關于院系資料回溯建庫工作的探討

〔摘 要〕院系資料是高校信息資源的重要組成部分，院系資料的回溯建庫是實現高校信息資源共享、優化校園信息資源體系的重要舉措。本文分析了院系資料回溯建庫工作的特點，探討了回溯建庫工作的管理方法及有關的數據加工處理辦法、內容和注意事項。

〔關鍵詞〕院系資料；回溯建庫；特點；管理

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１０．１１．０３６

〔中圖分類號〕Ｇ２５０.７１ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１０）１１－０１３６－０３

The Exploration of Backtracking to Work on Database of Department ReferenceLu Xuan１ Zhou Guizu２

（１．Library，Renmin University of China，Beijing 100872，China；

２．Library，Hunan University，Changsha 410082，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Department reference is an important part of the information resources of universities.Back to work on database of department reference is an important measure of sharing and optimizing the campus information resources.This paper analyzed the features of backtracking work on database of department reference，and discussed the management methods，the data processing methods，and the related content and guidelines of this work.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕department reference;backtracking work on database;features;management

院系資料是高校信息資源的重要組成部分。院系資料室是專為教學、科研一線設置的，與圖書館相比，它收集的資料與學科的關系更為緊密，能更快地反映學術動態和學科發展方向，是廣大教師和科研人員圖書資料的重要補充。然而，多年來由于資金、人員等方面的原因，高校院系資料室的管理和借閱等大都處于分散、落后的手工狀態，這種現象滯后于信息化的建設，也與當前我國圖書資料數字化、網絡化的總體趨勢不相適應。因此，實現院系資料的數字化，將其納入圖書館自動化系統的統一管理既是目前網絡化、信息化的大勢所趨，也是實現高校信息資源共享、優化校園信息資源體系的重要舉措。

對院系資料的處理，許多高校圖書館都采取分館式的辦法，即保持圖書館原有系統不動，另外安裝一臺服務器專供資料室使用，各個資料室獨立進行采購、分編、流通和現有資料的數字化等各項業務工作，這種方法盡管實現起來較為簡單，工作量也大大減少，但并沒有使院系資料與圖書館資源達到真正意義上的融合，給圖書館的數字資源整合工作和讀者的日常檢索應用都帶來了很大的不便，因而資源共享程度受到了限制。基于上述處理方式的諸多弊端，湖南大學圖書館對圖書館資源和院系資源采用了全方位的無縫式統一管理，在對現采和預期的院系文獻資源進行統采、統購、統編的基礎上，又在統一的圖書館自動化平臺上對已入藏的院系資料進行了大范圍的回溯建庫，實現了全校范圍內真正意義上的資源共享。

１ 院系資料回溯建庫工作的特點

院系資料的回溯建庫與傳統的圖書館館藏文獻的回溯建庫工作有很大的區別：首先，院系資料都分散在各個院系，數據加工人員必須分散到各個院系進行工作，而且，限于院系的條件，工作場地也比較小，不能進行大部隊的突擊式操作。其次，院系資料一般沒有配備卡片式目錄，不能像傳統的回溯建庫那樣根據卡片目錄錄入了事，而是要根據文獻實物，從分編到著錄一條龍走完，相對來說工作量加大了，勞動強度加大了，工作的難度也增加了。第三，院系資料分布的年代一般比較久遠，并且大都收集了許多內部出版的老教材、老資料等，往往連最起碼的出版信息都沒有，也增加了分編工作的難度。另外，院系資料的回溯建庫工作是在現有圖書館系統基礎上進行的，勢必會碰到許多重復書目，增加了數據查重和數據合并的工作量，特別是對于老舊書目數據的修改與維護工作會大大增加。

２ 院系資料回溯建庫工作的管理

院系資料回溯建庫的管理關系到整個工作的質量和進度，因此也將會影響到整個校園信息資源體系的建設。院系資料的回溯建庫工作一般由圖書館主持，并在各院系資料室完成。圖書館應成立專門的回溯建庫工作小組，派專人對各院系的藏書情況進行詳細的調查摸底，并在此基礎上，根據學校的專業特點和學科發展需要決定各院系數據加工的先后順序和加工時間，指導各院系進行各項準備工作，再根據圖書館的圖書加工情況，安排分編人員分期分批地赴院系進行數據回溯加工。總的流程大致如下：

２.１ 調查摸底

圖書館回溯建庫工作組對院系的調查摸底，主要是了解院系現有需要進行回溯建庫的圖書資料相關情況，以便做好各項具體的準備和安排工作。調查的內容包括該院系需進行回溯加工的圖書的種數、冊數、是否已進行手工編目、使用何種分類法、屬中文圖書還是外文圖書等，以及主管領導和聯系人的姓名、電話、電子郵箱，還有資料室的地址和對于加工時間的要求等。完成調查摸底工作后，回溯建庫工作小組應馬上對全校的院系資料情況進行綜和合統計，對回溯建庫所需設備、耗材以及各項雜務進行經費預算，向學校申請專門的經費，保證回溯建庫工作的順利進行。在做好上述各項準備工作后，回溯建庫工作小組應根據院系要求和圖書館現有工作情況，對回溯建庫工作做出計劃，包括人員安排、時間安排和前期準備工作要求，并在最短的時間之內將工作安排反饋到各院系。

