對提升高職院校辦公室工作水平的幾點思考

摘要:高職院校辦公室在學校管理系統中處于承上啟下、協調左右、聯系內外的中心地位。提升高職院校辦公室工作水平，應加強隊伍建設，提高人員素質;轉變思想觀念，樹立現代意識;健全各項制度，實行科學管理;堅持與時俱進，不斷開拓創新。

關鍵詞:高職院校;辦公室;提升水平;創新方法

中圖分類號:G472 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0174-03

高職院校辦公室是學校的綜合部門，是承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通四方、保證學校各項工作正常運轉的樞紐和橋梁，是協助學校黨政領導決策和處理各種日常行政事務的辦事機構。它的職能幾乎涉及到學?，F代管理系統中的決策、執行、督查、反饋等各個子系統。隨著高職院校管理體制改革的深入和辦學自主權的擴大，學校辦公室的地位和作用更加突出，工作任務日漸繁重、復雜，如何正確認識不斷變化的新形勢、新要求，新任務，把握高職院校辦公室工作的內在規律，不斷提升辦公室工作水平，是擺在每個高職院校辦公室工作人員面前的一項新課題。

一、加強隊伍建設，提高人員素質

培養和造就一支政治上要求強，業務上要求精、作風上要求硬、紀律上要求嚴的高素質辦公室工作隊伍是加強辦公室建設、實現辦公室工作科學化、制度化、規范化的基礎。作為直接為學校的行政管理、教學工作和科學研究服務的辦公室人員，應該努力提高自身的基本素質。

(一)提高政治素質

高職院校是培養適應生產、建設、管理、服務第一線需要的具有良好綜合素質的高級技能型應用人才的主要陣地。辦公室工作具有政策性強、責任大的特點，這決定了辦公室人員必須具有較高的政治思想水平、較強的政治洞察力和政治敏銳性，在大是大非的問題上要立場堅定，旗幟鮮明，頭腦清醒，抵御各種風險，應對各種復雜局面，經受各種考驗，因此，辦公室人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，深刻領會黨的路線、方針、政策，用科學發展觀的理論武裝頭腦，不斷提高理論政策水平，以避免出現政策性的錯誤。

(二)提升業務素質

高職院校辦公室工作的性質和特點，決定了辦公室工作人員必須具備“萬金油”的本領。除了具有深厚的馬克思主義理論功底和熟練的業務知識以外，還要了解國外高職教育的發展動態、管理經驗、辦學條件，具備較強的實際工作能力，具有使用現代化辦公設備和嫻熟的文字及口頭表述能力等等。只有具備扎實的基本功，才能在實際工作中，特別是在偶發性或突發性事件中，運籌帷幄，立于不敗之地。實踐證明，辦公室人員的知識面越廣、經驗越豐富，工作能力就會越強。因此，辦公室工作人員要自覺加強學習，提高自身業務素質，不但要掌握一定文秘、行政管理、經濟、檔案、傳媒學、組織學、公關學等方面的專業知識，還要學習先進的高職教育思想，用現代管理知識武裝頭腦，解放思想，開拓創新，不斷提高辦公室的現代管理水平。也要認真學習和貫徹執行《教育法》、《教育行政法》、《教師法》等教育法律，在法律、法規及規章制度的范圍內行使自已的權力，開展行政管理工作，做到依法行政、依法治教、依法治校。努力做到一專多能、融會貫通，并能經常深入基層，開展調查研究，理性地思考學校建設與發展中遇到的新情況和新問題，不斷豐富工作經驗，提高應變能力、政策分析能力和組織協調能力，從而提高自身管理水平和辦事效率。

(三)加強品德修養

辦公室人員應樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，牢固樹立為人民服務的宗旨，要有強烈的事業心和責任感;要堅持講政治、講正氣、講文明、講團結、待人誠實、熱情大方、廉潔自律、克已奉公、自覺抵制拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕，不為私心雜念所左右，不為名利所困擾，以勤政廉潔的良好形象和出色的工作業績實現自身的人生價值。三是要有吃苦奉獻的精神。辦公室工作無論是起草文件、組織會議，還是處理突發事件、協助重大決策，都十分繁雜而具體，就是我們常說的時間緊、任務重、要求高，很多工作看似小事、瑣事，若辦不好就可能出大事。另外，工作人員常常是無節假日，招之即來，加班加點是家常便飯。辦公室工作的這種特殊性，就要求工作人員要有吃苦奉獻的精神，做到重事業、輕得失，重奉獻、輕索取，達到甘于寂寞、淡泊名利，甘當無名英雄的思想境界。

二、轉變思想觀念，樹立現代意識

隨著高職院校招生規模的不斷擴大，教育教學管理體制的改革，許多新情況、新問題不斷涌現，學校將在更寬的領域和更深的層次參與市場競爭，領導決策活動更加頻繁，學校領導和廣大師生員工要求服務的范圍、內容、方式、方法等方面都在不斷提高，以往傳統的守舊思維方式和工作方法，難以適應新形勢發展變化的要求。為此，辦公室人員必須與時俱進，及時轉變思想觀念，樹立現代意識。

