ERP系統與實時會計控制

林范強

隨著計算機的廣泛應用及現代信息技術的迅速發展，ERP系統也為各行各業所重視，當前企業管理已經步入了信息化管理時代。ERP的實施從根本上改變了人們獲取會計信息的方式，并擴展了其獲取信息的廣度與深度。這種變革使得會計實時控制觀受到企業空前的關注，從而推動著會計控制理論和實踐向縱深發展。

一、實時會計控制觀與傳統會計控制觀的區別

1.控制目標不同

企業會計控制目標從“確保資產的安全完整的會計控制目標或單一利潤最大化的會計控制目標”逐漸發展成為“提高企業經營效率和效益從而實現價值增值這一會計控制目標”。

2.控制內容不同

傳統會計控制觀下，其會計控制內容主要是對資金或資本會計要素的單項變動進行控制，在實時會計控制觀下，控制內容已經擴展到價值鏈、價值鏈系統、價值鏈網絡和數字價值鏈等的多維控制。

3.控制方式不同

在控制方式上，實時會計控制觀主要強調實時控制，在經營活動的過程中進行控制，或者說是在各項作業進行中所進行的控制，即從“適時控制”向“實時控制”轉變，實時性是其最重要的特點。

4.控制屬性發生變化

在控制屬性上，實時會計控制強調多元屬性，即會計實時控制具有過程屬性或事中屬性。過程屬性強調把會計控制從會計局部控制擴展到經營活動全過程，即在IT環境下，利用實時信息對企業產品研發、采購、倉儲、生產、銷售、服務等經營活動全過程的全部活動進行實時控制，其中包括制造商、供應商、銷售商乃至最終用戶的相關活動。這種控制是在經營活動過程中進行的，因此，過程屬性也稱事中屬性。

二、ERP環境下實現實時會計控制的可能性

ERP系統并不單純是一個管理軟件，而是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統，是將管理方法、思想、規則融入到了軟件之中的信息化的方法，它是對于企業發展戰略、企業管理制度、企業流程與組織的一種全方位的融入過程。

ERP系統除了提供必需的財務報表外，還能提供多種管理性報表和按需查詢功能。ERP系統對大量的規范的業務的計量都可以在初始化中加以設置，自動生成相應的憑證，記錄工作可由系統自動完成，計算和報告中的大部分工作也能通過系統設置而自動完成。另外，ERP系統的集成保證了會計信息的相關性、可靠性，保障了財務管理所需信息的質量。系統的實時性又保證了會計信息的及時性。會計信息系統與業務系統做到了有機融合，信息可以得到及時處理與反饋。因此，ERP環境下能督促實時會計控制系統的構建，從而為決策者提供更高層次的決策方案和決策信息。

ERP系統的出現，實現了物流、資金流和信息流的實時反映，為企業的會計信息系統提供了大量的實時會計信息，相關單據的實時傳遞、相關數據的實時處理從而使得相關信息的實時披露成為可能。這也為會計信息系統的實時控制提供了前提，在此基礎上對ERP環境下的會計實時控制方法進行分析研究，指出會計實時控制觀是企業管理從傳統管理向信息化管理變革過程中一種新的會計控制觀，它不是空中樓閣，而是與IT環境、會計流程再造、會計實時控制方法等要素緊密相聯。只有認真研究這些要素以及它們之間相互作用的關系，才能真正發揮會計實時控制的作用，使其共同支持會計控制目標的實現。

在ERP系統中，會計控制系統不僅反映貨幣計量信息，還反映非貨幣信息，并強調信息的相關性和及時性，來滿足信息使用者的多樣化信息需求，同時根據實時信息進行實時控制，以達到提高企業經營效率的目的，它是會計控制的發展趨勢。

三、ERP環境下實時會計控制的保障措施

實時會計控制代表了未來會計控制的發展方向。若要有效地實施實時會計控制，則需要會計人員與ERP軟件的密切配合，保障ERP中會計模塊的順利運行，并在此基礎上充分、科學地利用ERP的種種特性，提高會計控制的效果與效率。在實時會計控制系統的具體實踐與運行中，會計人員需要注意以下方面：

1.做好ERP系統運行的數據準備

數據是ERP系統運行的基礎。會計人員需要輸入初始會計數據，定義數據的格式，建立數據的采集、整理、審核、修改、錄入和維護制度。必須確保基礎數據的準確性、時效性和可靠性，為科學管理和決策提供參考依據，為成功實施奠定基礎。現實中很多企業會計人員對數據準備工作的重要性及難度認識有所不足，造成基礎數據準確度低，影響到系統實施的進度和效果。

2.研究確定嵌入ERP系統的會計控制規則

ERP系統自帶了部分通用的控制規則，但是對應于企業具體的控制要求，會計人員尚需要研究確定需要嵌入ERP系統的控制規則。這些規則主要有兩部分，一部分是對于數據處理及呈報的規則，另一部分是系統自動控制（例如業務批準）的規則。現實中企業的控制規則大多是非書面化、制度化的，更多是以經驗的形式存在，會計人員需要研究確定這些規則并將其書面化、標準化，并將其嵌入ERP系統中。

3.制定符合ERP系統特點的會計控制制度與方法

ERP系統具有集成和實時的特點，會計人員需要利用這些特點，制定符合ERP系統特點的控制制度與方法。預算控制、標準成本控制、責任成本控制以及其他成本控制方法都有可能與ERP結合，在實時多維信息的基礎上發揮巨大的作用。

4.實行嚴格的預算管理

（1）縮短預算編制周期。由于系統提供的自動計算、自動匯總、自動分解等功能，使得過去通過手工操作來完成的工作全部自動化，因而公司預算管理工作成果顯著。

（2）預算編制過程透明化。通過系統提供的預算狀態查詢，可以對每個預算編制單位當前預算編制的狀態一目了然，編制的數據在權限的許可前提下清晰可見，因而大大加強了上下級單位之間以及同級單位之間的協作與配合。

（3）提高預算數據的準確程度，在編制預算時，可以參考歷史數據、上級批復的數據、同級協作單位的預算數據等各種參考數據，并通過預測和模擬來看在不同的預算假設前提下會得到什么結果，因而也提高了預算數據的準確程度。

5.及時回應系統的各種控制要求

會計人員每日可以通過查詢物料進、銷、調、存的各種單據、變價單，以及貨款的結算單，仔細審核這些單據，看有無違背企業管理，同時對購進、銷售、結算環節統一監控、全程控制，及時回應系統呈報的各種控制請求，把握好整個業務流程，起到事中會計控制的作用。

6.建立多層次控制結果分析制度

控制結果需要進行及時分析總結。建立控制執行信息反饋系統，定期召開情況分析會，對具體控制執行情況進行跟蹤監控，分析節約或超支的原因并總結經驗落實改進措施，不斷調整執行偏差，確保控制目標的實現。這是會計實時控制對于ERP系統的重要配套措施，核心要點在于及時分析、多重分析、多角度分析。