企業信息管理現代化的研究分析

[摘要]知識經濟和信息經濟蓬勃發展的時代，企業的生存發展在越來越多地依賴于知識和信息，企業信息管理已經成為企業成功的關鍵。本文通過分析我國企業信息管理現代化實施的狀況，闡述了企業管理信息系統的應用，并提出了企業管理信息系統的建設方案。

[關鍵詞]信息管理 信息管理系統

一、信息管理系統

1.信息管理系統的定義

根據ISO的定義和現代應用技術的發展，人們普遍認為信息管理系統是由計算機技術、網絡通訊技術、信息處理技術、管理科學和人組成的一個綜合系統，它能提供信息，以支持一個組織機構的運行、管理和決策功能。

MIS系統運用現代化的管理思想和方法，利用計算機技術、網絡通訊技術，它不僅對企業管理決策過程中的信息進行收集、傳遞、存儲、加工、分析、維護，同時又為管理決策提供服務。它能記錄企業各種運營活動的運行情況，并且進行信息分析，利用已發生存儲的數據有理有據地預測未來，為企業高層管理者提供決策依據，輔助企業工作人員及經營者處理日常業務。總之，信息管理系統依賴對信息的高效管理來控制企業行為，幫助企業實現規劃目標。

2. 信息管理系統的功能

近年來，伴隨信息技術的迅速發展和應用，企業的信息化水平已由最初普及階段的初級數據處理階段進入到了更深層次的數據建模以及模型模擬階段。在特別依賴信息的新興產業中，很多企業還引入了專家系統，利用某個領域專家水平的知識與經驗，解決問題的方法來處理該領域問題，為企業智能化提供決策支持對各種方案進行優選，發揮了巨大的作用。一般來說信息管理系統都具有以下功能:

(1) 數據存儲和處理

建立數據倉庫，對數據進行存儲和管理，增強系統管理大量數據的拓展能力。不僅要具有初級的數據的收集、輸入、傳輸、存儲、加工處理和輸出的功能，還要能夠支持對數據的并行處理和具有基于決策支持的訪問查詢功能。

(2) 數據挖掘

充分利用現代信息技術，以及數據挖掘技術，對數據庫中的數據進行整理和分析，運用數學、統計或模擬等方法建立合理的數據模型，從紛繁雜亂的數據中充分挖掘出有價值的數據，充分挖掘企業數據庫的潛在價值為企業的決策提供依據，根據過去的數據合理地預測未來的市場情況，增強企業的應變能力。

(3) 規劃和控制

信息管理系統覆蓋了整個企業，將企業各處數據和信息集中起來，對信息進行高效的收集、傳遞、存儲與處理，是高度集中統一又支持多用戶共享的系統。因此企業經營管理者可以根據信息管理系統合理安排各職能部門的工作計劃，同時各基層和各級管理部門可以通過系統的共享網絡對計劃的執行情況進行監測、檢查，比較執行與計劃的差異，并分析其原因，輔助管理人員及時用各種方法加以控制。

總之，企業開發信息管理系統可以規范并優化企業內部各部門、各辦事機構的業務流程，再造業務規范，對重點業務實行全面質量監控。實現各部門間的協同作、無紙辦公，實現與關系部門的數據共享和交換，并有助于公司內部各職能部門明確職能劃分層級權限，杜絕互相推諉現象。信息管理系統為企業決策層提供圖形化、報表化的市場分析數據，能夠對未來的公司業務發展、客戶需求發展、市場發展作出預測。MIS全面降低企業運作成本，提高公司的整體運作效率，大幅拓展業務，爭取企業利潤最大化，促進企業建立現代化信息管理體制，進一步提高企業的競爭力。

二、構建企業信息管理系統

1.設計原則

(1) 集成原則。企業信息系統可以理解為一個以企業業務流程為設計依據的閉環系統，信息管理系統應當在信息系統之上，并且對信息系統進行完善和拓展，由人、計算機和與企業經營相關的各種信息等元素組成的統一整體。

(2) 整體原則。利用系統的思想，設計開發時注意系統優化和系統協調、注意綜合技術的運用，重視可行性調查，整體性的核心是追求協調的整體功能和整體效率最優。

(3) 兼容原則。信息管理系統是一個開放系統，系統各元素之間相互作用、相互依存，任何一個元素發生變化會導致系統內其他元素發生改變，因此信息管理系統必須具有良好兼容性使各功能模塊無縫銜接。注意技術的發展和環境的變化，在開發過程中有不斷發展的超前意識，保留系統可修改和可調接的接口，保障系統的協調適應。

(4) 實用性原則。大而全和高精尖并不是成功的信息管理系統的衡量標準。事實上許多失敗的信息化案例正是由于盲目追求高新技術忽視了信息系統的實用性而造成的。因此在構建信息管理系統的同時，更要注重企業技術水平、管理水平和人員素質的同步提升。

