試論“現(xiàn)代化”檔案管理工作

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。

檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理.二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動與其他文獻(xiàn)管理活動包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。

一、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、動態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

1.檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如:廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。

2.檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

3.檔案干部知識化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

4.檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括:一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

5.檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

6.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

二、檔案管理現(xiàn)代管理的具體途徑

1.調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，下大力氣提高員工素質(zhì)。在當(dāng)前狀況下，我國各檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過引進(jìn)與培養(yǎng)和結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)對急需人才和高端人才加以引進(jìn)，對現(xiàn)有管理人才通過培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進(jìn)行培養(yǎng)，建眾一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等問題。

2.確保檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被未獲許可的人知曉、獲得。第一，安全管理制度應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。硬件方面的問題可以通過技術(shù)于段來解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個重要的指標(biāo);第二，確定其應(yīng)有的安全等級和信息安全要求，然后根據(jù)劃分的信息安全要求確定信息系統(tǒng)是否在安全允許范圍內(nèi)運(yùn)行，防止未受權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作。

3.重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，改變原有的手工作業(yè)管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業(yè)務(wù)流程的重組有其必要性: 第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)白動分類、自動標(biāo)引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對外提供服務(wù)。第三，檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。

科技在迅猛發(fā)展，社會在不斷進(jìn)步，國家在日益強(qiáng)大，檔案部門要充分認(rèn)識檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新方法，與時俱進(jìn)、進(jìn)取，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為國家改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。