財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用的探討

[摘 要] 隨著信息時(shí)代的到來(lái)，很多企業(yè)越來(lái)越注重管理軟件的實(shí)施，典型的有財(cái)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)軟件。這些現(xiàn)代管理軟件的應(yīng)用在很大程度上加快了企業(yè)管理信息化的步伐，提升了企業(yè)管理的效率。但在具體實(shí)施過(guò)程中存在各個(gè)管理模塊之間信息不暢通，在功能上不關(guān)聯(lián)互助、信息不共享互換以及信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的現(xiàn)象，致使信息化系統(tǒng)的效率沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。怎樣實(shí)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完全共享，消除信息孤島成為大多企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中需要解決的一個(gè)難題。本文從闡述財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的意義入手，介紹了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本處理流程，并指出了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)施要點(diǎn)，對(duì)推進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化有重要意義。

[關(guān)鍵詞] 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化;信息弧島;供應(yīng)鏈

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 17 . 003

[中圖分類(lèi)號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673 - 0194(2010)17- 0007- 02

一、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)施的意義

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是指將業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)轉(zhuǎn)成財(cái)務(wù)系統(tǒng)的憑證，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)建立共享對(duì)應(yīng)關(guān)系，即把采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)和銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，及時(shí)準(zhǔn)確地與財(cái)務(wù)系統(tǒng)共享。企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化使企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)傳向財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少人為干預(yù)，做到數(shù)出一門(mén)，數(shù)據(jù)共享。這加強(qiáng)了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的及時(shí)反映和監(jiān)控，減輕了財(cái)務(wù)人員的重復(fù)勞動(dòng)，是提高企業(yè)管理水平和工作效率的有效途徑。

在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化核算模式下，只要業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)信息的規(guī)則制定正確，就能實(shí)時(shí)、高效地生成會(huì)計(jì)信息，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)可以直接生成財(cái)務(wù)憑證，減少憑證處理時(shí)間，業(yè)務(wù)系統(tǒng)有的數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中都有，財(cái)務(wù)系統(tǒng)能完整地反映經(jīng)營(yíng)情況。此外在業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)更新會(huì)計(jì)信息，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控，管理者可以通過(guò)監(jiān)控原始業(yè)務(wù)單據(jù)，保證賬實(shí)相符和信息的及時(shí)、詳盡與準(zhǔn)確，為財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理提供了前提條件，同時(shí)企業(yè)在決策和控制中能夠得到實(shí)時(shí)信息的支持，對(duì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境做出及時(shí)反應(yīng)。

二、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的處理流程

IT環(huán)境中的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程有機(jī)融合，當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由相關(guān)部門(mén)的一名員工負(fù)責(zé)錄入業(yè)務(wù)信息，當(dāng)信息進(jìn)入系統(tǒng)后，立即存儲(chǔ)在指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中;同時(shí)該業(yè)務(wù)事件通過(guò)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)生成實(shí)時(shí)憑證，自動(dòng)或經(jīng)會(huì)計(jì)人員確認(rèn)后顯示在所有相關(guān)的賬簿和報(bào)表上，不再需要第二個(gè)部門(mén)或任何其他人員再次錄入。基本處理流程表述如下:

第一步，業(yè)務(wù)發(fā)生后，各管理信息子系統(tǒng)錄入業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)到指定的數(shù)據(jù)庫(kù)。

第二步，系統(tǒng)檢測(cè)與財(cái)務(wù)核算有關(guān)的所有業(yè)務(wù)過(guò)程，識(shí)別業(yè)務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容，為落實(shí)經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中會(huì)計(jì)事件以貨幣計(jì)量的信息進(jìn)行審核，并編制記賬憑證，將其存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。

第三步，根據(jù)規(guī)則對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。

第四步，當(dāng)信息使用者需要某項(xiàng)信息時(shí)，可以隨時(shí)由信息使用者通過(guò)瀏覽器向會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸入信息處理代碼。

第五步，系統(tǒng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取需要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并根據(jù)信息使用者的需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

第六步，自動(dòng)生成各種賬簿及各種通用的常規(guī)報(bào)表和企業(yè)內(nèi)部管理報(bào)表，提供給相關(guān)會(huì)計(jì)信息使用者。

三、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)施要點(diǎn)

(一)明確系統(tǒng)目標(biāo)

明確實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化后，要為企業(yè)解決目前存在的哪些問(wèn)題。如減輕財(cái)務(wù)工作人員的數(shù)據(jù)和工作量;加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的控制;縮短財(cái)務(wù)分析報(bào)表時(shí)間等。只有立足企業(yè)的實(shí)際情況，本著方便實(shí)用的原則建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)，減少資金浪費(fèi)，在實(shí)施后才能看到實(shí)實(shí)在在的好處，也能對(duì)實(shí)施的成果進(jìn)行評(píng)估。

(二)制定統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)處理規(guī)則

在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下對(duì)諸如商品名稱、客戶供貨商、商品分類(lèi)、倉(cāng)庫(kù)等業(yè)務(wù)檔案必須做到統(tǒng)一的編碼和同步維護(hù)，否則就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致、計(jì)算結(jié)果不相符的問(wèn)題，系統(tǒng)集成勢(shì)必困難。

在構(gòu)建系統(tǒng)時(shí)既要考慮業(yè)務(wù)流程是否通暢，操作是否方便，能否及時(shí)計(jì)算經(jīng)營(yíng)成果等因素，同時(shí)必須遵循財(cái)務(wù)核算的基本規(guī)定，如財(cái)務(wù)是每月結(jié)賬，業(yè)務(wù)最好做到月底把所有數(shù)據(jù)做完，這樣才能及時(shí)完整地提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù);業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來(lái)源都要有依據(jù)，不能隨意修改，這樣財(cái)務(wù)在核對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)才能找到可靠證據(jù)。

