全面預算管理與ERP系統融合研究

摘要:全面預算管理作為一種管理方法，已經在企業推行了多年，實施經驗表明，全面預算管理必須與信息技術有機結合起來，才能更全面地發揮其作用。ERP的開發和應用使公司能夠用一個整體的系統替換現存的互不兼容的信息系統，是我國企業信息化進程中被經常選用的系統軟件。ERP能否與企業業務活動完美融合進而為企業全面預算管理的發展提供支持是目前管理信息化討論的熱點。分析了傳統預算管理模式存在的一系列弊端，認為全面預算管理與ERP系統的融合是非常必要的;進而闡述了全面預算管理與ERP系統融合的可行性及兩者融合對企業產生的深遠影響，認為逐步引進、消化、開發使用國際先進的ERP系統軟件，是企業全面預算管理發展的基本方向。

關鍵詞:全面預算管理;ERP系統;必要性;可行性

中圖分類號:C93

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)23-0250-03

全面預算管理是一種集系統化、戰略化和人本化理念為一體的現代企業管理模式，它利用預算對公司內部各部門、各單位的各種財務及非財務資源進行分配、考核、控制，以便有效地組織和協調公司的生產經營活動，完成既定的經營目標。

企業預算管理從20世紀20年代產生開始發展至今，已經成為企業組織內部控制系統的核心，其在企業管理中起到的獨到作用，被越來越多的企業所接受。但是，在實際工作中，很多企業推行全面預算管理困難重重，效果甚微。總結國內外全面預算管理成功與失敗的經驗教訓，專家指出，全面預算管理的成功推行除了要有高層領導的深度支持保證全面預算管理的權威性，并動員全員參與之外，還有一個重要方面是全面預算管理必須與軟件技術相結合。正如閻達五先生所說的，預算控制等先進的會計控制方法在我國運用程度非常低的原因除了經濟環境、思想觀念、財會人員水平和素質等因素制約外，還有一個非常重要的原因就是沒有把會計控制方法與信息技術有機結合起來，沒有站在IT環境下探索會計控制的機理。可見，全面預算管理需要借助計算機技術的支撐和推動，企業推行全面預算管理必然要求應用ERP系統。

1全面預算管理與ERP系統融合的必要性分析

傳統預算管理方式的最大缺點在于預算編制者在預算編制過程中無法將歷史資料加總、存取和及時運用，無法對企業現有資料進行整合，它們相互之間是孤立的，難以融合應用。同時，因為無法動態及時地取得需要的數據，傳統的預算管理也就無法實現事先計劃、事中控制和事后分析的思想，全面預算管理成為一紙空談。

1.1傳統預算編制方式存在一系列弊端

由于傳統編制方式下信息不集成，無法方便地存儲和獲取所需信息，預算的編制過程費時費工，未能真正發揮預算管理進行“事先計劃”的作用。在手工方式下編制全面預算，由于預算涉及的內容廣、部門多、預算指標之間的勾稽關系復雜，常常要花費大量的人力、物力和時間，同時，預算執行和實時控制的難度更大。利用Excel電子表格軟件編制預算，在一定程度上提高了工作效率，但是電子表格軟件存在著信息難以集成與共享，不支持預算跟蹤，安全性差，協調性弱等缺點，同樣也無法滿足全面預算管理的要求。通過財務軟件來編制預算是現階段許多企業通常采用的模式，這種模式通過輸入企業的具體信息和明細的財務關系，其輸出信息就可以滿足企業的特定需要。它可以以較低的成本重復使用，并且可以迅速地分析和評估預計銷售額、成本動因、成本函數等各種可能變化對預算引起的獨立或連續的變化的影響，因而具有較強的預算分析能力及靈活的計劃能力。但財務軟件缺少對業務預算過程的支持，沒有體現預算控制的思想，并以會計為基礎，本質上還只是事后控制，并未實現真正意義上的事前計劃和事中控制。而ERP是一個高度集成的管理信息系統，它能提供全面預算管理所需要的大部分數據，其余的數據可通過擴展較容易地提供，因此，將全面預算與ERP進行結合，能方便有效地實現全面預算的編制。

1.2傳統預算管理模式下預算執行反饋信息的時效性差

在預算執行過程中需要及時掌握預算執行情況，將實際發生額與預算之間的差異反饋給有關部門，根據反饋信息對企業生產經營活動進行調整。不及時的信息不僅不能為企業帶來效益，還可能導致企業決策的失誤。傳統編制方式不能及時收集和處理預算反饋信息，全面預算管理的“事中控制”功能不能有效發揮，所以也就無法保證預算的順利執行。ERP環境下，所有的實時數據都在一個基礎數據庫中，企業各個部門根據其各自權限實時共享，能夠及時得到預算控制數據，避免了傳統預算方式下預算控制不利的弊端。

