略論單位建設工程檔案管理

摘要:建設工程檔案對于確定工程質量責任、解決工程糾紛以及研究建筑文明具有重要意義。單位建設工程檔案的管理是對本單位建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。單位建設工程檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和查閱利用服務中，應當做到依法、及時和認真，促進單位建設工程檔案管理工作健康開展。

關鍵詞:建設工程檔案;收集;整理;保管;利用服務

中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02

工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為，它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此，如實記錄和保管建設工程檔案，就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見，以為單位建設工程檔案的管理提供思路。

一、建設工程檔案及其管理的含義

建設工程檔案的定義，理論上雖不存在根本的分歧，但定義方式并不相同。如有人指出，工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的，但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出，重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料，即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延，但失之雜亂，毫無檔案確立的標準。可以說，上述定義均具有合理性，但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。

筆者認為，建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發，確定建設工程檔案的外延。

建設工程檔案的管理，是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之，建設工程檔案的管理是一個系統工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關建設進程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案，具有復雜性。

收集、整理和保管好建設工程檔案，做好建設工程檔案的查閱服務，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄，是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時，檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料，對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據各種線索，到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法，將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設審批管理部門，環保消防等部門，也涉及業主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此，一般的建設項目，其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設項目，才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。

建設工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎環節，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集，則檔案管理就成了無源之水，無本之木。

單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:

第一，應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多，從項目的醞釀提出就會產生動議性文件，之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限，電子文件亦是建設工程的歷史記錄，自應收集。

第二，應當注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產生的時間越長，越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔，亦應依法在規定時限內歸檔。

第三，建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規矩不成方圓，只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了，才有可能保證歸檔的順利進行。因此，單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度，并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任，以保證建設工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設，檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員，了解工程進度和工程基本情況，做到心中有數，在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。

第五，建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓，否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此，建設工程檔案在收集時應當有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全，對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容，是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規范，或者不齊全，因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此，單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題，單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規則，不宜以定式常法為據。

單位建設工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。

第一，以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載，檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此，編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此，單位存在不同建設工程的，其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準日期則因工程批準部門較多，日期一般不統一，難以確定以哪一批文日期為準，容易形成標準不統一的問題。同時，有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標準。

第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數字檔案館建設目標相銜接，故此，應以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。

總之，單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作，應當以高度的責任心認真對待，科學整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應付。

四、單位建設工程檔案的保管

單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。

一般而言，紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真，加之經常性的復制，導致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數字技術保存為數字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是，在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料，以便于查閱。

五、單位建設工程檔案的利用服務

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5]，必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要，或因學習建筑設計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。

第一，利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有涉密檔案與非涉密檔案，涉密檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機構或人員可以查閱，均需要依法進行。

第二，單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用，特別是涉密檔案，應當嚴格按照法律規定的程序，通過申請、核準、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規定。

第三，在合法前提下，單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務，運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6]，必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程，以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。

第四，單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統，并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料，靠人工檢索費時耗力，效率低下，故此，建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢，應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據，方便查閱。

單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作，不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能，還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中，應當做到依法、及時、認真和便利服務，促進單位建設工程檔案管理工作。

參考文獻:

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[5] 馬玉杰，秦樹廣. 試論檔案利用者實證研究[J]. 四川檔案，2007，(4):22-23.

[6] 楊迎春. 論檔案利用服務[J].山西檔案，2009(增刊):4-5.