淺析高校檔案信息化建設(shè)

閆軼梅

【摘 要】為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展,檔案信息化建設(shè)勢在必行。推動高校檔案信息化建設(shè),檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息化意識。檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。

【關(guān)鍵詞】檔案 信息化 建設(shè)

高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各項工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。學(xué)校檔案對于學(xué)校推動教學(xué)改革、深化教學(xué)科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的作用。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展,檔案信息化建設(shè)勢在必行。

一、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.思想意識

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展,高校檔案工作已步入規(guī)范化軌道,員工的檔案意識得到加強(qiáng),檔案在高校教學(xué)、科研中的重要作用逐步顯現(xiàn),信息化建設(shè)有了一定的基礎(chǔ)。但一些高校對檔案工作的重視還不夠,在普遍經(jīng)費不足的情況下,沒有將檔案信息化建設(shè)列入議事日程,沒有給予檔案部門必要的資金、物力和人才的支持,沒有建立現(xiàn)代化檔案管理隊伍。

2.技術(shù)應(yīng)用

檔案信息的多樣化、巨量化,為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。目前,大多高校檔案部門都建有自己的局域網(wǎng),有的還上了因特網(wǎng),但是檔案的收集、存儲、傳輸、發(fā)布、檢索和利用的手段等還處于原始的手工操作與單機(jī)歸檔階段,聯(lián)網(wǎng)歸檔、檢索查閱等還不太成熟,文件與檔案管理相對孤立,沒能形成一個有機(jī)的整體,檔案管理不能很好的達(dá)到高效服務(wù)的目的。

3.檔案信息資源

目前高校檔案館或部門檔案建成的數(shù)據(jù)庫類型單一,規(guī)模小、功能少、標(biāo)準(zhǔn)化程度低,數(shù)據(jù)不完整,共享性差。高校檔案館目錄信息資源多,所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,全文檔案信息所占的比例很低?，F(xiàn)有電子檔案信息資源大多數(shù)是目錄級信息,這些目錄中的數(shù)據(jù)也還只是停留在案卷級的檢索層次,無法實現(xiàn)更具體的相關(guān)信息的檢索、閱覽。

二、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.提高創(chuàng)新意識和轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的需要

在加速檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的同時,每個人都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,都要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識,逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的模式向檔案信息中心過渡。尤其各高校要充分認(rèn)識檔案信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性,切實把檔案信息化提到戰(zhàn)略高度來思考,這是創(chuàng)新與改革的方向。

2.工作技術(shù)手段變化的需要

高校信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè),辦公自動化的發(fā)展,為高校教學(xué)、科研、管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,促使高校檔案工作發(fā)生根本性改變。各單位、各部門在工作過程中形成的各種材料,大部分是電子版或可以電子化,進(jìn)而要求檔案的收集、存儲、傳輸相應(yīng)采用信息技術(shù)。日常工作中,各單位、各部門在網(wǎng)上發(fā)布的信息,檔案管理部門需要同步歸檔,必須有信息化的手段。當(dāng)然,信息化可以保證檔案管理部門通過校園網(wǎng)絡(luò)為各單位提供校內(nèi)所有歸檔文件,為校內(nèi)各部門提供檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽服務(wù)。

3.檔案信息的規(guī)范管理的需要

高校檔案管理面對的新型形態(tài)和載體的數(shù)字資料越來越多,開展檔案數(shù)字化建設(shè),規(guī)范管理,可以更好地為高校的各項工作提供檔案信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè),通過為各部門發(fā)布信息提供統(tǒng)一的平臺,統(tǒng)一各部門檔案的規(guī)范化管理,實現(xiàn)文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接,保證了歸檔文件材料的齊全完整,提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

三、高校檔案信息化建設(shè)的主要工作

1.樹立檔案信息化意識

檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行整合和定位。推動高校檔案信息化建設(shè),檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念,認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性,樹立檔案信息化意識。

2.制定檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化和信息化的一項重要工作。檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)引起國家有關(guān)部門重視和關(guān)注,相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。各高校應(yīng)該根據(jù)自己學(xué)校的實際情況,結(jié)合一些已經(jīng)出臺的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),積極制定本校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。

3.建立檔案信息資源

檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,主要任務(wù)是對原有傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理,進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,形成規(guī)范化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中,還要同時做好機(jī)讀目錄建設(shè),對已經(jīng)轉(zhuǎn)換和日常形成的電子文件進(jìn)行及時歸檔。建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫,是檔案信息資源開發(fā)利用的重點,也是實施電子檔案科學(xué)管理的必要條件。加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),要形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫,進(jìn)而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫。檔案的數(shù)字化工作要建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理部門應(yīng)該充分利用校園局域網(wǎng),做好檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計和服務(wù)工作,建設(shè)數(shù)字化檔案館。

4. 重視檔案隊伍建設(shè)

為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要,必須加強(qiáng)檔案部門的人才隊伍建設(shè)。要積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和新技術(shù)人才,還要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對性的培訓(xùn),提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案工作者要不斷提高自身素養(yǎng),恪守職責(zé),嚴(yán)守機(jī)密。

5. 強(qiáng)化檔案信息的安全防范

必須提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個人行為,以免給檔案信息安全帶來隱患。檔案管理者要學(xué)習(xí)系統(tǒng)維護(hù)知識,及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護(hù),最大限度地避免惡意病毒的攻擊。 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全,對網(wǎng)上公布的信息要嚴(yán)格審查,避免不當(dāng)?shù)男畔⒑捅Ｃ軆?nèi)容上網(wǎng)。要保護(hù)上網(wǎng)信息的安全,從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。按照公開信息、內(nèi)部信息、保密信息的不同,為不同用戶提供相應(yīng)等級的信息服務(wù)。使用光盤等作為檔案數(shù)據(jù)的備份,確保檔案信息的安全。

四、結(jié)語

總之,在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天,高校必須運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù),不斷解放思想、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源,爭取早日實現(xiàn)完整意義上檔案信息化,使檔案工作更好地服務(wù)學(xué)校,服務(wù)教職工、服務(wù)社會,從而推進(jìn)高校工作的健康、順利發(fā)展。

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