高校學(xué)報檔案的信息化管理

章 鄴

(鹽城師范學(xué)院學(xué)報編輯部,江蘇鹽城 224002)

高校學(xué)報檔案的信息化管理

章 鄴

(鹽城師范學(xué)院學(xué)報編輯部,江蘇鹽城 224002)

隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用,高校學(xué)報檔案管理工作的效能得到了極大提升,對高校教師從事教育科研、進行學(xué)術(shù)交流和課程資源的開發(fā)提供了極大便利。但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息安全面臨著新的挑戰(zhàn),也使高校的檔案管理面臨著許多新的問題。本文從健全檔案管理規(guī)章制度、加快檔案信息化步伐、加強檔案管理人員的自身建設(shè)等方面討論了如何搞好高校學(xué)報檔案的信息化管理工作。

學(xué)報;檔案;信息化管理

學(xué)報檔案是高校檔案的重要組成部分,其管理水平的高低反映了一所學(xué)校檔案建設(shè)質(zhì)量的高下。加強高校學(xué)報檔案的信息化管理,可以充分發(fā)揮學(xué)報檔案管理的效能,有力地推動高校的教育教學(xué)水平的提升。目前我國高校檔案管理已經(jīng)進入信息化時代,給高校學(xué)報檔案的管理工作帶來了新的機遇,同時也帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn)。如何切實提高高校學(xué)報檔案的信息化管理水平,成為擺在廣大學(xué)報檔案管理者面前的一個新的課題。

(一)信息化條件下高校學(xué)報檔案管理工作的新問題

由于計算機技術(shù)的大量使用,高校學(xué)報檔案管理工作面臨著一些新的問題。首先是檔案管理人員的專業(yè)水平有待進一步提升,特別是管理人員的計算機技術(shù)水平亟待加強。其次是學(xué)報檔案管理的制度有待進一步健全,特別是要探討建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)報檔案管理工作的長效機制。再次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)報檔案的開發(fā)和利用水平有待進一步提高,特別是提高其服務(wù)與高校教育教學(xué)科研、教師專業(yè)化發(fā)展、學(xué)校品牌打造和學(xué)校文化建設(shè)的效能。

(二)加強學(xué)習(xí),切實提高對學(xué)報檔案信息化管理的認(rèn)識

學(xué)報檔案是一所高校重要的教育教學(xué)資源,是高校科研成果的原始記錄,具有極其重要的保存價值。學(xué)報檔案中的科技資源可為我國的經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究和文化教育事業(yè)提供豐富的素材,提高社會效益。它也能切實保證高效教學(xué)、科研工作的順利開展,為學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的提升提供第一手原始資料,有助于學(xué)校打造自身教育品牌,提高高校教師的專業(yè)素養(yǎng)。同時它也能促進高效學(xué)報自身的建設(shè),提高學(xué)報的示范性和學(xué)術(shù)影響力。學(xué)報檔案的信息化管理是提高新形勢下高校檔案管理效能的必由之路。因此,我們必須提高對高效學(xué)報檔案信息化管理重要性的認(rèn)識。

(三)加強組織領(lǐng)導(dǎo),建立學(xué)報檔案信息化管理的長效機制

高校學(xué)報檔案的信息化管理工作是一項十分復(fù)雜的工作。它既要有硬件設(shè)備,也要有軟件的支撐,既涉及到資金投入,又涉及到人員培訓(xùn),它即涉及到高校教育教學(xué),又涉及到高校的科研和學(xué)術(shù)交流,因此,我們應(yīng)該采取切實措施,加強學(xué)報檔案的信息化管理。

1.加大學(xué)報檔案管理的資金投入。學(xué)報檔案有紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他各種類型的檔案資料,它們的保存和建設(shè)需要一定的資金支撐。在高校,學(xué)報檔案的信息化管理工作往往資金投入不足,這既有學(xué)校資金緊張的實際困難,也有學(xué)校管理層面認(rèn)識不足的因素。2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”,并賦予其四項主要職責(zé)。這些規(guī)定的出臺有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強檔案管理意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程,將其納入高校的計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時,布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案管理工作。

