IT預算管理的關鍵要素分析

[摘 要] 本文詳細分析了企業組織環境建設、IT預算編制、IT預算評價、IT預算控制、重大資本性支出與IT項目預算管理5個方面的關鍵要素，旨在提高IT預算管理的效果和效率。

[關鍵詞] IT預算;關鍵要素

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 17. 021

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)17 - 0048 - 05

在企業信息化建設如火如荼的今天，信息化給企業帶來的價值是顯而易見的，但是由于IT投入的金額大，微觀層面的企業IT部門主管仍然常常面臨很多具有挑戰性的問題，例如:(1)怎么又來要錢了?你們IT建設和開支有沒有計劃性?(2)IT不是掙錢的部門，為什么花錢這么大手大腳，一個項目100多萬?能不能壓縮?(3)為什么明年IT預算要500萬?現在全球金融危機，公司明年的銷售估計才2個億。(4)這個ERP項目已經超支預算50%，怎么搞的?

這些問題涉及了公司IT投資管理的方方面面，從IT預算管理的視角來看，上述問題實質上包含了以下內容:(1)企業有沒有IT預算?(2)IT預算應該如何編制?(3)IT預算金額多少是合理的?(4)IT預算需要如何進行控制?

本文針對這些問題提出IT預算管理5個方面的關鍵要素，詳加分析，以期提升企業IT預算管理的水平。

一、企業組織環境建設中的IT預算管理關鍵要素

“凡事預則立，不預則廢”，在企業組織環境建設中，關鍵要素是管理層應該全面領會和貫徹IT預算管理的重要性，堅持預算管理的理念，為這一管理工具的實際運用營造良好的環境氛圍，達到事半功倍的效果。

集成了眾多IT管理理論和最佳實踐的“COBIT”IT管理和控制框架，一般把IT管控劃分為4個關聯領域，如圖1所示。

這4個領域分別是:規劃與組織;采購與實施;服務交付與支持;監控與評價。

在規劃和組織領域，IT管理層將制訂IT系統建設的中長期整體規劃，預測人財物等的資源需求，編制資源配置計劃。然后依據IT規劃和企業業務變化調整編制每年的IT計劃和IT預算。IT規劃和資源配置計劃為編制IT預算指明了方向，而IT預算則是以貨幣計量的IT計劃，從價值層面掌控IT活動和資源配置的財務工具。因此，IT預算是長期規劃到短期計劃的落地，是從規劃導引向強可操作性工具的切換。

從IT預算的價值來看，首先CIO可以通過IT預算全面掌握各項IT業務，為IT支出提供詳細的合理性論證;其次，IT預算是IT專業人員和非專業的管理層溝通的橋梁;然后，通過對IT預算的執行監控可以控制IT支出;最后，通過對IT預算執行結果的結構、比率等的分析，可以評價目前IT系統業務分布的合理性，預測未來的變化。IT預算管理具有很強的決策相關性和有效性。

此外，IT預算也為財務部門進一步編制現金預算和融資提供依據。

二、IT預算編制過程中的關鍵要素

編制IT預算涉及IT預算內容、方法、過程等一套完整編制框架(可參見文獻[4])，本文主要提出編制時需重點關注的要素。

(一)IT預算要和公司的戰略目標保持一致

編制IT預算前要及時掌握公司來年的總體戰略和其他業務部門的業務規劃，比如公司產品戰略、市場布局、營銷戰略、商務模式、生產模式、供應鏈戰略等，了解公司面臨的整體經濟環境、機遇和風險，銷售預測，市場份額，目標利潤等信息。明確IT要支持公司重點發展的領域，按照公司戰略和IT建設自身規律來調整和安排IT業務活動的優先級，控制IT項目的目標和范圍，安排資金。IT預算和公司戰略之間的關系如圖2所示。所以，IT預算可能稍稍滯后于各業務部門編制業務規劃和預算的時間點。但是IT預算并不是必然和企業銷售額預期呈正相關關系。例如Intel公司在80年代外部市場整體環境欠佳的時候集中精力進行內部建設，進行IT信息系統的建設。

(二)深度考慮IT技術對于IT預算的影響

如前所述，IT預算和IT規劃是密切聯系的，IT預算是IT規劃的構成，也是IT規劃在價值上的體現。在IT規劃和預算中，業務、技術、財務是“三駕馬車”，如圖3所示。

IT預算準確性和合理性構建在“三駕馬車”之上。編制預算需要全面了解和掌握目前的業務狀況和細節，分析出業務驅動的IT資源配置和各項支出，避免遺漏，這是IT預算的基礎;熟悉財務是編制IT預算的技能保障;而精通IT技術是準確估算各項支出，評價技術含量較高的IT支出合理性的核心，對IT預算產生非常深遠的影響。

