人事檔案網絡信息服務建設探析

〔摘 要〕網絡技術的普遍應用為人事檔案管理工作提供了新的舞臺，使其服務形式與內容發生了質的改變。如何應用網絡提供全面有效的新型人事檔案信息服務成為我們必須考慮的問題。本文對此進行了分析和探討，提出了建設人事檔案信息服務網絡的建議與內容實施分析。

〔關鍵詞〕人事檔案；網絡服務；共享

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１０．１１．０１８

〔中圖分類號〕Ｇ２７５.９ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１０）１１－００７２－０３

Discussion on Personnel File Network ServicesGao Hongshan

（Bureau of Human Resources and Social Security of Shuangliao，Shuangliao 136400，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕The application of network technology provides the new stage for general personnel management work，its form and content services have made a qualitative change.How to apply the new network to provide comprehensive and effective information services personnel files need to be considered.This paper discussed the national personnel records of building information network implementation of the recommendations and content analysis.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕personnel file;network services;sharing

１ 問題提出

隨著市場經濟的發展，人才流動日益頻繁，流動人才與人事檔案脫節的現象已相當嚴重，“棄檔”和造假的現象非常普遍，傳統人事檔案制度面臨極大挑戰。但另一方面，用人單位也想通過檔案了解人力資源的教育與生活背景，進而更合理的利用人才。從而，有一個權威的穩定的人事檔案查詢與建設系統成為大勢所趨。

現代計算機技術的迅猛發展使分布式數據庫和寬帶網絡已然非常發達，檔案信息化工作者要客觀認識當前人事檔案工作發展的形勢，抓住機遇、勇于創新，站在國家信息化戰略的高度，推動人事檔案工作的信息化服務。通過檔案信息化網絡縱向跟蹤、橫向整合，實現人才檔案信息的集成與共享，面向人才流動環境下社會各方面對人才真實信息的強烈需求，開展權威性的人才信息服務業務，逐步使人事檔案信息化步入規范化、模式化的良性循環。

２ 人事檔案網絡信息服務的意義

２.１ 人事檔案網絡化可提升人事信息的真實度

用人單位對人才信息真實性的權威鑒證途徑是有強烈需求的。在人才流動非常頻繁的深圳市，用人單位特別是很多民營企業的人事部門幾乎每天都面臨招聘人才、審核簡歷真實性的問題，人事檔案網絡化的信息源是經過人事部門制作出來的人事檔案信息數據庫，其信息原生性是得到認可的，具有同樣的權威性；且具可復制性，不再懼怕丟失或損壞，通過網絡可以方便快捷地傳送給用人單位，避免了紙質檔案轉遞造成損壞、遺失等問題。

２.２ 人事檔案信息共享方便了社會各方面對人事檔案的利用市場經濟的發展進一步推動了人才流動，也淡化了人事檔案政治性、神秘化的色彩。傳統的人事檔案制度是以控制人、制約人為出發點的控制性管理，強調“人檔不分”、“檔隨人走”。在人才自由流動、競爭的今天，變計劃經濟的“單位人”為市場經濟的“社會人”，建立人事代理制度，實施專業化管理，是人事檔案社會化管理的發展方向。人事檔案的集約化、開放化和社會化的信息管理和服務尤為重要。

建立人事檔案數據中心，實現人事檔案的社會共享，用人單位不僅能方便快捷地獲取這種信息，如果對人才某方面信息質疑時，還能查看到相關的原始材料進行深入了解。人才服務機構還可以通過開發人才信息資源來為社會提供優質、高效的人才服務，比如“獵頭”服務等。

２.３ 人事檔案網絡化真正體現了人才能力

如今，人事檔案使用者的類型、范圍以及目的的多樣性，導致人事檔案的使用范圍、利用內容的擴大和轉移。除了人才早期的歷史信息，人事檔案還要將人才后續的工作經歷、業績、能力等方面的信息體現到最新。由于不再受紙質檔案袋空間大小的限制，可以根據社會發展對人事檔案的新要求，調整傳統形式，增加現代功能，提升時代價值，通過人事檔案信息服務網絡，方便快捷地對人事檔案電子文件的內容進行擴充。

