淺析高校檔案信息化建設

閆軼梅

【摘 要】為使高校檔案工作與高等教育同步發展,檔案信息化建設勢在必行。推動高校檔案信息化建設,檔案管理者應樹立檔案信息化意識。檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心。

【關鍵詞】檔案 信息化 建設

高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理等各項工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。學校檔案對于學校推動教學改革、深化教學科研、創新人才培養模式、提高教學質量、提高管理效能、維護學校權益等方面起著不可替代的作用。為使高校檔案工作與高等教育同步發展,檔案信息化建設勢在必行。

一、高校檔案信息化建設現狀

1.思想意識

隨著檔案事業的發展,高校檔案工作已步入規范化軌道,員工的檔案意識得到加強,檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現,信息化建設有了一定的基礎。但一些高校對檔案工作的重視還不夠,在普遍經費不足的情況下,沒有將檔案信息化建設列入議事日程,沒有給予檔案部門必要的資金、物力和人才的支持,沒有建立現代化檔案管理隊伍。

2.技術應用

檔案信息的多樣化、巨量化,為新技術的應用提供了廣闊的天地。目前,大多高校檔案部門都建有自己的局域網,有的還上了因特網,但是檔案的收集、存儲、傳輸、發布、檢索和利用的手段等還處于原始的手工操作與單機歸檔階段,聯網歸檔、檢索查閱等還不太成熟,文件與檔案管理相對孤立,沒能形成一個有機的整體,檔案管理不能很好的達到高效服務的目的。

3.檔案信息資源

目前高校檔案館或部門檔案建成的數據庫類型單一,規模小、功能少、標準化程度低,數據不完整,共享性差。高校檔案館目錄信息資源多,所建的數據庫大多為條目數據庫,全文檔案信息所占的比例很低。現有電子檔案信息資源大多數是目錄級信息,這些目錄中的數據也還只是停留在案卷級的檢索層次,無法實現更具體的相關信息的檢索、閱覽。

二、高校檔案信息化建設的必要性

1.提高創新意識和轉變傳統觀念的需要

在加速檔案工作現代化進程的同時,每個人都面臨著傳統觀念的轉變,都要樹立現代檔案管理、利用意識,逐步使檔案工作從傳統的模式向檔案信息中心過渡。尤其各高校要充分認識檔案信息化對檔案事業創新與發展的重要性,切實把檔案信息化提到戰略高度來思考,這是創新與改革的方向。

2.工作技術手段變化的需要

高校信息化網絡的建設,辦公自動化的發展,為高校教學、科研、管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境,促使高校檔案工作發生根本性改變。各單位、各部門在工作過程中形成的各種材料,大部分是電子版或可以電子化,進而要求檔案的收集、存儲、傳輸相應采用信息技術。日常工作中,各單位、各部門在網上發布的信息,檔案管理部門需要同步歸檔,必須有信息化的手段。當然,信息化可以保證檔案管理部門通過校園網絡為各單位提供校內所有歸檔文件,為校內各部門提供檔案文件及其他有關信息的查找、閱覽服務。

3.檔案信息的規范管理的需要

高校檔案管理面對的新型形態和載體的數字資料越來越多,開展檔案數字化建設,規范管理,可以更好地為高校的各項工作提供檔案信息服務。檔案信息化建設,通過為各部門發布信息提供統一的平臺,統一各部門檔案的規范化管理,實現文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接,保證了歸檔文件材料的齊全完整,提高工作質量和服務水平。

三、高校檔案信息化建設的主要工作

1.樹立檔案信息化意識

檔案信息化建設需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式進行整合和定位。推動高校檔案信息化建設,檔案管理者應轉變思想觀念,認識到檔案信息化建設的重要性,樹立檔案信息化意識。

2.制定檔案信息化的標準

檔案管理標準化是檔案管理現代化和信息化的一項重要工作。檔案信息化建設工作已經引起國家有關部門重視和關注,相關的法律法規正逐步健全和完善。各高校應該根據自己學校的實際情況,結合一些已經出臺的國家相關標準,積極制定本校檔案信息化建設的標準。

3.建立檔案信息資源

檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心,主要任務是對原有傳統載體檔案通過掃描、加工和處理,進行數字化轉換,形成規范化的文字、聲像等檔案數據。在數字化轉換過程中,還要同時做好機讀目錄建設,對已經轉換和日常形成的電子文件進行及時歸檔。建設檔案數據庫,是檔案信息資源開發利用的重點,也是實施電子檔案科學管理的必要條件。加強文件目錄數據庫建設,要形成全宗目錄數據庫,進而建立各種專門檔案目錄的數據庫。檔案的數字化工作要建設高質量、高水平的全文信息數據庫。檔案管理部門應該充分利用校園局域網,做好檔案信息的收集、整理、管理、統計和服務工作,建設數字化檔案館。

4. 重視檔案隊伍建設

為了適應檔案信息化建設的需要,必須加強檔案部門的人才隊伍建設。要積極引進檔案管理專業人才和新技術人才,還要對現有檔案工作者進行針對性的培訓,提高檔案工作者的專業水平。檔案工作者要不斷提高自身素養,恪守職責,嚴守機密。

5. 強化檔案信息的安全防范

必須提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要嚴格規范個人行為,以免給檔案信息安全帶來隱患。檔案管理者要學習系統維護知識,及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護,最大限度地避免惡意病毒的攻擊。 加強網絡檔案信息的安全,對網上公布的信息要嚴格審查,避免不當的信息和保密內容上網。要保護上網信息的安全,從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。按照公開信息、內部信息、保密信息的不同,為不同用戶提供相應等級的信息服務。使用光盤等作為檔案數據的備份,確保檔案信息的安全。

四、結語

總之,在網絡技術和社會經濟不斷發展的今天,高校必須運用現代先進信息技術,不斷解放思想、與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源,爭取早日實現完整意義上檔案信息化,使檔案工作更好地服務學校,服務教職工、服務社會,從而推進高校工作的健康、順利發展。

參考文獻:

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