2.企業信息管理系統的結構

從信息管理系統的功能的角度來設計，信息系統不僅支持整個組織在不同層次上的各種功能還能支持各種職能之間的各種信息聯系，從而構成一個有機的整體，實現業務流程在信息層次上的集成。

信息管理系統結構由信息源、信息處理器、信息用戶和信息管理者四大部分組成。信息從信息源生成、匯集，通過信息處理器進行傳輸、存儲、加工處理，當有信息用戶請求訪問或者查詢，信息處理器便根據用戶的要求輸出相關的信息，方便信息用戶的應用;信息管理者負責信息系統的設計、運行、以及維護等工作，保證信息管理系統的穩定協調的運行。

現代MIS信息系統的基本結構中，除上述四大元素之外，還需要有計算機網絡、數據庫管理系統以及相關的組織機構和管理制度等基礎條件的支撐。

從企業的組織結構的角度來看，信息管理系統為企業的各管理層次，各職能部門服務，因此信息管理系統也和企業的組織結構一樣，具有層次的、縱橫交錯的交叉結構。

交叉結構把系統抽象為一種縱橫發展的結構，實現了各個部門相互之間聯系，并且增強了各層級管理層次之間信息暢通，充分共享數據和信息資源，使整個系統達到最優化，這正是系統的觀點的設計體現。

三、系統分析

企業信息管理系統是一個非常復雜的系統，設計時不僅要考慮內部環境的互相影響，還要考慮外部環境的制約，影響因素眾多。因此設計開發前對與信息管理系統相互關聯的企業系統進行分析調研是整個系統開發過程中的一個重要環節。調研目的是明確企業當前的基礎條件，確定信息系統建設的目標，以及所有即將開展的工作內容。

首先，要客觀認識和描述企業信息化的現狀。一方面要充分認識并結合行業的實際情況，摸清楚現行主流信息管理系統的具體運行情況、各子系統的接口情況，信息系統的主要數據來源，數據的存放方式等;另一方面還要對企業的組織結構和崗位職責，部門協作流程和縱向管理流程，人員職能分工，以及客戶測評、客戶服務、供貨商管理等系統功能內容進行調研。這個階段主要對企業現有的信息系統進行盤點，認識清楚目前市場運營的支撐系統由哪些系統組成、各系統的功能是什么、哪個系統是核心系統、這些系統由哪些子系統構成、系統建設的原則是什么、優先級如何設定等概念問題。

在了解現狀之后，全面地評估當前的情況。在系統建設初期，最大的問題是想到什么就上什么，缺乏整體考慮，最終導致系統孤立，導致信息孤島，功能重疊或出現空白，應急性的接口、臨時性的補丁妨礙了系統的正常規劃和發展。全面評估環節促使企業重新審視IT建設的歷程和問題，這對保障信息管理系統建設的集成兼容是大有益處。這一階段評估的主要內容有:目前最大的困難是什么、最理想的情況是什么、目前系統有無統一標準，是否實現了數據的集成形成統一的信息平臺、系統能否滿足使用部門的需求等等。通過全面評估，了解當前信息化的各種缺陷，以及它們的產生原因，完成這一步驟后，基本上對系統就有了清晰的認識和判斷。

最后，根據對現實的清醒認識和對需求的愿景，最終確定切實可行的系統設計和規劃，以及信息管理系統建設的主要任務和具體內容。

四、系統設計及實現

1.系統設計

管理信息系統是以計算機科學為基礎的人機系統。管理信息系統平臺是管理信息系統開發與應用的基礎。管理信息系統平臺設計包括計算機處理方式，網絡結構設計，網絡操作系統的選擇，數據庫管理系統的選擇等軟、硬件選擇與設計工作。

(1)按管理信息系統的目標選擇系統平臺

一般來說，企業信息管理系統的發展分為三個級別:單項業務系統、綜合業務管理系統、集成管理系統。針對單項業務系統，常用各類計算機，和數據庫管理系統就可以滿足工作的需要。而綜合業務管理系統，就需要計算機網絡系統平臺和關系型數據庫管理系統的支持。最高級別的集成的MIS是由計算機辦公輔助OA，計算機輔助設計CAD，決策支持系統DSS等綜合而成的一個有機整體，它的綜合性更強，規模更大，系統平臺也就更復雜，涉及異型機、異種網絡、異種數據庫之間的信息傳遞和交換。因此在信息處理模式上，便需要企業根據自己的系統建設目標來進行選擇。在管理信息系統的發展過程中，先后出現了四種體系結構，即主機/終端結構(M/T結構)、文件服務器結構(F/W結構)、客戶機/服務器結構(C/S結構)和瀏覽/服務器結構(B/S結構)。目前在開放的網絡環境下客戶機/服務器模式或瀏覽器/服務器模式已經成為分布式處理系統的主流。

