高校檔案管理的人力資源優化

摘要:為了應對時代對于檔案管理人員提出的新要求，高校有必要引入培訓機制來提高檔案管理人員的綜合素質。通過引入培訓機制，高校檔案管理人員不僅可以及時更新自己的專業知識，掌握最新的檔案管理方法與技術，同時可以提升政治修養與職業道德素質，還能夠通過語言的培訓來獲得更多的職業技能，從而完善自己的知識體系，也提高了自己的綜合競爭力。

關鍵詞:高校;檔案管理;人力資源

中圖分類號:C93 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)10-0178-02

收稿日期:2010-01-18

作者簡介:王曉菲(1965-)，女 ，安徽桐城人，檔案副研究館員，從事檔案管理研究。

在中國改革開放和現代化建設的步伐日益加快的新形勢下，各高校建設均取得了前所未有的成就。而高校檔案作為高等院校活動的直接記錄，是衡量教育質量和管理水平的重要尺度。隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設工作中的重要內容。全面提高檔案管理人員的素質、進行高校檔案管理人員的人力資源優化，不僅是新形勢下高校發展的客觀要求，也是高校檔案管理隊伍自身建設的內在要求。

一、高校檔案管理的人力資源現狀

總體來講，隨著電子信息技術的發展和高校管理水平的提升，高校檔案管理人員也會面對更多的業務素質以及個人素養上的要求與挑戰。就現在的檔案管理人員素質來說，中國高校檔案管理人力資源現狀主要表現為以下幾個方面:

1.高校管理部門對于檔案管理人才引進重視不足。當前人們普遍對于高校檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏系統的認識和理性的思考。有的檔案管理工作人員認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關緊要，對學校發展沒有什么影響，與此同時，當前中國大部分高校自身對檔案工作重視程度不夠，思想觀念落后，沒有把檔案信息作為一種資源來認識和利用，對于檔案工作及檔案管理的重大意義認識不足。因此，高校管理部門對于檔案管理人才的引進也不夠重視，在引進人才方面不夠積極，使得檔案管理人才未能成功流入高校，致使當前中國高校檔案管理人員整體水平不高，已經不能適應信息時代檔案事業的發展需要。

2.高校檔案管理專業人才比較缺乏。由于上文提到的高校檔案管理人才引進不足，造成高校從事檔案管理的人員專業素質不能滿足崗位以及管理的要求。多數高校檔案管理人員科班出身的很少，很多都是轉崗過來的，缺乏系統的檔案專業知識，甚至有的對傳統的檔案管理方法也不熟悉。檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發和利用，許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發揮其應有的作用，造成了資源的極大浪費。而且一些高校檔案管理人員變動頻繁、業務素質低，這些都嚴重影響著高校檔案管理隊伍整體素質的提高，也造成高校檔案工作質量不高，極大地妨礙了高校檔案事業的持續發展。

3.高校檔案管理人員綜合技能不全面，知識結構單一。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質。作為一個合格的高校檔案管理人員，應具備一定的理論水平和政治素養，懂得國家檔案管理的政策和法規，懂得檔案工作的基本理論和方法。同時，他們還需要熟悉和掌握各種相關管理軟件的操作、系統的維護并要不斷提高自己的檔案信息安全防范意識。面對校園網的建設和信息化建設的高速發展，由于檔案管理人員素質不高，直接導致了檔案管理的新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，在解決工作中遇到新情況和新問題時，常常感到束手無策。客觀地說，當前中國高校檔案管理人員整體水平不高。一些高校雖已初步具備開展檔案管理信息化建設的條件，但檔案管理人員在知識結構、人才結構和能力結構方面仍有所欠缺，專業化程度較低，既懂計算機技術、又精通檔案業務的復合型人才非常缺乏，人才因素已成為制約高校檔案管理信息化建設的瓶頸。

二、高校檔案管理的人力資源優化方向

基于前文的分析，筆者認為有必要對高校檔案管理人員進行人力資源優化。經總結，其優化方向如下:

1.引進檔案管理專業人才。這里的檔案管理專業人才是指正規高等院校培養的檔案管理專業的畢業生，具備系統的檔案管理專業知識，熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，能夠合理處理應對檔案業務中各種問題。之所以強調檔案管理人員的專業性，也是由于考慮到檔案管理本身的特點。比如檔案的分類整理，那是以檔案的內容形式特征為依據的，如果看不懂檔案的內容就無法準確分類組卷，只有掌握相關門類的科學技術知識才有可能開展檔案的鑒定工作;檔案保管價值的鑒定說到底它所記述的科學技術知識價值，只有掌握相關門類的科學技術知識才有可能開展檔案的鑒定工作。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，使得檔案管理專業人才的引進顯得更為必須。

