持下，在企業檔案工作者的積極努力下，企業檔案工作在工作體制機制、檔案資料收集、檔案安全保管、項目檔案管理水平、檔案利用等方面都取得了顯著成效。隨著企業市場化改革的深入和國內外經濟環境的變化，我國企業檔案工作也面臨著不少的挑戰，企業管理對檔案信息的急迫需求與檔案信息資源開發手段落后及成果不足之間的矛盾十分突出，現行檔案管理模式已經很難適應企業發展之需，亟待尋找創新方向，本文就此談點個人淺見。

成績斐然

近年來，我國企業檔案信息資源建設取得了長足的進步，有的企業檔案工作開展得有聲有色，每年都有新成果、新亮點，給我們很多啟發。具體體現在以下七個方面:

資源建設初具規模企業的檔案和檔案工作在企業發展中和全國檔案事業體系中占有重要的地位，據目前對87家央企的不完全統計，共有專兼職檔案人員65 520人，檔案室9 963個，檔案館201個，檔案庫房總面積達207萬余平方米。保管的紙質檔案1億多卷，排架長度438萬延長米，照片1 235萬張，光盤82萬張，還有大量的錄音、錄像和實物檔案資料。通過廣大企業檔案工作者的努力，為企業和國家積累了大量檔案信息資源。

體制機制逐步完善 從總體上看，企業把檔案工作納入企業整體管理工作中，依照國家有關要求在集團總部設立檔案機構和人員，負責對集團總部檔案資料的收集、管理和利用服務，并指導所屬企業開展檔案工作。

設立專門的管理機構 中國石油、國家核電、東方電氣、攀鋼集團、中煤能源等設立了專門的檔案管理機構。

招商局集團、煤炭地質總局、中國鐵建、中國一汽、東風汽車、武鋼、三峽總公司、中核集團、航天科技、船舶重工、兵器工業、兵器裝備、航空工業等在集團公司設立了檔案館。中國商飛組建后專門成立檔案中心，機構編制達73人。

建立相對完善的工作體系 華能集團、中國鋁業等通過制訂檔案管理辦法，文件材料歸檔范圍及歸檔標準，案卷質量標準，檔案保管、借閱、統計、保密、鑒定銷毀等制度，形成了一套較為完整的檔案管理制度體系。中核集團編制的《核電文件檔案管理要求》和《核電電子文件元數據》兩項標準作為國家行業標準發布，填補了標準方面的一項空白。

加強工作的監督指導 中國石油、中鋼集團等通過對所屬企業組建檔案工作協作組進行業務學習和交流;中國電科、華僑城集團等開展了對所屬企業檔案工作的年度檢查;中化集團將檔案工作納入各級領導及相關人員年度績效考評;兵器工業開展了全系統的檔案工作評比和表彰活動。

創新體制方法和措施 中海油通過簽訂委托協議的方式，為以勘探開發為主業的上市公司提供從檔案整理、保管到開發利用的有償專業服務，在總公司與上市公司之間建立起一種新型的企業檔案工作管理模式;機械工業檔案館將質量管理體系引入檔案管理工作中，取得了質量管理體系認證。

加強駐外機構檔案管理 中鋼集團、攀鋼集團等專門印發了加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見和規定。五礦集團、中國石油、中國石化等檔案部門與相關部門組成調研小組，赴境外企業和機構開展檔案管理調研和檢查。航空集團國航股份公司將30多個境外營業部的會計檔案運回境內公司本部統一管理，并建立起境外會計檔案定期運回境內的制度。

歸檔質量明顯提高 中國石油不斷強化“收集是檔案工作的第一要務”的原則，施行歸檔審批與備案制，使應歸檔的文件材料處于受控狀態，確保了應歸檔的文件材料及相應的電子文件的全部歸檔。航天科技檔案館在神舟飛船系統發射過程中全程跟蹤拍攝，積累了大量的珍貴聲像資料。正泰集團注意館外資源的征集，在做好內刊內報搜集的同時，有關企業的報道頻頻見諸地方乃至全國各大媒體。報紙、雜志、電視錄像帶、錄音帶、光盤等等實物檔案都成為正泰收藏的主要對象。