２.４ 使人事檔案信息部分向本人開放成為可能

人事檔案信息服務網絡開放式的管理，不僅能實時添加人事檔案中的記錄以使信息達到最新，也讓人才通過對自己人事檔案信息記錄進行部分查看以做到心中有數。傳統的人事檔案管理屬于一種內向型、封閉式的模式，普通人很難接觸到人事檔案。在人事檔案的提供利用和保密的關系處理方面，《干部檔案工作條例》規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。目前我國的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人不能查閱自己的人事檔案，人事檔案對每個人來講是非常神秘的，大家不知道自己的檔案袋里究竟有什么。在實際工作中經常遇到當事人對自己的某些情況記憶模糊，這種提供利用形式與公開、透明的現代法治精神不相符合。美國的人事檔案“為納稅人服務”、人事檔案內容向當事人部分開放的做法，讓我們看到人事檔案管理工作應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的，個人應享有對自己檔案的知情權，對人事檔案信息數據中一些非保密的信息可以向個人開放，但這些信息個人只有查看權，沒有修改權。人事檔案網絡化讓人事檔案信息部分向本人開放成為可能，這不僅大大方便了公民，滿足公民對自己人事檔案內容知情權的期盼；而且可增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案管理工作的監督，使人事檔案工作更好地為公民服務。

２０１０年１１月第３０卷第１１期人事檔案網絡信息服務建設探析Ｎｏｖ.，２０１０Ｖｏｌ.３０ Ｎｏ.１１２.５ 為所有公民都能建自己的檔案，彰顯社會公平

一直以來我國的人事檔案只是針對干部、工人、大中專畢業生建立的，而現在用人自主招錄體制下，很多農民工等一些不具有干部工人身份的人士通過長期的工作經驗積累也成了用人單位認可的人才，可他們卻沒有所謂的人事檔案證明自己過去的經歷和業績。所以，人事檔案信息服務網絡社會化的開放模式還可以為那些沒有所謂“人事檔案”的人才提供服務，只要是社會公民，人事檔案信息服務網絡都能為其提供相關服務，這在一定意義上也彰顯了社會公平。

２.６ 提高人事檔案的管理水平和利用效率

人事檔案信息服務網絡的建立，可以整體上提高檔案管理工作的質量和水平。傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異；以電子文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，無論任何人進行操作和管理，其差異都很小。利用網絡的強大功能進行存貯、檢索、利用以及系統管理，利用不受地域和時空限制，只要是系統允許的合法用戶，就可以隨時檢索利用，這樣大大提升了人事檔案的使用效率。

３ 人事檔案網絡信息服務基本思路

人事檔案信息服務網絡主要依賴網絡平臺建造，構建國家、省級統一的數據中心和管理系統，制定統一的人事檔案信息標準，包括數據庫結構和信息交換標準，通過權限設定，實現縱向化的國家、省級、人才服務機構三級管理；通過建立虛擬專網（VPN）方式、防火墻、用戶登錄密碼等軟硬件方法，解決數據傳輸過程中的保密與安全問題，實現資源共享、動態更新、數據交換和統計分析，建立超薄客戶端的模式。

３.１ 建立三級服務系統，提高運行速度

各省級數據中心建立服務器，定期更新數據，使得各省級數據庫實時上報國家中心庫保持信息同步。系統具備在線大數據量查詢、更新、統計功能，以保證服務效率。實現分部運行，統一管理。

３.２ 建立統一安全認證系統

覆蓋全國范圍的人事檔案信息服務網絡，必須嚴格保證數據安全，防止數據丟失、泄漏和被仿冒、篡改。系統采用了在互聯網絡的基礎上建立虛擬專用網絡通道的方式，解決系統應用安全的問題；特別是在保護個人隱私方面，應對人事檔案信息內容應設置密級，用人單位或個人只能根據自己被授予的權限查閱人事檔案信息和全文資料。

３.３ 建立多業務的處理系統

人事檔案信息服務網絡是省級庫查詢修改、國家中心庫解析異地路徑相結合的應用系統。兩種處理模式的特點完全不同，國家中心庫只是每日把各省級人事檔案信息庫中經過確認的新增、更新記錄作相應備份，涉及數據量小，提交處理時間短，請求頻度低，消耗系統資源相對較少；省級庫則正相反，因為是直接在數據庫中進行新增、修改操作，涉及數據量大，在線處理時間長，請求頻度高，消耗系統資源多。在系統部署中，充分考慮到這兩類處理模式的差異，采用目前國際先進成熟的多層體系J2EE技術來實現多業務、典型模型的處理，并保障關鍵業務的運行。

