高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化探討

摘要:信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校作為人才成長和培養(yǎng)的重要場地，財(cái)務(wù)檔案管理方面必須探索出一條信息化建設(shè)之路。如何建好、管好、用好電子財(cái)務(wù)檔案，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平和財(cái)務(wù)管理工作效率，也就成為當(dāng)前高校財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要課題。

關(guān)鍵詞: 財(cái)務(wù)檔案 信息化 管理

高校財(cái)務(wù)檔案是指高校各級機(jī)構(gòu)及下屬單位干部職工在教學(xué)活動、科研活動、教學(xué)管理以及學(xué)校建設(shè)與發(fā)展方面直接形成的具有保存價(jià)值的各種財(cái)務(wù)支出和收入材料。借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理和儲存，形成電子財(cái)務(wù)檔案，其信息傳遞速度較快，檔案管理和利用的效率也越來越高。加快檔案信息化建設(shè)，順應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展，是提高高校檔案管理和檔案服務(wù)水平的必由之路[1]。

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要性

隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，是搞好高校財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇[2]。

1.現(xiàn)代高校財(cái)務(wù)檔案的新特點(diǎn)。信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、實(shí)時(shí)更新、查閱頻繁這一新的發(fā)展趨勢，對當(dāng)前的財(cái)務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著國家財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一年內(nèi)進(jìn)行幾次調(diào)整，各種指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)，每年都在變化;各種會計(jì)賬簿、報(bào)表、決算每年都有不同的內(nèi)容，并且要求既要反映當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)活動情況，又要反映上年、下年或若干年的經(jīng)費(fèi)活動情況;各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項(xiàng)目越來越雜，信息采集的工作量日益增大。這些都給高校財(cái)務(wù)檔案管理工作增加了難度。各行業(yè)部門為解決此類問題，都編有年度《財(cái)務(wù)文件匯編》等資料，但是這些資料往往缺乏全面性、連續(xù)性和時(shí)效性，一些標(biāo)準(zhǔn)很快過時(shí)得不到及時(shí)刷新，重新整理出版的周期長，計(jì)劃趕不上變化，消耗大量人力和財(cái)力，有很多問題還是難以徹底解決。

2.電子財(cái)務(wù)檔案的優(yōu)越性。電子財(cái)務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光碟等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，《財(cái)務(wù)文件匯編》等，電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠較好地適應(yīng)高校財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。主要特點(diǎn)是:電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞;電子財(cái)務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中;電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅可以滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的幾項(xiàng)重要工作

信息化建設(shè)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、信息規(guī)模、信息服務(wù)等[3]，要圍繞核心著重做好以下工作:

1.及時(shí)挖掘、整理和采集動態(tài)數(shù)據(jù)，建好數(shù)據(jù)庫。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都是建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源，是數(shù)據(jù)存儲、管理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。可以按高校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建庫，如按教學(xué)、科研、管理與建設(shè)等，建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。

2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價(jià)值在于利用，檔案管理信息化有助于檔案信息的充分利用。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將本單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

3.搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，科學(xué)管理使用檔案。財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題還不夠，必須依賴于先進(jìn)的智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)，對一個(gè)問題提出多種方案，對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，做到定量與定性分析相結(jié)合，最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量，更好地為目前繁重的高校工作任務(wù)服務(wù)。

三、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的具體措施

1.高校財(cái)務(wù)檔案管理組織上要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。首先從思想上要提高對這項(xiàng)工作的認(rèn)識和重視程度，尤其是要加強(qiáng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視和推動。領(lǐng)導(dǎo)是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的真正推動者，其信息化意識的高低決定了信息化建設(shè)的力度、進(jìn)度和深度。領(lǐng)導(dǎo)者要樹立科學(xué)的管理觀念，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識和理解計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案工作的重要價(jià)值，在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入，把財(cái)務(wù)檔案管理信息化納入工作計(jì)劃和考核范圍。

2.高校財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)上要規(guī)范化。檔案信息化的總體規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，要積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑[4]。同時(shí)，根據(jù)高校自身規(guī)模，明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作，處理好文件的收集、整理、鑒定、保管、編研、歸檔，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作，建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.高校財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制上要制度化。只有健全、系統(tǒng)的檔案管理制度和管理體系，才能從根本上加強(qiáng)檔案軟環(huán)境建設(shè)，做到日常的財(cái)務(wù)檔案管理活動有章可循，如綜合性的規(guī)章制度、立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度，開放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專(兼職)人員的崗位責(zé)任制等[5]。

4.加快硬件建設(shè)，統(tǒng)籌強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。因而，在建設(shè)初期，就應(yīng)該有財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商，從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路，統(tǒng)籌考慮多方需要，避免系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面，為便于軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和連續(xù)性。實(shí)行信息化之后，還應(yīng)做好防火墻系統(tǒng)，嚴(yán)防電子檔案內(nèi)容遭到破壞或滅失。存貯在硬盤上的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)必須單獨(dú)建立備份，由專門管理員負(fù)責(zé)。

5.加強(qiáng)軟件建設(shè)，促進(jìn)管理人員職業(yè)化。財(cái)務(wù)檔案管理工作要不斷適應(yīng)發(fā)展的需要，提高管理人員素質(zhì)是關(guān)鍵。首先要挑選文化素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案人員必須掌握計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)以及微縮、音像、光盤刻錄等知識和技術(shù)，以滿足信息化建設(shè)工作的需要;其次對檔案人員要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能，使其具有時(shí)代意識，其中包括信息意識、市場意識、現(xiàn)代化意識、法制意識[6]。同時(shí)，也要對計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識和技能的介紹，使其了解其中的客觀規(guī)律，更好地為高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

目前，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各高校廣泛應(yīng)用。加強(qiáng)和完善信息化財(cái)會檔案管理，已成為擺在高校財(cái)務(wù)部門面前的一項(xiàng)重要課題，我們相信，隨著信息化事業(yè)的不斷發(fā)展，遇到的難題必將會得到逐一破解。

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