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對(duì)提升高職院校辦公室工作水平的幾點(diǎn)思考

2010-12-31 00:00:00
經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊 2010年14期

摘要:高職院校辦公室在學(xué)校管理系統(tǒng)中處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的中心地位。提升高職院校辦公室工作水平,應(yīng)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高人員素質(zhì);轉(zhuǎn)變思想觀念,樹立現(xiàn)代意識(shí);健全各項(xiàng)制度,實(shí)行科學(xué)管理;堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),不斷開拓創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞:高職院校;辦公室;提升水平;創(chuàng)新方法

中圖分類號(hào):G472 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)14-0174-03

高職院校辦公室是學(xué)校的綜合部門,是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方、保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和橋梁,是協(xié)助學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)決策和處理各種日常行政事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。它的職能幾乎涉及到學(xué)校現(xiàn)代管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng)。隨著高職院校管理體制改革的深入和辦學(xué)自主權(quán)的擴(kuò)大,學(xué)校辦公室的地位和作用更加突出,工作任務(wù)日漸繁重、復(fù)雜,如何正確認(rèn)識(shí)不斷變化的新形勢(shì)、新要求,新任務(wù),把握高職院校辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律,不斷提升辦公室工作水平,是擺在每個(gè)高職院校辦公室工作人員面前的一項(xiàng)新課題。

一、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高人員素質(zhì)

培養(yǎng)和造就一支政治上要求強(qiáng),業(yè)務(wù)上要求精、作風(fēng)上要求硬、紀(jì)律上要求嚴(yán)的高素質(zhì)辦公室工作隊(duì)伍是加強(qiáng)辦公室建設(shè)、實(shí)現(xiàn)辦公室工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的基礎(chǔ)。作為直接為學(xué)校的行政管理、教學(xué)工作和科學(xué)研究服務(wù)的辦公室人員,應(yīng)該努力提高自身的基本素質(zhì)。

(一)提高政治素質(zhì)

高職院校是培養(yǎng)適應(yīng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)第一線需要的具有良好綜合素質(zhì)的高級(jí)技能型應(yīng)用人才的主要陣地。辦公室工作具有政策性強(qiáng)、責(zé)任大的特點(diǎn),這決定了辦公室人員必須具有較高的政治思想水平、較強(qiáng)的政治洞察力和政治敏銳性,在大是大非的問題上要立場(chǎng)堅(jiān)定,旗幟鮮明,頭腦清醒,抵御各種風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜局面,經(jīng)受各種考驗(yàn),因此,辦公室人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”的重要思想,深刻領(lǐng)會(huì)黨的路線、方針、政策,用科學(xué)發(fā)展觀的理論武裝頭腦,不斷提高理論政策水平,以避免出現(xiàn)政策性的錯(cuò)誤。

(二)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

高職院校辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn),決定了辦公室工作人員必須具備“萬金油”的本領(lǐng)。除了具有深厚的馬克思主義理論功底和熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)以外,還要了解國外高職教育的發(fā)展動(dòng)態(tài)、管理經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)條件,具備較強(qiáng)的實(shí)際工作能力,具有使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和嫻熟的文字及口頭表述能力等等。只有具備扎實(shí)的基本功,才能在實(shí)際工作中,特別是在偶發(fā)性或突發(fā)性事件中,運(yùn)籌帷幄,立于不敗之地。實(shí)踐證明,辦公室人員的知識(shí)面越廣、經(jīng)驗(yàn)越豐富,工作能力就會(huì)越強(qiáng)。因此,辦公室工作人員要自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì),不但要掌握一定文秘、行政管理、經(jīng)濟(jì)、檔案、傳媒學(xué)、組織學(xué)、公關(guān)學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí),還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的高職教育思想,用現(xiàn)代管理知識(shí)武裝頭腦,解放思想,開拓創(chuàng)新,不斷提高辦公室的現(xiàn)代管理水平。也要認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《教育法》、《教育行政法》、《教師法》等教育法律,在法律、法規(guī)及規(guī)章制度的范圍內(nèi)行使自已的權(quán)力,開展行政管理工作,做到依法行政、依法治教、依法治校。努力做到一專多能、融會(huì)貫通,并能經(jīng)常深入基層,開展調(diào)查研究,理性地思考學(xué)校建設(shè)與發(fā)展中遇到的新情況和新問題,不斷豐富工作經(jīng)驗(yàn),提高應(yīng)變能力、政策分析能力和組織協(xié)調(diào)能力,從而提高自身管理水平和辦事效率。

