采購環節的內部控制

摘要:采購環節的成本控制對一個企業開源節流，提高資金使用效益起著至關重要的作用。本文將從倉儲存貨采購、每日菜單采購以及臨時緊急采購三方面來討論酒店經營中材料采購環節的內部控制問題。

關鍵詞:材料采購 酒店 內部控制

采購環節的成本控制對一個企業開源節流，提高資金使用效益起著至關重要的作用。從酒店的運營來看，材料采購的內部控制主要集中在倉儲存貨采購、每日菜單采購以及臨時緊急采購三個方面。本文將從這三個主要方面，結合coso內部控制理論來探討酒店材料采購的內部控制問題。

一、倉儲物資采購流程

酒店成本管理部下一般設有客房倉庫、工程倉庫、食品倉庫、管事倉庫等四個倉庫。這是一個龐大的倉儲物資系統，其管理的好壞對酒店的運營成本將有較大的影響，因此建立一個完善的倉儲物資采購控制非常必要。

⑴最低訂貨點和最佳訂貨量

事先根據以往的使用情況以及物資采購的時間總結出企業一般情況下的最低訂貨點和最佳訂貨量，以方便制定采購時間及采購量。

⑵編制月度采購計劃

有條件的企業應建立一個內部存貨管理計算機系統對企業的倉儲物資進行管理。每月末，倉庫部門根據內存貨管理系統對現有存貨的數量編制下月度的存貨采購計劃。

⑶采購計劃復核

倉庫部門編制的采購計劃需經過成本經理的確認，成本經理接單后需將采購計劃的進度與酒店日常消耗以及最低訂貨點和最佳訂貨量的要求相比較，符合采購要求便簽字，從而進一步審核，避免過多的采購物資。

⑷報價

采購部根據經過批準的采購計劃，向供應商名單中供應商詢價，并將詢價結果輸入系統。

⑸價格審查

內部采購審查人員審查供應商的報價是否合理。如果發現各供應商的報價不合理，可以要求重新報價或向供應商名單中的備用供應商詢價。采購審查人員也可以獨立向市場詢價。

⑹采購計劃的批準

財務總監為采購計劃的最終批準人。

⑺訂單

采購部根據經過批準的月度采購計劃，在系統庫存到達最低訂貨點時向供應商發出訂單，并生成標準格式的訂單，列明貨物的數量、單價、種類、規格、交貨期要求等信息。

⑻收貨

收貨部門通過系統的存貨模塊，根據訂單上列明的采購物品的各種信息驗收貨物。收貨后還需出具驗收證明并將貨物交倉儲管理員進行登記。

⑼付款

存貨管理系統會根據存貨模塊的驗收記錄以及訂單的付款期要求自動提示應付款清單計劃供財務部使用。

二、每日菜單采購流程

由于餐飲部生鮮食品原料采購要求每日供貨，且供貨的品種、數量根據客人數量和要求的不同會存在較大變化。因此生鮮產品的采購采取“每日菜單”的形式。為了保證每日菜單能夠快速供應到使用部門，需設單獨的采購流程控制。

(1)供應商目錄

在建立合格供應商名單時采取每十天一次的主輔供應商確認及價格確認工作。采購部每十天對酒店日常采購的生鮮產品價格向供應商詢價，并結合考慮產品品質以及交貨期等其他因素，擬定十天的主副供應商名單。

(2)供應商名單的確認

餐飲總監為每日市場采購流程的最終審批人，負責每期供應商名單的最終確認。

(3)采購計劃

廚師長應在每日下午16:30前根據第二天的訂餐情況編制每日市場的采購計劃。

(4)采購計劃的確認

餐飲總監在19:00前對采購計劃的數量及品種進行復核并提交采購部。

(5)訂單

采購部根據經過批準的每日市場采購計劃向前面已確定的供應商下訂單，并生成標準的訂單格式。

(6)收貨

每日市場的供應商一般應與第二天早上6點前將采購的生鮮產品送達酒店收貨部門。收貨部門根據訂單的要求驗收貨物，并記錄入存貨模塊。

(7)付款

庫存管理系統根據存貨模塊的驗收記錄以及供應商的信用期限制，在付款日前十個工作日自動提示應付款清單計劃供財務部使用。

三、緊急采購流程

緊急采購就是由于臨時緊急的、不可預計的客人特別需求而產生的采購申請。要成為服務行業的佼佼者，特殊服務中緊急采購流程的規范也十分重要。

⑴緊急采購申請

使用部門根據經營的需要提出緊急采購申請

⑵審批

使用部門的部門總監為復核采購物資的緊急性，并審批緊急采購申請，但緊急訂單是不能代替正常的日常訂單。

⑶采購

如果緊急采購申請內容屬于采購系統原材料清單范圍內的，采購部向合格供應商名單內的供應商提交訂單;如果屬于物資清單外的采購申請，采購部通過公開市場進行采購。

⑷收貨

收貨部門通過系統的存貨模塊，根據訂單上列明的采購物品的各種信息驗收貨物，并通知使用部門。如果對貨物情況不夠了解的，可以要求申請部門共同驗收。

⑸付款

存貨管理系統會根據存貨模塊的驗收記錄以及訂單的付款期要求自動提示應付款清單計劃供財務部使用。

小結:

從以上三個流程來看，建立一個科學的倉儲管理計算機系統是十分必要的，它不僅可以在制定預算等時為企業提供準確的數據支持，還可以在庫存量低等“危險狀態”時提醒增加庫存，而且在支付貨款等方面也可以對企業進行有效監管。