縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建研究

摘 要：目前我國正處在一個(gè)信忠高速發(fā)展的時(shí)代，縣級(jí)檔案局(館)在當(dāng)前形勢下如何適應(yīng)新變化，把檔案工作提升上去，以便達(dá)到資幕共享、服務(wù)其他單位并共同發(fā)展的目的，這是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。通過分析縣級(jí)檔案館管理現(xiàn)狀，闡述信息資源交換平臺(tái)的必要性，由此提出相應(yīng)地對策，建立起符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況的初步的檔案信息賚源交流平臺(tái)模型，以便為有關(guān)單位和有關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理：信息資源：交換平臺(tái)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589(2010)12-0179-03

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各地的檔案管理工作也逐漸走入現(xiàn)代化管理模式，在政務(wù)信息資源交換呼聲日漸高漲的現(xiàn)今社會(huì)，2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會(huì)議通過的。并將于2008年5月1日實(shí)行的《中華人民共和國政府信息公開條例》，明確檔案館是政府信息公開的重要場所之一。這意味著國家對檔案館開放檔案信息提出了更新更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式很大程度上不利于行政事業(yè)單位及公眾等的需要。檔案館能為當(dāng)?shù)貦n案資料管理提供良好的依據(jù)，更能給當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展注入新的活力。本文僅就檔案管理信息資源交流平臺(tái)的模式做初步探討，希望能夠啟發(fā)其他單位或個(gè)人，以活躍促進(jìn)本地經(jīng)濟(jì)的高效快速增長。

一、檔案管理信息資源交換平臺(tái)的涵義

(一)建立檔案信息資源交換平臺(tái)的社會(huì)背景

近幾年，黨和國家先后出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》、《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作任務(wù)分工的通知》、《2006至2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》、《中華人民共和國政府信息公開條例》等一系列涉及國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略、信息資源開發(fā)利用、電子政務(wù)建設(shè)的重要文件，這標(biāo)志著我國的信息化建設(shè)已開始“從信息技術(shù)階段轉(zhuǎn)向信息資源階段，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段轉(zhuǎn)向深入應(yīng)用階段，從數(shù)量建設(shè)階段轉(zhuǎn)向質(zhì)量建設(shè)階段從粗放配置階段轉(zhuǎn)向追求效益階段”。為貫徹落實(shí)上述文件精神和“四個(gè)轉(zhuǎn)向”的要求，國家檔案局與國務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動(dòng)了檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作，在全國選擇了16個(gè)試點(diǎn)單位，確定了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)信息庫建設(shè)、檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)等六個(gè)方面的主題。這項(xiàng)工作是國務(wù)院信息化工作辦公室第一次聯(lián)合業(yè)務(wù)部門開展的信息資源開發(fā)利用工作試點(diǎn)，是貫徹落實(shí)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要舉措。

目前國家檔案局和國務(wù)院信息化辦公室共同啟動(dòng)了檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)信息庫建設(shè)、檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)等六個(gè)方面∞。這將為檔案館建設(shè)成政府信息查閱中心提供可操作辦法并摸索經(jīng)驗(yàn)。

(二)檔案管理信息資源交換平臺(tái)的涵義

檔案管理信息資源交換平臺(tái)主要是在中央文件精神的指導(dǎo)下，以市場經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)產(chǎn)生的，指一個(gè)部門為檔案主管部門為和其他部門履行公共管理職能的需要而提供檔案信息資源，以及為廣大公眾提供歷史文化資料、透明政務(wù)信息等，來服務(wù)本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)，達(dá)到和諧社會(huì)的終極目的。該平臺(tái)的建立主要包括兩個(gè)階段，如下圖所示：

第一階段：數(shù)據(jù)收集匯總階段。在這個(gè)階段，檔案局要充分掌握所管轄地區(qū)的現(xiàn)有數(shù)據(jù)資料情況，明確各類資源的分類，然后進(jìn)行匯總建立檔案數(shù)據(jù)庫。

第二階段：數(shù)據(jù)整合共享階段。通過檔案數(shù)據(jù)共享中心，進(jìn)一步將資料整理、篩選和細(xì)化，形成共享資源平臺(tái)數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上，編制電子數(shù)據(jù)共享目錄，注冊后通過該共享平臺(tái)向社會(huì)公眾及各個(gè)部門提供檔案目錄查詢、檔案共享等服務(wù)。