(三)加強(qiáng)品德修養(yǎng)

辦公室人員應(yīng)樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀,牢固樹立為人民服務(wù)的宗旨,要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感;要堅(jiān)持講政治、講正氣、講文明、講團(tuán)結(jié)、待人誠實(shí)、熱情大方、廉潔自律、克已奉公、自覺抵制拜金主義、享樂主義、極端個(gè)人主義思想的侵蝕,不為私心雜念所左右,不為名利所困擾,以勤政廉潔的良好形象和出色的工作業(yè)績(jī)實(shí)現(xiàn)自身的人生價(jià)值。三是要有吃苦奉獻(xiàn)的精神。辦公室工作無論是起草文件、組織會(huì)議,還是處理突發(fā)事件、協(xié)助重大決策,都十分繁雜而具體,就是我們常說的時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高,很多工作看似小事、瑣事,若辦不好就可能出大事。另外,工作人員常常是無節(jié)假日,招之即來,加班加點(diǎn)是家常便飯。辦公室工作的這種特殊性,就要求工作人員要有吃苦奉獻(xiàn)的精神,做到重事業(yè)、輕得失,重奉獻(xiàn)、輕索取,達(dá)到甘于寂寞、淡泊名利,甘當(dāng)無名英雄的思想境界。

二、轉(zhuǎn)變思想觀念,樹立現(xiàn)代意識(shí)

隨著高職院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,教育教學(xué)管理體制的改革,許多新情況、新問題不斷涌現(xiàn),學(xué)校將在更寬的領(lǐng)域和更深的層次參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)更加頻繁,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工要求服務(wù)的范圍、內(nèi)容、方式、方法等方面都在不斷提高,以往傳統(tǒng)的守舊思維方式和工作方法,難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展變化的要求。為此,辦公室人員必須與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念,樹立現(xiàn)代意識(shí)。

(一)樹立超前意識(shí)

俗話說,“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”。而這種“預(yù)”,就是指工作中的超前意識(shí),也就是提前思考與謀劃。對(duì)辦公室人員而言,應(yīng)該具備政治上的敏銳性、工作方向上的預(yù)見性、工作思路的全局性、履行職能的主動(dòng)性。在實(shí)際工作中應(yīng)做到四個(gè)轉(zhuǎn)變,即由滿足于辦好具體事務(wù)向善于抓大事、謀全局當(dāng)高參轉(zhuǎn)變;由被動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)向自覺開動(dòng)腦筋主動(dòng)提供服務(wù)、創(chuàng)造性地開展工作轉(zhuǎn)變;由只注意較好地對(duì)內(nèi)服務(wù)向增強(qiáng)開放意識(shí)、強(qiáng)化外聯(lián)公關(guān)職能轉(zhuǎn)變。樹立超前意識(shí),既是工作方式,又是工作目標(biāo),更是工作要求。

(二)提高服務(wù)意識(shí)

管理就是服務(wù),可以說服務(wù)是辦公室工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。辦公室工作最大的特點(diǎn)就是從屬性和服務(wù)性。從屬性是指辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀部”,是按照領(lǐng)導(dǎo)要求綜合協(xié)調(diào)工作的“得力助手”,是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。服務(wù)性是指辦公室為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層和師生服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),就是在任何時(shí)候、任何情況下,都要緊貼黨委和行政中心工作,為黨委和行政中心工作服務(wù)。要能夠站在領(lǐng)導(dǎo)和全局的高度觀察問題,構(gòu)思工作,主動(dòng)處理各種矛盾;要能夠準(zhǔn)確及時(shí)地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖,不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù);要善于把領(lǐng)導(dǎo)原則性意見轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的工作成效。為基層、為師生員工服務(wù),就是要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)與基層、師生員工間的“橋梁”、“中介”作用,及時(shí)反映基層和師生員工的愿望與要求;認(rèn)真做好上情下達(dá),下情上報(bào)工作;發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用,熱情為基層和師生員工辦實(shí)事、辦好事,遇到棘手的問題,也能夠做到不推、不拖、不漏,真心實(shí)意為他們排憂解難。同時(shí),要熱情地接待每一位來辦公室辦事的人員,堅(jiān)決杜絕出現(xiàn)“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的不良現(xiàn)象。

