中等專業學校檔案管理工作芻議

學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，檔案的規范化管理是提高學校質量的重要保障，是學校各項評估工作的重要內容，是學校工作的真實記錄，故加強學校檔案的規范化管理勢在必行。目前，中職學校面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢?我根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

一、檔案管理工作現狀分析

(一)檔案管理人員缺乏，素質較低。

專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化道路。

(二)檔案信息載體結構單一。

目前中等專業學校檔案館(室)的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，在文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，而且極大地限制檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效的開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

(三)收集資料不夠完整。

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。

(四)硬件設施不達標。

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，部分學校檔案保管箱不規范，影響保管使用效果。

二、檔案管理工作對策探究

(一)強化檔案管理意識，完善檔案管理機制。

提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。首先要扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。最后要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。另外，各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

(二)加強人員配備，搞好檔案實施建設。

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，并健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段，要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

(三)加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平。

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念要現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。最后在檔案管理中要實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

(四)穩定檔案隊伍，提高業務素質。

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

學校檔案人員必須從雜業型轉向專業型，保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續地發展。學校要著力提高整支隊伍素質，創造條件，有針對性對不同工作崗位的知識進行更新，加強對外指導工作和內部基礎管理工作;建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，創造有他們的用武之地和舒展才能的機會;建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性的充分發揮。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量。只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

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