論專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理的信息化

摘要:實(shí)踐教學(xué)的檔案管理的信息化對(duì)教學(xué)尤為重要。而現(xiàn)實(shí)中對(duì)實(shí)踐教學(xué)檔案的管理卻得不到重視。先分析了實(shí)踐教學(xué)檔案管理的重要性后，然后指出現(xiàn)實(shí)中存在的主要問(wèn)題，最后再有針對(duì)性的提出實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化的有效途徑。

關(guān)鍵詞:實(shí)踐教學(xué);檔案管理;信息化

中圖分類(lèi)號(hào):G642文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)15-0260-02

專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系有廣義和狹義之分。廣義的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系是由專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)的各要素構(gòu)成的有機(jī)聯(lián)系整體。具體包括實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)的目標(biāo)、內(nèi)容、管理和條件等要素。狹義的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系則是指專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容體系，即圍繞專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，在制訂教學(xué)計(jì)劃時(shí)通過(guò)合理的課程設(shè)置和各個(gè)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)(實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、創(chuàng)新制作、社會(huì)實(shí)踐等)的合理配置，建立起來(lái)的與理論教學(xué)體系相輔相成的教學(xué)內(nèi)容體系。通常在教學(xué)中我們對(duì)專(zhuān)業(yè)的實(shí)踐教學(xué)是從狹義來(lái)理解的，也就是說(shuō)與理論教學(xué)相對(duì)的實(shí)踐教學(xué)[1]。每次實(shí)踐教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)與成果對(duì)以后的實(shí)踐教學(xué)和系部學(xué)科建設(shè)都具有重要意義，因此，建立實(shí)踐教學(xué)檔案是必不可少的。

眾所周知，信息化已是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，它在各個(gè)領(lǐng)域展現(xiàn)出其獨(dú)特的魅力，成了現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。實(shí)踐教學(xué)的檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案管理的信息化，充分發(fā)揮其為專(zhuān)業(yè)的師生服務(wù)應(yīng)有的作用。

一、專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化的重要性

實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)高校實(shí)踐教學(xué)檔案資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用，是同一種教學(xué)信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程[2]。將信息技術(shù)應(yīng)用于高校教學(xué)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理和保存檔案信息，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供更好的服務(wù)方式，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值，為高校的教學(xué)改革服務(wù)，已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)。伴隨著信息量的不斷遞增，如何利用信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理工作效率，創(chuàng)新高校檔案管理模式，是高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問(wèn)題。

1.實(shí)踐教學(xué)檔案管理的規(guī)范化能促進(jìn)教學(xué)的日益規(guī)范化。信息技術(shù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能和完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為教學(xué)檔案管理的高效、規(guī)范、準(zhǔn)確與安全提供了可靠保證，大大提高了檔案管理工作效率。實(shí)踐教學(xué)檔案信息化管理有利于將各種實(shí)踐教學(xué)資料按照教學(xué)管理目錄進(jìn)行分檔歸類(lèi)管理，特別是電子數(shù)據(jù)的易保存、易核對(duì)的特點(diǎn)，有利于對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新和修改，保證整個(gè)實(shí)踐教學(xué)資料規(guī)范管理。同時(shí)有助于檢查實(shí)踐教學(xué)及其活動(dòng)過(guò)程的工作是否完善，對(duì)現(xiàn)在的理論教學(xué)進(jìn)程起到隨時(shí)的監(jiān)控作用，并根據(jù)監(jiān)督的結(jié)果進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)缺填漏、揚(yáng)長(zhǎng)去短[3]。

2.實(shí)踐教學(xué)檔案的充分利用，能豐富專(zhuān)業(yè)的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)手段。完善的實(shí)踐教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng)，能夠滿(mǎn)足學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)不同群體對(duì)檔案的需求，只要權(quán)限許可，通過(guò)檔案的信息檢索、查找，就能實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的共享。將各種資料、數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)的方式存貯，并借助電腦進(jìn)行加工整理，加大了教學(xué)內(nèi)容信息量，同時(shí)可以將各種動(dòng)作和要領(lǐng)攝錄下來(lái)，借助現(xiàn)代化的多媒體視頻技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)工具向?qū)W生展示，使整個(gè)枯燥的講解變成了精彩的多媒體演示。將室外教學(xué)和室內(nèi)教學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)演示和視頻展示有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，滿(mǎn)足學(xué)生對(duì)現(xiàn)代職業(yè)技能學(xué)習(xí)的要求。