IT技術包括底層的IT基礎設施架構、技術架構、開發技術和標準，也包括各類軟硬件的具體技術。各類架構之間彼此影響，關系密切，對財務預算的影響巨大且深遠，各類軟硬件技術特點對預算影響是很具體的。

例如使用Java和.net開發技術開發的應用軟件可能適合不同用戶規模、安全性需求，有各自更匹配的服務器硬件、操作系統和數據庫平臺等，要求不同技能的開發人員。所有這些資源在價格上存在較大的差異，直接影響預算。考慮到未來系統升級、替換、擴展，這種預算影響將是長期的。而IT架構的設計受到企業所處行業、規模、業務成長、發展速度、業務變化靈活性等綜合影響。另一個簡單的例子是采購1臺價值100多萬人民幣的中高端服務器設備，需要從CPU性能、內存、磁盤性能和可擴展性、功耗、安全性、可維護性等技術要素方面進行深入比較和評價，結合本企業實際需求分析，供管理層決策。進一步來講，在應用系統開發項目中，項目經理需要憑借深厚的技術功底和經驗掌握開發所需工作量的投入，估測項目實施費用。更深一層，目前IT技術更新速度非常快，SOA、虛擬化等各種技術理念、產品、解決方案令人目不暇接，其宣傳的亮點之一就是從長期來看可以降低IT運營的總成本(TOC)，但同時不可避免帶來短期內搭建新的平臺和遷移的高額轉換成本， CIO需要權衡長期和短期投資，從IT預算上全面考慮。

業務和IT技術結合是IT預算的底層驅動，而IT預算歸根到底是財務工具，所以一個最佳IT規劃和預算團隊需要由掌握以上3種技能的人員構成。

值得一提的是，當IT業務、技術、財務三者融合達到一定水平，IT預算、財務核算和財務控制、投資決策方法進一步模型化以后，理想狀態下可以測算出各類IT支出驅動因素變化和IT支出之間的定量關系，比如數據存儲量的變化與存儲設備投資之間的關系，服務器數量的變化和機房維護費用的關系，公司員工增長和軟件費用之間的關系。一方面為預算編制帶來效率，另一方面也是IT服務定價模型的基礎，這是一個研究方向。

(三)編制IT預算需全面盤點IT現有資源，做好基礎性資料數據整理

編制IT預算，首先要盤點清楚目前開展的IT業務活動和擁有的資源，保障維護目前的IT業務所需要的資金。舉例如下:

1.IT項目清單提供已經立項但是目前尚在建設中的項目和未來要建設的IT項目。

2.固定資產清單提供目前已有的所有歸屬IT部門的固定資產，且據此可以測算已有固定資產的折舊費用;軟件清單提供已有的軟件及相關信息，據此測算是否需要根據公司發展追加采購。

3.軟件維保清單提供維保費用的測算，軟件投資的同時需要考慮維保費用預算。

4.網絡線路清單提供所有網絡預算基礎數據。

(四)編制IT預算時要注意時間上的合理分布

預算是對未來活動的計劃，必然需要在時間維度上仔細斟酌。我們可以觀察以前數年的IT實際費用分布來了解預算時間分布的規律，再分析相關事件的影響。以下因素和預算時間分布密切相關:

1.IT項目的時間進度。一般會根據緊急程度、人力資源的調配和投入運行時間合理安排項目進度。項目預算和項目進度密切相關，比如項目相關的硬件何時采購到位，外部實施團隊何時進場等。

2.采購時機。采購部會通盤考慮采取一些策略來降低采購成本，例如公司對某一供應商的集中采購，根據IT商品的價格波動預測在價格較低時采購，選擇在商務談判中容易讓對家妥協對己有利的時間敲定價格。這些因素會對IT預算產生影響。

3.具體商務模式。在進行IT服務的，如果采購時采用項目整體外包方式，那么按照項目進度合理確認費用;如果采用顧問服務來彌補短期的人力不足或者技能不足，可能按照工作日計酬來測算費用;采用機房托管的模式，我們可以按照每月托管費用測算費用;采用自建機房模式，要按照財務核算的要求編制預算，測算時間分布。

