試論高校檔案的網絡化管理

周 偉尹沂萍

(1.荊州職業技術學院招生就業辦公室,湖北荊州434000;2.荊州職業技術學院繼續教育學院,湖北荊州434000)

試論高校檔案的網絡化管理

周 偉1尹沂萍2

(1.荊州職業技術學院招生就業辦公室,湖北荊州434000;2.荊州職業技術學院繼續教育學院,湖北荊州434000)

隨著高校教學、科研水平的發展,其對檔案服務的要求也越來越高。依托高校校園網優勢,加強高校檔案管理網絡化建設要從完善硬件設施、檔案數字化建設及檔案信息資源網安全運行等方面入手。

檔案管理;檔案管理網絡化;檔案信息化

一、高校檔案網絡化管理的目的

(一)檔案資源開發和利用的需要

當前,大量應歸檔的文件材料正從紙質載體形式逐漸演變為適宜計算機處理或管理的圖像、圖形、攝像、聲音等以數字載體形式存儲的電子文件,因此,檔案內容信息只有通過網絡等技術才能最大限度地發揮作用。憑借計算機網絡化管理,在提高系統查全率、查準率基礎上,提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度,縮短利用者查閱檔案的時間,檔案部門將從保管檔案史料的基地,轉變為名符其實的高校教學、科學研究及各項工作利用檔案史實的中心。同時,檔案管理人員應致力于發掘數字化的檔案信息,對原始的檔案信息進行深加工,這種對檔案信息的二次、三次開發,能有效提高檔案服務質量,真正適應高校檔案現代化建設發展的需要。

(二)加強電子文件管理的需要

目前,計算機已經融入高校日常工作當中,絕大多數的辦公文件以電子文件形式存在,但是檔案館歸檔時,卻只有紙質文件歸檔。當然,電子檔案也是當前檔案管理中的難點,檔案管理部門不能將傳統紙質檔案管理的理論、方法、技術、標準生搬硬套強加于電子檔案管理。這就要求我們在檔案管理中,要根據電子文件的自身特點,積極創造出一套適合電子檔案管理的理論和方法,實現檔案網絡化管理能加強電子文件收集的準確性和時效性。

(三)高校檔案數字化建設的需要

傳統的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題,形成了檔案信息處理的廣度和深度與學校教育管理決策的需求差距較大的現象,其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要,信息共享程度低,已經不能適應學校發展的要求,因此,檔案部門對利用率高的檔案信息實行數字化處理同樣勢在必行。同時,檔案部門還可以利用網絡,在局域網上公布非保密信息,如規章制度、科技成果等,有效增加檔案資源的利用率,達到主動服務的目的。

二、檔案管理工作與校園網的結合

檔案管理工作涉及高等學校每一個單位、機關或部門,涉及范圍廣。高校檔案管理又分為黨政、教學、科研、基建、儀器設備、產品生產、出版物、外事、會計、聲像十大類別,每一大類又分很多小的部分,涉及類別多。承載檔案的載體又有很多種,如紙張、光盤、影音、照片、實物等,保存種類豐富。隨著高校辦學規模的不斷擴大,檔案管理的工作量大規模膨脹,上述檔案管理的特征和趨勢,決定了檔案管理工作是系統性、全局性的工作,檔案管理工作亟待以更新的方式與方法來開展。由于校園網絡本身具有覆蓋范圍廣,絕大多數電腦支持多媒體技術,通過打印機、掃描儀、數碼相機等設備可以存儲或制作如光盤、影音、照片等形成多種存儲方式;通過開發數據庫程序可以使檔案管理工作更加規范和科學,同時降低工作強度。檔案管理工作與校園網絡本身的結合,將會使檔案管理工作的開展日新月異。