2.健全完善的檔案管理工作制度。建立科學(xué)規(guī)范的管理制度,是學(xué)報檔案工作實現(xiàn)信息化管理的可靠保證。沒有完善的系統(tǒng)的管理制度,就會導(dǎo)致學(xué)報檔案管理工作的無序和混亂。要順利開展檔案管理工作,必須建立一套行之有效的管理制度,以制度管人,憑規(guī)矩辦事。首先,高校學(xué)報檔案管理機構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),擬訂和落實本校學(xué)報檔案管理工作的規(guī)章制度,如歸檔有范圍,立卷有標(biāo)準(zhǔn),借閱有規(guī)定,保密有條例,庫房管理有措施,開發(fā)利用有目標(biāo)等,這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。其次,要強化對高校學(xué)報檔案管理工作的有效監(jiān)控,建立分管領(lǐng)導(dǎo)、職能處室和相關(guān)人員的三級監(jiān)控機制,并做好明確分工,進一步細(xì)化責(zé)任,加大落實的力度。再次,強化對學(xué)報檔案管理人員的崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查,不斷提高提高學(xué)報檔案的管理水平。

(四)加快學(xué)報檔案的信息化管理,切實提高管理水平

學(xué)校的教育教學(xué)和科研事業(yè)在不斷地發(fā)展,高校的學(xué)報管理工作也要不斷進步,以適應(yīng)新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)報檔案管理工作的需要。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案管理載體中的重要地位。高校學(xué)報檔案信息化建設(shè)是以學(xué)報檔案資源建設(shè)為核心,以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點,以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ),以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo),確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要的檔案建設(shè)。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好,充分發(fā)揮學(xué)報檔案管理的效能,是學(xué)報檔案管理者應(yīng)盡的職責(zé)。

1.做好學(xué)報電子檔案的歸檔工作。學(xué)報涉及的范圍很廣,內(nèi)容非常豐富。它與以往以紙質(zhì)為載體的文件歸檔有所不同。為做好學(xué)報電子文件的歸檔工作,檔案工作者必須對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及歸檔、維護等做出明確的規(guī)定,以使電子文件能有效地進行歸檔。各部門或處室在每年文書歸檔的同時進行與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件的歸檔,并按照檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小,通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)礁咝W(xué)報檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),專職檔案員再進行編目上架以及開發(fā)利用工作。

2.做好電子檔案的安全防護工作。紙質(zhì)檔案的安全防護工作,一般按規(guī)定借閱,杜絕丟失,切實做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等工作。但電子檔案的載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。一旦發(fā)生破壞性特強的病毒侵入,則會產(chǎn)生難以修復(fù)的后果,應(yīng)切實做好電子檔案的安全防護工作。一是要加強學(xué)報管理人員的專職培訓(xùn),增強檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感,切實提高他們的信息技術(shù)水平。二是抓好電子信息存儲載體,特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝,對長久保存的電子信息應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應(yīng)放在盒中直立存放,做到防塵、防變形,避免陽光直接照射,遠(yuǎn)離強磁場、熱源,并與有害氣體隔離。對于經(jīng)常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng),可選用性能較穩(wěn)定、費用較低的磁帶介質(zhì)作為數(shù)據(jù)載體。三是做好數(shù)據(jù)備份工作,采用軟件備份與人工保護相結(jié)合,保證信息安全。四是保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全,實行內(nèi)部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離,設(shè)置登錄限制和使用文件權(quán)限的限制。五是預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計算機系統(tǒng)安裝高可靠性的防火墻,經(jīng)常更新殺毒軟件,預(yù)防病毒入侵,不斷提高病毒防護能力,以確保學(xué)報電子檔案的安全保存。

[1]安春娥.試論高校學(xué)報檔案的管理、開發(fā)與利用[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報,2009(2):92-93.

[2]崔今淑.高校學(xué)報檔案資料的建立和開發(fā)利用[J].延邊大學(xué)學(xué)報,2001(4):112-113.

(責(zé)任編輯張佑法)

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2010-11-08

章鄴(1980—),男,助理館員,研究方向:檔案管理。