(一)樹立超前意識

俗話說，“凡事預則立，不預則廢”。而這種“預”，就是指工作中的超前意識，也就是提前思考與謀劃。對辦公室人員而言，應該具備政治上的敏銳性、工作方向上的預見性、工作思路的全局性、履行職能的主動性。在實際工作中應做到四個轉變，即由滿足于辦好具體事務向善于抓大事、謀全局當高參轉變;由被動完成領導交辦的任務向自覺開動腦筋主動提供服務、創造性地開展工作轉變;由只注意較好地對內服務向增強開放意識、強化外聯公關職能轉變。樹立超前意識，既是工作方式，又是工作目標，更是工作要求。

(二)提高服務意識

管理就是服務，可以說服務是辦公室工作的根本出發點和落腳點。辦公室工作最大的特點就是從屬性和服務性。從屬性是指辦公室是領導決策的“參謀部”，是按照領導要求綜合協調工作的“得力助手”，是協調領導處理日常事務的辦事機構。服務性是指辦公室為領導服務、為基層和師生服務。為領導服務，就是在任何時候、任何情況下，都要緊貼黨委和行政中心工作，為黨委和行政中心工作服務。要能夠站在領導和全局的高度觀察問題，構思工作，主動處理各種矛盾;要能夠準確及時地把握領導意圖，不折不扣地完成領導交辦的工作任務;要善于把領導原則性意見轉化為實實在在的工作成效。為基層、為師生員工服務，就是要發揮領導與基層、師生員工間的“橋梁”、“中介”作用，及時反映基層和師生員工的愿望與要求;認真做好上情下達，下情上報工作;發揮綜合協調作用，熱情為基層和師生員工辦實事、辦好事，遇到棘手的問題，也能夠做到不推、不拖、不漏，真心實意為他們排憂解難。同時，要熱情地接待每一位來辦公室辦事的人員，堅決杜絕出現“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的不良現象。

(三)增強責任意識

高職院校辦公室工作肩負著對學校各項工作落實情況進行督促檢查的任務，具有高度的責任感和事業心。因此，辦公室工作人員必須忠于職守，愛崗敬業，盡力盡責。要想群眾之所慮，急群眾之所難，謀群眾之所需，力求做到“權為民所用、利為民所謀”，要用一絲不茍、精益求精的態度對待辦公室工作，要堅持深入細致、求真務實的工作作風，高質量、高效率地完成領導批辦事務的督促檢查，做到事事有交待，件件有回音。在工作中，既要對上級負責，又要對下級負責，把對上級負責與對下級負責統一于辦公室的實際工作中。

(四)樹立綠色辦公意識

所謂“綠色辦公”，主要是指在機關工作中樹立節約自然資源的意識，主張從自身做起，從小事做事，大力開展“綠色辦公”活動。一是精簡會議。切實做到能協調解決的事情不開會，能小會解決的事情不開大會，能合并的事情不重復開會，為各級領導集中精力抓大事、抓實事提供時間保證。二是提高接待工作的水平。在接待過程中，注重人性化、人情化、人文化，在保證熱情周到的同時，盡量節省經費、杜絕浪費。三是“無紙化”辦公。運用校園網進行工作信息的傳遞、交流，減少紙張消耗，對必須使用書面交流的，則要求雙面打印、復印。四是節約辦公用品。嚴格按需編制采購計劃，對于一些可以回收、再利用的辦公用品，盡量重復使用，如歡迎條幅，每次使用后，要妥善保管，以備下次再使用。

三、健全各項制度，實行科學管理

建立健全各種規章制度和行為準則，明確分工與責任，按制度和原則辦事，這是科學規范的前提。實行科學規范管理有利于日常工作有序、高效地運轉，減少工作中的失誤、矛盾和沖突，更有利于提高辦事效率。

(一)嚴肅工作紀律，注意“公仆”形象

辦公室人員工作在學校領導身邊，必須增強自身的政治意識與責任意識，提高自身的政治敏感性，嚴守工作紀律，做到不該說的不說，不該問的不問。在上傳下達的過程中，必須實事求是，力戒夸大或縮小，切不可改變領導意圖，以免造成工作上的失誤。在協調各部門關系的過程中，必須堅持盡職而不越位的原則，要有嚴格的自律意識，始終堅持自重、自省、自警、自勵，保持個人的良好形象，決不能打著學校領導的旗號發號施令，更不能以領導的名義謀取個人私利。要時刻提醒自己做一個合格的“人民公仆”。

(二)完善辦公程序，健全規章制度

高職院校辦公天室工作紛繁復雜，隨意性大，條理性較差，但卻有其一定的內在規律性。只有把握規律，才能實現工作有序、高效、科學地運行。這就要求辦公室工作的各個基本環節都要建立起一系列的規章制度。例如:公文處理、會務組織、請示與報告、督促查辦、領導公務及公務接待等等，都要建立起完備的工作程序和相應的操作規程，使辦公室的全體人員各司其職，各負其責，獨立負責地完成各項工作任務。辦公室的領導成員要定期召開會議，建立議事制度，研究總結工作中的經驗和教訓，部署下一個階段的工作任務。這樣可以避免臨時動議，克服出現少數人、個別人說了算的一言堂、家長制的不良作風。辦事程序和操作規程確定之后，領導就不得亂加指揮，盲目行事，更不能越級辦事，這樣才能使辦公室的工作逐步走向制度化、規范化和科學化。