3.加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和創(chuàng)新能力。專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理有助于培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)能力和激發(fā)創(chuàng)新精神，是培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新能力的有效形式。如學(xué)生在酒店實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中，從親自動(dòng)手的過(guò)程中，掌握了基本技能的操作手段，加深了對(duì)理論知識(shí)理解和實(shí)際操作的應(yīng)用，提高了他們的實(shí)踐操作技能水平，就可以自覺(jué)地去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)酒店服務(wù)實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題提出大膽的猜想，提出解決問(wèn)題的思路和見(jiàn)解并付諸實(shí)施，能更好的促進(jìn)酒店服務(wù)業(yè)的良好發(fā)展。

二、當(dāng)前專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化過(guò)程中的主要問(wèn)題

1.檔案管理人員的素質(zhì)不夠高，不能勝任現(xiàn)代檔案管理信息化的要求。檔案管理現(xiàn)代化需要高管理水平和高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化檔案人才隊(duì)伍。但從檔案管理人員狀況來(lái)看，檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，普遍缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)和缺乏操作現(xiàn)代化設(shè)備的技能，導(dǎo)致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上，不能從信息化的角度去提高檔案管理水平。有些地方還是停留在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)實(shí)踐教學(xué)的檔案管理更是缺乏。另外，很少有專(zhuān)職的實(shí)踐教學(xué)檔案管理人員，通常是由教學(xué)秘書(shū)兼任，而檔案管理工作十分煩瑣，這自然影響到對(duì)實(shí)踐教學(xué)檔案的有效利用。

2.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，缺乏對(duì)實(shí)踐教學(xué)檔案建設(shè)的重要性、緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。從現(xiàn)今的現(xiàn)狀來(lái)看，很多的學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)踐教學(xué)的檔案管理僅僅是停留在應(yīng)付教學(xué)評(píng)估的層面上，通常是在評(píng)估檢查組來(lái)臨時(shí)隨便拿幾個(gè)紙質(zhì)的實(shí)踐教學(xué)檔案應(yīng)付評(píng)審組成員，對(duì)實(shí)踐教學(xué)檔案的重視管理程度不夠，對(duì)實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化的更是欠缺戰(zhàn)略性的眼光。

3.缺乏必要的財(cái)力物力支撐。要把實(shí)踐教學(xué)檔案信息化需要有大量的財(cái)力物力的投入。首先是用于檔案信息化軟硬件設(shè)備及輔助設(shè)施的投入，但現(xiàn)實(shí)是用于這方面的經(jīng)費(fèi)緊缺，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無(wú)法加強(qiáng)，因而要實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化便無(wú)從談起。另外，檔案信息不能真正實(shí)現(xiàn)資源共享，而且建成的數(shù)據(jù)庫(kù)在與外界網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)時(shí)很少?gòu)男畔踩慕嵌瓤紤]，未采取保密措施和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息安全管理措施[4]。

4.實(shí)踐教學(xué)的檔案歸檔制度不健全、不系統(tǒng)。系統(tǒng)、完整是實(shí)踐教學(xué)檔案工作的基本要求，只有完整的檔案材料，才能真實(shí)準(zhǔn)確地反映歷史、延續(xù)歷史，否則只能是一些支離破碎的記憶。這些問(wèn)題具體表現(xiàn)在，一是文件材料收集不及時(shí)，從而導(dǎo)致材料遺漏、材料收集不全面、不系統(tǒng)。二是各種教學(xué)檔案中的記錄不一致。比如，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出處甚多，不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。三是收集、歸檔制度未能落實(shí)到教學(xué)、科研等各個(gè)環(huán)節(jié)。如在實(shí)踐教學(xué)檔案積累中，實(shí)踐教學(xué)日志是一個(gè)重要組成部分，它能全面、準(zhǔn)確、具體地反映教學(xué)情況，包括實(shí)踐教學(xué)課程安排的形式、實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容和效果、學(xué)生的參與程度和動(dòng)手能力、實(shí)踐教學(xué)的進(jìn)程、實(shí)踐教學(xué)單位反映意見(jiàn)、存在的問(wèn)題等等。四是實(shí)踐教學(xué)檔案的編研工作滯后，很多院校根本沒(méi)有意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。

