辦公自動化技術及其在教學管理中的應用

孫開巖

(吉林華橋外國語學院計算機教研部,吉林長春 130117)

我國高校信息化建設正在發生巨大的變遷。在不到20年的時間里,從引入微機開始,到建設初級校園局域網、中型百兆校園網,乃至大型千兆校園網和互聯網數據中心,高校信息化建設幾乎每隔幾年就要跨上一個新的臺階。如何充分利用網絡信息資源,把信息化建設推向深入,已經成為當前高校信息化建設者最為關注的問題,建設辦公自動化系統已勢在必行。高校辦公自動化建設的推行,在提高教學管理水平,促使管理和決策信息化、現代化和科學化,促進教師素質的提高,為學校的教學、科研提供優質服務等各個方面都將體現很強的優越性。

1 辦公自動化概念

辦公自動化是近年來隨著計算機技術的發展而提出來的新概念。一般地說,辦公自動化簡稱OA(Office Automation),是指利用先進的科學技術,盡可能充分地利用信息資源,提高工作效率和質量,輔助決策,求取更好的經濟效益。它的基本特征是采用計算機文字處理技術生產、存儲各種文檔,使用復印機、傳真機、打印機、掃描儀或計算機網絡等其他先進設備復制、傳遞文檔,加快對知識信息的創造、加工、傳播和應用。

2 辦公自動化系統的需求分析

在高校教學管理工作中,信息流動、傳遞的速度和質量直接影響工作效率和決策水平。例如教師的課程安排、招生工作的遠程錄取,學生學籍、成績的管理,畢業生就業服務,以及數字圖書館等要求高校必須具有辦公自動化條件。高校由于其組織結構龐大,管理復雜,各種事務處理起來往往牽涉到眾多的機構部門,隨著管理職能不斷增強,手工辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳。因此,改革傳統辦公模式,將辦公業務的處理、流轉、管理過程采用自動化已勢在必行。

高校辦公自動化系統應緊緊圍繞以下幾個方面建設。(1)能夠滿足學院各部門高效處理日常教學事務的工作需要,提供個人辦公、日程安排、公文發送、會議組織、電子郵件服務、管理監督等功能,有效地協助學院領導和老師順利完成各項工作;(2)用合理的工作流程方式,提高信件、批文等文檔的快速傳遞;(3)提供自動監督功能,為各部門之間實現真正的協同工作創造條件,促使部門之間的工作流程由過去的松散結構向緊湊的工作流結構轉化;(4)確保辦公自動化系統成為學院管理上水平的推動力,使學院的管理制度、工作方式和辦事程序與先進的辦公自動化系統相適應,促進學院教學科研工作的全面發展。

3 辦公自動化系統的設計思想

辦公自動化系統的應用設計必須考慮到高校的特點,使系統具有先進性、實用性、效益性、安全性、可擴充性,最大限度地覆蓋所有的信息接收對象和連接校內每一處信息發生源。對于學校教學管理的各個方面進行詳細了解,并在此基礎上進行分析,提出方案。

由于各組織、各部門業務具有相對獨立性,所以辦公自動化系統既要保證整體系統的統一性、完整性,又要考慮各教學部門信息及操作的獨立性。充分利用校園網網絡,擴大信息共享,使各項信息能及時準確地流傳,各部門通過網絡了解相關教學信息,及時作出處理。同時,隨著學校的發展,辦公自動化系統軟件的應用應考慮到可移植性及可互操作性,要結構靈活、便于擴充維護,并且要兼顧與其他應用軟件的銜接和平滑過渡。例如,我們目前使用的“字符辨識精靈”軟件,可逐漸增加多語種的軟轉功能。用科學的教學管理理念重新規范工作流程,指定相應的工作流,使工作流應用程序自動執行一系列任務,減少工作誤差率,提高工作響應速度并能自動跟蹤項目的進展情況。人機操作界面友善、簡便并具有在線幫助能力。考慮數據的安全性和可靠性,要求機密數據集中保護,集中備份;多層的安全控制機制確保只有經過授權的用戶才能訪問系統資源,安全登陸校內辦公網。規范數據格式,便于數據在網絡間的流通,尤其對于公共、共享數據應考慮數據的完整性和標準化,便于提高數據處理速度。