２０１０年１１月第３０卷第１１期關于院系資料回溯建庫工作的探討Ｎｏｖ.，２０１０Ｖｏｌ.３０ Ｎｏ.１１２.２ 前期準備

院系資料回溯建庫的前期準備工作至關重要，它將直接影響到回溯建庫的進度和質量。前期準備工作主要包括以下幾個方面：一是資料、場地和耗材的準備：各院系在正式進場進行數據加工之前應在資料室中準備好一定的工作空間，并催還所有外借的需要回溯建庫的圖書資料，以免遺漏。圖書館也應根據院系申報的加工數量準備耗材如條碼、卡片、書標等。二是設備準備：院系負責配備多臺PC機，配置最低要求為PIII 750/128M/20G HD，要求直接連接校園網和國際互聯網，操作系統為Windows 98、Windows XP或 Windows 2000 Professional系統，安裝EXCEL 97/2000應用程序，還要配條碼閱讀器，用于回溯建庫和今后圖書資料流通使用。三是人員準備：院系需在回溯建庫工作開展過程中配備專門的管理人員，負責院系和圖書館的協調。圖書館也要派出專門人員負責前期準備、后期收尾工作的指導，并合理分配好赴院系進行數據加工的分編工作人員。四是數據加工準備：圖書館在院系準備好場地及設備后，要派專人到院系指導進行數據加工的前期準備工作，包括圖書下架、貼條碼磁針、工作批號設置等；圖書館的系統管理人員還要下到院系進行圖書館自動化系統的安裝和調試，開通Calis等網上目錄資源的下載鏈接，并設置好格式文件和各種工作參數，做好數據加工前的各項準備工作。

３ 數據加工

３.１ 數據加工要求

為了提高工作效率，減輕勞動強度，對圖書資料回溯建庫的數據加工要求較之新書要略低一點，書目要求介于簡編和詳編之間，只要能夠在校園網上進行正常的檢索和流通就可以了。以使用ILAS II系統為例，其具體的格式文本為：

中文圖書

３.２ 數據參數設置

待回溯院系資料大致包括：中文書、外文書、中文刊、外文刊等幾個部分。進行數據加工之前需要在各個單機上對圖書館自動化系統的各項參數進行設定，保證書目數據加工的正確、高效和檢索流通的順利。具體包括：書目生成控制區號、館藏條碼生成區號、文獻加工批號、館藏地點、裝幀標識、載體類型、文獻來源、文獻流通類型、下載過濾字段等文獻加工參數和院系工作人員用戶及權限、院系圖書資料流通參數等在今后流通中所涉及到的參數。

３.３ 數據加工

相對圖書館館藏文獻的數據加工，院系資料的回溯建庫應適當簡化操作流程。基本操作包括文獻分編、加館藏、書目數據審校、典藏等，這些工作全部在分編子系統中直接外連Z39.50平臺的回溯建庫平臺上進行。這樣一來，如果遇到系統中沒有書目的情況就可以直接從網絡上的外部數據庫中下載，既可減少原編工作量，又可減少工作中操作平臺的轉換次數，從而加快了文獻分編的速度。

在統一的圖書館自動化系統進行院系資料的回溯建庫，最為繁重的工作就是書目數據查重和老舊書目的維護。由于所加工的是已經入藏且時代分布比較久遠的院系資料，所以有很多圖書在圖書館也已經入藏，因此對于每一本圖書都應進行仔細的查重，而且是多途徑查重，特別是對于80年代以后重印的圖書，過去的版本一般沒有ISBN，重印時又有了，這時用ISBN查重之后，必須再用題名進行查重，否則就有可能導致重復書目的產生。

為了提高讀者的檢索效率，對于老舊書目的處理，應特別的仔細認真。首先，每種圖書只能保留一條書目數據，對于數據庫中的重復書目，必須進行合并。由于歷史的原因，有很多老舊書目都存在重復現象，象《毛澤東選集》、《馬克思、恩格斯選集》、《列寧選集》、《文史資料選輯》等都屬容易重復產生書目的圖書資料，尤其是合并后的圖書館，這種現象更嚴重，往往一種書有多條書目，嚴重影響了讀者的檢索，而且這些書目往往又是簡編數據，很多信息都不全，這時必須進行仔細比對和合并，盡量為讀者創造一個較為理想的檢索環境。其次，對于過于簡單的老書目，應盡量修改完善。必備檢索字段不全的，應增加檢索字段，如大部分老書目都沒有主題詞，應及時補充606字段；檢索字段缺少指示符或指示符錯誤的，應及時修正；早期做集中處理的叢書、多卷書，如果分冊題名有檢索意義，應增加517字段作為檢索點；有明確的叢書信息或并列題名信息，但在書目數據中未予反映的，應補充225或510字段，著錄相應的信息；80年代后重印的圖書，增加了ISBN的，應補充010a字段的內容。第三，對于錯誤的書目數據，應及時更正。如：有的701字段不規范，多個責任者放在一個字段，應修改為規范形式。有的分錯類了，更應該及時改正。

總之，院系資料回溯建庫的目的是給全校師生提供更多更好的信息資源，使院系資料發揮更好的使用效益，更好地為學校的教學和科研服務。

參考文獻

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