校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺建設

〔摘 要〕校園數字化建設系統是一個針對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等各個領域進行管理的總體解決方案。通過校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺建設，將檔案信息資源數字化，集校內外檔案信息資源的采集、存儲、檢索、利用、二次加工以及發布信息等的功能于一體，實現數據共享，為檔案信息資源的利用者提供更加方便快捷的服務，實現高效地保存和利用檔案信息資源的目的。

〔關鍵詞〕校園數字化；檔案服務平臺；數據共享

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１０．１１．０１４

〔中圖分類號〕Ｇ２５０.７６ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１０）１１－００５９－０３

Construction of Archives Digitization Services Platform in

System Framework of Campus Digitization ConstructionZhang Jing

（Archives，Shandong University of Technology，Zibo 255049，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Construction of the campus digitization system is an overall solution to the management of all areas on teaching，research，management，technical services，living services ect.Through construction of archives digital services platform in the framework of the campus digitization system the resource of archives will be digitized to realize data sharing，integrated with information collection，storage，search，use，secondary processing and release information.It provides more convenient and efficient service to users utilizing archives information，aimes to achieve efficient conservation and use of archival information resources.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕campus digitization;archives services platform;data sharing

１ 背景與現狀

隨著信息時代的發展，特別是隨著計算機多媒體和網絡技術的不斷發展與普及，“傳統校園”漸已被“數字化校園”所代替，傳統的院校教育也漸被建立在信息技術平臺上的現代院校教育所代替。校園信息化建設已經發展到了與校際互聯、國際互聯、靜態資源共享、動態信息發布、遠程教學和協作工作的階段，發展對學校信息化建設提出了越來越高的要求，但也暴露出了不少隱患，阻礙了校園信息化向深層次的發展。目前我國大多數高校正處于數字化校園建設時期，在一定程度上實現了教育、教學信息與資源的數字化，建設了包括教學、學生、財務、檔案等覆蓋校內主要相關業務的管理信息系統，已經具備了實現數字化校園的硬件條件。但是由于受認識與技術上的限制，這些系統在設計時，各自為政，在數據交換與共享上存在一定的困難，離真正意義上的數字化校園還有一定的差距［１］。

一直以來中國高校檔案管理基本上是按照書本式的收集方式進行管理的，實際上就是把記錄有各種檔案信息資源的載體按年度或者類別擺放在庫房柜子里存放，由于檔案量大，內容繁多，類別多，特別是當需要查找某個不知道檔案資源的形成時間、只知道大概內容的檔案資源時，先要到庫房中手動檢索工具中一本一項的查找，再到庫房中的案卷內核實所需要的檔案資源，查找非常困難。近年來，伴隨著信息化校園的建設，逐步告別昔日機構編制部門以手工作坊為主的辦公模式，進一步提升機構編制管理水平，完善管理手段，提高管理效率。檔案信息資源的載體形式和格式也越來越多，目前僅不同形式的檔案信息資源就包括紙質、電子等多種載體，若采用傳統的存儲、利用方式，這些不同載體、形式的資源需要配備與之相匹配的后臺支持或機器設備才能閱覽，并且存儲在不同媒介上的檔案信息資源相互不兼容，還會產生大量的信息孤島，這不僅不利于資源共享，還會造成資源的多重錄入和存儲。由此看來，采用傳統的管理方式，雖然花費的成本很高，但檔案信息資源的再利用效率卻較低，極大地限制了檔案信息資源的傳遞和提供服務的方式，同時，很多年代久遠的珍貴歷史性檔案信息資源也出現因長期使用、磨損、氧化等等問題。面對這些亟待解決的問題，需要建立一種全新的檔案信息資源的管理體系，以滿足數字時代檔案信息資源管理與服務的需求。

２ 校園數字化建設系統的發展

我國高校的大規模信息化始于90年代，在不到20年的時間里， 我國高校信息化建設正在經歷巨大變遷。從引入PC開始，到建設初級校園局域網、中型百兆校園網，乃至大型千兆校園網和互聯網數據中心（IDC），高校信息化建設幾乎每隔幾年就會跨上一個新臺階。今天，高校信息化建設又向前邁進了一大步，步入“萬兆”校園網時代，目前在信息化管理水平較高的大學已經開始與發達國家的大學信息化管理同步進入應用集成和信息集成階段，高校的信息化基礎設施建設基本完成，數字化校園的軟硬件環境發生巨大改變，但重硬件輕軟件、重網絡輕服務、重技術輕管理的傾向不僅嚴重存在，而且非常普遍，我國高校信息化建設的特點是：起步晚、發展快，跳躍大，與此相伴隨的必然是：思想亂、障礙多、漏洞大。在當前高校信息化建設的實踐中，遇到的最大障礙不是來自技術和資金，而是來自體制和機制［２］。