基礎工作有所加強 在檔案升級達標活動中，企業十分注重檔案工作的制度和體系建設，完善了檔案管理的制度法規，實行了各類檔案的集中統一管理，檔案的內在質量，特別是“三率”(歸檔率、完整率、準確率)有明顯提高，為后續檔案信息資源建設打下了良好的基礎。

基礎設施建設取得新進展 企業高度重視檔案的安全保管，大力改善檔案保管條件。通用技術在集團公司辦公樓設立了400平方米的檔案庫房，另外租用了2 000多平方米的庫房存放檔案。航空集團投資近3 000萬元，建設了一個6 000多平方米的現代化檔案庫房。東風汽車將各單位領導確定為檔案安全第一責任人，提高檔案安全保管意識。

確保企業檔案的安全 為配合企業實施重組、改制和破產工作，企業檔案部門積極開展檔案的處置工作，確保了企業檔案的安全。中國聯通重組期間，及時下發相關文件等，妥善處置原公司檔案，做好檔案的移交與保管，防止檔案丟失和損毀。國機集團在對重組改制企業檔案工作檢查之后，對檔案工作不到位的單位下發《整改通知書》并進行復查。

電子文件發展迅速 企業檔案信息化工作的較快發展，產生了大量的電子文件和數據，初步建立了信息化平臺。 中國移動在“無紙化辦公的”高起點上建設了電子檔案管理系統，對電子文件的歸檔和管理進行了有效的管控。中遠集團在2004年完成所有檔案的全文數據加工，2005年又實現電子文檔數據的實時入庫。重鋼集團公司2007年6月開通運行數字化檔案管理系統，經國家科技部西南信息中心查新，該軟件多項指標在國內具有創新性。

項目檔案得到加強 國家電網、華電等將建設項目檔案工作與工程建設同步推進，開展建設項目檔案工作巡回檢查，使檔案工作始終貫穿于項目建設和管理的全過程。華能公司將項目文件的歸檔范圍、數量、質量等要求納入合同條款。神華集團、東方航空等將工程檔案與工程款支付掛鉤，凡檔案資料不齊全，檔案管理員沒有簽字的一律不支付工程尾款。三峽總公司與有關單位建立協作關系，制定工程檔案管理規范和標準體系，創造出世界性特大型工程檔案管理的成功經驗。

檔案利用價值凸現 企業多年來積累的豐富檔案資料，已經成為國家、社會的重要歷史財富和企業生產要素與資產的重要組成。檔案資料在維護國家利益、實現企業效益、保障職工權益等方面發揮了特殊的重要作用。

實現國資保值增值 黃金集團利用檔案，向有關轉制企業收回國家以前向黃金行業投入的“四項基金”近20億元，并還將繼續收回10多億元;中石油利用以前的地質勘探檔案進行研究和二次勘探，發現了冀東南堡油田、長慶西峰油田等大型油氣田，并實現了許多油氣田的增儲上產，為國家作出了很大貢獻。

實現企業效益 許多企業的檔案部門提供了成千上萬卷檔案，保證企業成功上市或贏得反傾銷的勝利，為企業實現巨大經濟效益。東方航空公司利用近20年來的購機檔案，獲得國家購機補貼6.99億元;招商局集團所屬的華商財務公司，在與某公司的訴訟案中，以檔案為憑最終勝訴，收回5.2億元債資;中航工業洪都公司以土地檔案為憑，爭回15萬多平方米土地所有權，獲得經濟效益1.85億元。

避免社會損失 在2008年初的南方冰雪災害中，國家電網、南方電網等公司檔案部門，日夜加班，為電路搶修提供大量檔案圖紙，為恢復供電贏得了時間，避免了社會生產和人民生活受到更大影響;在2008年汶川特大地震后，核821廠檔案部門緊急為核設施應急處理等工作提供檔案1 000多卷，復印圖紙1萬多張，避免了核泄漏災禍的發生。