(三)檔案信息化服務(wù)的工作重心

在此過程中檔案管理部門需重點(diǎn)采取九項(xiàng)措施著力抓好檔案服務(wù)工作：

一是樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，做到服務(wù)對象一視同仁、熱情接待、文明用語、服務(wù)周到。做到門好進(jìn)、臉好看、話好說、事好辦；二是切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，對各單位來電咨詢和要求進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的。給予耐心解答和及時(shí)派人進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；三是提高服務(wù)質(zhì)量，設(shè)立檔案閱覽室，開展檔案資料的查閱、借閱、復(fù)印、出具證明等工作。為服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；四是按規(guī)定依法向社會(huì)開放檔案，提供開放服務(wù)；五是對節(jié)假日需要查閱檔案的，實(shí)行預(yù)約服務(wù)；六是嚴(yán)格執(zhí)行查閱檔案收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，決不收取規(guī)定以外的任何費(fèi)用；七是為各單位及時(shí)提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和檔案用品；八是秉公執(zhí)法，依法對執(zhí)行《檔案法》的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保《檔案法》得到全面的貫徹與實(shí)施；九是按有關(guān)法律法規(guī)的要求做好行政審批工作。

而對檔案信息化發(fā)展的基本要求如下：

一是以規(guī)劃的形式把檔案信息化建設(shè)描述清楚；二是檔案信息化建設(shè)要貼近工作實(shí)際，突出重點(diǎn)，逐步展開；三是對檔案局要在檔案信息化中起到的主導(dǎo)作用。

二、縣級(jí)檔案局(館)建立信息資源交流平臺(tái)的管理現(xiàn)狀

根據(jù)縣人民政府辦公室《關(guān)于印發(fā)縣檔案局職能配置、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知》精神，縣檔案局為縣人民政府直屬事業(yè)單位，正科級(jí)，由縣人民政府授權(quán)，主管全縣檔案工作。

(一)縣級(jí)檔案局(館)的組織設(shè)置

1.縣級(jí)檔案局(館)的機(jī)構(gòu)設(shè)置。根據(jù)上述職責(zé)，縣檔案局內(nèi)設(shè)3個(gè)職能股(室)。

(1)辦公室。負(fù)責(zé)全縣檔案工作的情況綜合和統(tǒng)計(jì)，提出貫徹黨和國家檔案工作方針政策的建議，編制全縣檔案事業(yè)發(fā)展的中長期規(guī)劃和年度計(jì)劃；協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，制定各項(xiàng)內(nèi)部管理制度；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文秘、機(jī)要、信息、保密、檔案、信訪、接待、財(cái)務(wù)、保衛(wèi)、計(jì)劃生育以及后勤管理等的有關(guān)工作；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)編制、人事及退休干部的管理工作；負(fù)責(zé)局務(wù)會(huì)、局長辦公會(huì)議事項(xiàng)的督辦工作；負(fù)責(zé)編發(fā)有關(guān)檔案信息、檔案宣傳的報(bào)導(dǎo)工作。

(2)業(yè)務(wù)指導(dǎo)法制股。負(fù)責(zé)全縣檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的宏觀管理，對縣直黨政群機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；協(xié)調(diào)指導(dǎo)縣直各專業(yè)主管部門做好本專業(yè)本系統(tǒng)的檔案工作；負(fù)責(zé)縣級(jí)檔案館網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)的布局審核工作；協(xié)調(diào)各級(jí)各類檔案館室的接收范圍，指導(dǎo)實(shí)施檔案館室、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和農(nóng)村檔案工作規(guī)章和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；指導(dǎo)全縣檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用工作；負(fù)責(zé)《檔案法》的宣傳、貫徹、實(shí)施；負(fù)責(zé)檔案管理規(guī)范性文件研究、起草。審核工作；負(fù)責(zé)檔案法規(guī)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查；會(huì)同有關(guān)部門查處檔案違法案件和嚴(yán)重檔案違法行為；貫徹國家和省市關(guān)于檔案專業(yè)教育的方針、政策；制訂并組織實(shí)施全縣檔案專業(yè)教育發(fā)展規(guī)劃；組織全縣檔案干部的檔案專業(yè)教育和崗位培訓(xùn)工作。