(三)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

高職院校辦公室工作肩負(fù)著對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查的任務(wù),具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心。因此,辦公室工作人員必須忠于職守,愛崗敬業(yè),盡力盡責(zé)。要想群眾之所慮,急群眾之所難,謀群眾之所需,力求做到“權(quán)為民所用、利為民所謀”,要用一絲不茍、精益求精的態(tài)度對(duì)待辦公室工作,要堅(jiān)持深入細(xì)致、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng),高質(zhì)量、高效率地完成領(lǐng)導(dǎo)批辦事務(wù)的督促檢查,做到事事有交待,件件有回音。在工作中,既要對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé),又要對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé),把對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)與對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé)統(tǒng)一于辦公室的實(shí)際工作中。

(四)樹立綠色辦公意識(shí)

所謂“綠色辦公”,主要是指在機(jī)關(guān)工作中樹立節(jié)約自然資源的意識(shí),主張從自身做起,從小事做事,大力開展“綠色辦公”活動(dòng)。一是精簡(jiǎn)會(huì)議。切實(shí)做到能協(xié)調(diào)解決的事情不開會(huì),能小會(huì)解決的事情不開大會(huì),能合并的事情不重復(fù)開會(huì),為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事、抓實(shí)事提供時(shí)間保證。二是提高接待工作的水平。在接待過程中,注重人性化、人情化、人文化,在保證熱情周到的同時(shí),盡量節(jié)省經(jīng)費(fèi)、杜絕浪費(fèi)。三是“無紙化”辦公。運(yùn)用校園網(wǎng)進(jìn)行工作信息的傳遞、交流,減少紙張消耗,對(duì)必須使用書面交流的,則要求雙面打印、復(fù)印。四是節(jié)約辦公用品。嚴(yán)格按需編制采購計(jì)劃,對(duì)于一些可以回收、再利用的辦公用品,盡量重復(fù)使用,如歡迎條幅,每次使用后,要妥善保管,以備下次再使用。

三、健全各項(xiàng)制度,實(shí)行科學(xué)管理

建立健全各種規(guī)章制度和行為準(zhǔn)則,明確分工與責(zé)任,按制度和原則辦事,這是科學(xué)規(guī)范的前提。實(shí)行科學(xué)規(guī)范管理有利于日常工作有序、高效地運(yùn)轉(zhuǎn),減少工作中的失誤、矛盾和沖突,更有利于提高辦事效率。

(一)嚴(yán)肅工作紀(jì)律,注意“公仆”形象

辦公室人員工作在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身邊,必須增強(qiáng)自身的政治意識(shí)與責(zé)任意識(shí),提高自身的政治敏感性,嚴(yán)守工作紀(jì)律,做到不該說的不說,不該問的不問。在上傳下達(dá)的過程中,必須實(shí)事求是,力戒夸大或縮小,切不可改變領(lǐng)導(dǎo)意圖,以免造成工作上的失誤。在協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的過程中,必須堅(jiān)持盡職而不越位的原則,要有嚴(yán)格的自律意識(shí),始終堅(jiān)持自重、自省、自警、自勵(lì),保持個(gè)人的良好形象,決不能打著學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)發(fā)號(hào)施令,更不能以領(lǐng)導(dǎo)的名義謀取個(gè)人私利。要時(shí)刻提醒自己做一個(gè)合格的“人民公仆”。

