鳳凰紙業核心流程及核心組織結構設計研究

[摘 要] 本文采用流程性組織機構設計方法，通過對南寧鳳凰紙業有限公司價值鏈的分析，梳理該企業的核心流程，并根據鳳凰紙業未來上市的要求，按照核心流程性的方法設計出更能適應該企業外部市場變化的核心組織結構。

[關鍵詞] 核心流程;流程設計;組織結構

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 09 . 039

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)09- 0102 - 03

廣西南寧鳳凰紙業有限公司(以下簡稱“鳳凰紙業”)是一家從事制漿造紙生產、銷售和服務的企業，要提高公司管理效率和競爭力，須對公司管理和業務流程進行優化和重組。本文圍繞公司的核心流程對鳳凰紙業的組織結構進行流程化再造，獲得高效率的組織，實現企業價值增值。

一、核心流程構建的原則

波特的價值鏈模型表明，企業的支持性活動和基本活動構成了企業的價值鏈體系。不同的企業參與的價值活動中，并不是每個環節都創造價值，實際上只有某些特定的價值活動才真正創造價值。這些真正為客戶創造價值的環節，便是企業的核心流程。

核心業務流程的構建有一定的原則。首先，核心業務流程具有系統集成性。傳統組織結構模式下的流程，是根據工序來設計的，強調串行，任務間的連接呈線性結構。而在基于流程的組織中，強調流程的集成性，各種復雜的工作在簡化后被集成為一個具體的任務。其次，核心流程的構建要集中于并行處理。當某一個業務流程的完成所需的條件不需要以其他業務流程的產生為前提時，各流程間完全可以并行，從而節約了時間和庫存成本。再次，核心業務流程不受空間的限制。在基于流程的組織中，以集中的方式對待地理上分散的部門，通過建立共享數據庫，將各部門對外業務處理變成系統對外的規范化處理，從而使各部門的業務流程嚴格統一起來[1]。

二、鳳凰紙業核心流程分析

造紙行業是以為包裝、印刷和信息產業等提供商品材料為主的加工型企業，也是市場化程度較高的競爭性加工企業。制漿造紙行業的外部競爭激烈，產品品種多，顧客需求的變化大，顧客對產品質量的要求參差不齊。此外，在產品的生產過程中，還要考慮原材料的供應和環境保護等多方面的要求。因此，這類企業的核心流程不是按單一工藝或職能劃分的，而是作為一個完整的輸入輸出過程。結合鳳凰紙業公司的具體情況，可以確定其核心流程主要為:

1. 原材料供應流程

造紙行業是資源型行業，原材料的重要性不言而喻，鳳凰紙業要把原材料基地即林業基地的建設作為單獨的流程進行管理，確保公司后續流程的順暢運行。

2. 生產流程

制漿造紙行業是典型的制造企業，制漿、造紙的生產過程至關重要，決定了產品的質量，在一定程度上也決定了企業的顧客滿意度和忠誠度。這一過程，影響到木材等資源的利用和環境保護問題，是創造經濟價值和社會價值的核心流程。所以，需要對原材料的供應做出長遠規劃，從而避免未來發展出現的瓶頸，滿足顧客的需求。

3. 產品實現與貿易流程

公司的價值鏈活動主要包含產供銷，這一流程涉及供應商、公司本身、分銷商和零售商，是公司物流、信息流和資金流的承載流程，應該通過整合市場信息和運營計劃來實現資源的最佳配置。價值鏈管理不善，很可能造成資源浪費，資金流動出現問題，從而導致傳遞給顧客的價值降低，增加顧客負擔的成本。

供應流程和生產流程的延伸便是銷售流程。鳳凰紙業的產品主要是漿板和生活用紙。對于漿板，由于是作為中間產品提供給其他的造紙企業，其顧客是相對穩定的，所需漿板的規格和品種也是很確定的，所以，這部分的產品銷售只需同新老客戶保持穩定的關系，做好客戶售后維護，產品銷售就有保障。對于生活用紙，因為是直接面對消費者的終端產品，要實現產品的價值就相對復雜很多。首先，市場上已經存在許多品牌，而且生活用紙的使用帶有很強的習慣性。其次，鳳凰紙業要創造自己的品牌，在銷售渠道、促銷等多方面進行宣傳。再次，產品的質量直接形成顧客價值的一部分，因此，準時提供顧客想要的產品，影響著顧客的滿意度。

此外，公司要實行走出去的戰略，為了保證市場的順利拓展，公司需要設定專門的貿易流程，主管進出口業務。通過進入貿易領域，公司能加快資金周轉，從而緩解公司資金壓力。貿易與生產制造相比，是全新的領域，也是公司需要著重把握的領域。

4. 管理流程

管理流程的質量直接決定了公司運行的效率和成本。鳳凰紙業目前的職能部門有20多個。管理的不善使得各部門間存在眾多的摩擦和問題。因此，要把管理流程作為核心流程，納入流程化組織的范圍。

上述分析，提煉了鳳凰紙業的核心業務流程，將業務進行流程化，找出企業的核心業務流程和輔助業務流程，是可選擇的改進方案。因此，本文提出一種可能的核心業務流程圖，如圖1所示。

三、核心業務流程中的組織結構

所謂流程化組織，是通過將組織所承擔的基本工作的工序化分解、整合、優化，通過對工作和程序的標準化、同期化、邏輯化，使組織的基本工作實現系統化的流程運作。組織的流程化運作部分，將承擔組織的大部分基本工作，完成組織承擔的主要工作量[2]。