4 辦公自動化系統的應用

辦公自動化系統可以為全校師生提供一個多功能的桌面辦公平臺,為不同的辦公事務提供不同的辦公環境,以提高辦公效率。借鑒兄弟院校經驗,結合吉林華橋外國語學院網絡辦公系統和辦公自動化實驗室的應用,筆者提出以下結論:

4.1 提供電子郵件功能

學校內部各個部門、單位、個人之間,將電子郵箱作為所有這些辦公應用系統的統一接口,實現日常教學需要的發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等工作,并可以在發送郵件時選擇是否使用消息提醒,以提醒教師閱讀郵件,支持發送附件。每一位教師通過自己的電子郵箱就可以了解到需要處理的工作,這樣可以大大提高系統用戶的友好性和易用性,減少培訓工作量。

4.2 包含大量的工作流應用

所謂工作流就是一組成員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作交互過程。辦公自動化系統的大多數應用如上級領導對教師提出的教學任務公文進行審批、各專業教師為準備教學設備及材料提出的各類申請等。每一項工作以流程的形式,由文件起草人發起流程,經過本部門或其他部門的簽署、會簽之后,最終發出文件,歸檔入庫;或者以列表的形式,清晰地羅列出現在要做什么,將來安排做什么,而且在時間條件滿足的情況下,及時給教學單位一個明確的提示信息,將當前需完成的任務詳細列出,并直接鏈接到相應的處理界面。

4.3 提供信息發布平臺

辦公自動化系統改變了傳統的集中辦公模式,擴大了辦公區域,用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公;同時也為高校的信息發布、交流提供了一個有效的場所,使高校的規章制度、新聞簡報、學術交流、公告事項能夠及時傳播,使教職員工能及時感知高校的發展動態,并在此基礎上深化改革。

4.4 擬定個人計劃、提出代辦事宜

教師為自己每周的工作內容設計提醒事務列表,提出本人的教學計劃、學習計劃以及工作計劃。同時,系統也可按照教師自己定義的時間對其進行提醒,并加以實施。系統可方便地瀏覽個人時間安排,可對個人教學時間進行合理的安排和管理,目的是進一步加強教學管理。

4.5 支持協同工作

在日常辦公中,校級領導人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見,才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展,異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等,以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為人們面對面開會之外的新的工作方式,它們打破了時間、地域的限制,使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去,大大提高了工作效率。

4.6 提供收、發文管理及輸出管理

收文辦公自動化系統設計必須充分考慮到高校的特點,使系統具有先進性、實用性、效益性、安全性、可擴充性,最大限度地覆蓋所有的信息接收對象和連接校內每一處信息發生源。對各組織、各部門,以及各業務進行詳細了解,并在此基礎上進行分析,提出方案。只有了解系統的總體目標,分析各種要求,規范信息標準及數據流向,同時對所掌握的各種軟硬件資源進行合理分配、使用,并且不斷改進和完善系統,才能真正滿足實際需求。

與收文流程相似,發文流程可調用預先定義好的,也可以調用臨時定義的流程。發文的基本流程如下:擬稿→審稿→核稿→會簽→發文。一旦流程啟動,系統可以使發送的文檔自動按流程推進,還能夠對當前教學管理用戶按設計時的要求進行監控,以保證任務的按時完成。

學校對于通告文件、數據表格、考試試卷等教學材料需要批量打印時,可以通過高校建立的辦公自動化模擬實驗室完成輸出信息,實現批處理操作,目的也是為了提高工作效率。

5 結束語

辦公自動化建設是高校教學管理建設的重要部分,是一項基礎性、長期性和經常性的工作,其建設和應用不僅是提高學校管理效率的重要途徑,而且是高校辦學水平的標志之一,是實現校園信息化的必然結果和時代發展不可逆轉的潮流。我們要不斷改進管理手法,更新管理理念,與時俱進,將OA系統廣泛應用到高校管理實際當中,有效整合學校資源,有計劃、分步驟地實施和帶動學校的信息化工作,建立高校辦公自動化系統,促進高校教學、科研和管理水平的提高。

[1]萬新恒.信息化校園:大學的革命[M].北京:北京大學出版社,2000.

[2]符濤.高校辦公自動化系統建設初探[J].成都中醫藥大學學報,2002(12).

[3]趙文.辦公自動化基礎教程[M].北京:北京大學出版社,2006.