論管理人員工作交接的規范化管理

　　 工作交接，是企業人事變動中一件很尋常的事情。不同的人勝任不同的工作，當經驗積累到一定程度，能力得到一定提升后，就會從事新的崗位。這是個人成長和企業發展的共同意愿。但是不同的人采取了不同的交接方式。
　　有的人謹慎，列出交接清單，雙方簽字，以免日后出現問題，引起爭議和糾紛。有的人性急，拿上私人物品就急匆匆走馬上任去了，沒有交代哪些工作需要立即辦理，哪些工作進展到什么程度。有的人把自己多年積累的經驗材料統統帶走。有的人體貼，不僅扶上馬還要再送一程，使接交人輕松度過工作初期階段，工作得到更好的銜接。工作交接方式的不同，會對工作造成不同的影響。對工作交接實行規范化管理，是公司從粗放管理向精細化管理轉變的必然要求，為各項工作的有序進行奠定堅實的基礎。
　　
　　一、做好工作交接的必要性
　　管理人員崗位調整后，特別是擔負領導職務和重要崗位的人員崗位調整，如果不認真做好交接工作，不但不利于新到人員各項工作的有效開展，而且將對全局的整體工作帶來一定的不利影響。
　　認真做好工作交接，有利于保持工作的連續性。不會因為崗位調整后工作交接不清而影響這一崗位效能的充分發揮。有利于交接雙方責任劃分，保證這一崗位在工作中出現問題后能夠明確地區分責任，使責任追究能夠做到有的放矢，增強大家的事業心和責任感。有利于增強大家愛護公物的主人翁意識，減少各種公共財物的損壞和丟失。能夠有效減少各種文件資料的丟失，保持各類檔案資料的完整性，促進各項工作的順利有效開展。而且認真做好工作交接，還是考核干部的有效方式。可以通過工作交接來考察干部的職責是否清楚、工作任務完成是否出色、業務素質是否勝任本職、工作責任心是強還是弱等，有利于客觀公正地對干部作出評價。
　　
　　二、制定切實可行的工作交接制度
　　制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，凡工作人員調動、崗位輪換、職位代理、請假涉及到工作交接的都應該遵守工作交接制度。工作交接制度通常包括以下幾方面內容：一是明確制度適用的范圍，制定制度的目的。二是明確交接工作的主要內容，如工作事項、工作方式方法、辦公用品、印章、資料和票據等。三是規定在辦理交接前，經辦的事項能處理完畢的要處理完，實在處理不完的要移交清楚。四是規定交接事項必須當面點清，核對相符。五是規定工作交接必須自上而下逐級監交，分別在移交清單上簽名，注明交接時間，移交清單通常由最后一個接交人保管。六是明確對工作交接出現問題的懲處等。
　　制度能夠規范工作流程和員工行為，增強員工的責任意識和自律意識，加強工作的管理和監督。有了制度，交接人清楚該交什么，接交人知道接收哪些，做到心中有數。還有第三方的監督，規范了交接過程，能夠有效確保工作的延續性。目前，公司還沒有專門的管理人員工作交接制度，亟需補充和完善。由于崗位的性質不同，交接的內容也會有很大的區別。建議按照崗位的性質分別制定《處級以上領導交接工作管理辦法》、《科級干部交接工作管理辦法》及《科員交接工作管理辦法》。
　　
　　三、做好交接前的準備工作
　　做好交接前的準備工作，是全面執行工作交接制度的基礎。主要包括以下幾個方面：
　　1.清點公共財產物資。移交人要注明公物的項目與類別。不僅要對計算機等大型固定資產填寫移交清單，小型辦公用品如計算器、裝訂機、維修工具等也要考慮辦理移交，避免造成辦公物品丟失，或被員工據為私有。
　　2.辦理保管變更登記手續。在財產物資移交方面，普遍存在的問題就是物資移交了，但保管人沒有變更，即沒有按照固定資產管理辦法的要求，在固定資產管理部門及時辦理固定資產保管變更登記手續，名實不符，造成資產安全隱患。