(二)完善辦公程序,健全規(guī)章制度

高職院校辦公天室工作紛繁復(fù)雜,隨意性大,條理性較差,但卻有其一定的內(nèi)在規(guī)律性。只有把握規(guī)律,才能實(shí)現(xiàn)工作有序、高效、科學(xué)地運(yùn)行。這就要求辦公室工作的各個(gè)基本環(huán)節(jié)都要建立起一系列的規(guī)章制度。例如:公文處理、會(huì)務(wù)組織、請(qǐng)示與報(bào)告、督促查辦、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)及公務(wù)接待等等,都要建立起完備的工作程序和相應(yīng)的操作規(guī)程,使辦公室的全體人員各司其職,各負(fù)其責(zé),獨(dú)立負(fù)責(zé)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。辦公室的領(lǐng)導(dǎo)成員要定期召開會(huì)議,建立議事制度,研究總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),部署下一個(gè)階段的工作任務(wù)。這樣可以避免臨時(shí)動(dòng)議,克服出現(xiàn)少數(shù)人、個(gè)別人說了算的一言堂、家長(zhǎng)制的不良作風(fēng)。辦事程序和操作規(guī)程確定之后,領(lǐng)導(dǎo)就不得亂加指揮,盲目行事,更不能越級(jí)辦事,這樣才能使辦公室的工作逐步走向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

(三)實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制度,不斷完善實(shí)績(jī)考核辦法

辦公室工作涉及面廣、千頭萬緒,必須把辦公室的工作進(jìn)行科學(xué)分類,定量分解,量化指標(biāo),使各項(xiàng)工作都有明確的時(shí)、空、質(zhì)、量的要求,并分解到每個(gè)科室,落實(shí)到每個(gè)人頭,做到目標(biāo)明確,責(zé)任到位,落到實(shí)處。同時(shí)結(jié)合辦公室工作實(shí)際,嚴(yán)格考核制度,建立健全辦公室人員的工作實(shí)績(jī)考核辦法,對(duì)工作完成好的人員除給予表揚(yáng)外,還應(yīng)與崗位津貼的評(píng)定和年度評(píng)選等事項(xiàng)掛上鉤,尤其是對(duì)政治素質(zhì)過硬,文化層次高,組織協(xié)調(diào)能力強(qiáng),勇于開拓創(chuàng)新,工作實(shí)績(jī)好,群眾公認(rèn)的優(yōu)秀者應(yīng)大膽提拔和使用;對(duì)一些工作能力一般,校內(nèi)外影響較差的同志要加強(qiáng)教育,實(shí)行優(yōu)勝劣汰。只有這樣,才能增強(qiáng)辦公室工作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和進(jìn)取精神,調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性,塑造辦公室工作人員的新形象。

四、堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),不斷開拓創(chuàng)新

創(chuàng)新時(shí)代需要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)。江澤民同志曾指出:“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力”。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立為高職教育事業(yè)的改革和發(fā)展提供了機(jī)遇和動(dòng)力,同時(shí)要求高職教育加快教育改革的步伐,這就給高職院校辦公室的工作提出了新的要求。高職院校辦公室必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的變化,堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),積極探索辦公室工作的內(nèi)部規(guī)律,解放思想,實(shí)事求是,在觀念思路上有所更新,在工作方法和方式上有所創(chuàng)新,不斷探求解決問題的新途徑。

(一)思想認(rèn)識(shí)的創(chuàng)新

由于辦公室工作的輔助性的特點(diǎn),被動(dòng)性較強(qiáng),工作方法往往拘泥于單純的按領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)或授意下去辦文、辦事、收發(fā)傳遞信息。單純憑經(jīng)驗(yàn)辦事、被動(dòng)服務(wù)等。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,這種傳統(tǒng)工作模式很難適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求,因此,在新的歷史條件下,辦公室工作必須更新思維方式,摒棄那種照章辦事的無主體的思維、急功近利的實(shí)證型思維、排斥異已的求同型思維、茍且無為的鈍守型思維,大力發(fā)展和運(yùn)用創(chuàng)造性思維,積極發(fā)揮工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。在工作中,要有開拓創(chuàng)新的勇氣,樹立敢為人先的敬業(yè)精神,積極認(rèn)識(shí)新生事物,探索新規(guī)律;要大膽跳出經(jīng)驗(yàn)主義框框,運(yùn)用新的視角和手段,探索解決問題的新途徑,提出新的見解;要充分挖掘自身創(chuàng)新能力的潛力,不斷提高辦公室工作的效率,努力為校領(lǐng)導(dǎo)的決策起參謀和助手作用。

