民營企業職工檔案管理存在的問題及對策

李爽1朱靜

(1.黑龍江商業職業學院；2.牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

民營企業職工檔案是記錄一個職工招用、培訓、考核、獎懲以及職工個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄,它關系到職工的切身利益，是職工享受各種社會待遇的憑據,是解決勞動糾紛的依據。是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據。隨著國有企業產權制度改革和民營企業的發展壯大,原有的企業職工檔案管理辦法已經不適應民營企業職工檔案管理的需求,在工作中遇到了很多問題。不少民營企業對職工的檔案建立和管理不夠重視，缺乏建立職工檔案的意識。職工與企業解除勞動合同后，其檔案隨處堆放。為此，筆者結合工作實際，就民營企業職工檔案管理談點粗淺看法。

一、民營企業職工檔案管理存在的主要問題

實施民營企業職工檔案管理，對記載民營企業歷史的真實情況，維護企業歷史的真實面目，保證職工的合法權益起著重要的作用。但有不少民營企業在實施職工檔案管理過程中，存在一些較為突出的問題：

1、從國有企業產權制度改制的民營企業職工檔案有建檔基礎，職工檔案管理比較規范。但是職工身份轉變后應形成的職工履歷表、勞動合同等內容就沒有在職工檔案中體現。職工檔案中體現不出職工的真實身份和實際情況，更有甚者，個別職工從參加工作到退休時，個人檔案中只填有一份剛參加工作時的職工履歷表，在檔案中查不到個人的家庭及社會關系的變化，職工合法權益得不到保障。就目前情況來看，個體、私營、民營企業較多，而這些企業又成為就業的主渠道，吸納了大量的從業人員，但由于種種原因，這些企業大部份沒有為企業人員簽訂勞動合同，也沒有參加社會保險等，更談不上建立職工檔案了；其次是臨時工、季節性工、外來工、進城農民工，企業更沒有為他們簽訂勞動合同、參加社會保險、建立檔案的理念，至使職工的合法權益得不到保障。

2、從民營企業職工檔案管理工作來看，檔案管理也存在許多問題。如：企業職工檔案記載的姓名與戶口簿、身份證姓名有差別；出生日期記載有差異，部分企業職工檔案材料記載出生日期有幾個不同的年、月；工種記載上的差異，檔案沒有詳細記錄職工工種，有的工人進入企業以后，變換了幾個工作崗位，從事了幾個不同的工種，但在檔案上沒有詳細記錄，檔案記載工種不夠準確。

3、職工檔案有涂改現象。個別企業在檔案管理上不嚴格，對檔案原始資料隨意進行涂寫、修改；由于涉及職工個人利益，個別企業勞資人員為職工個人涂改檔案資料，更改年齡，更改工種。企業在整理職工檔案時，未能按時間或記載順序裝訂檔案資料，有個別企業對職工的檔案資料根本不整理、不裝訂。

4、企業職工檔案資料不夠完善。個別企業在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工表等資料；有的企業雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等裝入檔案，以至有關資料遺漏遺失；還有個別企業改制后，沒有及時讓職工填寫履歷表，沒有與職工簽勞動合同，對辭退的職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有改制后的職工履歷表，沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》，職工檔案資料欠缺。

5、個別企業對職工檔案管理不重視，管理混亂，沒有專門的檔案柜等設備設施，也沒有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失。

二、加強民營企業職工檔案管理的對策

加強民營企業職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、實用的要求，實現檔案管理的科學化、規范化、制度化，使民營企業職工檔案工作納入民營企業發展規劃中，更好地為市場經濟和社會主義現代化建設服務。根據《中華人民共和國檔案法》、《企業職工檔案管理工作規定》的要求，從民營企業管理的實際情況出發，對完善民營企業職工檔案管理工作，筆者提出如下建議：

1、為確保民營企業職工的合法權益，建議有關部門應重新制定企業職工檔案管理辦法，規定不論是國有控股企業、還是民營企業，都必須建立職工檔案，記錄職工在工作、學習、生活中的真實情況。并作為企業開辦的一個條件，由勞動和檔案行政部門進行監督和檢查。

2、加強領導，健全制度。職工檔案管理是民營企業管理的重要組成部分，必須加強對職工檔案工作的領導，把職工檔案管理工作納入企業管理、納入有關領導責任制、納入有關人員的崗位職責之中，定期檢查考核。要建立健全職工檔案管理的各項制度，如職工檔案借閱制度、職工檔案材料的收集、整理、歸檔制度，檔案的安全保密制度，檔案管理獎懲制度等制度，做到職工檔案工作按章辦事，遵紀守法。企業要投入一定的經費，配備職工檔案專用的庫房及裝具，有條件的企業應利用計算機為用戶服務。

3、加強培訓，提高檔案管理人員素質。加強思想政治、法制教育，培養職業道德素質。職工檔案是國家檔案的組成部分，建好職工檔案是服務民生、構建和諧社會的需要。作為職工檔案工作管理者，要增強檔案法制觀念，依法辦事，一定要培養自己良好的職業道德，增強事業心和責任感，以熱情的工作精神，嚴謹的工作態度，精湛的專業技術服務于職工檔案工作。要定期參加檔案管理培訓班，學習新的知識和技能，通過培訓，使專、兼職檔案員的專業水平普遍得到提高。

4、加強職工檔案材料收集，確保職工檔案齊全完整。職工檔案的收集是職工檔案工作的重要環節，也是職工檔案工作的起點，明確職工檔案收集范圍，是做好收集工作的關鍵所在。因此，民營企業在建立職工檔案時，其內容必須包括：職工履歷表、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、評定崗位技能和學歷資料、政審材料、參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料、獎勵材料、處分材料、招用工、勞動合同、工種變換調動、聘用、工資、保險福利待遇、退休等材料、失業情況記錄、再就業情況記錄、其他有關材料。在整理企業職工檔案材料時，必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚，手續齊備，材料須經企業人事部門審查蓋章或職工本人簽字后歸檔。只要職工工作發生變動，要隨時給予記載，歸檔的材料要隨時裝訂。職工招進或退出企業時，應做到職工檔案整理符合要求，檔隨人走。

總之，做好民營企業職工檔案工作，是一件利國利民的大事，是關系到每名職工一生事情。民營企業職工檔案工作必須拓寬視野，開辟新領域，創新服務方式，使職工檔案在本單位、在社會中發揮更大的作用。