4.公司整體運營的節奏。由于IT業務深受其他業務部門的影響，所以IT預算時間分布也必然受到其他部門整體運營節奏的影響。同時要考慮IT建設期的提前量。

5.受事件影響。例如有的公司一二月份受春節影響，預算可能相對較低，而一些商業旅游公司卻需要較大的IT投入來支撐暴漲的客戶流量。

6.財務入賬確認依據對預算時間分布也將產生影響。

(五)零基預算和增量預算方法的合理運用

增量預算編制方法是首先確定上年度的基數，然后在上年度支出基數的基礎上，考慮下一年度影響各項支出的因素，按一定的增長比例確定IT預算。這種傳統的預算編制方法的邏輯依據是:業務具有一定的連續性，IT支出也具有連續性。其主要優點是編制過程相對簡單，效率高。主要弊端是IT經費多少不是取決于企業業務的發展需求，而是取決于原來的基數，慣性很大。基數大的預算高;基數小的經費得不到有效保障。采用基數法編制預算往往沒有考慮變化了的情況。

零基預算編制方法則完全重新考慮預算要素，編制預算，因此又稱零底預算。它不考慮以往的情況，只從實際情況出發，研究和分析每項預算是否有支出的必要和支出數額的大小。

在IT預算的編制過程中可以靈活使用以上兩種方法。

1.區分不同IT預算支出的類別采用不同方法。某些與業務規模有相關關系，慣性較大的IT 業務費用，例如部分日常維護類的支出，可以考慮采用增量預算方法，而對于IT項目類的預算采用零基預算法。

2.IT業務的內外部環境發生較大變化時，例如公司戰略從擴展轉向收縮，從IT建設期轉入成熟期，外部配套的IT硬件、軟件和服務市場發生很大變化，需要重新審視IT業務活動合理性，需要審視IT整體技術架構和策略的合理性，需要重新測定IT預算，這時適合采用零基預算法。平常年份可以考慮較多地使用增量預算法。

此外，在預算評審時可以采用增量預算法比較下一年度預算和本年度預算、本年度的實際執行金額，來評估總體增量是否合理;而當預算壓力較大時，采用零基預算的方法逐一活動和項目審視評估預算構成的合理性。這樣可以消除今年存在的費用支出在下一年度就必然合理的慣性心理。

(六)正確運用財務方法

IT預算編制和控制大多情況下按照會計核算體系來處理。IT預算編制人員需要仔細分析IT業務費用支出特點，熟悉本企業會計政策下的IT業務核算所采用的會計科目體系，明確每一科目核算具體核算什么IT業務，每一項IT業務支出歸屬哪個會計科目核算，要區別資本性支出和費用性支出;區別權責發生制下的費用和現金流出。

此外，要學會使用一些財務手段，比如適當時候考慮通過租賃來替代自建或者所有權采購;使用內部轉移價格來計價，以便明確IT為各業務部門提供服務的成本和收益。

(七)編制IT預算要有彈性冗余

編制IT預算要有彈性冗余，要有應對突發事件的考慮，并且要定期修訂，及時響應業務的快速變化。

三、IT預算評價中的關鍵要素

對IT預算質量的評價一直受到各方關注，IT預算編制首先是一個IT內部反復自我測評的過程，然后提交預算評審，此時各位評審人(包括CIO、CFO、CEO)等需對IT預算是否通過給出結論。

預算質量通常主要包括兩個方面:一是內容質量，二是形式質量。以下我們主要關注內容質量。內容質量評價主要涉及內容完整性、金額合理性兩個維度，具體包括以下要素:

1.IT預算是否和公司戰略步調一致，是否和IT戰略規劃、計劃一致。例如在公司戰略調整期，各部門人力資源相對容易調配，部分公司為長遠發展積聚能量，可能采取集中建設信息系統的IT戰略，此時IT預算在公司總預算比重提升，但是仍然符合總體公司信息化戰略。

