信息管理 現代企業發展的必修課
——訪潔華控股股份有限公司副總裁葉方濤

◎ 本刊記者 李剛超

三句話概括信息管理

接受采訪伊始，在建筑業企業多年從事信息管理工作的潔華控股股份有限公司副總裁葉方濤就對信息管理進行了高度凝煉的總結。他說，如何理解信息管理，可以用簡單的三句話來概括，一是收集信息，二是處理信息，三是得出智慧，這就是信息管理的精髓，也是企業實施信息化的根本目的。接下來他對這三點進行了說明，首先，企業管理對象、企業業務活動的所有信息要能夠收集到管理系統中來，然后按照既定的規則去加工處理，這里，“既定的規則”就是企業的管理制度、管理思想，也就是加工處理信息的規則。同樣是數據，不同的企業會加工出不同的結果。經過加工之后才能得出管理的智慧，提供給領導做出正確的決策，進而把握企業發展的戰略方向。

“靜默收集是”信息收集的最高境界

從這三個關于信息管理的核心思想中可以看出，“信息收集”是信息管理的基礎，所以信息收集是相當重要的。現在很多的系統初始化時缺乏信息，開發商提供一些演示數據，這些演示數據說明不了問題，只能用于教育、培訓。真正有用的是企業業務運行過程中收集的信息。這些信息的準確性、客觀性、及時性、規范性相當重要。信息的規范性，是指對事物的描述，要做到規范、格式化地描述，最好是數字化的描述。比如說我們經常用的“很”字，“很好、很高”，但是這個“很”表達了多好？多高？不同的人在不同的場合會作出不同的判斷，這就不能做到準確描述。系統只能識別數字信息，在軟件開發中這一過程也叫信息的“格式化”，就是把信息用標準的數據格式表述。關于準確性，收集信息的時候使用什么辦法，直接影響到信息的準確性。如果是人工填寫的，肯定無法避免錯誤。有的是故意填錯的，有的是馬虎填錯的，如何對這些出錯信息進行控制和糾錯，又是一道關。如果能夠做到自動收集，那是最理想的，可以剔除人為因素的影響，比如生產線上的自動化系統自動檢測、讀取、記錄數據，其準確性、可靠性、真實性是依賴于采集的規則和儀器設備的性能。人工錄入數據方式很難做到準確、及時、可靠。比如說周五下班之前公司收到了一筆1000萬的收入，正好這天又是31號，如果沒有及時錄入到系統里，這筆收入就變成了下個月的收入。下班之前如果準確的錄入了這些數據，在進入下個月之前老板能通過系統看到當月的統計數據，為正確的決策提供了準確的依據。但如果下班前錄入人員趕著回家沒有及時錄入，本月度的統計報表中就少收入一筆，系統中就不能準確反映實際情況，就可能促使老板作出決定加強促銷、或降低責任人的績效評分。這就是人工輸入信息無法保證信息實時性的問題。關于數據的真實性，工作人員是不是真實地填寫數據，這是在數據收集這個環節當中比較難解決的一個問題。從管理上來說可以通過對數據錄入過程的監控，抽查等措施來保障。但是作為管理系統來說，要提供一個對信息的真實性進行審核的渠道，或者是一個工具，才能保證有人來對信息的真實性負責。比如說數據錄入之后不是直接進入數據庫，而是經過一個中間的過程給相應的主管部門進行審查，這往往是信息系統很容易被忽略的一部分。如何能夠確保用戶愿意提交數據，這又是另外一個問題，實際上信息化的最大受益者是管理者。當然，信息管理給企業帶來效益，事實上企業所有員工也是受益的，也確實方便了員工執行業務處理。但是在信息收集操作中，員工作為被管理者，被要求如實填報各種數據，他們的感覺也不是很愿意的。所以他們在提供信息的時候，就可能會有假，好的報上去，不好的就按下來，或者進行人為的修訂。這不是覺悟的問題，這是人的本性。所以信息系統當中就應該考慮這個問題，對于那些不是隱私、企業管理需要而工作人員又不情愿提交的信息，或者工作人員不愿意費力輸入的看似對自身沒有好處的信息，要用聰明的辦法收集。

關于這一點，葉方濤談到在幾年之前就進行過靜默信息收集系統開發及應用的嘗試。這和具體的信息系統有關，是信息收集中的具體措施，比如工作人員在電腦上編制一份文檔，在其保存文檔的過程中可自動將文檔內容、屬性通過網絡傳送到管理系統，無需附加的操作再次提交；再比如說CAD設計，在設計過程中，將設計所涉及的項目屬性、設計過程屬性等信息自動收集到相應的管理系統，這就是靜默收集。同時系統還可將可重復利用的信息反過來提供給工作人員用于其文檔編制操作，減少錄入過程，比如有些信息是多次使用的，工作人員只要一次提交，下次需要重復利用信息的時候系統會提供便捷的選擇，這樣用戶前期提交信息可能不很情愿，但到后期他就會發現系統減少了很多重復信息的繁瑣錄入，減輕了他的工作量，而且使信息更統一，避免了多次手工輸入可能造成的錯誤。信息的自動靜默收集機制實現了管理者與被管理者信息的雙向溝通和利用，提高了各自的工作效率，而且這個過程是靜默進行的，不會增加使用者額外的勞動。

所以歸納來看，一個好的信息收集機制可以促進信息系統的高效使用。往往說信息系統不好用的人，都是因為系統給他帶來了麻煩，增加了工作量；當然還有其它不能擺在桌面上的因素也會成為用戶不愿意使用系統的理由。但是如果系統具備了好的信息收集機制及信息再利用的機制，就會增加用戶使用信息系統的動力。

IT廠商與建設企業間的“博弈”