5.許多實(shí)踐教學(xué)的檔案應(yīng)當(dāng)信息化的而沒(méi)有信息化或者是信息化的資源相對(duì)分散。由于工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平參差不齊，因而存在著一些教師不能把應(yīng)該電子化的檔案電子化，還有的教師對(duì)檔案電子化認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有及時(shí)把應(yīng)該電子化的檔案電子化，這就給檔案館工作人員加重了工作負(fù)擔(dān)，遲滯了教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程，甚至丟失掉珍貴的檔案資料。另外，隨著教學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的電子公文，這些都需要及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地被檔案管理系統(tǒng)所接收，但是很多教學(xué)檔案館的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法與學(xué)校的整體自動(dòng)化系統(tǒng)兼容，其結(jié)果是各部門(mén)產(chǎn)生的越來(lái)越多的電子文件資源分散在各個(gè)部門(mén)，致使信息化檔案接收的任務(wù)變得越來(lái)越重，那些電子文件資源不能在檔案館保存和共享。

三、實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化的途徑

1.在思想上高度重視，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，健全相關(guān)的檔案管理信息化的制度。實(shí)踐教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級(jí)人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先是領(lǐng)導(dǎo)要重視實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化管理，對(duì)檔案管理工作中的實(shí)踐教學(xué)管理工作要落實(shí)到專(zhuān)門(mén)有人負(fù)責(zé)，同時(shí)擬定出相關(guān)的制度，便于規(guī)范化管理。專(zhuān)業(yè)教師應(yīng)該嚴(yán)格遵循相關(guān)的制度，及時(shí)對(duì)相關(guān)實(shí)踐教學(xué)資料和內(nèi)容進(jìn)行信息化歸檔，要求資料翔實(shí)完整。檔案管理人員更要重視對(duì)實(shí)踐教學(xué)資料的信息化管理，明確自己的責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行編碼、輸入、貯存、借出歸還登記。同時(shí)對(duì)部分內(nèi)容進(jìn)行有效的保密工作。

2.加大對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，完善檔案信息化必要的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，做到檔案管理信息化裝備的現(xiàn)代化。加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化即實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案信息的數(shù)字化、實(shí)踐教學(xué)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)踐教學(xué)檔案管理技術(shù)的自動(dòng)化[5]。

3.提高實(shí)踐教學(xué)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。教學(xué)檔案管理人員是系部的重要資源，在檔案工作中應(yīng)高度重視人的因素，必須盡快培養(yǎng)出既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專(zhuān)業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為加速檔案管理現(xiàn)代化提供人才保障。因此，檔案工作人員首先需要提高科學(xué)素質(zhì)，熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，時(shí)刻關(guān)注檔案管理的新動(dòng)向、新趨勢(shì)，掌握一定的檔案現(xiàn)代化管理知識(shí)，不斷更新管理技術(shù)和方法;其次是努力提高檔案管理人員的人文素質(zhì)、政治素質(zhì)和具備較強(qiáng)的責(zé)任感，這是做好檔案工作的根本保證。

4.利用現(xiàn)代化管理手段和科技技術(shù)推進(jìn)實(shí)踐教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，盡快建立實(shí)踐教學(xué)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)踐教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于專(zhuān)業(yè)而言，相關(guān)技能操作與運(yùn)用，實(shí)習(xí)基地的基本情況，以往學(xué)生的實(shí)踐表現(xiàn)等一系列的信息必須趕緊建立一個(gè)內(nèi)容全面方便可查的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可為學(xué)校節(jié)約不少的信息搜集費(fèi)用，同時(shí)將不可控因素盡量降到最低。只有加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，才能對(duì)館藏檔案信息作進(jìn)一步深入開(kāi)發(fā)，從而提高師生的實(shí)踐教與學(xué)的能力。當(dāng)前，應(yīng)重點(diǎn)解決信息化建設(shè)的“瓶頸”問(wèn)題，廣泛開(kāi)展檔案的文件級(jí)著錄標(biāo)引并錄入微機(jī)，以建立檢索系統(tǒng)為突破口，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案信息的深入開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)檔案由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。

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