2.IT預算所涵蓋內容是否覆蓋了所有的IT活動和資源配置需要，包括已有的和未來計劃的活動，有沒有遺漏。

3.IT預算和公司總預算目標是否一致，IT預算占總預算比重是否合理，IT預算占銷售收入比重是否合理等。

4.IT預算和以往年份相對變動是否合理，比如IT預算增長率合理性等。

5.IT預算結構是否合理，例如員工費用、租賃費、托管費、折舊費、維護費、軟件采購費、培訓費、顧問咨詢費等。

6.IT預算和業界標桿相比差異多少，差異是否合理。

7.IT預算總額和構成是否符合目前信息化所處的階段。一般來說，在信息化建設期、成長期和穩定成熟期，IT預算有不同表現。一般在建設期用于基礎設施建設和新系統建設設施的項目預算占很大比重，用于系統日常維護的預算比重較低;在穩定成熟期，維護費用占用的比重相對較大。如果預算分布和這一特征有悖，需要深入分析差異的合理性。從常用的評價技巧來看，主要包括以下幾種:(1)財務比率分析;(2)結構分析;(3)時間序列分析;(4)標桿比較分析;(5)歸因法。歸因法需要追溯每一細項IT預算到該支出的驅動因素，以獲得IT預算清晰的來龍去脈。

四、IT預算控制過程中的關鍵要素

IT預算確定以后，將據此確認全年的各項采購計劃。

1.預算控制中要做好事前審批和事后分析。一般在IT預算范圍內的支出，事前需要審視，主要關注IT計劃是否臨時調整，其中金額重大的采購需要進行集中采購評審。而IT預算范圍外突發的支出，需要事前評審，嚴加控制。在日常預算管理中，定期進行預算執行分析，分析差異，追究原因，是預算不合理，還是支出不合理造成?根本原因是什么?如何進行管理改進?

2.預算控制要落地到業務流程中。每個企業有各自的業務流程，和預算密切相關的流程可能包括公司的采購驗收付款流程，IT內部的項目管理流程、采購需求評審流程、IT資產管理流程、配置管理流程等。預算控制時需要分析各個流程中和預算控制相關的關鍵控制點，將控制落地到流程中。舉例來說，IT采購需求評審流程中需要進行預算檢查，超支和預算外的提交集中評審，這是關鍵控制點。資產到貨后要進行驗收，由于IT采購種類較多，相對復雜，所以針對不同類別采購應該制定相應的驗收策略，驗收后，財務將確認該項支出，因此驗收是一個關鍵控制點。

3.預算責任追溯。管理是有成本、講效率的，集中控制和分散控制在具體運用時各有特點，例如有的企業IT部門會匯總IT年度采購計劃由專人負責，有的企業由IT部門內各職能部門自行管理IT采購，優劣在此不再贅述。不論在哪種控制模式下，預算控制責任將落實到具體預算責任人，事后進行追溯，并結合績效評價才能獲得最終效果。

4.年底前要提前及時進行預算執行回顧。在常用的定期預算法下，預算年度和會計年度是一致的。一般在第四季度開始，需要對預算執行情況和第四季度采購計劃及時回顧，預測年度預算執行結果。避免今年預算沒有執行，占用明年預算的情況發生。

五、重大資本性支出預算和項目預算管理的關鍵要素

財務上經常要求編制IT費用預算和單獨的重大資本性支出預算。IT費用預算中包括資本性支出分攤在當年的費用，比如固定資產的折舊費用，費用預算對當年利潤預測的影響很大。而對重大資本性支出預算則需要詳細的投資分析報告進行評價，并關注其對于企業長期盈利預測的影響，以及評估資本性支出涉及的重大現金流對財務現金預算的影響。

項目預算經常用于新應用系統建設、大規模基礎設施建設、重大系統升級等，涉及硬件、軟件、實施、培訓等投入。對于信息化建設期的企業，需要實施AIS、ERP等系統，項目預算占很大比重，也有很多大型企業需提升供應鏈管理水平或商業智能水平，實施SCM、CRM系統或BI，提高供應鏈反應能力或改變客戶體驗，上線這些系統需要建立大型數據庫和存儲系統，項目預算也會非常大，需籌集專門資金，進行嚴格的項目預算控制。

在這類預算管理中，要關注重大金額的預算，涉及以下關鍵要素:(1)金額較大的重大資本性支出預算是否有詳細的技術、財務可行性的論證報告;(2)是否符合IT各項架構標準;(3)如果屬于建設中IT建設項目分解在當年的預算，是否有立項報告和完備審批結果;(4)對于擬新建的應用系統項目預算，是否獲得相關業務領域主管的認可;(5)重大項目在實施過程中，需要定期或者定點進行項目預算的執行分析和提前預警。

總而言之，在企業IT預算管理中關注上述關鍵點，可以有效提升預算管理的效率和效果，真正發揮IT預算工具的價值。

主要參考文獻

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