３.４ 建立適應長期變化的業務系統

在系統架構方面，根據全國網絡應用平臺的要求，建立統一的國家級、省級應用系統平臺，實現各種應用的統一管理，簡單維護，高效運行和靈活配置；建立統一的業務運行平臺，實現各種業務功能的定制開發和靈活配置管理，并保證系統穩定、高效運行；建立完善的安全管理體系，保證系統和數據的安全，以適應長期發展變化的業務需求。同時，在省、國家建立二級網絡平臺，提供強有力的信息處理支撐能力和數據交換能力。

４ 人事檔案網絡信息服務體系架構

４.１ 國家人事檔案數據中心

由國家人力資源和社會保障部建立國家人事檔案數據中心，安排部署國家人事檔案信息網絡直報與管理系統，并配置所需的硬件設備，包括：應用服務器、數據庫服務器、Web服務器、通信服務器、存儲設備（磁盤陣列和磁帶庫）、網絡設備（骨干局域網交換機、接入局域網交換機、路由器、防火墻）、網管服務器、業務終端以及相關的外部配套設備。

４.２ 人事檔案數據中心

由省級人事主管部門建立省級人事檔案數據中心，安裝部署省級人事檔案信息直報系統，并配置所需的硬件設備，包括：應用服務器、數據庫服務器、Web服務器、通信服務器、存儲設備（磁盤陣列和磁帶庫）、網絡設備（骨干局域網交換機、接入局域網交換機、路由器、防火墻和MODEM）、網管服務器、業務終端以及相關的外部配套設備。

４.３ 管理信息系統軟件

建立國家、省兩級數據交換標準，建設數據交換平臺以實現信息共享，做到國家中心庫與省級庫實時同步更新，達到信息交換、資源共享目的，提高信息資源利用效率。在部、省兩級采購安裝系統運行所需的各種系統軟件，包括：操作系統、數據庫管理系統、應用服務器軟件、報表工具、表單工具和數據交換中間件。開發部、省兩級人事檔案信息直報系統應用軟件，建設包含數據采集、統計分析、數據交換、系統管理和后臺管理五大功能在內的軟件系統，實現各省級庫人事檔案信息自動備份到國家中心庫后的集中有序存放，并要求能實現網絡數據庫操作記錄跟蹤，要明確操作員姓名、單位、操作動作、日期時間，并保存一定期限以備出現問題時查詢。

４.４ 操作終端

開發登錄網絡的配套終端軟件，人才服務機構得到授權后，可通過終端登錄網絡按權限進行人才的人事檔案信息更新；同時，其網站上應新增人事檔案信息服務網絡的鏈接，用人單位或個人可通過互聯網在人才服務機構網站上輸入注冊賬號和密碼通過代理服務可間接查詢人事檔案信息服務網絡上的所需信息。

５ 結束語

人事檔案管理應由傳統的控制性管理向服務性管理轉變，建立全國人事檔案信息通用數據庫，加快全文數據庫建設和網絡化建設。建立人事檔案信息數據庫，是人事檔案信息建設的基礎工作，是人事檔案提供利用實現優質服務、主動服務的基礎和前提。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的實行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉變，人員流動日趨頻繁，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，為今后實現信息資源數字化、網絡化，信息載體多樣化，管理流程自動化，信息共享整體化打下堅實的基礎，力爭避免各系統、各單位自行設計，硬件配置不統一、軟件不兼容的做法，而且，數據庫設計還應考慮以后發展升級的需要。人事檔案信息數據庫雖能夠快速、高效地進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析并生成各種名冊和表格，但人事檔案信息數據庫無法提供檔案中的鑒定、考核材料等內容。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作效率，保護實體檔案，我們有必要建立人事檔案全文數據庫，建立人事檔案全文數據庫。檔案利用部門或用戶可根據需要從全文數據庫中調出有關內容，通過屏幕查閱并根據需要進行摘錄、打印等。在數據庫建設的基礎上加強網絡化建設，建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，努力做到全國人事檔案信息資源的共享，既方便利用者又大大提高人事檔案利用工作的效率和質量，從而實現人事檔案的信息化和現代化管理。

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