　　3.列清檔案資料移交目錄。檔案資料是反映一個崗位甚至一個部門工作狀況的重要憑證，包括文件、賬冊、報表、工作日志、工作記錄等。文件資料能夠幫助接交人盡快地進入角色，同時也減少因工作交接帶來的負面影響。
　　4.盡量完成手頭工作。全心投入工作，不能因為要交接工作而心猿意馬。做一天和尚就要撞一天鐘，盡可能給這份工作畫上一個圓滿的句號。如果因為種種因素實在來不及完成，要把工作內容、進展程度、待辦事宜、未完理由等寫一份簡明的報告交給主管領導。讓主管領導清楚了解工作的進展狀況，再決定由誰來繼續辦理。
　　
　　四、面對面進行工作移交
　　工作移交是交接工作中的關鍵環節，我們要作好三方面的移交：
　　1.工作職責移交。移交人必須向接交人寫出詳細的工作移交說明。必要的時候，應輔導接交人進行演練操作，如輔導交接人進行管道生產系統操作、電子公文處理系統操作等。只有接交人簽字表示基本掌握后，工作才實現了真正意義上的移交。否則，工作就可能會在一定時間內存在脫節的問題。
　　2.職責執行情況移交。移交人對所負責的工作，應寫出簡要的工作情況說明，讓接交人明白目前進展中的工作情況，包括目前進展程度、目標結果、相關工作等，必須移交清楚。
　　3.工作資源移交。一是檔案資源資料，在工作中形成的屬于檔案范圍的各種資料，如文件、會議記錄、各種報表等。二是業務資源資料，即在工作中移交人所掌握的工作資源資料，包括生產經營情況、工作總結等信息資料。三是技術資源資料，移交人在工作中形成的工作經驗等技術資源，特別是經過系統培訓學習的人員，更應該將自己掌握的工作技能、業務知識輔導傳授給接交人。四是問題資源資料，移交人對工作中發現的問題，應向交接人交待清楚，以便接交人在工作中積極應對、正確處理。
　　
　　五、加強監督，確保完全移交
　　為了確保工作交接落到實處，必須加強對工作交接的監督。根據職位的不同，監督也要有所區別。處級領導的交接工作應由上級單位派人監督。科室主要負責人的交接工作，對確保該部門各項工作的連續、正常開展非常重要，因此，對這一崗位交接工作的監督，要由主管領導和人事、監察部門共同參加，確保各項交接工作順利進行。同時，有利于主管領導在交接工作中更多地了解該部門的情況，便于今后更好地指導工作。人事、監察部門可以通過參與交接，了解考察干部，發現存在問題，便于有針對性地開展工作。對科室副職的交接工作，可由科室負責人和人事部門派人來實施監督，科室負責人通過交接掌握有關情況，人事部門通過監交考察了解干部。對科員的交接工作，可以由本部門確定一名干部負責監督，了解掌握有關情況，確保本部門工作正常有序開展。為使交接工作做到交、接雙方責任明確，對交接的內容要逐項進行登記，交、接雙方及監交人員要分別進行簽字，以示負責。
　　工作交接要有一個過程，需要一個期限，不能今天交接，明天就撒手不管。要確保各項資源完全移交，確保各項進展中的工作接收者清楚了解。重要工作一般應有半個月到一個月的交接期，次要工作也要有一到兩個星期的交接期，保證工作平穩過渡。
　　交接工作要做到以下幾點：一是要抓緊交接，迅速到位。交接人要及時做完手頭的工作，善始善終。二是要加強磨合，找準角色。接交人要找準自己的角色，縮短磨合期，盡快運作，確保工作的延續性。三是要明確分工，落實責任。交接工作有一對一的形式，也有一對多的情形，要搞好協調、配合和溝通。四是要精心謀劃，超前安排。交接工作前，部門主管領導要方方面面進行精心的謀劃，找準目標、理清思路，增強工作主動性。
　　工作交接完成后，監交人員要對整個工作交接情況作出評價，并及時向領導匯報，對存在問題的同志，要區分不同情況提出處理意見和建議，保證工作交接的嚴肅性和有效性。
　　(中國石油管道長春輸油氣分公司)