淺析高校兼職檔案管理隊伍的建設

摘要高校檔案是國家檔案事業的重要組成部分， 高校兼職檔案員是高校檔案隊伍中不可缺少的有生力量，其素質的高低也直接決定著能否做好檔案工作。本文從高校檔案管理隊伍的作用著手，在研究制約高校兼職檔案管理隊伍建設因素的基礎上，對其改進途徑進行了探究，為加強高校兼職檔案管理隊伍的建設提供了一些思路。

關鍵詞高校檔案兼職檔案管理隊伍

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

高校檔案是學校建設、改革、發展的真實記錄，可以為未來提供寶貴的信息資源，也是國家檔案事業的一個重要要組成部分，其工作的好壞也事關國家檔案事業。高校兼職檔案員作為高校檔案隊伍中不可或缺的力量，實踐證明， 建設一支高素質的高校兼職檔案管理隊伍是做好檔案工作的前提條件。

1 高校兼職檔案管理隊伍之作用

兼職檔案員是指不專做檔案工作，肩負一定的檔案工作任務的檔案員。在高校除了專職的檔案室(館)的人員外，都可以稱之為兼職檔案員。從高校檔案工作的八個主要環節來看，最根本的兩個環節——“收集”和“整理”，這兩個至關重要的環節僅僅依靠專職的檔案員是不可能完成的?！笆占焙汀罢怼杯h節占了檔案工作的大部分，在這兩個環節兼職檔案員不可或缺，起著重要作用。兼職檔案員多由各單位秘書擔任，他們對本單位的情況了如指掌，有他們負責收集、整理經他們之手形成的檔案材料，可謂輕車熟路，可以確保重要文件的歸檔率?？梢?，有兼職檔案員對這些重要文件的收集、整理并歸檔，一是可以避免珍貴資料的流失，二是可以提高歸檔效率。只有兼職檔案員平時做好檔案文件材料的收集和整理工作，檔案業務管理其他環節的工作才可以有條不紊的進行?？梢?，兼職檔案員在高校檔案工作中不僅是不可缺少的，而且是高校檔案工作隊伍的主力軍。

2 制約高校兼職檔案管理隊伍建設的因素

高校的檔案工作涉及教學、科研、基建等多個方面，內容龐雜，涉及面較廣。高校由于人員編制的限制，其檔案人員一般有校檔案館專職人員和各個部門的兼職的檔案人員組成。這樣， 校檔案館的專業人員對紛繁復雜、門類眾多的檔案只能起督查與指導作用， 而檔案的收集、整理、歸檔等基礎工作基本上是由各部門的兼職檔案員完成。目前，由于人們對檔案事業的認識不夠，高校現有兼職檔案管理隊伍的現狀不容樂觀。筆者通過研究發現，制約高校兼職檔案管理隊伍建設的因素有以下幾點:

2.1 高校兼職檔案管理隊伍極不穩定

在當前高校兼職檔案員隊伍中，兼職檔案隊伍極不穩定。每個部門出于立卷的需要，都具有一定的兼職檔案網絡體系，上面有分管領導，具體操作過程中有兼職的檔案員承辦。當時在這個體系中問題頗多，比如兼職檔案員的不斷更替、任用一些不熟悉本單位的兼職檔案員、人員調動更替頗繁。這就使得兼職檔案員不能安心從事檔案工作，培訓上滯后，管理上也存在極大瑕疵。高校兼職檔案管理隊伍極不穩定，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。

2.2 高校兼職檔案員檔案意識淡薄

由于高校兼職檔案員沒有受過專業系統的的檔案管理教育，對檔案意識淡薄，根本認識不到檔案工作的重要性。從事檔案管理工作缺乏激情，有的只是在混天度日、得過且過，沒有一點責任心。許多兼職檔案員對《檔案法》等法律法規不了解，有的甚至也不了解基本的檔案管理常識。知識經濟和信息時代的到來，促使檔案數字化建設不斷推進，一些知識落后，電子計算機的操作能力不強的兼職檔案員，就不能把現代化的電子操作系統應用到檔案管理工作中，這些都是在實際操作過程中出現的問題，有待解決。

2.3 對兼職檔案員重視不夠

基層領導對兼職檔案員的重要作用認識不足，這就導致了高校兼職檔案員的工作熱情和積極性收到很大影響，甚至有的單位不設兼職檔案員，文件資料隨處丟棄，要的時候無處查詢，給學校帶來不必要的損失。由于基層領導對高校兼職檔案員重要性認識的不到位，勢必影響到對兼職檔案員的系統培訓，這就造成兼職檔案員良莠不齊，綜合素質不高。因此，如何加強領導，提高基層領導對檔案管理工作的重視對做好檔案管理工作有著重要意義，這也是本文探究的重要內容。