問題突出

在企業檔案工作取得顯著成績的同時，我們還必須清醒地看到，當前我國企業檔案工作的基礎還依然薄弱，整體水平發展還很不平衡，影響和制約企業檔案工作發展的矛盾和問題仍很突出，企業檔案工作倍受冷落，傳統檔案管理模式難以為繼，主要表現如下:

領導不夠重視 許多企業領導對檔案部門在企業中地位的認識不足，錯誤認為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業帶來直接的效益，純粹是只投入不產出的賠本買賣，看作可有可無。因此，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力，即使在外界的宣傳和推動下做了一些工作，但還是虛與委蛇，流于形式。

機構極不穩定 相對企業其他部門來說，檔案工作人員薪酬較低，且流動頻繁;在企業的地位較低。每當企業進行體制改革時，檔案機構與人員往往成為首當其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力，時常處于瀕臨下崗的焦慮之中。

人才流失嚴重一些具有中高級專業技術職稱的檔案人員也不能享受相應職稱待遇，嚴重挫傷了他們的職業自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導致企業檔案管理缺乏穩定性和規范化，企業檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業即使配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質，且大多不具備檔案方面的專業知識，缺乏足夠的支配權和資源，無穩定性可言。

職能弱化成擺設 一些企業在改革和重組過程中，檔案管理職能被弱化，檔案工作還處在看家守攤的被動狀態;個別企業的檔案工作機構被設置到三四級機構中，對企業信息的集中管理和統籌運用的能力以及對所屬企業檔案工作的監督和指導力度都明顯減弱;有的企業雖然意識到企業檔案有一定的利用價值，照貓畫虎地建立了檔案機構，充實了專職人員，結果卻往往走形變樣，檔案工作并沒有制度化、經常化地開展起來，僅僅成了企業文化建設的道具裝飾、應景之事。

民企忽視檔案 相對于國企，民企的檔案工作受法律約束和行政監督較少，企業管理者明顯缺乏落實和完善檔案工作的誠意和決心，因而更加不受重視。許多民企檔案工作基礎比較薄弱，幾乎不設檔案管理崗位，沒有檔案庫房，檔案無人管理，更未建立檔案管理制度，檔案即使有人兼管，也只是形式上而已。

實體管理受限 有的企業檔案管理還停留在傳統的手工管理階段，對電子文件的歸檔和管理失職和缺位，在企業信息化建設中已被逐步邊緣化。隨著企業信息化進程的不斷加快，一些企業紛紛建成、運行辦公自動化(OA)系統、ERP系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。使得企業在各項生產經營活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收管易逝流動的電子文件。

檔案資源流失 有的企業在改制和破產過程中，檔案的鑒定與處置工作沒有納入到相關程序，檔案處置工作很不規范。電子文件的不斷涌現，使許多企業檔案機構和人員采取“鴕鳥政策”，固守傳統的檔案實體管理模式，任由電子文件自生自滅;以及企業在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，造成檔案流散或面臨流失的危險。

檔案信息化滯后 檔案是企業的主體信息和重要信息，企業信息化必須包括檔案信息化。有的企業的電子文件管理由信息中心負責，檔案部門沒有參與，以致企業電子文件沒有采取保真、保密、保長久等措施，面臨失散、失真、流失等危險。有的企業投入了大量資金對檔案進行數字化加工，但檔案信息系統不能很好地與企業的管理系統相銜接，檔案信息化建設的效果大打折扣。

現實安全威脅 目前，企業檔案的安全隱患比較突出、安全形勢不容樂觀。突發的自然災害和社會事件較多，給檔案帶來直接損毀;企業兼并重組改制活動較多，企業檔案容易散失或形成監管真空;一些企業檔案人員更換頻繁，企業內部檔案管理混亂，檔案家底不清;信息技術的自身弱點給電子文件的信息安全帶來較大風險，為企業領導和檔案管理人員敲響警鐘。