(三)實行目標管理責任制度，不斷完善實績考核辦法

辦公室工作涉及面廣、千頭萬緒，必須把辦公室的工作進行科學分類，定量分解，量化指標，使各項工作都有明確的時、空、質、量的要求，并分解到每個科室，落實到每個人頭，做到目標明確，責任到位，落到實處。同時結合辦公室工作實際，嚴格考核制度，建立健全辦公室人員的工作實績考核辦法，對工作完成好的人員除給予表揚外，還應與崗位津貼的評定和年度評選等事項掛上鉤，尤其是對政治素質過硬，文化層次高，組織協調能力強，勇于開拓創新，工作實績好，群眾公認的優秀者應大膽提拔和使用;對一些工作能力一般，校內外影響較差的同志要加強教育，實行優勝劣汰。只有這樣，才能增強辦公室工作人員的競爭意識和進取精神，調動辦公室工作人員的積極性，塑造辦公室工作人員的新形象。

四、堅持與時俱進，不斷開拓創新

創新時代需要創新意識。江澤民同志曾指出:“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力”。社會主義市場經濟體制的建立為高職教育事業的改革和發展提供了機遇和動力，同時要求高職教育加快教育改革的步伐，這就給高職院校辦公室的工作提出了新的要求。高職院校辦公室必須適應形勢發展的變化，堅持與時俱進，積極探索辦公室工作的內部規律，解放思想，實事求是，在觀念思路上有所更新，在工作方法和方式上有所創新，不斷探求解決問題的新途徑。

(一)思想認識的創新

由于辦公室工作的輔助性的特點，被動性較強，工作方法往往拘泥于單純的按領導的授權或授意下去辦文、辦事、收發傳遞信息。單純憑經驗辦事、被動服務等。在知識經濟時代，這種傳統工作模式很難適應辦公現代化的要求，因此，在新的歷史條件下，辦公室工作必須更新思維方式，摒棄那種照章辦事的無主體的思維、急功近利的實證型思維、排斥異已的求同型思維、茍且無為的鈍守型思維，大力發展和運用創造性思維，積極發揮工作的主動性和創造性。在工作中，要有開拓創新的勇氣，樹立敢為人先的敬業精神，積極認識新生事物，探索新規律;要大膽跳出經驗主義框框，運用新的視角和手段，探索解決問題的新途徑，提出新的見解;要充分挖掘自身創新能力的潛力，不斷提高辦公室工作的效率，努力為校領導的決策起參謀和助手作用。

(二)組織、協調的方法創新

高職院校辦公室具有協助學校領導“總攬全局、協調各方”的重要職責，這就需要工作人員具有較強的組織策劃和綜合協調能力。對事關全局的工作和重大活動，辦公室要精心策劃、精心組織、精心協調、整合各方面的力量，形成整體推進工作的合力，保證中心工作的落實和工作目標的實現。對日常工作，要注意牽好頭，多通氣、多協調、多配合，充分調動各個方面的積極性，努力形成左右協調、上下配合、共同努力的良好工作環境，推動工作的全面落實。例如，在組織、協調大型活動時，應做到“活動有方案、事前有預演、事中不可預見的因素有預案、事后有總結”;在提交會議討論決定的議題，在會前應組織相關部門調查研究，凡是涉及兩個以上部門業務的議題，會前應充分交換意見，盡量協調一致。另外，對政務性工作的協調要注意原則性和靈活性的統一，不折不扣地貫徹領導的意圖和指示。一定要在授權和職責范圍內協商，注意講求靈活性，在不違反原則的前提下，只要符合實際情況，可以采取靈活多樣的工作方法。要養成遇事同大家商量的習慣，講求互相諒解，尊重對方，理解對方，切不可盛氣凌人，更不得以勢壓人。

(三)轉變工作作風的方式創新

工作作風既是個人特質的反映，也是群體形象的體現，工作作風的好壞，會直接影響對個人或群體的評價。辦公室是學校對內、對外的“窗口”，作風建設具有示范帶頭作用，更為廣大師生員工所關注。辦公室工作的性質，要求其每一位工作人員重視自身工作作風的轉變，繼承和發揚優良的工作傳統，堅持密切聯系群眾，大力倡導勤政、廉潔、務實、快捷的工作作風，堅決克服形式主義、官僚主義、享樂主義，力戒浮躁浮夸的壞作風。必須正確處理個人利益與集體利益的關系，要有一種不計較個人得失的精神境界，弘揚吃苦耐勞的精神，養成連續作戰的作風，時刻牢記奉獻精神;必須牢固樹立時間觀念，增強只爭朝夕的緊迫感和責任感，切實做到“當日事當日畢、急事急辦、特事特辦”，及時完成領導交辦的工作任務，克服辦事拖拉、作風疲沓、時間觀念不強的毛病，樹立為領導服務、為教學服務、為師生服務的思想。

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