淺議高職院校儀器設備檔案管理

摘 要：本文從高職院校儀器設備檔案工作重要性出發，分析了目前高職院校儀器設備檔案工作存在的問題，并提出了改進措施。

關鍵詞：高職院校；儀器設備；檔案管理；問題與措施

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589(2010) 12-0271-02

儀器設備檔案是高職院校教育管理的一個重要組成部分，是高職院校建設與發展中不可缺少的一項長期性、基礎性的工作。近幾年來，各高職院校為了加強實踐教學體系和實習實訓基地建設，都在積極投入較大的人力、物力和財力，以便在短期內使硬件建設方面跨上一個新臺階，盡快改善實踐教學的硬件條件，以適應高職教育發展和培養應用型人才的需要。為適應這一形勢的需要，去年學院新增投人近1000萬元的資金用于實習實訓基地和實驗實訓室儀器設備的建設工作。如何建好儀器設備檔案、管理好這些設備是充分發揮其作用的前提條件。管理好、使用好儀器設備的重要措施之一是建立儀器設備檔案制度，即從儀器設備的選型、購置、驗收、安裝、調試、使用、維修、報廢的全過程進行技術性管理。儀器設備檔案是一臺儀器從醞釀購置到它的報廢過程的真實記錄，對評價儀器設備的作用、效益和考核技術人員的業務水平、管理水平有著極重要的作用。因此，儀器設備檔案是進行技術管理不可缺少的權威性文件。如何發揮儀器設備檔案在實驗教學中的地位和作用是我們的首要任務。

一、儀器設備檔案管理的重要性

隨著我國高等教育事業不斷壯大，占有半壁江山的高職院校，其檔案管理工作日益顯示出重要的社會價值和作用。高職院校是培養應用型人才的場所，應用型人才的培養離不開實驗實訓基地，而實驗實訓基地又離不開儀器設備的建設。從而儀器設備檔案管理是高職院校從事教學、科研、新技術開發和社會服務的重要物質基礎，也是加強儀器設備管理的基礎，儀器設備管理工作是一項技術性強、復雜細致而要求非常嚴格的工作，實驗儀器設備的正確使用、維護、保養和及時維修，對實驗實訓教學的順利開展起著至關重要的作用，實驗實訓教師、實驗實訓技術人員的工作主要是帶學生做實驗，學生實驗做的怎樣，又取決于儀器設備穩定的性能和完好的運行狀態。比如在學校內部，由于部分實驗實訓工作人員崗位變動等，給儀器設備帶來了新的問題，使不少儀器設備資料和零配件丟失，出現了故障不能及時維修而無法繼續使用，造成了嚴重的浪費，有的設備因技術資料不全，給維修帶來很大的困難，正因為學校多年來對儀器設備檔案的重視，對實驗實訓室儀器設備建立了科技檔案管理，我們從儀器設備的定購合同、使用說明書及全套隨機文件材料統一由院綜合檔案室負責收集和積累，并建立相應的儀器設備檔案。儀器設備的管理與使用、保養與維修、借出與歸還，各部門都有專人管理、專人負責，相應產生的文件材料，留各系實驗實訓室存檔保管。以便給日常工作提供原始資料，為實驗室儀器設備查找提供方便，多年的管理經驗，充分地證明了設備檔案管理的重要性。

二、儀器設備檔案管理中存在的主要問題

儀器設備檔案是實驗教學管理中必不可少的工具。是實驗實訓基地建設與發展的真實記載，也是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，然而高職院儀器設備檔案管理工作還存在著以下若干問題：

1.檔案意識淡薄。儀器設備檔案反映儀器設備的歷史、現狀及將來。一般情況下，凡作為學校固定資產的儀器、設備在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的對學校和社會當前與長遠具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等不同載體材料，以及隨機材料均屬儀器設備檔案?？捎胁糠窒殿I導對儀器設備檔案的重要性認識不足，如保修單、軟件、圖紙、說明書等等儀器設備檔案工作處于無人抓無人過問的狀況。有些實驗實訓室管理人員缺乏長遠的管理意識，存在著短期行為思想，平時不注意收集和整理，往往是有活動無記錄或記錄不完備，有措施無書面文字資料存檔，等等，導致一些有價值的資料不能及時地服務于實驗教學。

2.管理制度不盡完善。目前，各學校形成的儀器設備檔案歸檔材料范圍不夠明確，收集的檔案材料不夠齊全。管理工作不落實，儀器設備檔案的收集、整理、歸檔工作沒有統一標準，出現了“各自為政”的狀況。平時檢查工作也做得不夠，對一部分儀器設備的使用和維修管理不嚴，影響教學和科研的發展。

