當(dāng)前酒店業(yè)采購管理存在的問題及對策淺議①
—— 基于浙江CW酒店的實(shí)地調(diào)研

浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張穎

當(dāng)前酒店業(yè)采購管理存在的問題及對策淺議①
—— 基于浙江CW酒店的實(shí)地調(diào)研

浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張穎

浙江省作為國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省份，酒店行業(yè)的發(fā)展蒸蒸日上，一直在國內(nèi)名列前茅，但也存在諸多問題和不足，在采購成本管理方面尤為突出。本文以CW酒店為典型，通過對這一只麻雀的解剖，分析了當(dāng)前酒店業(yè)采購管理中存在的問題，并對這些問題的解決作了初步探索。

酒店 采購 供應(yīng)鏈 倉庫管理軟件

浙江省作為國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省份，酒店行業(yè)的發(fā)展一直在國內(nèi)名列前茅，近年來增長尤為迅速，尤其是星級酒店的發(fā)展速度很快，明顯高于低星級酒店。本文通過對浙江某三星級酒店(以下簡稱CW酒店)為典型的財(cái)務(wù)成本管理改進(jìn)的調(diào)研，對酒店成本控制的現(xiàn)狀有了比較深入的了解，發(fā)現(xiàn)了采購工作中的一系列問題，并且發(fā)現(xiàn)這些問題并不是這一家酒店所獨(dú)有的，具有廣泛性。因此，試圖以該酒店為典型，通過對這一只麻雀的解剖來發(fā)現(xiàn)當(dāng)前酒店業(yè)采購管理中存在的問題，并對這些問題的解決略陳短見。

1 采購在酒店經(jīng)營中居于至關(guān)重要的地位

采購是酒店物流的中心環(huán)節(jié)，酒店各部門所需的幾乎所有物品都需經(jīng)過采購部購買進(jìn)入酒店內(nèi)，然后分散到各部門。采購工作雖不直接面對顧客，但卻直接決定著酒店所提供各種服務(wù)成本的高低，是酒店降低成本、提高利潤、增強(qiáng)市場競爭力的最關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2 當(dāng)前酒店采購管理存在的問題

當(dāng)前酒店業(yè)盡管采取了一些列加強(qiáng)和改善采購管理的措施，但仍存在一系列問題。

2.1 采購的內(nèi)部管理機(jī)制不夠完善

酒店管理者對酒店采購工作的重視仍停留在傳統(tǒng)的成本意識上，對相應(yīng)的管理機(jī)制并沒有給予足夠的重視。

2.1.1 采購部門設(shè)置有欠缺，對采購員的監(jiān)督失效

CW酒店沒有單獨(dú)設(shè)置采購部，采購任務(wù)隸屬于財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理安排人員負(fù)責(zé)。整個酒店負(fù)責(zé)采購的任務(wù)由采購主管自己擔(dān)任，雖然在審核上也是按照各級領(lǐng)導(dǎo)審批的流程，但是上層領(lǐng)導(dǎo)根本無暇詳細(xì)審查各種采購申請，即便審查也僅能核對表面，往往只是順手簽字而已，無法真正起到審核的作用，使得對采購員的監(jiān)督作用失效。從詢價的過程及結(jié)果到最終供應(yīng)商的選擇，這些復(fù)雜的過程，在實(shí)際工作中往往由采購員一人決定，其權(quán)力雖說受財(cái)務(wù)經(jīng)理的約束，但操作過程并不透明，且沒有外部的監(jiān)督。

2.1.2 缺乏采購計(jì)劃

采購計(jì)劃是采購整個過程的起點(diǎn)，地位至重，但目前CW酒店的采購工作卻缺乏計(jì)劃性。如對于酒店倉儲物資，是依靠倉庫管理人員人工判斷存貨的充足率，并據(jù)此決定采購與否及采購數(shù)量。這種粗陋的管理方法不僅導(dǎo)致倉庫存貨過多，而且使得部分商品存放時間超過保質(zhì)期而無法使用，甚至導(dǎo)致部分庫存不足，影響使用部門的正常使用和服務(wù)質(zhì)量，并使不少新增、更換物資繞開采購計(jì)劃改為零星物資采購或緊急采購，使管理失真失效。

