淺談高校檔案管理信息化的建設

摘 要：隨著社會的發展和信息化技術的進步，高校傳統的檔案管理工作方法與落后的技術裝備，已不適應現代化檔案管理的要求。所以，高校的檔案管理要更新觀念，運用現代化管理的理念、技術、方法和手段對檔案進行科學的分類，最終實現檔案管理計算機化、數據庫化、網絡化和智能化，開創高校檔案管理的新局面。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589(2010)12-0177-02

目前高校的綜合性檔案室多數存在館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長的情況。由于多年來檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加上每個領導對檔案的整理質量不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。所以，隨著高校的不斷發展，檔案管理的任務將更加的繁重。這就要求我們要想辦法改變現行的檔案管理方式，加快檔案管理現代化的速度。下面就以自己的工作經驗來談談高校檔案管理信息化是如何進行的。

1.高校檔案管理的現狀

目前，高校檔案管理的現狀主要表現在：一是檔號不規范、沒有目錄號、一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁都很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的；六是案卷厚薄不一，有的一二頁紙一文一卷；有的五六百頁紙一類一卷。針對這種混亂的檔案管理，我們應該先對這些檔案實行標準化、規范化的管理，提高檔案管理基礎工作水平。

2.高校檔案管理工作信息化前提

高校的檔案管理可以根據高校部門的劃分來進行歸類，也就是說可以把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案，再加上報表統計一項共七大類。各項檔案具體實現的功能如下所示：

(1)黨政管理檔案

黨政管理檔案主要包含黨群檔案、行政與綜合管理檔案。黨群管理檔案包括黨務、紀檢、組織、工會等工作情況；行政綜合管理檔案包含政令、學校評估、校史、外事、圖書、總務等內容。

(2)教學檔案

教學檔案可以分兩類：一是教學管理檔案，包括教學規劃、教學綜合評價、試卷、教材等；二是學生學籍檔案，包含研究生、本科生、?？粕⒊扇说雀鲗哟螌W生的花名冊及其成績登記表、學籍卡片、畢業生登記表等。三是學術檔案，高校的學術檔案是指高校師生歷年的各種學術成果、學位論文、學術性文章和著作包括公開發表、宣讀、交流的和未經發表、交流的論稿等，它是高校學術水平的真實記錄，是不同時期學術水平的反映和憑證，也是做好學校管理工作的一項措施。首先，它本身是學校尊重知識、尊重人才的表現。把教師的學術成果作為學校歷史財富保存起來甚至永遠地流傳下去，這體現了學校對教師的關懷及對其勞動的尊重，同時也讓教師感到自身的勞動成果被重視，有成就感，體現了自我價值。其次，是倡導師生具有進取的意識，樹正氣、興學風，實現自我價值的有力措施，有助于更好地開展教師的考核和評定工作。

(3)科研檔案

科研檔案可以分為科研項目管理檔案和科研綜合管理檔案兩部分?？蒲许椖抗芾頇n案主要包括科研項目的選題、立項、研究、成果鑒定、推廣等各類材料，既可以方便檢索，又可為教職員工確定新課題，避免重復研究提供參考。科研綜合管理檔案則包括各類科研經費、人員、設備和最新研究動態等材料，為科研管理人員協調科研力量和科研經費在學校分布提供依據。

(4)設備檔案

設備檔案主要有設備儀器檔案和設備綜合管理檔案。設備儀器檔案包括各種型號的儀器設備的使用說明書、技術手冊、圖紙、使用情況和維修記錄，以便為管理人員提供設備的管理、維修、使用情況，各類閑置設備在校內外的分布調撥提供信息參考，減少各類設備的重復購置，提高設備的利用率。設備綜合管理檔案主要包含各類設備在學校各部門的分布、實驗室人員的分布情況。

(5)人力資源檔案

人力資源檔案可以分個人檔案和人員交流檔案兩部分。個人檔案有個人的基本情況、業績情況、各階段個人鑒定報告等。人員交流檔案是指為各類專業人員在校內外調動而設置，以充分發揮各類專業人員的作用，實現其價值最大化。