(三)做好系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)的維護(hù)與控制，防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

做好系統(tǒng)的維護(hù)與控制，防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)是系統(tǒng)效益充分發(fā)揮的基本保障，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。具體措施有:

1.合理劃分崗位職責(zé)，加強(qiáng)組織控制

首先將企業(yè)財(cái)會(huì)電算化部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的職責(zé)分離;其次是企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部職責(zé)分離 。

2.制定系統(tǒng)使用管理措施

其一，建立經(jīng)常性檢查和定期維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備的規(guī)定，記錄機(jī)器設(shè)備的運(yùn)行情況及維修情況。其二，除系統(tǒng)管理和操作人員及經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的人員外，其他人員嚴(yán)禁進(jìn)入機(jī)房。機(jī)房禁止吸煙等。其三，建立設(shè)備、材料及外來(lái)磁盤(pán)和光盤(pán)進(jìn)入機(jī)房的管理要求，尤其是外來(lái)磁盤(pán)。為了防止計(jì)算機(jī)病毒的傳播，應(yīng)禁止來(lái)歷和情況不明的磁盤(pán)進(jìn)入機(jī)房。其四，建立嚴(yán)格的硬件管理制度和損害補(bǔ)救措施，如雙機(jī)熱備份，可以在一臺(tái)計(jì)算機(jī)(服務(wù)器)失效時(shí)，由備用計(jì)算機(jī)接替工作。其五，硬件管理應(yīng)分清責(zé)任，各自管理和使用自己職責(zé)范圍內(nèi)的硬件設(shè)備，不得越權(quán)使用。禁止非計(jì)算機(jī)操作人員使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以免不當(dāng)?shù)牟僮鲹p壞硬件設(shè)備。其六，加密機(jī)內(nèi)運(yùn)行的會(huì)計(jì)軟件，防止軟件被他人有意無(wú)意篡改、更換或破壞。

3.執(zhí)行嚴(yán)格的硬件和軟件控制措施

(1)硬件方面控制

硬件環(huán)境控制:硬件設(shè)備易受環(huán)境的影響，對(duì)周?chē)h(huán)境的要求比較嚴(yán)格。為硬件設(shè)備的運(yùn)行提供安全環(huán)境，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的性能，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用壽命。

硬件購(gòu)置方面控制:企業(yè)應(yīng)配置性能比較好的品牌機(jī)，配置UPS不間斷電源，保證數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器不會(huì)因臨時(shí)斷電而丟失數(shù)據(jù)。

采用協(xié)議和網(wǎng)絡(luò)安全策略:網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的協(xié)議和網(wǎng)絡(luò)安全也是非常重要的，它是網(wǎng)絡(luò)上信息傳輸安全的基礎(chǔ)。具體措施有如下幾點(diǎn):設(shè)置防火墻，使用入侵檢測(cè)軟件，及時(shí)查殺病毒，保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行;網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制，即為了防止黑客對(duì)計(jì)算機(jī)的攻擊，一些會(huì)計(jì)軟件用戶必須攜帶證實(shí)身份的驗(yàn)證器(如智能卡、磁卡和安全密碼發(fā)生器)，在驗(yàn)證用戶的身份之后，才允許用戶進(jìn)入用戶端，然后用戶端和服務(wù)器端進(jìn)行相互驗(yàn)證;安全認(rèn)證機(jī)制，即通過(guò)認(rèn)證的方式確定雙方身份。

(2)軟件方面控制

選擇安全可靠的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等正版軟件，嚴(yán)格按操作規(guī)程運(yùn)行軟件，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)所用到的所有軟件都進(jìn)行登記，給予妥善、安全的保管，并建立可靠的備份機(jī)制。

4.實(shí)施數(shù)據(jù)資源控制

數(shù)據(jù)資源是企業(yè)的重要資源，它們都以記錄的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。因此數(shù)據(jù)資源控制的重點(diǎn)是數(shù)據(jù)庫(kù)的管理控制。其一，訪問(wèn)控制:通過(guò)密碼和身份鑒別限制數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)人員，僅限于經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶訪問(wèn)。磁盤(pán)不隨意擺放，使用后要加鎖保護(hù)。其二，建立數(shù)據(jù)備份:數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期或不定期地按需要轉(zhuǎn)儲(chǔ)。

四、結(jié) 語(yǔ)

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了以物流為依據(jù)、以信息流為核心、以商流為主體的全新運(yùn)作方式。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化后，在整合并組織各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中展現(xiàn)了比以往任何時(shí)候都強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，在經(jīng)營(yíng)管理和競(jìng)爭(zhēng)力上都發(fā)生了巨大的變化:現(xiàn)代化的管理信息平臺(tái)使基于流程管理的業(yè)務(wù)處理過(guò)程逐步規(guī)范化，管理信息透明化，管理控制的有效性得以提高;促進(jìn)了企業(yè)基礎(chǔ)工作的加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了信息高度集成與共享，改變了過(guò)去“信息孤島”狀況;財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化以及信息傳遞方式的改變極大地提高了業(yè)務(wù)和管理工作的效率，管理控制和效率的矛盾得到改善，業(yè)務(wù)處理的同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)信息，使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有機(jī)銜接;企業(yè)決策支持能力和持續(xù)發(fā)展能力得到增強(qiáng)，為管理者特別是中高層管理人員提供了多角度查詢、統(tǒng)計(jì)和分析功能及手段。由此可見(jiàn)，對(duì)于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理模式的研究和探討具有深遠(yuǎn)意義。

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