(二)組織、協(xié)調(diào)的方法創(chuàng)新

高職院校辦公室具有協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)“總攬全局、協(xié)調(diào)各方”的重要職責(zé),這就需要工作人員具有較強(qiáng)的組織策劃和綜合協(xié)調(diào)能力。對(duì)事關(guān)全局的工作和重大活動(dòng),辦公室要精心策劃、精心組織、精心協(xié)調(diào)、整合各方面的力量,形成整體推進(jìn)工作的合力,保證中心工作的落實(shí)和工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對(duì)日常工作,要注意牽好頭,多通氣、多協(xié)調(diào)、多配合,充分調(diào)動(dòng)各個(gè)方面的積極性,努力形成左右協(xié)調(diào)、上下配合、共同努力的良好工作環(huán)境,推動(dòng)工作的全面落實(shí)。例如,在組織、協(xié)調(diào)大型活動(dòng)時(shí),應(yīng)做到“活動(dòng)有方案、事前有預(yù)演、事中不可預(yù)見的因素有預(yù)案、事后有總結(jié)”;在提交會(huì)議討論決定的議題,在會(huì)前應(yīng)組織相關(guān)部門調(diào)查研究,凡是涉及兩個(gè)以上部門業(yè)務(wù)的議題,會(huì)前應(yīng)充分交換意見,盡量協(xié)調(diào)一致。另外,對(duì)政務(wù)性工作的協(xié)調(diào)要注意原則性和靈活性的統(tǒng)一,不折不扣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示。一定要在授權(quán)和職責(zé)范圍內(nèi)協(xié)商,注意講求靈活性,在不違反原則的前提下,只要符合實(shí)際情況,可以采取靈活多樣的工作方法。要養(yǎng)成遇事同大家商量的習(xí)慣,講求互相諒解,尊重對(duì)方,理解對(duì)方,切不可盛氣凌人,更不得以勢(shì)壓人。

(三)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)的方式創(chuàng)新

工作作風(fēng)既是個(gè)人特質(zhì)的反映,也是群體形象的體現(xiàn),工作作風(fēng)的好壞,會(huì)直接影響對(duì)個(gè)人或群體的評(píng)價(jià)。辦公室是學(xué)校對(duì)內(nèi)、對(duì)外的“窗口”,作風(fēng)建設(shè)具有示范帶頭作用,更為廣大師生員工所關(guān)注。辦公室工作的性質(zhì),要求其每一位工作人員重視自身工作作風(fēng)的轉(zhuǎn)變,繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的工作傳統(tǒng),堅(jiān)持密切聯(lián)系群眾,大力倡導(dǎo)勤政、廉潔、務(wù)實(shí)、快捷的工作作風(fēng),堅(jiān)決克服形式主義、官僚主義、享樂主義,力戒浮躁浮夸的壞作風(fēng)。必須正確處理個(gè)人利益與集體利益的關(guān)系,要有一種不計(jì)較個(gè)人得失的精神境界,弘揚(yáng)吃苦耐勞的精神,養(yǎng)成連續(xù)作戰(zhàn)的作風(fēng),時(shí)刻牢記奉獻(xiàn)精神;必須牢固樹立時(shí)間觀念,增強(qiáng)只爭(zhēng)朝夕的緊迫感和責(zé)任感,切實(shí)做到“當(dāng)日事當(dāng)日畢、急事急辦、特事特辦”,及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù),克服辦事拖拉、作風(fēng)疲沓、時(shí)間觀念不強(qiáng)的毛病,樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)的思想。

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