1.3傳統預算管理模式對于預算的事后分析存在不足

傳統預算管理模式下，收集信息費時費力，不僅需要編制許多分析報表，而且需要進行大量計算才能得出實際發生額與預算之間的差異，同時可能由于數據收集的不足導致分析結果出現較大的差異。而ERP的最大特點是充分利用現代的計算機技術，消除了企業原先存在的各種信息孤島，形成了一個企業各種信息資源的集成系統。在ERP環境下，全面預算管理信息系統可以根據外部狀態的變化隨時更新預算的編制，而預算的變化又影響ERP各種計劃的內容，從而形成一個閉環的管理系統，為管理者進行事前計劃、事中控制和事后分析提供技術支持。

因此，將全面預算管理與ERP系統相結合，實現ERP環境下的全面預算管理是非常必要的，也只有這樣才能構建一個具有快速響應能力的全面預算管理模塊。

2全面預算管理與ERP系統融合的可行性分析

2.1以財務為核心的全面預算管理是ERP系統的重要組成部分

企業的總體目標，通過預算被分解成各級部門的具體目標，體現在ERP上就是“事先計劃”。預算一經確定，就進入了實施階段，管理工作的重心轉入控制，ERP能在事中實時監控整個過程，包括對經濟活動狀態的計量、實際狀態和預算的比較以及兩者差異的確定和分析，采取措施調整經濟活動等。當實際狀態和預算有了較大差異時，要查明原因并采取措施。通過ERP軟件對預算執行情況的分析結果可以作為業績考核的依據。因此，以財務為核心的全面預算管理是ERP系統中重要的組成部分。

2.2ERP系統可以滿足全面預算管理所需要的數據

ERP系統中包含的諸如產品結構圖、各種物料采購成本、各種小時費率、標準時間等數據可滿足全面預算中對基礎數據的需要。會計核算功能是ERP系統中極其重要的組成部分，因此，ERP也可滿足全面預算對歷年基礎數據的需要，即ERP系統可以提供以前年度的財務數據、報表數據以及各種重要的預算數據。當企業的實際業務發生時，ERP系統會記錄下當期發生的各種實際的業務、會計數據等，因此，對于全面預算需要的預算年度發生的會計核算數據，ERP系統可以及時提供，通過與當期預算數據的比較，分析出不同性質的量化差異。對于ERP軟件沒有提供全面預算所需要的其他數據，可以通過相應的功能擴展來實現。

2.3全面預算管理與ERP價值流的融合

在ERP中，可以將企業的研究、開發、設計、采購、生產以及銷售等職能看作一個價值鏈，ERP系統將企業的基本流程連接在一起，使企業能即時掌握內部資源運轉的信息。相對應的，全面預算管理系統可分為預算編制、預算控制、預算調整、預算分析和考核系統。全面預算管理系統與ERP各子系統可以合理融合。

在ERP環境下，預算編制所需要的數據都可由ERP子系統提供。銷售預算由銷售子系統和市場預測子系統產生;生產預算由生產計劃子系統產生;材料采購預算由采購管理子系統產生;存貨預算由庫存管理子系統產生等等。所以，在ERP環境下，全面預算管理模塊可以根據ERP子系統的變化隨時更新預算的編制，同時預算的變化又反過來影響各業務子系統的執行，從而構成了一個閉環的管理系統。

預算控制系統的功能主要是在預算期間對ERP的各業務子系統范圍內采用一定的控制方法，對預先設定的預算項目進行控制，并提供相應的預算控制報告。當經濟業務發生時，該業務作為一個事件實時驅動相應的子系統獲取信息，同時驅動預算子系統的控制器接受數據;預算控制器將計劃數與實際數進行比較，根據控制方法進行有效控制;財務與業務的協同使企業各項經營業務的財務信息能及時準確地得到反饋，從而加強資金流的全局管理和控制。

預算分析和考核系統對企業內部各級責任中心執行結果和預算指標之間的差異進行分析，是對各級責任中心考核和評價的依據。在預算執行年度，按固定時間由ERP其他業務子系統中取得預算執行數據，并與期初預算進行對比分析，對不同預算從不同角度進行差異分析，找出預算的不合理的地方，并綜合分析整個預算和生產計劃的進行情況。

2.4現有的技術條件可以滿足ERP與全面預算管理融合的要求

分析現有技術條件實現預算管理信息系統的可能性，包括目前市場上提供的計算機硬件、軟件、通信設備以及計算機網絡的條件，同時應了解有關廠商提供維修等技術服務的條件等。主要考慮的要素包括網絡、數據庫、管理軟件平臺等，它們是實時控制應用的基石。由于目前的客戶機/服務器模式已發展成熟，而瀏覽器/服務器模式也逐漸成為當今技術構架發展的趨勢和主流結構，在越來越多的企業信息化建設中得到成功地應用，故軟件開發平臺成熟可行。另一方面，目前高性能的網絡組件已大量涌現，它們速度快、容量大、可靠性高、價格低，完全能滿足系統需要。