要構建流程化的組織結構，首先我們需要明確，對企業而言，哪些工作和職能是可以流程化的，哪些工作和職能是不可以流程化的。一般情況下，企業組織中都存在著基本性的工作。例如，企業的主要生產經營工作和管理工作、維持企業組織運轉的常規性工作、部門之間例行的溝通交流和協調等。基本工作所占的比重因企業不同而有所區別。當前的主要問題在于，在職能制下這些基本性的工作被分割在不同的部門之中。不同的部門同時運作許多相同的工作;而本可以一個部門完成的任務，卻要跨越幾個部門來完成[3]。

基于流程的職能部門設計，強調的管理對象是業務流程。公司的業務和管理活動是連續的而不是分裂和離散的。按照公司業務活動的特點，找出核心流程并進行合理的規劃設計之后，需要根據流程來設計組織結構，重新設計職能部門。

1. 原材料供應流程

公司原材料的來源有兩個部分:一是培育公司自身的林業基地，目前這部分尚未投入使用;二是公司設有專門的采購部門，進行原材料的采購。按公司目前的生產能力，原材料供應不是問題。但公司已經進行改造，生產能力得到提升。為了滿足公司進一步發展的需要，公司勢必會擴大生產規模。此種形勢下，公司需要設置專業的部門，培育和發展林業基地。可以單獨設置一個子公司，以團隊的方式來運作。公司總部直接分派副總進行管理。

2. 生產流程

制漿造紙的生產過程是公司十分核心和重要的一部分，且較復雜，涉及的工藝環節較多。生產過程中的具體任務包括生產及協調、技術管理、設備管理、安全環保管理和產品檢驗。結合生產工藝流程及各流程間的相互關系，需配備一名生產副總，統管生產總流程的順利運行。對于生產過程的各具體職能，應設置以下部門:首先是生產技術部，這是生產流程的核心部門，負責協調管理各生產分廠、質管部與倉儲部。各生產分廠是按照制漿造紙的各工藝環節設立的，各分廠自行管理內部的相關事務。質管部負責產品質量的檢查檢驗，保證產品公司產品的質量。安全環保部則是監督生產技術部，使生產技術部在負責調度各分廠等的生產運行時，符合各項環保安全指標。

3. 產品實現與貿易流程

鳳凰紙業是集產供銷于一體的企業，銷售是價值最終得以實現的關鍵環節。這一過程關系到公司銷售收入的實現，因此需由公司高層直接管理。公司目前正在開拓海外市場，已在香港成立專門的貿易公司，經營各種進出口業務。香港貿易公司是鳳凰紙業控股的公司，公司在設計組織結構時，把香港的貿易公司作為分公司進行運作，由公司的高層負責運作。

4. 管理流程

公司是一個系統，所有的職能部門都是一個子系統。各項工作在公司各職能部門間的流轉程序便構成了公司的管理流程。管理流程支持公司主要業務流程的運轉。因此，需要單獨構建公司的管理流程體系，由公司的高層直接負責各核心管理流程的運行。

綜合上述分析，我們已按照流程設置了鳳凰紙業的各職能部門，因此，可按各職能部門的權責關系，設計公司核心流程的組織結構圖(如圖2所示)。

四、小結

在構建核心業務流程新的組織結構后，需要明確幾個問題:

(1) 核心流程的組織結構的運行需要高效率運作的團隊。團隊是一種理想的流程執行單位，是為了完成某一特定的任務，從組織的不同領域中抽調一些具有不同的教育背景、技能和知識的人組成。團隊中的成員分別從事不同的但相互有關聯的活動，每個成員可能是不同領域中的專家，他們的共同參與使工作中出現的問題能夠快速得到解決，使工作中的溝通與協調方便、迅速。因此，團隊這種組織方式，對外界的變化反應較快，完成工作的效率較高。構建基于流程的組織結構后，組織的基本工作單位將由職能部門轉化為流程工作團隊。當然，團隊并不是完成所有的工作。流程型組織中，團隊主要是完成核心業務流程，還需要同其他各項輔助和支持流程活動的組織單元協調合作，共同提高組織運行的效率[4]。

(2) 為保障流程的通暢需要構建流程運行機制。機制是指系統內各子系統、各要素之間相互作用、相互聯系、相互制約的形式和運動原理及內在的、本質的工作方式。基于流程型的組織結構，其組織運行機制設計的重點在于流程的運行機制設計，為流程的運行提供動力，保障流程的順暢運行[5]。

市場的快速變化要求企業有快速反應市場變化、適應市場變化的高效流程，以實現企業的價值最大化。

主要參考文獻

[1] 劉苑輝.流程式組織結構研究[J]. 企業研究，2005(1):176-178.

[2] 汪克夷，趙笑一.基于流程管理的組織再造研究 [J].大連理工大學學報:社會科學版， 2005(1):26-30.

[3] 張志勇，匡興華.基于流程的組織結構模式研究[J].工業工程與管理，2005(5):41-44.

[4] 桑強.以流程再造為中心的組織變革模式 [J]. 管理科學，2004(2):7-11.

[5] 羅文清，劉偉.流程導向型組織設計的模式分析[J]. 科技管理研究，2006(4):212.