略論單位建設(shè)工程檔案管理

摘要:建設(shè)工程檔案對(duì)于確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決工程糾紛以及研究建筑文明具有重要意義。單位建設(shè)工程檔案的管理是對(duì)本單位建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。單位建設(shè)工程檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和查閱利用服務(wù)中，應(yīng)當(dāng)做到依法、及時(shí)和認(rèn)真，促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作健康開展。

關(guān)鍵詞:建設(shè)工程檔案;收集;整理;保管;利用服務(wù)

中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)14-0181-02

工程建設(shè)是幾乎每一個(gè)城市、每一個(gè)單位無法避免的基本經(jīng)濟(jì)行為，它對(duì)城市文明與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可估量的作用。因此，如實(shí)記錄和保管建設(shè)工程檔案，就顯得十分重要。本文就單位建設(shè)工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見，以為單位建設(shè)工程檔案的管理提供思路。

一、建設(shè)工程檔案及其管理的含義

建設(shè)工程檔案的定義，理論上雖不存在根本的分歧，但定義方式并不相同。如有人指出，工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價(jià)值判斷為視角的，但定義中所說價(jià)值缺乏可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。又如有人指出，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料，即:建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延，但失之雜亂，毫無檔案確立的標(biāo)準(zhǔn)。可以說，上述定義均具有合理性，但未能就檔案本身的功能與外延進(jìn)行充分的結(jié)合。

筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請(qǐng)、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價(jià)值與功能出發(fā)，確定建設(shè)工程檔案的外延。

建設(shè)工程檔案的管理，是指對(duì)建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之，建設(shè)工程檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它始于工程項(xiàng)目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個(gè)時(shí)代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個(gè)部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個(gè)部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復(fù)雜性。

收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案，做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù)，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時(shí)，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對(duì)于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設(shè)工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會(huì)上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動(dòng)員捐獻(xiàn)、復(fù)制副本等多種有效辦法，將散存在社會(huì)上和個(gè)人手中的檔案收集進(jìn)館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對(duì)檔案收集的定義。從建設(shè)工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設(shè)審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個(gè)單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對(duì)本單位各職能部門在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此，一般的建設(shè)項(xiàng)目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對(duì)于國家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目，才可能在一定時(shí)期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。本文僅對(duì)單位自行建檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理予以論述。

建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提[4]。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實(shí)施，因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存，一般很少同時(shí)向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集，則檔案管理就成了無源之水，無本之木。

單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題:

第一，應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多，從項(xiàng)目的醞釀提出就會(huì)產(chǎn)生動(dòng)議性文件，之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報(bào)批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限，電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄，自應(yīng)收集。

第二，應(yīng)當(dāng)注意歸檔時(shí)限，及時(shí)歸檔。檔案是對(duì)事件的真實(shí)歷史記錄，收集時(shí)間距離檔案文件產(chǎn)生的時(shí)間越長，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動(dòng)導(dǎo)致收集不便等問題。因此，國家對(duì)各類檔案的歸檔時(shí)限都有嚴(yán)格要求，特別是專項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔，亦應(yīng)依法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸檔。

第三，建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。沒有規(guī)矩不成方圓，只有把建設(shè)工程檔案的歸檔程序確定了，才有可能保證歸檔的順利進(jìn)行。因此，單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時(shí)限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任，以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè)，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，了解工程進(jìn)度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時(shí)機(jī)。

第五，建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓，否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此，建設(shè)工程檔案在收集時(shí)應(yīng)當(dāng)有所甄別，對(duì)于工程決策、審批資料，工程設(shè)計(jì)圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全，對(duì)于工程建設(shè)的評(píng)價(jià)等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設(shè)工程檔案的整理

檔案整理工作是整個(gè)檔案管理活動(dòng)的核心內(nèi)容，是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時(shí)的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此，單位建設(shè)工程檔案的整理是一個(gè)較為復(fù)雜的問題，單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。

單位建設(shè)工程檔案的整理，雖然難以定法對(duì)待，但仍有條理可循。

第一，以時(shí)間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。檔案是人類活動(dòng)的歷史記載，檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對(duì)事件進(jìn)行評(píng)述。因此，編年體史書的時(shí)間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此，單位存在不同建設(shè)工程的，其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時(shí)間為序進(jìn)行編號(hào)整理。在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準(zhǔn)或動(dòng)工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_，一般不存在模糊問題，而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多，日期一般不統(tǒng)一，難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn)，容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時(shí)，有時(shí)文件規(guī)定的動(dòng)工日期與實(shí)際動(dòng)工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。

第二，同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對(duì)于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接，故此，應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄，如某某項(xiàng)目可行性報(bào)告等。

總之，單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對(duì)待，科學(xué)整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應(yīng)付。

四、單位建設(shè)工程檔案的保管

單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。

一般而言，紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對(duì)于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對(duì)可靠，但長期保存可能會(huì)變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因?yàn)闇囟取穸燃胺来乓蟛贿_(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真，加之經(jīng)常性的復(fù)制，導(dǎo)致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對(duì)于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對(duì)于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像，然后加以保存，同時(shí)對(duì)照片采取常規(guī)方法保存。對(duì)于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時(shí)保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時(shí)，應(yīng)加注說明性題名，并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個(gè)人等基本資料，以便于查閱。

五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價(jià)值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)[5]，必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要，或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì)，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時(shí)還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務(wù)，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。

第一，利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有涉密檔案與非涉密檔案，涉密檔案亦有密級(jí)之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱，均需要依法進(jìn)行。

第二，單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是涉密檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序，通過申請(qǐng)、核準(zhǔn)、查閱等基本程序，而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。

第三，在合法前提下，單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極提供查閱檢索服務(wù)，運(yùn)用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6]，必要時(shí)應(yīng)向查閱者說明檔案文件的背景、內(nèi)容和文件變遷歷史過程，以便于查閱者能夠迅速準(zhǔn)確的獲知需要的信息。

第四，單位建設(shè)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng)，并提供電子查閱與紙質(zhì)查閱的共時(shí)服務(wù)。面對(duì)越來越多的檔案材料，靠人工檢索費(fèi)時(shí)耗力，效率低下，故此，建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案館建設(shè)的基本趨勢(shì)，應(yīng)該努力建立紙質(zhì)檔案的電子檢索數(shù)據(jù)，方便查閱。

單位建設(shè)工程檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜而意義重大的工作，不僅要求檔案管理人員具有高度的責(zé)任心和良好的工作技能，還要求單位內(nèi)部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)中，應(yīng)當(dāng)做到依法、及時(shí)、認(rèn)真和便利服務(wù)，促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作。

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