2.2 采購的具體操作存在弊端

2.2.1 采購訂單不規(guī)范，降低了采購效率

CW酒店目前采購環(huán)節(jié)的控制要求基本都是針對酒店內(nèi)部員工的，對與外部的各種交往活動未予應(yīng)有的重視。酒店的訂單操作很多都不夠規(guī)范，除更新、改造工程物資必須簽訂合同外，大多采用電話等方式，由采購員直接向供應(yīng)商下訂單。這種操作方式雖然高效、靈活，但卻存在相當(dāng)大的守約風(fēng)險(xiǎn)。收貨部門對所送貨物的質(zhì)量也不易把握，易與供應(yīng)商發(fā)生爭執(zhí)。

2.2.2 采購信息溝通不暢，倉儲采購管理軟件亟待開發(fā)

目前，采購流程中傳遞信息的主要工具是紙質(zhì)的請購單，一樣的物品，若經(jīng)辦人員不同，在填請購單時往往對其描述也會不同，這就給采購人員確定采購標(biāo)的帶來了難度，常致采購進(jìn)程遲緩或所購進(jìn)物品不合要求。這種情況使采購人員不得不與其他人員反復(fù)地進(jìn)行信息溝通，不免會產(chǎn)生厭煩情緒，部門之間彼此抱怨，影響了部門間的合作，并進(jìn)一步阻礙了信息的傳遞。當(dāng)前酒店所采用的倉儲采購管理軟件不是標(biāo)準(zhǔn)的ERP系統(tǒng)，不是基于網(wǎng)絡(luò)的信息系統(tǒng)，只是充當(dāng)了傳統(tǒng)的手工會計(jì)中入庫單和出庫單的功能，只是機(jī)械地統(tǒng)計(jì)數(shù)量，完全達(dá)不到從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化酒店資源、改善酒店采購流程的作用。

2.2.3 采購簡單，未建立良好的供應(yīng)鏈

長期以來，CW酒店管理者一直忽視庫存管理，覺得這一場所對創(chuàng)造利潤貢獻(xiàn)很少。因此，大部分物資的采購都遵循了酒店——廠商供貨模式，造成供應(yīng)鏈的結(jié)構(gòu)簡單，運(yùn)作也比較容易，但是物品的存儲成本卻比較高，也同時造成了CW酒店采購員人數(shù)單一、長期固定不變。然而隨著競爭的加劇，酒店不得不努力降低內(nèi)部管理成本，酒店庫存管理地位日益凸顯。當(dāng)前，社會物流業(yè)的發(fā)展和供應(yīng)鏈運(yùn)作技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，這使需要龐大物資做支撐的酒店行業(yè)急需改革內(nèi)部管理，優(yōu)化供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)，將此作為降耗提效的重要手段。

3 酒店采購環(huán)節(jié)的改進(jìn)措施

3.1 完善部門設(shè)置，改進(jìn)監(jiān)管控制環(huán)境

3.1.1 選用合適的采購人員，使其具有專業(yè)水平

酒店應(yīng)重新調(diào)整采購部門，單獨(dú)設(shè)置一個采購部，增設(shè)兩名采購員。采購主管和采購員的職責(zé)要分工明確。酒店在選任采購人員時，應(yīng)避免所任用的采購人員與酒店高層領(lǐng)導(dǎo)間存在親屬、朋友等關(guān)系。堅(jiān)持嚴(yán)格的用人原則，選拔堅(jiān)持原則、責(zé)任心強(qiáng)、為人正直、不為金錢所動的員工來從事采購工作。另外，酒店選任采購員時，還應(yīng)考慮其專業(yè)水平，盡量選用能夠鑒別商品優(yōu)劣，懂得商品相關(guān)知識，對采購市場和餐飲市場有較深的經(jīng)驗(yàn)，熟悉食品原料標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量的人員。

3.1.2 改進(jìn)監(jiān)管方式，設(shè)置采購監(jiān)督管理小組

酒店在監(jiān)管方面應(yīng)該從以下兩方面去考慮：(1)遏制采購部人員貪圖賺取回扣，與供應(yīng)商合謀高報(bào)價、低采購等不良行為，提高采購部門內(nèi)部及其與其他部門間的協(xié)作水平。(2)由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)以及房務(wù)總監(jiān)、工程總監(jiān)、采購主管等組成一個采購監(jiān)管管理小組，在該小組下設(shè)日常工作崗位——采購審查人員，參與酒店采購，并獨(dú)立向監(jiān)管小組負(fù)責(zé)。

