檔案管理工作是救助工作的基石

山東 高杰

檔案管理工作是救助工作的基石

山東 高杰

檔案管理工作是救助管理工作的基石，是提高救助工作質量和工作效率的必要條件，是維護社會穩定和諧的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量救助工作業績與管理水平的重要尺度。救助人員檔案記載著這個自愿求助，無償救助的原則，對生活無著的流浪乞討人員和急需幫助的人提供了第一手資料，是接待求助人員、未成年人、護送返鄉人員的最好記載。

檔案管理；救助管理

檔案管理工作做好了，一方面可以為市政府領導和民政領導對求助對象、生活無著的流浪乞討人員的生活狀況能得到及時了解，適時調整為特急人員特殊服務、醫療救治服務的方法，提供救助策略及準確依據。另一方面有利于社會各方準確認定救助管理的結果，為與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好救助檔案管理工作，可以不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，可以全面、真實地反映救助整體發展狀況和對生活無著的流浪乞討人員的幫助情況。檔案管理工作決定著救助工作的好壞與未來的發展，能夠更好的實現局領導提出的“一流環境、一流設施，一流管理、一流服務”的工作總要求，對不斷提高內部管理，規范服務行為具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升社會安保具有重要意義。

檔案管理工作對現場救助、快速救助、直接救助、主動救助、保護性救助，起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我市救助管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發救助檔案管理工作人員工作的熱情。

目前，人們對檔案管理工作的重要性淡化，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在業務工作中有所存在，沒能形成重視檔案管理工作的氛圍。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙，在整個檔案業務管理發展中有邊緣化現象存在。

隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變為依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。

20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程，檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段，不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理及前端控制提供了理論依據，但缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還手工進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序，當前檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形式虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范，登記不及時。救助工作近幾年發展較快，檔案人員也有所更換，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對多個種類進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成了困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則。檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動、一次考試，整個過程加班加點，雖在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性；再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在救助工作中的重要作用的認識不足，在某些人眼中將救助工作檔案室看成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對救助管理服務的健康發展起著至關重要的作用。

檔案管理工作是救助工作的基石，是提高救助工作質量和工作效率的必要條件，是維護社會穩定和諧的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個救助工作業績與管理水平的重要尺度。救助人員檔案記載著這個自愿求助，無償救助的原則，對生活無著的流浪乞討人員和急需幫助的人提供了第一手資料；是接待求助人員、未成年人、護送返鄉人員的最好記載。

如何做好該工作，要立足于救助管理工作的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發現：與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。

經過認真、細致的分析，得出如下結論：科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面?？茖W規范的檔案管理才能不斷地提升救助管理工作的水平，做好檔案的開發和利用工作，實現檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會的救助保護工作做出應有的貢獻。

（作者單位：山東省菏澤市救助管理站）