福州植物園檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

福州植物園 陳慧如

福州植物園原名“福州樹木園”，始建于1959年。 2006年由中共福建省委機構(gòu)編制委員會批準，將福建省福州北峰國有林場、宦溪國有林場、福建省福州樹木園管理處合并重組為福州植物園，加掛“福州國家森林公園”牌子。其主要職責:開展植物引種馴化、花卉苗木培育、林業(yè)科普宣傳，負責森林公園建設(shè)、管理及園區(qū)森林資源培育保護。福州植物園既是群眾喜愛科普游覽勝地，又是研究、保護生物多樣性，開發(fā)植物資源的重要場所。因此，準確把握新時期植物園改革、發(fā)展的特點，分析當前檔案管理的現(xiàn)狀，找準存在的問題，積極探討解決問題的途徑，已成為實現(xiàn)福州植物園全面健康、穩(wěn)定快速發(fā)展面臨的現(xiàn)實問題。只有實現(xiàn)檔案管理的辦公自動化，才能更好、更有效地進行檔案資源的利用和共享。

1 檔案管理現(xiàn)狀

隨著福州植物園不斷的建設(shè)發(fā)展以及北峰林場和宦溪林場的并入，其文書檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等。

我園1959年～1960年期間未對檔案進行整理歸檔，所以期間檔案數(shù)為0。從1963年起開始對文書檔案按年度—問題—保管期限進行立卷整理，截止至2008年12月，檔案總數(shù)1767卷，其中文書檔案312卷（1994年檔案未歸檔），會計檔案1455卷。文書檔案整理基本合格，但其中由于沒有制定相關(guān)的歸檔規(guī)定，加上管檔人員變動等因素，文件整理歸檔范圍不規(guī)范，很多檔案只根據(jù)管檔人員的個人判斷歸檔，使用查找一些重要檔案就相對困難復(fù)雜。1990年前會計檔案封存，1990年后整理合格及其他部分工程檔案。具體分析數(shù)據(jù)如下圖所示:

2 存在問題

2.1 檔案管理缺乏統(tǒng)一性。文書檔案管理一般由行政辦公室負責整理歸檔，沒有設(shè)置專門的檔案室。由于歷史的原因和行業(yè)管理的要求，一般只管理文書檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而人事檔案、科技檔案、會計檔案、工程檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，在植物園內(nèi)形成多部門管理各自檔案的混亂格局，缺乏檔案管理的統(tǒng)一性。

2.2 檔案管理制度不完善。檔案管理是一項技術(shù)性、專業(yè)性很強的工作，應(yīng)定有相應(yīng)的規(guī)章制度來規(guī)范。對應(yīng)歸檔的材料信息內(nèi)容界定不清，檢查督促考核落實不到位，檔案資料收集不全。在我園檔案管理中，涉及檔案管理的制度、職責較少，嚴重存在部分科室和職工無視檔案資料現(xiàn)象，使許多應(yīng)納入管理的檔案資料未能納入。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平偏低。目前我園檔案管理人員多為兼職，一崗位多職，專業(yè)出身人員較少。文書檔案由辦公室檔案管理人員整理歸檔，各部門負責本部門檔案的收集、移交工作。這些檔案管理工作者幾乎都不是專業(yè)的檔案管理人員，也未參加過相關(guān)培訓，對檔案管理的基本知識、技能不精通，甚至根本不了解。這容易產(chǎn)生如檔案資料收集不及時、不完整等一系列的問題，影響檔案資料的利用。對檔案管理人員的培養(yǎng)和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的方法經(jīng)驗上，管理理念和方法缺乏創(chuàng)新，檔案管理水平的滯后，致使檔案管理難以跟上福州植物園建設(shè)發(fā)展的步伐。

2.4 對檔案的重視程度不夠。從檔案管理內(nèi)容看，檔案的形成、積累、管理與調(diào)用，都需要園領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員及每一位員工不同程度的參與。然而事實上，大家都存在檔案意識不強的現(xiàn)象。有的部門只重視文書檔案，對科研、資源等方面需歸檔的材料，沒有及時移交歸檔，造成歸檔時不認真，重要資料流失，再用時難找，無法保證檔案的齊全和完整，致使檔案不能被有效利用，難以發(fā)揮其應(yīng)有的只能作用。

2.5 現(xiàn)代化檔案管理手段應(yīng)用較差。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，管理手段不斷進步。而我園檔案大都停留在紙質(zhì)檔案、鐵皮檔案柜保存的狀態(tài)。檔案管理基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。文檔的保存、共享、使用和再利用十分困難。工作進度慢，利用效率低，自動化成分不高。另外，在手工辦公的情況下，文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。2009年年末才開始采用計算機輔助管理檔案，但僅限于單機版操作，難以實現(xiàn)資源的共享。這一現(xiàn)狀與福州植物園的現(xiàn)代化發(fā)展差距甚大。

3 福州植物園檔案管理發(fā)展對策

3.1 調(diào)整管理思路，提高檔案管理的意識。加強檔案法的學習和宣傳，增強福州植物園全體干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議程，作為植物園重要內(nèi)容來抓，與公園建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，使管理者、職工充分認識檔案工作的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系。

3.2 健全檔案管理制度，對各類檔案實行統(tǒng)一管理。建立科學的檔案管理體系，健全檔案收集管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著檔案管理手段的更新和管理水平的提高以及福州植物園自身的發(fā)展，必須建立與之相適應(yīng)的、科學的檔案管理體系。通過建立檔案管理中心，明確職能，將各科室、各個門類、不同載體的檔案實行統(tǒng)一管理。明確本單位檔案的歸檔范圍、加強科研檔案的收集。要將福州植物園形成的音像信息資料、科研資料、科研成果、建設(shè)施工各種協(xié)議和合同及招投標文件等方面的材料，一同納入檔案收集管理的內(nèi)容，認真落實好收集、管理制度。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

3.4 利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率，真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論[M].北京:中國人民大學出版社,2001.

[2]李國慶主編.數(shù)字檔案館概論[M].北京:中國檔案出版社,2003.

[3]劉家真編著.電子文件管理理論與實踐[M].北京:科學出版社,2003.

[4]路鳳英,衣玉琛.社會信息化的發(fā)展和檔案工作的對策[J].檔案學研究,1999,(3):54-56.

[5]張峰,姜興美.信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策[J].山東檔案,2000,(6):42-43.