3全面預算管理與ERP系統融合對企業產生的深遠影響

ERP系統是一個企業的管理系統工程，可以集合全企業的有用信息，與現代管理思想相輔相成、相互作用。全面預算管理與ERP系統的融合不但改變了預算實施企業的環境，也對傳統預算管理的各個方面產生了深遠的影響。

3.1為企業總體預算目標的實現提供了保障

企業經營的最終目標是企業總體利益的最大化，而非部門利益最大化。企業預算的目標與企業目標應該始終保持一致，但是實際經營過程中普遍存在著部門行為與企業總體目標之間的利益沖突，有損企業總體預算目標的實現。ERP系統作為一種高度集成的信息系統，可以對職能部門進行更緊密整合，使得信息溝通更加通暢，并從流程上改進了管理，可以把多個工作現場作為一個單獨實體進行管理。由于ERP系統所有的定義數據可以統一組織和管理，不再受部門分工和界限的限制，從而了保證基礎數據只有一個來源，并且可以被所有部門和應用領域所共享，使預算控制實施中所需要的數據更加標準和規范，從一定程度解決了各個部門信息不對稱的問題，減輕了部門與企業總體的利益沖突，保證了企業總體目標的實現。3.2使全面預算管理作為企業基本管理制度得到真正實現

全面預算管理與ERP系統的融合，使得預算管理不再簡單地是企業經營的目標，而成為整個經營管理活動的起點，是企業所有經營活動的導向。首先，預算成為整個企業管理活動的起點，沒有充足的預算余額，相關業務在申請環節如果不能獲準通過，相應的管理行為也不會發生。其次，預算已成為引導、控制企業經營活動全過程的標準。在具體業務執行過程中，每一業務環節都要受到預算信息的引導和制約，它成為經濟業務能否順利流轉的重要標準。再次，預算成為員工規范自身行為、提高其工作績效的行為導向。企業的每一名員工都參與了預算的編制工作，其具體執行的預算一定程度上體現了自身對下期工作的預期;從預算執行結果來看，對預算和實際差異的考評將促使員工提高業務處理的質量。最后，預算的編制、執行和考評成為協調企業各方關系的重要手段。整個預算管理過程是涉及企業各部門、各項具體業務的全面管理過程，它使得企業各部門職能協調行使，企業內部各種正式和非正式的關系有機統一、合理作用，減少了因各部門工作不協調而給企業帶來的效益損失。

3.3提高了預算編制的準確性和差異分析的可靠性

ERP系統運行成功后，大量的數據，包括靜態數據和動態數據都為企業的預算管理提供了可以充分利用的統一集成的數據信息資源。通過ERP系統提供的查詢功能，可以及時得到很多管理工作所需要的信息。例如，可以查詢任意產品當前的狀態及配置信息;各種產品及物料的庫存情況;產品裝配的質量情況及配套件的質量情況等。這些數據準確可靠，可以給企業管理人員和公司的高級領導提供有效的預算管理分析依據。

3.4企業的內部控制功能得以提升

對企業經營活動實施有效的內部控制是提高企業經營績效的基本要求。對于企業的大多數業務，它們要受到預算的事前控制;在業務執行的過程中，實際發生額若超出預算，業務就無法繼續流轉，而立即被駁回;預算的調整也決不再是領導者同意即可，而要經過嚴格的預算調整程序，多級審核批準后才能實施，從而可以避免越權處理情況的發生，解決了程序控制的問題。這種分層的控制方式經過一段時間的實施后，企業各部門的工作人員自然會樹立起嚴格的內部控制觀念，會自覺地提高自身對企業的管理工作和內部控制的認識，這反過來又會促進內部控制的有效實施。

3.5有利于促進企業全面預算管理的創新

ERP環境下的供應鏈管理要求將供應商、制造商、分銷商、零售商和最終用戶有機地集成起來，使之成為相互關聯的戰略聯盟，但是傳統預算管理系統很難滿足要求。ERP的應用將使傳統預算管理系統陷入困境，所以，實施ERP管理首先要對管理系統進行重構，使系統既要滿足企業內部管理的要求，同時又要滿足對外部關聯企業進行管理的要求。信息技術、電子數據交換、產品數據交換以及internet的應用發展又使全面預算管理系統重構成為可能。全面預算管理系統不應是封閉系統，更不是孤立系統，應屬于一個環境適應性很強的開放系統。ERP系統可以很好地滿足全面預算管理系統新特點的要求，體現了全面控制的原則，適應了現代企業管理理念與方法變革的新要求。

財務管理的最高層次是業務和財務的完美結合，即財務和業務的一體化。因此，應用統一的計算機財務管理軟件、實現財務信息與業務流程一體化，進而逐步引進、消化、開發使用國際先進的ERP系統軟件，是企業全面預算管理發展的基本方向。

參考文獻

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