(6)財會檔案

財會檔案可以分為會計綜合管理、會計賬簿憑證、會計報表、工資清冊、固定資產登記表等。便于學校管理人員及時準確掌握學校收支、資產狀況，進行宏觀調控，同時財務會計工作人員可方便地查對賬物，研究資金狀況。

(7)報表統計檔案

報表統計檔案包含各類統計報表，如設備維修情況一覽表、固定資產變動表、教職員工職稱報表、科研情況表、獲獎情況表等。

3.高校檔案管理工作信息化的實現

根據上面對高校檔案管理的分類。我們就可以實現對檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化的技術主要采用計算機技術來實現的。采用計算機主要實現對檔案的信息庫建設、對檔案的檢索功能和檔案全文信息的數字化這幾個方面。另外，任何工作的進行都離不開人，都離不開領導的重視，所以，除了技術上的實現，我們還需要得到領導的重視，同時需要提高檔案人員的自身的素質。

(1)檔案信息庫的建設

檔案信息庫我們可以根據前面的高校檔案的分類來建立，主要分為兩個步驟：一是檔案目錄的建立，二是檔案全文的建立。

1)檔案目錄的建立，即將目錄信息輸入計算機存貯器中。主要以下幾個步驟組成：第一步，存貯數據庫的建立。數據庫系統包括數據庫與數據庫管理系統。數據庫是用來存貯具有結構化、面向整個系統的數據；數據庫管理系統在操作系統下對數據庫進行管理控制用戶的訪問，確保數據庫系統的完整性、完全性。第二步，輸八方式的選擇。檔案管理系統中，必須具有漢字信息處理功能，進行漢字的輸入與輸出。第三步，存貯器容量的選擇。根據檔案目錄信息的多少，選擇適當的存貯器。第四步，上機輸^工作。完成E述工作后，就可以把檔案目錄都輸入計算機形成檔案庫。 2)全文存貯，全文存貯的過程與目錄存貯一樣，只是全文存貯需要信息容量相當大的載體，如圖像、視頻等信息媒體。

(2)建立檔案信息檢索

檔案信息庫的建立，我們就可以根據這個數據庫來建立檔案的檢索功能。因為目錄信息數字化是檔案信息數字化的前提，只有建立檔案目錄數據庫，才能將數量龐大的數字化檔案資源管理得井井有條，發揮計算機強大的檢索功能。

1)要正確劃分需要處理的檔案信息的種類，并對不同類型的信息分類進行數字化處理，建立強大的檢索查詢系統，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統提供檔案信息，實現檔案數字化的目的。

2)要建立檔案著錄標引及檔案機讀目錄。通過檔案著錄來揭示其主題內容、載體的物質形態、參考價值，并注明檔案來源、出處、管理狀況，在完成檔案編目的同時，對檔案特征進行分析、選擇、登錄。機讀目錄的建立實現了計算機檢索，所著錄的條目信息被有序存人到數據庫中，按一定的數據模型將相互關聯的檔案信息以特定的方式組織起來，構成數據集合，給檔案目錄數據的管理提供技術條件。

(3)檔案全文信息的數字化

檔案信息數字化，其真正目的是將檔案全文信息公布在校園網上，發揮檔案信息網絡的現實意義，排除地域界限，使用戶足不出戶就能借助網絡查閱檔案，獲得信息。通過校園網絡的可以實現不同部門檔案資源的共享。

(4)提高檔案人員的素質 檔案工作人員不僅要懂檔案專業知識、計算機知識，同時精通網絡技術、多媒體技術，具備信息處理分析能力。因此，應配備多方面、多層次的知識人才，構成優化的群體結構，努力造就一支高素質、高層次的復合型檔案隊伍。方法上可采取舉辦檔案業務、電腦培訓班，組織實地參觀，以會代培等多種學習形式。為檔案館室訂閱有關檔案管理的報刊雜志和書籍，以利于學習檔案專業理論知識，不斷提高業務水平等。

結論

時代在不斷地發展，我們面臨著新的挑戰。面對挑戰，我們高校檔案工作者應該努力提高自身素質，立足現實，抓住機遇，開拓創新，使檔案工作邁向新的高度。