試論高校教學秘書隊伍建設的可持續發展

摘 要: 文章采用文獻資料法分析了秘書與教學秘書的相關概念及教學秘書的工作要求。通過研究認為高校教學秘書作為高校教學管理活動的管理者，其自身素質和工作能力直接影響著高校的教學管理水平。高校如何建設一支可持續發展的教學秘書隊伍，是目前急需解決的一個問題。

關鍵詞: 高校教學秘書 隊伍建設 可持續發展

一、秘書與教學秘書的相關概念

秘書，是指在領導者身邊或中樞機關工作，為領導層決策提供各種服務，并且直接輔助領導者處理日常事務，尤其是以辦文、辦會和承辦領導者交辦事項為主要工作的專門人員。秘書是一種專門的職業，有嚴格的專業化要求。

按照所從事的工作性質和領域的不同，秘書可分為行政秘書、黨務秘書、機要秘書、文字秘書、信訪秘書、科技秘書、翻譯秘書等。在高校里，按照有關人員在黨務或行政職能部門工作情況的區別，秘書可以分為校長秘書、校黨委書記秘書或學校辦公室秘書，以及學院(系部)的行政秘書、教學秘書、科研秘書等。

二、教學秘書工作的系列要求

(一)較高的思想素質。

高校教學秘書首先要具有較高的思想素質，堅持社會主義的辦學方向，貫徹黨的教育方針政策，忠誠黨的教育事業，熱愛本職工作，樹立“全心全意為教育事業服務”的思想。只有具備較高的思想素質，才能在繁雜的事務性工作中，正確對待得失苦樂，識大體，顧大局，有高度的奉獻精神。

(二)全面的業務能力。

在新的教學管理體制下，教學秘書是一個專業要求較高的崗位，需要教學秘書具備全面的業務能力，如此才能勝任此項工作。概括地講，必須具備以下幾項能力:(1)教學檔案的管理歸納能力;(2)良好的協調溝通能力;(3)較強的信息處理能力;(4)較強的計算機應用能力;(5)良好的專業背景。

三、高校教學秘書隊伍的現狀分析

(一)教學秘書隊伍的現狀。

目前，高校教學秘書隊伍中人員組成復雜。在學歷上，有研究生、本科生、大專生及大專以下學歷的;在來源上，有不同專業留校的、從其他單位調入或其他崗位轉崗的、為解決職工后顧之憂而安排的，而很少有教育管理科班出身的;在年齡結構上，從20多歲至50多歲不等，但年齡偏大的占有較大比重。在這些教學秘書人員中，年齡較大這一部分人員大多工作認真負責，但管理理念滯后、管理方法傳統、導致工作效率偏低;剛畢業的研究生、本科生，學歷高，有闖勁，但相對缺少實際工作經驗，有的認為自已在教學管理工作崗位上是大材小用，致使不安心教學秘書工作。經調查，很多教學秘書沒有接受教學管理方面的專業培訓，非專業化現象比較普遍。再加上教學秘書工作量大，事情瑣碎、繁雜，很多人疲于應付各項具體工作，很少認真思考如何科學有效地管理、如何提高自己的工作水平。

(二)教學秘書隊伍的工作現狀。

1.教學管理的復雜性

教學管理是一個多層次、多因素的復雜動態過程。它的成功運作是學生、教師、教學管理人員齊心協力合作的結果。隨著辦學規模的不斷擴大，二級學院的規模日趨龐大、學生人數位增、教師隊伍也逐漸壯大。為了保證高效地做好各項工作，二級學院教學秘書要做到信息和任務層層下達和落實，并做到及時、有序、高效、確保各項教學工作的全面開展和完成。學校教學管理模式的不斷改進，學校與學院、各學院間及學院內部各部門間的關系也日趨復雜，管理工作的分工和協作愈來愈精細，管理工作的總協調日趨復雜，教學秘書協助管理的工作日漸顯示其復雜性。

2.考試管理的重要性

在高等教育中，一般來講，學校負責總體的公共課考試時間安排、考試紀律制定、考試成績匯總和統考成績公布等內容，而大量細致工作要二級學院來完成。包括負責課程考試試卷命題、審查與專業課程結束考試安排、監考的考務安排和承擔大量的考務工作，考試成績的分析和上報和裝訂等內容，考試管理尤其顯示在教學秘書工作方面的重要性。

3.學籍管理的煩瑣性

在學生的學籍管理方面，學校掌握學籍管理的最終審批權和決定權，但在辦理諸如休學、退學、結業、畢業、延長學籍等相關事務時，必須嚴格按照逐級審批，最后由學校決定的方式進行。學院負責審查核實學生的真實情況，尤其是成績核對等工作，為學校提供初步處理意見。教學秘書在辦理學生的學籍管理方面日益顯示其工作的繁瑣。

4.學生注冊及選課管理的零碎性

對學生的注冊及選課，學校只負責時間安排，而學院要負責具體操作，督促學生注冊、校對學生相關信息;安排教師指導、發放選課資料、協調學院與學校的相關事務，保證注冊、選課順利進行，相關工作十分零碎。

(三)教學秘書人員的思想現狀。

隨著高校教學規模的不斷擴大，教務管理隊伍的發展卻相對較慢。教學秘書既要為廣大教師和學生提供服務，又要協調與學校各個部門的關系，再加上平時管理工作既平凡又艱苦、既繁忙又緊張，加上教學秘書的工作責任大，具體程序繁瑣，缺少培訓的時間和進修提高的機會等，造成部分教學秘書對自身工作的重要性認知不足，認為自已的工作可有可無，主人翁意識不強，習慣于上行下達、被動地執行指令，養成因循守舊、墨守成規的惰性。由于教學秘書工作表面上的繁雜性，致使有的學院的少數領導也認為教學秘書工作只是處理一些日常事務而已;在少數教師的眼里，教務管理人員因做服務性工作，似乎低人一等。因此，在高等學校里許多人不安心教學秘書工作，甚至產生不愿意做的想法，即使新加入教學秘書隊伍的人員也只是將其視為過渡性的工作。高校教學秘書隊伍缺乏可持續性發展問題尤顯突出。