伴隨著社會信息化的加快，特別是計算機、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的非紙質檔案資源等為代表的數字新檔案資源的發展，信息網絡在社會生活中的不斷延伸，人們獲取信息和實現各種社會功能的方式正在產生革命性的變化，現有檔案資源的原始收集、存儲、利用方式與當今先進的網絡化管理模式之間的矛盾日益突出，如何降低檔案資源的管理成本，提高其管理效率，使得這部分檔案資源價值最大化，已成為迫切需要解決的問題。同時局域網與廣域網的普及，更使得檔案信息資源管理系統的建立變得日益重要。從80年代開始，計算機就已經開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，各個檔案館的計算機管理檔案大多還只處于部份檔案的計算機目錄檢索，統計等方面，計算機這一先進技術在檔案館工作中并沒有發揮其應有的作用和價值，檔案工作中的老大難問題——社會提出的檔案利用需求與檔案館所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾一直難以解決，更談不上建設數字化檔案館，可以說檔案館的信息化過程與社會的信息化過程是不同步的。

２０１０年１１月第３０卷第１１期校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺建設Ｎｏｖ３ 基于校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺３.１ 校園數字化建設系統的概念及特點

“數字校園”是一種建立在網絡和信息基礎上的虛擬教育環境，目的是對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等各個領域的信息進行收集、處理、集成、保存、挖掘、傳輸和應用，拓展現實校園的時間和空間，使知識資源得到充分利用和共享，使師生交流與協同更加方便，提高高校管理水平和工作效率，降低教學和管理成本。

數字校園是一個龐大的系統工程，盡管數字校園目前取得了長足進展，但是隨著信息化實踐的深入，也暴露出很多的局限和困惑。如，由于缺乏數字校園整體規劃，各部門在業務系統建設時各自為戰，陸續上馬的子系統往往來自不同供應商，技術異構造成系統之間的通信和數據共享困難，數據冗余度大，沒有統一的應用平臺，使得校內各部門的管理信息系統和數據資源類型各異、來源不一，最終導致大多數可共享的數據重復錄入，無法統一使用，形成了相互獨立的“信息孤島”，這不僅使信息和數據無法共享，同時也造成大量的重復建設和浪費。因此，目前國內高校在進行信息化建設時遇到的最大難題是管理與協調問題，即如何建立一個公共統一的應用交換平臺。

３.２ 基于校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺的結構建設檔案數字化管理平臺就是引入先進、高效的檔案信息資源管理系統的理念，將現有各種載體形式的檔案信息資源納入統一的管理之下，使得采集、存儲、利用、再利用更加方便可行，實現檔案信息資源的數據化，為館藏檔案信息資源提供一個可靠的數字化管理平臺和應用途徑。

檔案數字化管理平臺包括從檔案立卷到檔案銷毀的全過程業務流程操作。具有很強的可擴展性，用戶不僅可以隨時將新增的業務功能模塊加入到系統中，而且還可以隨著用戶業務發展的需要，不需要修改程序就可以增添數據庫字段讓用戶對其進行維護。

以山東理工大學為例：理工大學檔案數字化管理系統包括兩個子系統，一部分是系統管理子系統，供系統管理員完成系統的維護與管理，即提供添加、修改用戶信息，并對用戶進行授權，不同用戶可授予的權限不盡相同（采用多級權限管理，包括系統授權、系統模塊授權、系統流程授權、系統數據授權）的功能等；一部分是檔案業務管理子系統，供檔案業務管理人員完成檔案信息的不同業務操作，其功能描述為：檔案信息管理是針對檔案業務的各個流程環節中的管理基本信息要素進行維護，這些流程環節主要包括檔案立卷、領導審核、檔案移交、檔案入庫、庫房管理、轉出處理、查看轉出、銷毀處理、查看銷毀九大流程，每種檔案業務系統具有哪些業務流程管理要視其實際管理需要而定，在定義檔案系統時，完成其業務流程管理的設置，不同的檔案系統流程有所不同，但最多可有這九大流程，各個流程的功能基本相同。檔案立卷是提供給各個立卷單位的工作人員使用的，其它流程是檔案館工作人員針對各個立卷單位提交的案卷進行管理的，是檔案館內部人員使用的，授權時要注意權限范圍。功能模塊見圖１所示：