(3)檔案股(檔案館)。負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案及資料的接收、保管和科學(xué)管理工作；實(shí)施檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和方法保管、保護(hù)檔案；及時(shí)修裱搶救褪變破損檔案；負(fù)責(zé)檔案的接待查閱和服務(wù)工作；負(fù)責(zé)開放檔案的鑒定和標(biāo)識(shí)工作；負(fù)責(zé)庫房的安全與管理。定期對庫房實(shí)施保潔，落實(shí)安全防范措施；負(fù)責(zé)全縣檔案科技業(yè)務(wù)咨詢、成果推廣、應(yīng)用和現(xiàn)代化管理的計(jì)劃編制、指導(dǎo)工作。

2.縣級(jí)檔案局(館)的職能設(shè)置。

(1)對全縣檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。按照黨和國家的政策、法規(guī)，擬定全縣檔案工作的管理方案；貫徹、組織實(shí)施檔案建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；制訂全縣檔案事業(yè)發(fā)展的中長期規(guī)劃和年度計(jì)劃；依據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)，進(jìn)行行政執(zhí)法；組織、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)縣直機(jī)關(guān)和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案業(yè)務(wù)工作。

(2)集中統(tǒng)一管理縣檔案館和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直機(jī)關(guān)的檔案資料；保守黨和國家的機(jī)密，維護(hù)檔案的完整；確保檔案資料的安全；推進(jìn)檔案工作科學(xué)化管理和現(xiàn)代化建設(shè)。

(3)組織全縣性的檔案宣傳活動(dòng)，收集、整理和編發(fā)有關(guān)內(nèi)刊資料；承辦縣檔案學(xué)會(huì)日常工作。

(4)組織檔案科學(xué)技木與基礎(chǔ)理論研究；制訂全縣檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃；組織檔案專業(yè)教育和檔案專業(yè)干部培訓(xùn)工作；會(huì)同有關(guān)部門承辦全縣檔案專業(yè)技木職務(wù)評審的有關(guān)工作。

(5)負(fù)責(zé)縣級(jí)檔案館室網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)布局、審核等有關(guān)工作，協(xié)調(diào)指導(dǎo)縣屬各類檔案館室的接收范圍，審查縣檔案館向社會(huì)開放檔案的辦法和控制范圍。

(6)指導(dǎo)全縣檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)工作，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

(7)承辦縣委、縣政府交辦的其他事項(xiàng)。

(二)縣級(jí)檔案局(館)目前存在的困難

目前縣級(jí)檔案工作主要存在以下困難和問題：

第一，崗位的設(shè)置缺乏科學(xué)性。縣檔案局與縣檔案館實(shí)行局(館)合一體制，履行全縣檔案事業(yè)行政管理和檔案保管利用兩種職能，為縣人民政府直屬事業(yè)單位。容易形成人浮于事、職責(zé)不明這樣一種管理弊端的狀況∞。

第二，局(館)人員年齡結(jié)構(gòu)和文化結(jié)構(gòu)還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)，局(館)人員的知識(shí)更新和繼續(xù)教育工作，都已經(jīng)在進(jìn)行當(dāng)中，如若不然實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化將無從談起。

第三，局(館)基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備還待加強(qiáng)。檔案信息化建設(shè)步履維艱，用計(jì)算機(jī)管理檔案的程度尚處于起步發(fā)展階段，而其它地方已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了用電子觸摸屏進(jìn)行檢索。距離大規(guī)模進(jìn)行機(jī)器檢索還有一段距離。

三、縣級(jí)檔案局(館)建立信息平臺(tái)的對策模型

(一)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

要使本局整體功能和人的主觀能動(dòng)性得到充分發(fā)揮，必須要有組織人事部門的配合，對干部作適當(dāng)調(diào)整，從而在整體上體現(xiàn)“精簡、精悍、高效”的原則。更重要的是，要體現(xiàn)該縣特色。

(二)改革現(xiàn)有體制

局(館)合并的格局實(shí)行這么多年來，經(jīng)過觀察，其中存在著許多毛病，因此檔案人員業(yè)務(wù)水平和學(xué)術(shù)水平應(yīng)提高，同時(shí)調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性和學(xué)習(xí)積極性。芷江縣檔案館人員應(yīng)形成寶塔式結(jié)構(gòu)，如圖：