四、教學秘書隊伍可持續發展的措施

建設一支可持續發展的教學秘書隊伍，是提高高校教學質量的基本保障。高校領導要像重視教師隊伍建設和輔導員隊伍建設那樣重視教學秘書隊伍的建設，應科學有序和因人制宜地給教學秘書提供培訓、學習、討論、晉級、晉升的機會，使他們盡快地掌握教育管理科學的基本理論和專門知識，讓每一位教學秘書都能感到自己有良好的發展前途和發展方向，從而提高教學秘書的工作熱情和整體素質。并通過彼此交流學習和取長補短，借鑒兄弟院校的先進教學管理經驗，開拓他們的眼視，不斷更新管理思想，提高管理水平。

(一)加強思想政治素養，提高工作積極性。

加強政治思想教育，促使教學秘書牢固樹立“管理育人、真誠育人、服務育人”的思想，強化全心全意為教師和學生服務的思想觀念，使他們明確教學管理是一項科學性、知識性和實踐性很強的工作，不同于一般行政管理工作，教學管理人員素質和水平，直接影響教學管理的質量和效果。通過思想教育，提高教學秘書的責任心和犧性精神，提高教學秘書的工作積極性和整體素質。

(二)建立物質激勵機制，規范考核制度。

物質需要是人類最基礎的需求，物質激勵是一種基本的激勵手段。物質激勵主要是通過增加工資、提高崗貼、發放獎金等形式，滿足人們物質利益方面的需要，以調動人們的積極性和創造性，從而提高人們的工作效率。如果教學秘書基本、合理的需求得不到滿足，就會抑制其工作的積極性和主動性，在工作中就會表現出動力不足、主動精神不夠，而一旦他們在工作中缺乏主動性，就會大大降低其工作效率，學校人才培養目標的實現也將受到嚴峻的考驗。因此，在高校管理中，建立科學規范的物質激勵機制是調動和保持廣大教職工積極性的重要手段。教學秘書作為廣大教職工的一分子，高校應制定相應的政策和工作量計算方法，每年都對教學秘書進行考核評定，對事業心強、精通業務、日常教學管理工作出類拔萃的教學秘書給予優厚的待遇，在工資調整時，給與相應的政策傾斜，使其物質需求得以滿足，生活、工作困難得以解決。

(三)學校各部門給予相應重視。

教學秘書是高校教學管理隊伍中的一員，是教學管理活動中各個環節最基層的實踐者、管理者、服務者和信息反饋者，教學秘書工作是一個多層次、多序列、多因素的動態過程，沒有高效有序的教學管理，即使再好的教學設施和條件也不能卓有成效地開展教學活動。因此，高校各部門應該充分認識教學秘書在從事教學管理中的職責的重要性，肯定他們在高校教學管理工作中不可或缺的地位和作用，認可他們在整個教學管理環節所作的貢獻。

(四)提供培訓和進修的機會。

隨著教育教學改革的不斷深入，許多學校都增加了辦學層次，拓寬了專業方向，教學管理的業務量和信息量隨之膨脹，傳統的管理方式越來越不適應新形勢發展的需要。教學秘書的管理知識和能力直接關系到教學質量的提高和管理目標的實現。為提高高校的教學管理水平和教學管理隊伍的整體素質，對高校教學實行科學化、規范化、程序化的管理，教學秘書必須提高教學管理知識面，具備一定的組織能力和決策能力。因此，一方面，學校和各學院應該為他們提供機會，定期不定期地對教學秘書開展教學管理崗位短期培訓，給他們創造繼續學習的機會和條件，開拓他們的視野，提高他們的工作能力和研究能力，鼓勵他們以教學管理促進教學研究，以教學研究帶動教學管理工作，使教學管理工作不斷系統化、專業化、專家化。另一方面，學校應為教學秘書提供進修機會，對有條件的教學秘書可以選送進行半脫產或業余時間的學歷教育，使其獲得學士或研究生學歷。

(五)提供晉級晉升和轉崗機會。

現代社會競爭異常激烈，人們普遍存在危機意識，教學秘書也不例外。目前，教學秘書中最普遍的問題是:做了教學秘書幾年了，職級提高了嗎?有機會晉升嗎?還能干幾年?如果不再從事教學秘書工作，我能做什么?什么崗位能拉納我?為此，高校應該深刻體會教學秘書的職業危機感，科學進行人力資源管理，保證教學秘書群體的工作積極性。

(六)應合理更新教學秘書隊伍。

為保證學校和學院教學工作有規律、有組織地正常運轉，保持教學秘書的活力，高校應合理更新教學秘書隊伍，及時補充新生力量，保持教學秘書隊伍的活力，必須建立人才隊伍合理流動機制。學校應根據各學院教學管理工作運轉的實際情況，在中長期內合理地把教學秘書崗位可能產生的變化和空缺加以補充，使原有的教學秘書的晉升和轉崗不會造成崗位空缺。做好以“老”帶“新”工作，縮短新秘書進入角色時間，當崗位出現空缺時，后備人員隨即可以進入角色，這對學院和學校的教學管理工作發展有非常重要的穩定作用。

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