用Excel日期函數(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

摘 要: 文章以日常辦公中經(jīng)常用到的幾個(gè)小任務(wù)為例，介紹了Excel中有關(guān)日期日期函數(shù)的使用方法，從而提高辦公一族的工作效率，使相關(guān)工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞: Excel 日期函數(shù) 參數(shù) 辦公自動(dòng)化

1.引言

Excel是辦公自動(dòng)化中集表格、計(jì)算和數(shù)據(jù)庫(kù)為一身的優(yōu)秀軟件，目前的大小公司、企業(yè)都是依靠它進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能的核心是函數(shù)。Excel包含了11類幾百個(gè)函數(shù)，但由于其中的參數(shù)較多，在日常使用時(shí)往往會(huì)碰壁。下面我結(jié)合一些實(shí)例對(duì)與日期相關(guān)的函數(shù)作以說(shuō)明，以便提高我們的工作效率，從而使辦公自動(dòng)化。

2.應(yīng)用實(shí)例

2.1 從給定的日期時(shí)間中取出年、月、日、小時(shí)或分鐘。

年、月、日、小時(shí)和分鐘它們分別對(duì)應(yīng)的函數(shù)是:YEAR、MONTH、DAY、HOUR、MINUTE，假如A1單元格中存放的是日期型數(shù)據(jù)“2010-8-7 11:22”，要返回該時(shí)間的鐘點(diǎn)11，就可以使用函數(shù)“=HOUR(A1)”。

但如果要從臨時(shí)指定的一串字符中獲取具體的日期或時(shí)間，則應(yīng)將這串字符放在雙引號(hào)中，如“= HOUR (\"2010-8-711:22\")”。

在Excel中使用公式或函數(shù)時(shí)，有兩點(diǎn)需特別注意:一是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都應(yīng)使用西文下的標(biāo)點(diǎn)符號(hào);二是公式中的等號(hào)不能省。

2.2 計(jì)算兩個(gè)日期之間間隔的年、月或天數(shù)。

可使用函數(shù)DATEDIF(日期1，日期2，參數(shù))返回兩個(gè)日期間的時(shí)間間隔。假如日期型A2單元格的值是“2008-8-8”，日期型B2單元格的值是“2010-8-7”，要得到這兩個(gè)日期之間的間隔，可以參照表1中列出的函數(shù)。

比如A2單元格是某個(gè)人的出生日期，那么這個(gè)人的年齡就可以表示成“=\"此人的年齡是\"DATEDIF(A2，TODAY()，\"y\")\"歲\"DATEDIF(A2，TODAY()，\"ym\")\"個(gè)月零\"DATEDIF(A2，TODAY()，\"md\")\"天\"”，其中的TODAY()函數(shù)用來(lái)返回今天的日期，比如今天是2010年8月7日，這時(shí)系統(tǒng)將會(huì)返回“此人的年齡是1歲11個(gè)月零30天”。

那么以后利用DATEDIF函數(shù)我們就很容易得知一個(gè)人的確切年齡或工齡。

2.3 從身份證號(hào)碼中獲取某個(gè)人的性別和出生日期。

在員工的信息表中，身份證號(hào)碼一般是必填項(xiàng)，為了在員工的生日時(shí)送去祝福，首先就得知道每個(gè)員工的出生日期和性別，這些信息其實(shí)就包含在身份證號(hào)碼當(dāng)中。

目前的居民身份證號(hào)碼有15和18位之分:15位身份證號(hào)碼中的第7、8位為出生年份，9、10位為月份，11、12位為日期，第15位為性別判斷，奇數(shù)為男偶數(shù)為女;18位身份證號(hào)碼中的第7~10位為出生年份，其余信息在15位基礎(chǔ)上向后順延兩位，18位為效驗(yàn)位。

比如A3是某個(gè)人的身份證號(hào)碼，就可以用下面的公式得到此人的性別:

=IF(MOD(IF(LEN(C2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)=1，\" 男\(zhòng)"，\"女\")。

其中“IF(LEN(C2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))”表示:如果C2單元格中字符串的字符數(shù)是15，則從第15位開(kāi)始，提取C2單元格字符串中的1個(gè)字符;否則從第17位開(kāi)始，提取1個(gè)字符。MOD函數(shù)是用來(lái)取余的，如果提取出來(lái)的數(shù)值除以“2”后余數(shù)為“1”，則顯示為“男”，否則顯示為“女”。

要得到此人的出生日期要使用下面的公式:

=IF(LEN(A3)=15，DATE(\"19\"MID(A3，7，2)，MID(A3，9，2)，MID(A3，11，2))，IF(LEN(A3)=18，DATE(MID(A3，7，4)，MID(A3，11，2)，MID(A3，13，2))，\"\"))。

其中的DATE函數(shù)是將日期字符串轉(zhuǎn)換為一個(gè)日期，其它的幾個(gè)函數(shù)使用可以參考Excel幫助。如果上面的公式得到的是一個(gè)數(shù)字，我們只需將該單元格的格式設(shè)置為“日期”即可，因?yàn)镋xcel中的日期其實(shí)就是一個(gè)數(shù)字，比如1900年1月1日是在Excel中是用1來(lái)記錄的。

2.4 計(jì)算兩個(gè)日期之間的工作日。

每年在發(fā)取暖費(fèi)或降溫費(fèi)時(shí)或者考勤時(shí)，需統(tǒng)計(jì)兩個(gè)日期間的工作日，這也可以用函數(shù)來(lái)完成。

函數(shù)NETWORKDAYS(開(kāi)始日期，結(jié)束日期，假期)專門就是用來(lái)統(tǒng)計(jì)兩個(gè)日期之間除去節(jié)假日和周末外的工作日，如公式“=NETWORKDAYS(\"2010-3-1\"，\"2010-5-31\"，{\"2010-4-3\"，\"2010-4-4\"，\"2010-4-5\"，\"2010-5-1\"，\"2010-5-2\"，\"2010-5-3\"})”將得到從2010年3月1日開(kāi)始到2010年5月31日，除法定的清明節(jié)3天、勞動(dòng)節(jié)3天和周末外的工作日，共有64天。

NETWORKDAYS函數(shù)屬于“分析工具庫(kù)”中的函數(shù)，使用時(shí)必須通過(guò)選擇“工具”菜單中的“加載宏”命令先安裝;假期中包括的日期序列應(yīng)放在“{}”中。

2.5 計(jì)算與指定的日期相隔一定的工作日的另一日期。

函數(shù)WORDDAY(起始日期，工作日，假期)返回某起始日期之前或之后相隔指定工作日的某一日期的日期值，工作日不包括周末和專門指定的假日。在計(jì)算票據(jù)到期日、預(yù)期交貨時(shí)間或工作天數(shù)時(shí)，可以使用函數(shù)WORKDAY來(lái)扣除周末或節(jié)假日。

如公式“=WORKDAY(\"2010-3-1\"，64，{\"2006-5-1\"，\"2006-5-2\"，\"2006-5-3\"})”表示從2010年3月1日開(kāi)始64個(gè)工作日后的一個(gè)日期——2010年5月28日。

WORKDAY函數(shù)也屬于“分析工具庫(kù)”中的函數(shù)，工作日為正時(shí)表示從指定日期之后的某一天，否則為指定日期之前的某一天。

3.結(jié)語(yǔ)

文中只介紹了Excel日期函數(shù)中幾個(gè)極為重要且常用的函數(shù)，只有掌握了它的使用方法，再加上其它函數(shù)，我們才會(huì)使辦公真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

參考文獻(xiàn):

[1]雪之舫工作室.Excel函數(shù)應(yīng)用實(shí)例詳解[M].北京:中國(guó)鐵道出版社，2004:65-85.