在以上結(jié)構(gòu)中，可根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況和工作需要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整：副研究館員或研究館員1人(館長，主持工作)，館員1人(負(fù)責(zé)檔案保管)，館員1人(負(fù)責(zé)編研)，館員1人(負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè))，助理館員1人(檔案征集與接收)，管理員1人(保管與提供利用。后勤等)，助理館員1人(目錄采集，計(jì)算機(jī)管理與維護(hù))，管理員1人(目錄采集與上報(bào))。

(三)在新形勢下要注重局(館)員工的知識(shí)更新，以提高干部素質(zhì) 過去上級(jí)要求檔案干部最低要具備五門知識(shí)：《文書學(xué)》、《檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》、《科技檔案管理學(xué)》。現(xiàn)在實(shí)際工作中，僅具有這五門知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。檔案干部需要掌握的知識(shí)實(shí)在太多了，按檔案專業(yè)本科和專科的課程設(shè)置，達(dá)到幾十門，芷江縣檔案局(館)現(xiàn)有人員掌握的知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。但掌握基本的知識(shí)則是必要的。目前迫切需要掌握的除了前述的老五門課程外，還有《檔案法》、《電子計(jì)算機(jī)》、《古代漢語》、《地方黨史》及《地方史志》等。

如果出現(xiàn)相當(dāng)一部分人缺乏上述知識(shí)的現(xiàn)象，例如不懂電子計(jì)算機(jī)的人不能更好的從事信息化建設(shè)工作，不懂古代漢語就讀不懂清代檔案和民國檔案，這樣就要“以熟帶生，以舊帶新”來取得一定的效果。特別要注意接納檔案管理學(xué)專業(yè)的高等院校畢業(yè)生進(jìn)局(館)，注意網(wǎng)羅人材，方能增添生機(jī)和活力，使事業(yè)有成。

(四)開源節(jié)流，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案部門是一個(gè)只有付出而沒有收入的這樣一個(gè)單位，而且縣財(cái)政沒有哪一年不困難。然而，盡管如此，社會(huì)在發(fā)展，檔案事業(yè)也要發(fā)展。這就需要局館想方設(shè)法，開源節(jié)流，扎實(shí)工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

首先，要把局館的困難向上級(jí)反映，爭取上級(jí)的支持。有一句話叫“領(lǐng)導(dǎo)重視是第一生產(chǎn)力”，雖然是一句開玩笑的話，然而有一定的哲理。局館領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)關(guān)心和支持檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者反映檔案部門的疾苦，請他們幫助排憂解難，增加檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的投入，有助于工作的順利開展。

其次，要求縣財(cái)政按人口提取檔案管理費(fèi)。可參照計(jì)生部門提取計(jì)生統(tǒng)籌費(fèi)的作法在全縣按比例提取檔案管理費(fèi)。與此同時(shí)下基層聯(lián)系整理檔案，收取整理檔案的費(fèi)用。經(jīng)費(fèi)由省州統(tǒng)一管理，統(tǒng)一計(jì)劃，統(tǒng)籌兼顧。

綜上所述，縣級(jí)檔案局館盡管目前存在著許多困難。只要我們同心同德，上下一心，就能在檔案工作中闖出一條新路來。

結(jié)束語

總之，由省級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)一制訂轄區(qū)內(nèi)基層檔案部門的信息化建設(shè)總體方案及一系列規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)具體的組織實(shí)施工作是基層檔案部門信息化建設(shè)整體跟進(jìn)的保障；基層檔案部門盡快完成符合標(biāo)準(zhǔn)的各類數(shù)據(jù)庫的建設(shè)跟進(jìn)。將檔案館建設(shè)成政府信息查閱場所。主要是圍繞推行政務(wù)公開，便利群眾生活和參與經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)，進(jìn)一步深化已公開現(xiàn)行文件的利用工作，建設(shè)服務(wù)型政府，強(qiáng)化社會(huì)管理和公共服務(wù)職能。這樣就能將檔案管理與實(shí)際生活緊密結(jié)合起來，為社會(huì)發(fā)展提供良好的資料保障，為地區(qū)的整體經(jīng)濟(jì)推進(jìn)創(chuàng)造良好的檔案環(huán)境起到重要作用，