檔案利用率低 許多企業雖重視檔案的收集和管理，檔案資源儲備數量很多，但企業人員對文件檔案的使用卻很少，或未充分、合理、及時地利用。一些企業決策層在進行經營管理重大決策時，甚至想不到要去查閱檔案資料作分析研究，以吸取前人和他人的經驗教訓，結果走了很多彎路，甚至造成重大經濟損失。另外，雖然在電子文件時代，企業內各部門除了向檔案部門移交檔案之外，自身也作了留存。各業務部門對檔案部門的依賴日漸稀少。

成因多元

當前企業檔案工作陷入困境的原因除上述情況之外，其關鍵問題在于，傳統的企業檔案工作系統不能適應當前外部環境的巨大變化，為尋找新形勢下發展企業檔案工作的出路，我們需對造成以上企業檔案工作問題的原因做深層次的分析。如果這些問題得不到有效解決，將直接影響企業檔案信息資源的建設。

現行制度影響 我國建立的現代企業制度，給企業檔案管理帶來諸多的新問題，諸如企業改制后檔案所有權，檔案是否資產及如何評估，股權變化、企業兼并、破產后檔案移交處置問題，檔案專業主管部門和企業檔案管理的關系問題，外資、合資企業、中國駐外企業及民營企業檔案管理問題等等。過去那種主要依賴國家檔案行政管理機關運用行政手段治理企業檔案工作的機制不再可行與有效，國有企業檔案工作的發展失去了有力的外部動力，只能依賴自生的內部動力。

傳統重藏輕用 過去，企業檔案工作者的大部分精力一般都放在收集、鑒定、整理、保管等主要業務上，注重保管企業的歷史記錄，忽視積極主動地為企業的現實工作服務，在企業如何從這些技能中獲益的問題上很少動心思。檔案工作缺乏自生的內部動力，自然就被企業管理層冷落。

市場競爭所致 傳統的企業檔案工作關注保存企業歷史，而忽視創造現實價值，不僅不能為企業當前的價值創造活動做出直接的貢獻，而且還需增加管理成本，加之當前由于市場競爭加劇，許多效益滑坡的企業紛紛裁員，檔案工作自然成為被減對象。在則，在市場競爭白熱化的環境下，企業為提升自身的核心競爭力，須將絕大部分資源與精力集中于能直接創造價值的業務環節，而盡量精簡次要的部門。

信息技術沖擊 上世紀90年代中期以來，我國企業信息化建設高潮迭起、飛速發展。各類信息系統開始在企業各領域得到廣泛應用。使得電子文件數量異常龐大，種類日益繁多，而實體文件則相對減少，傳統的檔案實體管理模式便失去了管理對象。另外，面對信息技術，一些企業檔案工作者很是怵懼又使其不愿接受，從而導致阻礙檔案工作發展的惡性循環。

任重道遠

我國傳統企業檔案工作已經面臨生存危機，如果再不改革，必將嚴重地制約著企業的正常發展。現代企業檔案工作必須與現代企業的特點和發展相適應，因此，從現代企業檔案信息資源建設入手，開拓創新，走出企業檔案工作運行機制的新路，這才是現代企業檔案工作者的必然選擇。

重視檔案工作 關心和支持檔案工作，就是重視、關心和支持企業，就是在維護企業的業績和各級領導的業績。廣大的檔案工作者不怕清苦寂寞，甘當無名英雄，為做好企業檔案工作作出了應有的貢獻。他們既不在領導眼皮底下，又長期處于為其他各部門服務的幕后地位，默默無聞、不善宣傳，往往得不到應有的重視。其實，企業檔案的作用一點不亞于技術、設備、廠房、資金等其他生產要素，檔案工作者的地位不應比其他部門遜色。企業的各級領導理應加強和支持檔案部門的工作，改善檔案工作條件，關心檔案人員的成長，努力推動檔案工作不斷進步。

加強隊伍建設 檔案工作連續性強，需用較長時間才能適應。因此，必須保持檔案管理隊伍的穩定。注意引進有專業知識和專業技能的人才充實檔案隊伍，還要采取多種形式加強對檔案人員的業務指導和培訓，定期組織業務學習考核。對有突出貢獻的人員要適當給予獎勵，力爭留住人才，讓其更能全面履行其職能，發揮更大的作用。另外，檔案管理工作專業性強，不能作為其他工作的兼職來完成，應設專業崗位對檔案進行管理。