2.引入培訓機制，及時更新檔案管理人員的知識體系。要成為一名合格的檔案管理人員，除了掌握檔案管理的專業知識以外，還需要提升自己的綜合素質。綜合素質不僅包括良好的政治修養，合格的職業道德素質，還包括扎實的語言知識與應用現代化手段的管理能力。

語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，不具備扎實的語言知識就無法從事這項工作。如學校檔案的文件匯編、大事記的編寫、卷宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編等，沒有一定的語言文字、寫作知識是很難完成這些材料的編寫的。另外，隨著高校國際合作和交流的日益增加，學校對外師資培訓、交流、學生出國留學以及學校招收外國留學生的增加和中外合作辦學的不斷拓展，對一些以外語文字保存和利用檔案的要求日益增加。所以，檔案工作者較為熟練地掌握一門和多門外語，已經成為高校檔案工作者必須具備的基本素質。

由于現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，檔案管理人員要具有應用現代化工具的管理能力。如今，計算機已成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，它替代了傳統的手工操作。因此，檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文檔。掌握計算機相關知識，能促進檔案管理人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息，最大程度地運用信息，使利用者在短時間內跨地域、跨時間、跨學科、跨內容地尋找到所需的信息。

為了應對時代對于檔案管理人員提出的新要求，高校有必要引入培訓機制來提高檔案管理人員的綜合素質。通過引入培訓機制，高校檔案管理人員不僅可以及時更新自己的專業知識，掌握最新的檔案管理方法與技術，同時可以提升政治修養與職業道德素質，還能夠通過語言的培訓來獲得更多的職業技能，從而完善自己的知識體系，也提高了自己的綜合競爭力。

三、高校檔案管理的人力資源優化具體措施

1.人才引進。結合前文的論證，高校引入高等專業人才是提升高校檔案管理水平的一個必要步驟，同時，在引進人才時也需要綜合考慮高校的崗位需求，合理分配引進指標。當檔案管理出現崗位空缺時，應積極進行專業人才的引進，為高校引入新鮮血液，促進高校檔案管理水平的成長;而如果高校檔案管理崗位已經達到飽和的狀態，則應結合崗位需求狀況進行合理地調整和人才引進。另外，由于高校的行政和管理崗位還是需要保證一定的穩定性和合作性，所以筆者建議在施行人才引進時也要聽取并考慮老員工的想法與態度，不可以盲目進行專業人才的引進而忽視老員工的意見或者在薪金待遇上進行區別對待。

2.人才培訓。根據前文的討論，高校對于檔案管理人員的培訓可以從幾個方面展開:專業知識培訓、語言培訓、信息技術培訓、管理軟件培訓等。同時，高校在進行人才培訓前應對檔案管理人員進行需求調查，確定檔案管理人員本身希望獲得的技能與知識，從而有的放矢，進行專向培訓，才有可能達到很好的效果。除此之外，高校應定期進行檔案管理專業技能培訓，及時更新管理人員的專業知識體系，更好地促進檔案管理人員應用新技能來提高高校檔案管理水平、加快檔案管理效率。

3.人才流動。考慮到檔案管理崗位的一些特點，筆者認為促進人才流動也是優化檔案管理人力資源的一個有效途徑。長期以來，在個人工作崗位由領導分配的機制下，許多檔案人員在某個崗位一干就是數年，甚至是一崗到老。單一、重復的工作內容，既容易使人懈怠和產生工作已經熟練的心理，缺乏學習的動力和激情，也容易使從事這項工作的檔案人員的思維和業務知識局限在這特定的工作范圍內，對本崗位以外的其他類檔案或檔案工作的其他環節不能全面了解。所以，應改變傳統的人才管理模式，促進高校檔案管理人員內部流動、刺激外部競爭。實行全員崗位聘任制，實行競爭上崗，擇優聘用，打破鐵飯碗，真正做到能者上、庸者下。建立學校檔案工作定期檢查工作制度和檔案人員崗位責任制，不能將學校檔案工作部門作為學校消化改革富余人員的次要部門來對待。要堅持定期考核制度，幾年以后重新聘任，通過制度的約束，切實調動檔案工作者的積極性，促使他們主動學習，不斷創新，提高業務素質。

4.人才交流。檔案工作涉及的知識面廣，它要求檔案人員除了掌握專業的知識外，還應了解其他社會科學知識。特別是在一些專業檔案管理中，不同的檔案部門在檔案工作實踐中形成了自己獨特的管理方法。基于這一點，筆者提出在高校檔案管理人才之間定期開展人才交流活動。檔案管理人員應該善于借鑒他人的經驗促進自己的工作，這就需要開展校際、省際甚至國際的交流，學校有關部門要盡量創造條件，讓檔案工作人員多參加校內外有關學術團體交流活動與研討，通過交流可以學習和借鑒先進的工作方法和經驗，啟發自己的思路，擴大知識視野，取他人之長，創自己之新。

[責任編輯 安世友]