每年投入信息化的資金占到企業資金的比例，這不應該作為硬性指標，只可以作為參考的指標。如規定是3%，年產值高的企業，其3%量很大，也許用1%就解決了自身的信息化問題；年產值低的企業，信息化建設的資金需求可能占到10%。作為企業中主持信息管理工作的人來說，當然希望企業能夠保證信息化的投資。

提供信息管理服務的公司和客戶之間，實際上也存在是一種博弈。往往這種博弈因為用戶對信息管理了解不深，只能聽任信息化服務提供方“忽悠”。常常能遇到賣“皇帝的新裝”的服務商，他們推銷宣傳的概念，往往是“我們這是高檔產品，500強中有多少比例買我的產品，你們所在的行業有多少也買了，你想把自己定位為有影響的企業嗎？那就應該買我們的產品”。而實際上，客戶更希望需要IT服務商站在客戶的角度，站在如何為客戶創造價值的角度，說明產品和服務能給客戶帶來什么利益，而不是客戶花多少錢就能達到信息化的要求。

說到這里，葉方濤不無沉重的說，信息化10年、20年之后能走到什么程度都還不好說，等到人們真正認識到信息管理對企業的價值，才能有效推動信息化的健康發展。現在都是上面要求怎么做，下面就怎么做，為達標，為信息化而作信息化。國家倡導要從工業化向信息化過渡，這沒有錯，但是中間一層往下推進的時候，不應該用“信息化投資占收入的比例多少、有多少軟硬件系統”這類指標來判斷。實際上這應該是客戶的需求，是企業管理者自己決定的事情。等到企業跟國際的企業去競爭，發現現有的管理手段落后了，需要網絡、需要什么系統了，企業自己會明白需求的。

要評判信息管理的系統的功能與效率，其實很難。每一套系統都有適用的場合。現在很多人提到實施信息化只是想到了買產品。實際上買產品不是目的，目的是通過購買產品建設企業滿足自身業務管理需求的系統。作為客戶，最關心的是最終能否建立起滿足企業要求的系統，系統能否產生預期的效益。至于用什么來建系統，他們并不是很關心。IT廠商必須立足于利用自己的系統為客戶創造價值來制定營銷策略，才能真正讓客戶認可，進而促進客戶的信息管理及IT廠商的產品和服務營銷。

有關企業信息化的幾個觀點

企業的信息管理是為企業管理服務的，不是企業的形象工程。目前的現狀，是企業領導者缺乏對信息管理的深刻認識，缺乏既懂企業管理又懂信息管理的人才，很多企業以為信息管理是IT部門或者信息中心的事情，其實這是很大的誤區。信息管理是企業領導的事情，說“一把手工程”有點過分，但降為信息中心（往往信息中心還是職能部門的下設機構）的事情是肯定做不好的。

企業的信息管理不能完全把希望寄托在IT廠商身上。最好是企業老總懂信息化，一把手如果不很懂就必須要找一個懂信息化副總的來做助手，現代企業制度中，有CIO的設置。可是我們現在很多企業的CIO是“假”的，信息中心主任不能擔負起CIO的職責，他對企業管理的影響力很有限。而在國外，CIO是企業的高級管理人員，直接向CEO負責。談到這里，葉方濤說：“未來的CEO，首先是合格的CIO”。將來的企業，肯定需要懂信息管理的高級人才。反觀現在，很多企業做得好的老總首先是合格的CFO，他自己可以不管財務，但他對財務非常的懂，這個道理是一樣的。還有一種觀點需要糾正，就是認為CIO是學計算機專業的人才能勝任的職位。其實，CIO首先是管理干部，是懂得信息管理的企業高管，然后才是要懂得一些基本的計算機知識。

談到信息系統與企業管理制度的關系，葉總認為：“企業的信息管理系統是企業管理制度、企業戰略、企業文化的載體和向導”。每個公司打印出來的管理制度可能都有一米高，但是在具體辦理諸如出差申請借款之類的手續時，操作人員不會每次去查制度中的規定，而是憑自己對制度的理解和記憶。這就對執行人員的政策水平提出了很高的要求，且記憶力強，才能避免出錯。而如果在信息系統中把規章制度固化下來，信息系統就是企業規章制度的載體，執行相應制度的時候，系統就會自行判斷其政策符合性，引導執行人員一步步按照規章制度辦事，在這個意義上，信息系統是政策執行的向導。

“這就引出了我的另外一個觀點，就是通過信息管理可以消滅管理的高消費”，葉總說。

如果沒有信息系統，要讀懂吃透企業的相關政策，最少也需要大學以上文化，而且掌握政策水平還要很高，因此在招聘提拔管理人員的時候，往往都要求碩士生、博士生，工資待遇也高，管理的人力成本上升，管理在“高消費”。但是如果通過信息系統的“載體與向導”作用，實現了辦事按系統流程進行，系統對每一步操作都有提示，除了執行管理創新、制訂規則需要高端人才外，其他的崗位都可以換成普通職員，只要能看得懂系統的提示，忠誠老實，不會泄密，就足夠了。這樣企業管理的人力成本就能削減很多。

細節之處，信息系統也能顯出優勢。拿合同評審來說，幾個副總分別執行商務、技術、生產計劃、價格評審，以前是工作人員拿著打印好的合同，順序送給各位副總評審，一份合同有時候100多頁，審核一遍可能需要兩個小時，四個副總一天都審不完，而且有時候留給合同評審的時間還很緊。有了信息系統，四位副總同時收到合同文稿，評審可以同時且獨立進行，相互之間只有在簽名確認自己的意見之后才能看到別人的評審意見，不論誰先進行了評審，其評審意見都不會對其它人的評審產生影響。評審結論可以出現3：1或2:2，最后由老總去仲裁，這樣辦事情就符合規律。