(2)計算機處理方式的選擇和設計

計算機處理方式可以根據系統功能的定位，企業業務流程的特點等因素，來進行選擇。一般來說計算機的處理方式分為批處理、聯機實時處理、聯機成批處理、分布式處理等。在一個集成的功能完備的企業管理信息系統中，也可以混合使用多種方式以滿足企業信息處理的需要。

(3)計算機網絡系統的設計

企業網絡結構的選擇主要要考慮企業當前及未來的發展規模、管理模式、業務及信息處理量，安全及可靠性等綜合因素，同時兼顧企業在資金投入上的預算。計算機網絡是現代MIS系統的建設基礎，網絡設計應體現出這個特點，具體設計內容包括:中、小型機方案與微機網絡方案的選取，網絡互連結構及通信介質的選擇，局域網拓撲結構的設計，網絡應用模式及網絡操作系統的選型，網絡協議的選擇，網絡管理，遠程用戶等工作。具體技術內容在本文不作展開。

(4)數據庫管理系統的選擇

數據庫是信息管理系統的基礎，數據庫建模是否合理和數據結構的優劣，都對信息管理系統的功能有著重大影響，并最終決定企業信息化的成敗。數據庫設計的基本原則是在MIS總體方案的指導下，各個子庫應當為它所支持的子功能管理目標服務，在設計數據庫系統時，應當重點考慮以下幾個因素:數據庫必須層次分明，布局合理;數據庫必須高度結構化，保證數據的結構化，規范化和標準化，這是建立數據庫和進行信息交換的基礎。數據結構的設計應該遵循國家標準和行業標準，尤其要重視編碼的應用;在設計數據庫的時候，一方面要盡可能地減小冗余度，減小存儲空間的占用，降低數據一致性問題發生的可能性，另一方面，還要考慮適當的冗余，以提高運行速度和降低丌發難度;必須維護數據的正確性和一致性。在MIS中，多個用戶共享數據庫，由于并發操作，可能影響數據的一致性。因此必須用“鎖”等辦法保證數據的一致性;設定相應的安全機制，由于數據庫的信息對特定的用戶有特定的保密要求，安全機制必不可少。

(5)軟、硬件選擇

根據系統需要和資源約束，進行計算機軟、硬件的選擇。計算機軟、硬件的選擇，對于管理信息系統的功能有很大的影響。

一般來說企業進行硬件的選擇原則包括:盡量選擇技術上成熟可靠的標準系列機型，機器的處理速度快，數據存儲容量大并且具有良好的兼容性、可擴充性與可維修性。但也不能盲目追求高精尖，還應考慮經濟因素，注重性能價格比，選擇在一定時期內能夠保持一定的先進性，以及供應商的技術服務與售后服務好的硬件。機器在操作上盡量簡單方便，符合大眾普及的要求。目前我國的軟件市場上基本可以滿足中小企業信息化的需求，企業的信息系統技術人員一般不需要自己開發程序，只要熟悉軟件維護，保障軟件正常運行即可，這就更便于我國企業信息化的實施，由于軟件的更新換代比較快，而且價格相對硬件也比較低，因此對于軟件的選擇，一般只要能夠滿足業務需求，容易維護，性價比高即可。

2.系統實現與管理

當企業完成了全面地系統設計，接下來就進入了系統建設階段。系統實現即是將系統設計階段的結果在計算機上實現，并應用到實際管理工作之中的過程。即，將紙面上的、類似于設計圖式的新的管理信息系統方案(物理模型)轉成可以實際運行的管理信息系統系統軟件，并應用到實際管理工作之中。系統實現也是一項系統任務，包括系統調試、系統轉換、系統運行與維護以及系統評價等步驟。

但應當注意的是，企業不能只著眼于信息管理系統本身的建設，同時還應該注重專業人員的培養。不僅僅是系統分析員、設計員、程序員和計算機專家的引入，更要提高各層管理人員和普通員工的信息化意識和操作水平，因為他們才是信息管理系統的用戶，能夠實現信息系統價值的人。

結束語

企業的信息化是一項長期而復雜的系統工程，這要求企業管理者一定要有堅定的信息化改造信念，并且努力在企業內改變傳統觀念，營造支持信息化改造的文化環境，使整個企業對自動化管理有明確的認識，確定與信息化相符的管理模式，保證企業信息管理系統的成功實施。是系統建設的當務之急。信息管理系統的建設需要大量人力、財力的投入，但企業經營管理者一定要有遠大的目光，一定要有系統的經濟效益通常不能在短期內就能反映出來的心理準備，不能急功近利，淺嘗輒止，半途而廢。在開發系統時，用戶與系統開發技術人員必須密切合作，根據企業自身的管理水平和現狀，探索一種較為先進的、適合自己業務流程的管理模式，和系統結構。另外，信息管理系統的實現還要求企業制訂一系列的企業管理制度，逐步改變落后的管理觀念和不規范的業務流程，進一步提高企業的管理水平，確保信息系統真正融入企業的日常業務中，融入企業員工和管理者的工作中，充分體現信息化的價值。

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