3.2 制定采購計(jì)劃

酒店應(yīng)制定采購計(jì)劃，科學(xué)安排采購任務(wù)，借以避免過去由采購管理員憑經(jīng)驗(yàn)判斷庫存的數(shù)量而產(chǎn)生的弊端，提高酒店的庫存管理水平，降低庫存成本。可以由前面所提到的采購監(jiān)督管理小組的成員，共同負(fù)責(zé)審議每年的采購預(yù)算、年度采購計(jì)劃、重大招標(biāo)項(xiàng)目、供應(yīng)商評審、采購部工作考核等事項(xiàng)。采購計(jì)劃作為采購的第一步，其制作水平的高低直接關(guān)系著整個采購活動的成敗。采購計(jì)劃包括年度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、每日采購計(jì)劃即臨時采購申請四種。

3.3 開發(fā)庫存管理軟件，準(zhǔn)確有效地進(jìn)行庫存管理

在信息化時代，酒店應(yīng)該配合供應(yīng)鏈建立一個倉庫管理系統(tǒng)軟件，以此從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化酒店資源，改善酒店業(yè)務(wù)流程，提高酒店市場競爭力。該系統(tǒng)應(yīng)該配備以下內(nèi)容：商品供應(yīng)商管理、商品管理、盤點(diǎn)管理、倉庫區(qū)域劃分管理、需求管理、采購管理等。系統(tǒng)的界面和內(nèi)容的關(guān)系可以設(shè)計(jì)成酒店倉儲采購管理結(jié)構(gòu)圖(圖1)，酒店可按照這個邏輯關(guān)系圖進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)，借以提高酒店倉庫管理的效率和專業(yè)化，節(jié)省酒店管理成本。

3.4 合理選擇供應(yīng)商，建立與供應(yīng)商互惠的網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)鏈

3.4.1 做好供應(yīng)商的選擇和管理

首先，酒店應(yīng)該建立共享的供應(yīng)商信息管理平臺，加強(qiáng)供應(yīng)商信息管理，并將其融入到酒店倉儲采購管理系統(tǒng)(圖1)中。其次，酒店應(yīng)該確定供應(yīng)商供貨比例，避免獨(dú)家供貨。選擇供應(yīng)商，建議采用“1＋2＋N”原則。所謂“1＋2＋N”，指對一類商品，宜選一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。同一類商品宜有一個主供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買，以此使酒店憑借數(shù)量優(yōu)勢而獲得價格優(yōu)勢。2個輔助供應(yīng)商提供20%左右的物資，這2個供應(yīng)商既作了主供應(yīng)商的備份，也使酒店能夠隨時對主供應(yīng)商的價格、質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題可由其他供應(yīng)商立即頂替，不至于對酒店造成損害，同時也可遏制主供應(yīng)商在價格上瞞天過海。最后，酒店還可以將各個使用部門對供應(yīng)商所供貨物及服務(wù)給予綜合評價，并可考慮制定嚴(yán)格的供應(yīng)商會商制度，在供應(yīng)商的候選、選擇和使用階段進(jìn)行考核。

3.4.2 積極利用網(wǎng)絡(luò)資源節(jié)約酒店庫存管理成本，提高采購效率

要設(shè)法建立與供應(yīng)商的互惠互利關(guān)系，從而達(dá)到酒店庫存管理的動態(tài)優(yōu)化，使酒店的采購和庫存能夠較好地與供應(yīng)商管理結(jié)合在一起，不僅節(jié)約采購成本，而且使采購環(huán)節(jié)透明化，減少采購人員舞弊行為的產(chǎn)生。為便于看清楚供應(yīng)商與酒店管理系統(tǒng)以及供應(yīng)商與物流中心的關(guān)系，本文設(shè)計(jì)了一個簡單的關(guān)系圖加以展示，見圖2所示。

[1] 蔣春艷,張錦.酒店采購中存在的問題及建議[J].商場現(xiàn)代化,2008,(22):127.

[2] 楊英法,王全福,宋惠玲.邯鄲市民營企業(yè)存在的問題及對策研究[J].河北工程大學(xué)學(xué)報(bào)(社科版),2007,(2):42～45.

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F272.3

A

1005-5800(2010)11(c)-058-02

2009年度浙江省教育廳人文社會科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目《浙江省星級酒店財(cái)務(wù)成本管理模式的建立和應(yīng)用》(Y200908431)的階段性成果。