目前,絕大多數學校對于校園網絡本身和綜合檔案管理局域網的建設投入是基礎性的,要分階段、分層次逐步完成。在此前提下,制約檔案管理進一步發展的主要瓶頸是檔案管理網絡系統的開發和現有檔案管理人員的技術培訓工作。對于軟件開發工作,特別是通過網絡對綜合檔案管理數據庫進行操作,一些開發軟件已經可以實現,如ORACL E數據庫。從原理來看,物理上存放于網絡的多個ORA2 CLE數據庫,邏輯上可以看成一個單個的大數據庫。用戶可以通過網絡對異地數據庫中的數據同時進行存取,而服務器之間的協同處理對于工作站用戶及應用程序而言是完全透明的。開發人員無需關心網絡的連接細節、無需關心數據在網絡接點中的具體分布情況、也無需關心服務器之間的協調工作過程。使用過程中,由網絡相連的兩個ORACLE數據庫之間通過數據庫鏈接(DB2LIN KS)建立訪問機制。相當于一方與另一方的某用戶遠程登錄所做的操作。但ORACL E采用的一些高級管理方法,如同義詞(SYNONME)等使我們覺察不到這個過程,似乎遠端的數據就在本地,從而可以實現通過網絡對檔案進行管理。Delphi也可以實現以上功能。這些軟件的出現,為綜合檔案網絡化管理系統的開發提供了開發軟件平臺。

三、從實際出發抓好高校檔案管理網絡化工作

(一)要大力完善硬件設施

隨著高校辦學條件不斷改善,檔案庫的環境相應地得到改善,但是檔案數量的持續增加也要求學校做到“與時俱進”。譬如,針對實際需要對現有場館進行維護、更新、擴建,根據學校辦學規模的大小和歷年來形成案卷數量的多寡來選取適合的庫容空間,庫房要留有充分的余地以備未來若干年形成檔案的存放。與此同時,還應該使用去濕機、除塵器、自動報警器、靜電復印機等設備來為檔案管理工作提供方便。除了場館改善和建設之外,先進設備的配備也是至關重要的。現在高校檔案管理工作計算機化已經相當普遍,但是要向網絡化趨勢發展,在電腦配置等方面還需相應做出改進。這些工作必須在各部門之間的配合下完成,光靠檔案管理部門自身是無法完成的。

(二)要對網絡在高校檔案管理工作中的作用有恰當的定位

把網絡僅僅當作現代化管理手段的一種形式,容易給實際工作帶來偏差。網絡從為人們所知到風靡世界,再到成為人們工作和生活中的重要工具,也是人們對網絡的一個認識不斷拓寬和深化的過程。這就造成了一種盲目的從眾心理,認為不管什么東西,只要加上網絡就是先進的。這種心理是不尊重客觀事實,不從實際出發的表現。造成的后果是,有的學校在發展網絡過程中抱著“人有我也有”的心態,建立起初步的網絡設施后沒有充分應用起來,檔案管理工作還是用傳統的方式進行,計算機主要用于應付日常打印文件、卡片、案卷目錄、卷內目錄,“共享”意識沒有培養出來。這種情形下網絡建設不能給實際工作帶來足夠的正面作用。還有一種思想認識也是有缺陷的,那就是一味強調網絡化。檔案的管理有很強的應用性,也就是說要根據不同類別檔案的屬性、使用頻率等來設計不同的管理手段。對于原件的保管,傳統存儲介質的重要性仍然不容忽視,仍應是高校檔案管理工作中的重要內容。網絡會給管理方式帶來一定變化,但是說到底它仍然是一種管理工具。工具的應用一定要從實際情況出發,堅持“與實際需要保持一致”的立場,是加快高校檔案管理工作計算機網絡化進程的一個前提。

(三)檔案信息資源網運行的安全問題

網絡的便捷與潛在的威脅是同時存在的,因此嚴格控制使用者的權利勢在必行,這也是檔案信息入網的一個先決條件。檔案信息與圖書館信息不同,許多檔案都具有非公開性,如此一來對各級部門查閱檔案權限應作充分的控制。校內、校外各部門的查詢權限應該是不同的。不管查詢者是誰,都只能查到自己權限范圍內的檔案信息。要做到這點,相應的技術服務就必須跟上。首先在網絡的設計應用上就要充分考慮這個問題,在查詢系統的權限設置上盡可能做到完備。與此同時,高校也需要有一支比較優秀的技術隊伍來維護日常工作中的網絡安全。只要有關部門對這個問題有足夠的重視,依托高校自身的技術資源來建立這樣一支技術隊伍是可以辦到的。

[1]昌韜.試論網絡在高校檔案管理中的應用[J].桂林師范高等專科學校學報,2004(2).

責任編輯 袁麗華 E2mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G275.3

A

1673-1395(2010)03-0393-02

20100310

周偉(1976—),男,湖北荊州人,主要從事檔案管理研究。