事業單位檔案管理信息化建設研究

摘要:隨著當今社會信息化的加速發展，迎來了企事業單位科研、生產和管理活動信息化發展的新時期。信息化、網絡化是社會發展的趨勢，是企事業單位現代化管理發展的方向，檔案管理信息化建設則是順應時代發展的必然選擇。結合工作實踐就檔案管理信息化建設方面進行探討。

關鍵詞:事業單位;檔案管理;信息化

中圖分類號:F49

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)23-0399-01

0引言

以計算機技術為基礎的信息化管理技術給檔案管理工作開拓了一種與傳統手工管理手段完全不同的視野，這不僅是以機器代替手工的過程，而且在檔案管理的模式上、方式上和思維結構上都發生了巨大的變化。實際上，檔案信息化管理是一個以產業為支撐、信息技術廣泛應用為主導、檔案信息資源建設為核心、信息網絡為基礎、信息人才為依托、檔案信息法規、政策、標準為保障的綜合體系。

1檔案管理信息化是社會發展的必然要求

從檔案管理來說，所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從檔案實體保管為重點，向以檔案實體以數字化信息形式為社會提供服務為重心的轉變過程。要實現檔案信息化管理，首先要解放思想，轉變觀念，改變傳統的被動服務方式，不斷加強檔案信息現代化管理意識。其次應加強學習，增強檔案工作人員的工作能力以適應新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案管理手段也發生了變化，這些變化對檔案工作人員的工作能力都提出了新的要求。要將檔案管理的觸角伸向前端，拓展檔案收集的途徑，提高檔案收集的歸檔率、完整率、準確率，從而保證單位檔案信息資源的完整性。同時，在后端使檔案信息資源的利用延伸到本單位的信息化過程中去，擴大檔案的利用，提升檔案和檔案工作的價值。這種前后并進的檔案管理理念將令檔案管理系統的功能得到充分的發揮。一是要將復雜工作簡單化，將簡單工作規范化，堅持從信息的源頭上抓起，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統統納入管理范疇，進行檔案質量監控。要加快庫藏檔案目錄數據庫建設，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。二是對那些重要的、利用頻率高、容易受損的檔案實行數字化。三是對在本單位信息化環境中形成的電子文件進行有效管理，保證歸檔電子文件真實、完整、長期可讀。

2制訂檔案信息化總體規劃

檔案信息化總體規劃的制定，必須服從且服務于企事業單位的發展戰略。通過分析單位自身特點和發展目標，進行深入調查和科學論證，制定出符合自身實際、切實可行的檔案信息化長遠規劃和近期計劃，形成一定規模的網絡管理模式，推動檔案信息化的協調發展。要注重系統的實際應用效果，強調系統對企事業單位信息服務目標的支持，同時也要重視系統的靈活性和可擴展性，為未來的發展留出足夠的擴展空間。

3建設實用的檔案信息網站

檔案網站，即企事業單位檔案部門在互聯網上建立的信息站點，它以網頁方式提供檔案信息和相關服務;實施檔案信息網上查找、咨詢、電子文件實時歸檔和直接提供利用。它是檔案數字化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志和手段。

(1)在檔案信息化建設中，應當將檔案管理系統納入單位管理信息系統，建立一體化系統，對本單位各部門的信息予以統籌考慮，資源共享，將會獲得管理的系統綜合效益。

(2)選用適用的具有開發能力和升級換代能力的檔案管理系統是實現檔案信息上網的重要條件之一。軟件只有符合網絡管理的要求，且檢索功能強大，才能充分發揮計算機的優勢，為不同層次的用戶提供優質、高效的服務。

(3)網絡設備要標準化，所選產品應符合國內外有關標準，并是當前或未來的主流產品，能得到國內外實力雄厚的軟硬件廠家或公司的支持，以確保升級換代，避免重新開發。同時，設備配置要合理化，應考慮網絡的吞吐能力、傳遞速度、響應時間等因素。

4逐步實現檔案信息資源數字化

檔案信息資源數字化是檔案信息化建設的前提和基礎，是保護檔案原件的重要方式之一，也是構建數字檔案綜合業務管理信息系統時首要考慮的重要功能之一。檔案數字化是通過應用先進的信息技術手段，將檔案部門各種傳統的物質載體形式的檔案(如紙質、縮微膠片、音頻和視頻檔案等)加工成數字化信息，建立檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫，在網上發布，提供服務。館藏檔案資源全文數字化不是所有館藏在近期全都全文數字化，而應該對館藏檔案資源數字化作

整體分析，突出重點，逐步解決。同時，數字檔案館的建成并不意味著傳統檔案館的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應企事業單位某種需求的特殊優勢，決定了數字檔案館和傳統檔案館將長期共存，互為補充，互為依存。

5標準化、規范化是檔案信息化的重要內容

標準化、規范化是檔案信息化建設的一項重要內容，是衡量檔案工作現代化水平的標志。事業單位應參照國家推薦的信息化管理標準，根據自身發展的特點和需求，制訂內部管理標準體系，并在實踐中逐步完善。這對提高檔案信息管理的質量，加快現代化發展速度，減少檔案管理中因人員、設備、格式、項目等的變化而引起的信息傳遞障礙，起到防范未然的作用。檔案目錄數據庫既要符合國家標準，又要便于實際操作。要對各立檔單位的文件及檔案的著錄項目、內容、格式和數據庫結構等作出統一規定，對檔案數據庫管理軟件、硬件數據指標、文檔格式等加以統一和規范，以便將來電子目錄進入檔案館后實現數據共享，從而解決因軟件不同而造成數據無法轉換和不能讀取的問題。