圖１ 系統功能模塊

３.３ 基于校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺的工作流程該服務平臺將對檔案信息內容的整個運行周期進行管理，包括檔案資源的采集、存儲，利用及二次加工。在檔案管理系統前端設有歸檔文件材料的積累空間，并由各部門兼職檔案員對擬歸檔文件材料進行檔案屬性分析并在線采集擬歸檔文件材料（必須的元數據），再將這些文件材料傳送到檔案管理系統上，由文件材料形成部門的負責人對這些待歸檔文件材料進行再鑒定并提出整改意見，返回形成部門兼職檔案員處。為了加強檔案文件材料生成的前端控制，檔案管理系統內置一預鑒定插件，對歸檔必須的元數據進行機檢，若兼職檔案員填寫不完備，系統將自動發出歸檔不合格通知到所生成系統，迫使檔案信息資源生成部門完備檔案信息資源歸檔元數據，此時檔案信息資源才可能進入歸檔程序，完成歸檔流程。具體流程圖見圖２所示。

３.４ 基于校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺的技術優越性信息時代到來以后，由于檔案載體發生了根本性的變化，檔案數量也大大增加，基于校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺在實現館藏檔案數字化管理的同時，滿足了檔案信息資源動態服務的需求，在實際應用中具有如下優越性，如圖２所示。圖２ 具體工作流程圖

３.４.１ 功能強大

能夠實現目前檔案信息數字化管理迫切關心的功能，包括檔案信息資源的采集、存儲、編目、檢索利用等；具有錄入信息智能記憶提高編目效率；編目工作流程管理，保證編目的效率和質量；提供后控檢索技術保證檔案信息資源的查全率和查準率；可實現其他增值功能如檔案信息資源的動態信息發布。

３.４.２ 安全性、穩定性

制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館藏檔案信息化，一方面可以將館藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，即通過檔案管理系統中的檔案立卷直接將電子文件掛接在對應的卷內文件上，實現一一對應關系，同時進行物理歸檔（接收光盤或通過檔案管理系統導出錄入信息，另存放在移動硬盤上），以及在案卷錄入的同時設定服務器定期定時進行錄入信息的增量備份，但不管是通過館藏檔案數字化還是接收電子文件，都要堅持規范性原則，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準及數據交換標準等，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。在保證檔案信息的安全性上采取：物理安全策略；訪問控制策略（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等）；信息加密策略；網絡安全管理策略等。

３.４.３ 效益性、可發展性

由于檔案信息數字化建設是一項巨大的、長期的系統工程，需要不斷的投入人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性、可發展性原則，講究信息化工作的效益及可發展性， 要根據自身的能力，根據館藏基礎，分析用戶需求，研究館藏體系還要考慮館藏檔案的利用率，選擇數字化的內容要“經典”，主題要與校內外利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化（如重要文件、學藉及工程圖利用率非常高的檔案），把這些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益，而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力，還可以根據館藏檔案的特色選擇部分檔案進行二次檔案信息深加工，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化［３］。

４ 結 語

大力進行信息化建設是高校發展的必然趨勢，一方面，飛速發展的現代信息社會對人才培養的模式、人才的素質等提出了更高更新的要求，需要高等學校培養出更多適應現代社會需要的人才。另一方面，高等教育本身需要以變革求生存，以創新求發展，突破傳統教育模式的束縛，走向教育現代化。這兩方面都需要以教育信息化作為支撐，教育信息化是我國高等學校進一步發展的必由之路。

要實現上述目標，就必須充分利用計算機網絡信息技術，全面實現業務工作及辦公自動化，對檔案信息的采集、整理、保管、利用實行計算機管理，逐步建立起內容豐富精確高效的館藏數據庫、進行二次檔案信息深加工；充分利用局域網和廣域網共享信息資源的優勢，開展網絡信息服務。在新的信息化條件下，利用信息技術進行業務整合，提供不受時間和空間限制的服務，結合中國數字檔案館工程的建設，在保持原有服務職能的基礎上，建立功能完善的局域網絡，依靠網絡通訊技術，擔負起檔案館自動化網絡中心的重任，同時，通過多渠道的電子化數字資源的建設，真正將檔案館建成高校的信息中心。

參考文獻

［１］周水平，唐建軍，涂傳清，等．數字化校園建設模式及其實現策略探討［Ｊ］．科技廣場，2007，（11）：241-242．

［２］李逢慶，桑新民．高校信息化建設中的CIO角色研究及啟示［Ｊ］．復旦教育論壇，2009，（1）：26-28．

［３］明煒．淺論檔案信息化及檔案信息化建設［ＥＢ］．http:∥www.lunwentianxia.com/product.free，2009-09-14．