3 加強高校兼職檔案管理隊伍建設的基本途徑

3.1 強化領導意識，保持兼職檔案員隊伍的相對穩定

部門領導要重視檔案工作，強化領導，這對于高校兼職檔案管理隊伍的穩定至關重要。當前，高校兼職檔案員經常面臨工作變動，如調離、退休以及精簡機構等，致使兼職檔案員隊伍極不穩定。而臨時任用的新手，對本單位不熟悉，摸不著頭腦，很難做好檔案工作。

筆者通過研究認為，可以從兩個方面來保持高校兼職檔案員隊伍的相對穩定:其一，各高校應落實國家教育部關于兼職檔案員可以評定相應檔案專業技術職務的精神，對于業務熟練，成績突出的兼職檔案管理員予以認同，在物質上予以獎勵，在工作上予以支持，以最大程度的發揮其積極性，激發他們對檔案工作的熱情;其二，兼職檔案員一經任命，就要最大程度的保持其穩定性。對于那些孜孜不倦，熱心檔案工作的兼職檔案員要在精神上予以鼓勵，只要做出成績就要予以表彰或在物質上予以獎勵。如有經驗的兼職檔案員調離，檔案館專職人員要進行針對性的指導，幫助新任(下轉第187頁)(上接第185頁)兼職檔案員盡快適應檔案工作，避免人才斷層。

3.2 加強檔案業務培訓，提高兼職檔案員的業務水平

基于高校檔案工作的重要性，各級領導應高度重視，在領導上應該予以加強，廣泛宣傳檔案法律法規，舉辦各類檔案展覽，編輯檔案工作簡報，介紹檔案工作知識，使每一位兼職檔案員認識到檔案工作的重要性，做到懂法、執法，并貫徹落實到實際的檔案管理工作中去。具體可以從以下幾個方面展開工作:

一是舉辦檔案管理業務培訓班，在條件允許的情況下可以聘請校內外專家講解《檔案學理論基礎》、《企事業單位檔案管理基礎》、《檔案法規知識基礎》、《檔案館(室)工作基礎》等課程，使兼職檔案員可以在較短時間內系統掌握握檔案業務理論和工作方法。二是組織兼職檔案員到兄弟院校檔案館觀摩學習，“它山之石，可以攻玉”，借以開闊兼職檔案員的視野，提高其檔案業務素質。這樣還有利于兼職檔案員之間的相互切磋、相互指導、可以揚長避短，共同提高。三是學校檔案館要充分發揮館藏的優勢，定期向廣大師生和社會開展館藏陳列與流動展出相結合展出方式，以提升人們對檔案的感性認識。此外還應該加強對兼職檔案員計算機技能的培訓，推動高校檔案管理的現代化的進程。

3.3 加強思想政治教育，提倡敬業精神

人始終是第一位的因素。檔案管理隊伍建設首當其沖的就是思想建設。兼職檔案員往往身兼數職，平時本職工作很忙，對于兼職檔案工作有的則是得過且過，能拖就拖，致使每年檔案文件材料的立卷歸檔工作一拖再拖，嚴重影響了學校檔案工作的整體進程。因此加強思想政治教育，提倡敬業精神，讓每一位兼職檔案員認識到新形勢下檔案工作的重要地位和作用以及其崗位價值。培養他們的工作責任感、事業心和主人翁精神，只有這樣他們才能在做好本質工作的前提下，積極做好對本部門文件材料的收集和整理。

3.4 明確崗位職責，建立兼職檔案員的考核制度

部門立卷歸檔工作應納入兼職檔案員的崗位職責，針對兼職檔案管理員身兼數職的特殊性，除了要將檔案工作納入兼職檔案員的工作考核外，還要對兼職檔案管理員的學習和業務方面提供便利，以調動其工作的積極性。把其從事的兼職檔案工作作為評獎評優的根據，并作為年度考核的根據。對檔案工作出色的高等院校、優秀的兼職檔案工作人員或者具有突出的服務成果、研究成果給予表彰、獎勵，充分調動他們的積極性和創造性。

高校兼職檔案管理隊伍的建設是一項系統工程，不可能一蹴而就。因此，各高校要加強對兼職檔案員的業務培訓，提高他們的理論水平和創新能力，努力打造一支思想進步、業務過硬的兼職檔案員隊伍，更好地為高校的教育教學服務，為我國社會主義現代化建設服務。

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