3.實驗實訓室沒設專職或兼職檔案人員。儀器設備檔案內容廣泛，專業特點突出，形式多樣，既有文字記述、數據、圖表、儀器性能等教學科研技術資料，又有儀器設備維修等實驗實訓管理資料，還有各種規章制度、文件等文書檔案資料，而實驗實訓管理人員又不具備檔案專業知識，不能規范地收集、整理、積累這些儀器設備檔案資料，因此，立卷工作往往分類不明確，不能保證歸檔及調閱準確無誤。且有些資料殘缺不全，影響教學管理質量。

三、高職院校儀器設備檔案管理的具體措施

為了加強高職院校儀器設備檔案管理工作，充分發揮儀器設備檔案的效用及其在實驗實訓教學管理工作中的重要作用，在日常的儀器設備檔案管理工作中應傲到以下幾點：

1.重視儀器設備檔案管理工作，增強檔案意識。儀器設備檔案是學校儀器、設備管理工作的重要組成部分。加強儀器設備擋案重要作用宣傳的力度，樹立正確的檔案工作觀念，真正把儀器設備檔案管理落到實處。首先必須從思想上提高認識，轉變觀念，切實把設備檔案工作放到重要位置，學校要取得更大發展，一靠人才，二靠管理，提高設備檔案管理人員的業務水平，實現優質服務是科學管理的重要條件。學校必須重視設備檔案管理工作，切實采取有效措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發展的需要。

2.理順工作關系，使儀器設備檔案管理規范化、制度化、科學化。一是收集資料完整，二是長期妥善保存，三是方便使用。因此，儀器設備檔案資料應由儀器設備主管部門收集整理，交學校檔案部門歸檔和保存。同時復印相關資料，供儀器設備使用單位日常工作使用，使用單位要明確專人保管這些資料建立嚴格的借用、歸還、交接驗收制度，保證儀器設備檔案資料的完好，避免其丟失。使用單位調整儀器設備檔案管理人員，須嚴格履行交接手續。設備管理部門對儀器設備從購置開始，一直到報廢或調出整個過程中所產生的資料，都要協助檔案部門收集完整。

3.建立和健全必要的儀器設備檔案管理工作制度及標準。設備檔案管理必須從申報計劃、開箱驗收、整理組卷三大基礎去做，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。這是我們實施設備檔案管理的前提和標尺，是學校設備管理的核心和判斷設備檔案管理工作質量好壞的標志。

4.在設備檔案管理人員隊伍建設方面，必須具備良好的心理素質，熱愛檔案事業，具有強烈的事業心和責任感，勤奮工作，努力學習，有較強的實際管理工作能力，檔案信息是學院信息資源的重要部分，具有原始性、完整性、真實性的特點。儀器設備檔案管理對于設備的全過程管理有承前啟后的作用，決不可忽視和低估。檔案管理人員如何開發利用檔案信息資源，當好老師和實驗工作人員的參謀，更好地做好這項基礎工作，是今后工作中應認真對待的一個問題。筆者認為，實驗實訓室應設專職或兼職檔案人員。并加強培訓工作，以便提高設備檔案專(兼)職^員的素質。系領導務必把^才培訓擺到首要位置，樹立新的人才競爭意識，育才意識，聚才意識，制定立足當前、著眼未來的人才培養規劃。這是盡快扭轉設備檔案管理與教學科研發展不適應局面的—個重要措施。

5.嚴格執行獎罰制度，獎罰分明。儀器設備檔案管理與其他工作—樣，從始至終是一個有機的系統，有布置、有過程、有檢查。工作的優劣只有通過檢查來確定，要經常檢查儀器設備檔案管理情況。對檔案資料收集完整、管理好。特別是在使用檔案方面成績突出，發揮較大社會和經濟效益的單位和個人應給予獎勵。對不負責任，管理混亂，散失檔案。造成損失的要給予處罰。

儀器設備檔案管理工作是—個系統工程，各工作環節既相對獨立，又相互聯系，關鍵是要結合各高職院校的實際情況，搞好檔案工作的軟件和硬件，每個環節的工作都要認真做好。收齊、管好檔案是基礎，是手段，使用檔案才是目的。因此，要以改革創新的精神，開拓思路，充分發揮其作用，把高職院校的設備檔案管理工作提升到—個新的水平，為高職院校檔案工作擻出新的貢獻。