夯實基礎工作 要建立健全與企業體制相適應的檔案管理體系，開展標準制度、規范的修訂與宣傳;重建企業檔案全宗，狠抓重要檔案管理，科學合理地制定企業文件材料歸檔范圍和保管期限;強化企業總部機關檔案機構的管理職能，通過制度建設和監督實施達到檔案管理的規范化要求;把項目檔案管理作為檔案工作的重要任務;檔案數量多的企業，應當設置企業檔案館，以改善檔案的安全保管條件，優化企業檔案資源的配置，提升檔案管理的專業化水平;檔案行政主管機關應加強對企業檔案工作的管理，使其納入企業管理計劃，并依法對其檔案工作進行年度考核;建立專題數據庫，積極穩妥推進數字檔案館建設;適時召開企業檔案信息化推進會，積極參與行業或國內國際間的合作與學術交流研討，探索適合自身發展的工作理念和模式。

創新工作手段 以信息技術為標志的新技術引入檔案工作是創新的重要方法，也是拓展檔案工作領域的有效方法。要加強對檔案資源的深度研究，為需求者提供更多的“增值服務”;適應信息時代存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的發展趨勢，革新檔案工作管理理念和工作手段;充分調動和保護各級檔案工作者勇于創新的意識和熱情，尊重檔案工作的創新成果，對適合企業的做法和技術手段要大力推廣。只有謀求創新發展才能進一步提升檔案部門的地位。

拓寬影響范圍 雖然企業檔案工作在廣大檔案工作者的努力下，取得了一定的成績，但其影響力還是十分有限，員工檔案意識薄弱，查檔閱檔者仍舊較少，影響了檔案作用的發揮，因此提升檔案工作的影響力迫在眉睫。要克服安于現狀、墨守成規、消極依賴的思想，增強主動服務意識，變關起門來搞檔案為打開門來搞服務，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，使檔案部門由冷部門變為熱部門，從而提高檔案工作為中心工作服務的能力。

提高實用價值 在檔案利用上樹立“服務創造價值”的觀念。要用各種方法，充分開發利用檔案信息資源，千方百計、積極主動地為企業創造價值和效益，將檔案資源轉變為企業的現實生產力和現實財富。要樹立檔案產業化的觀念，檔案管理不能停留于被動、單一、滯后的服務，而必須融入企業的核心活動，圍繞提高企業的經營能力來開展工作，如加強經營檔案的收集與管理，在信息服務方面建設客戶檔案數據庫;通過最快捷的檢索途徑，把最有價值的檔案信息傳遞給利用者，使檔案工作受到更多的重視。檔案如果常年沉睡在庫，就會成為企業的負擔和包袱。

強化信息管理 信息化是檔案工作的發展方向，也是提升檔案工作水平的有效途徑。隨著企業對信息技術深入廣泛的應用，各企業已經產生或將產生大量的電子文件和數據，這些電子文件和電子數據的歸檔管理，已不能用傳統的手段與方法，必須用信息化的方法與手段管理，實現傳統利用方式向數字化的轉變，實現檔案信息淺層次加工向深層次加工的轉變。

確保檔案安全 這是檔案部門的一項重要職責，企業檔案工作者要以負責的精神，認真排查檔案安全隱患，及早采取措施，做好安全預案，確保檔案安全。要對重要檔案進行備份，才能大大提高抗風險能力。對于企業中的重要檔案，必須采取多套備份的措施。既要異地備份或異地互為備份保存，也要異質備份保存。紙質文件可以通過數字化掃描、縮微等方式備份，重要的電子文件不但要復制多套保存，更要逐步轉換成其他載體保存，可以防止電子文件信息因病毒、黑客攻擊等原因消失或被篡改;防止若干年后隨著硬件設備的更新換代電子文件無法讀取;要在企業改制重組和破產清算時期加強檔案的管理;各類檔案必須集中存放，專人專管，不應散落在各個部門。

(責任編輯 云生)