檔案信息化現(xiàn)狀及發(fā)展芻議

摘 要: 檔案信息化建設是一個系統(tǒng)的過程。在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定的差異。因此，在檔案信息化建設中必須立足當前，從而把握檔案信息化建設的中心問題。

關鍵詞: 檔案信息化 困難 對策 建議

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案管理工作水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，從而實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。檔案信息化包括以下幾層基本涵義:

1.檔案信息化的基本推動力是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用。

2.檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案管理現(xiàn)代化水平和確立網絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架。

3.在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn)，出現(xiàn)了一系列檔案學基本理論從未遇到的新問題，于是解決這些新問題便成為當前構建檔案管理新理論的重要命題。

4.檔案信息化建設的最終目標是實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好信息基礎設施的前提下實現(xiàn)信息的公開(特別是政府信息的公開)與信息利用中的社會公平。對檔案信息化建設而言，這一目標也具有指導意義。

一、檔案信息化遇到的困難

1.思想觀念滯后的問題

習慣于傳統(tǒng)的手工工作，對檔案信息化的重要性認識不足;認為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事，可有可無;在目前應用水平不高的情況下使用微機是高投入、低產出，得不償失;對實現(xiàn)檔案信息化能提高工作效率持懷疑態(tài)度。因此，要加快實現(xiàn)檔案信息化，就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。

2.人員素質問題

檔案信息化要求檔案工作者必須掌握檔案業(yè)務的信息技術，但部分檔案工作者還不能既熟悉檔案管理業(yè)務又熟練掌握計算機、掌握信息技術，因此，提高全行業(yè)工作人員素質是當務之急。

3.信息化資金投入問題

檔案信息化需要大量的資金投入。目前投入方面還不到位，與業(yè)務發(fā)展仍不相適應。雖然實現(xiàn)信息化是檔案事業(yè)的必然選擇，但如何解決好當前利益和長遠利益的關系是擺在決策者面前的一大難題。

二、克服困難的對策

切實轉變觀念，以信息學的基本理論改造我們的頭腦，并引導人們對檔案信息的認識，樹立科學的檔案信息觀，從而為檔案信息化營造相宜的內外環(huán)境。重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術，不失時機地利用信息技術武裝自己，開拓新的業(yè)務領域，培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認識檔案信息化是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程，增強緊迫感，盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。

加強人員培訓，注重培養(yǎng)復合型人才。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素質的干部隊伍，要加快實現(xiàn)信息化，需要加快培養(yǎng)一大批既懂檔案業(yè)務，又懂信息技術的復合型人才。“人才先行”是加快檔案信息化進程的前提的工作:第一，加強計算機專業(yè)技術人員的檔案業(yè)務培訓。檔案信息化是為檔案業(yè)務服務的。計算機專業(yè)技術人員對各種檔案業(yè)務的熟悉程度如何，決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應用質量。當計算機應用發(fā)展到網絡化和決策輔助階段時，怎樣使檔案管理科學化、調度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化，取決于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務的了解程度。第二，加強計算機等信息技術使用者的素質培養(yǎng)。將業(yè)務培訓和上崗考核結合起來，盡快造就一批既懂檔案業(yè)務，又懂技術信息的復合型人才。此外，還要提高計算機應用管理者的管理水平，使每項規(guī)章制度落到實處，使各種設備運轉良好。

加強資金投入，搞好基礎實施建設，保證必要的政策和資金支持。盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化，改變面貌，推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展。近幾年檔案系統(tǒng)的計算機應用雖然花費了不少的力氣，但是許多人不懂得也不去研究“數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要課題，總是跳不過“起步階段”，基本上在應用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉來轉去。但檔案信息化建設的基礎與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設一樣，也是數(shù)據(jù)集成。因此，當前檔案系統(tǒng)首要的任務就是改造以數(shù)據(jù)文件和應用數(shù)據(jù)庫為主的、混亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境，建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境，檔案信息標準化工作既是當務之急又是長遠之計，抓住了這個關鍵問題就會使長期困擾我們的檔案處理與計算機應用找到了正確的切入點，從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決策層的領導還是作業(yè)層的工作人員，都必須時時把檔案信息標準化管理工作落到實處。在決策層方面，決策者們要具有較大的統(tǒng)一協(xié)調權力，按照系統(tǒng)總體規(guī)劃的原則指揮和控制，從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當大的權威性。在作業(yè)層方面數(shù)據(jù)管理人員要嚴格執(zhí)行有關標準，協(xié)調數(shù)據(jù)庫和其他數(shù)據(jù)結構的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標準化、規(guī)范化，使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前，在檔案信息化這方面的工作還很不夠，必須特別重視檔案信息資源標準化管理人員的任用，這樣檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不良的狀況。

三、檔案信息化的建議

有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化過程中，一定要認準“信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作都是為了對大量的檔案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理，最后在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便地提供查詢和統(tǒng)計分析，從而為社會的各項事業(yè)提供服務。

增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感，建設一支適應檔案信息化發(fā)展的干部隊伍，加強檔案信息化建設是一項重大而艱巨的任務。要實現(xiàn)我們的奮斗目標，就必須進一步深刻認識到檔案信息化建設的重要性，認識到檔案信息化建設對檔案事業(yè)的假定推動作用，加快檔案信息化建設步伐，切實把檔案信息化建設工作抓實、抓緊、抓好。

要加強對各級層檔案人員的檔案管理新技術、新方法和新信息等基礎知識的普及和培訓，更新檔案干部隊伍的知識結構，提高檔案工作者的信息化整體水平。在努力提高管理人員計算機和網絡應用能力，積極接收計算機專業(yè)畢業(yè)生的同時，還可廣泛借助社會力量，從社會上聘請技術人才參與其中。總之，需要通過多種途徑滿足信息化建設的人才需求。

要制定標準統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔案信息化建設只有在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的軟件程序、統(tǒng)一的技術標準、統(tǒng)一的工作規(guī)程才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。為此，首先要堅持全局觀念。其次要盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于我國實際的技術規(guī)范和標準，盡快推廣應用符合檔案部門業(yè)務工作實際的應用軟件。這樣才能解決館室之間、館與館之間信息的交流問題，才能實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，才能穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設的進程。