大型工程檔案收集整理模式探討

摘要:根據大型工程檔案的特點，從工程檔案的收集整理歸檔等幾方面詳細介紹了工作中較為實用的模式。

關鍵詞:工程檔案;整理;模式

中圖分類號:C93

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)13-0172-01

大型工程的檔案資料，是工程在規劃、勘察、設計、施工、驗收等工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據及聲像等資料，是工程建設過程和建設成果的真實反映，加強對這些資料的收集整理，具有很強的使用價值和現實意義。

1 大型工程檔案收集整理特點

大型工程檔案的收集整理工作具有“五多兩少”的特點:一是參建單位多。大型工程是在市場經濟條件下，依托社會力量進行建設的，參與工程建設的施工、監理、物資供應單位較多。二是大型工程項目分類多。大型工程大多是綜合性的工程，有土建工程項目、安裝工程項目等。三是參與大型工程的各個單位收集整理工程檔案的標準規范多。有國家標準、企業標準、行業標準和地方標準。四是技術復雜、需攻克的科研課題多。大型工程為適應新時代社會的需要，建設質量要求高，會有許多新技術、新設備、新材料被應用，且施工工藝復雜，操作難度大，有很多不確定因素，因此，工程的設計變更可能較多，科研課題較多。五是大型工程文件資料表現形式的多樣性。工程的復雜性決定了工程文件資料表現形式的多樣性，這里的工程文件資料表現形式是指參建單位產生工程文件資料的式樣，如:文件、圖表、聯系單、報驗材料和電子聲像資料等。參建企業根據每個工程項目特點和國家行業規范，在以往的工程檔案工作中已形成了固定的模式，如:大型國企一般使用國家標準規范;民企一般使用省級制定的地方建筑標準規范;特殊行業使用行業標準規范，經過我們對這些標準規范進行深入研究后，發現他們都有很強的適用性和合理性。因此，大型工程文件資料的表現形式沒有必要統一到一種標準規范中來(實踐證明這也是不可能的)，是可以呈現多樣性的，但應符合省部級以上的建筑標準規范。六是竣工移交時間緊、收集整理檔案資料的時間少。大型工程一般都有精確的時間節點，竣工后應盡快向使用單位移交，這也要求竣工時必須完成工程檔案的整理歸檔工作。通常越是大型的工程，工程檔案工作的時間節點越是緊迫(如奧運工程)。七是專業人員少。大型工程的文件資料和各種圖紙數量和種類多，工程檔案的收集整理工作相當繁重。而建設單位的檔案工作人員數量一般較少，有的單位沒有圖檔專業人員。

2 大型工程檔案收集整理的方法措施

施工單位普遍存在著重施工、輕檔案管理的觀念，有些單位沒有專人負責檔案管理工作。為此，我們反復強調，承建單位必須強化二個管理，一個是施工管理，要交一件合格的產品;另一個是檔案管理，就是交一份合格的檔案資料。為此，我們主要采取了以下措施:

2.1 明確大型工程檔案收集整理責任分工

用合同約定各單位收集整理工程檔案的責任。在與參建單位簽訂合同時，明確規定各單位收集整理工程檔案的條款。一是參建單位務必按照相關要求收集整理本單位負責的工程檔案。工程檔案同工程實體一樣，是工程竣工驗收的一項硬性指標。二是收集整理工程檔案必須參照相應的標準規范。三是工程檔案工作的時間約定。一項大型工程建成，與之配套的工程檔案收集整理完畢(工程驗收產生的資料除外)，該項工程才能申請驗收。因此，工程檔案要邊施工，邊收集，邊整理，確保工程檔案工作與工程建設的時間節點相吻合。

2.2 合理地劃定立檔單位

通過合同的約定，工程文件資料的分類，建設單位的各部門和各參建企業順其自然地被劃成了若干個立檔單位。只不過這些立檔單位是人為指定的，是階段性的，他會隨著大型工程竣工驗收而自然結束。

2.3 科學地將工程文件資料進行分類

根據大型工程檔案工作的實際情況，將大型工程的文件資料分為三部分:一是建設單位產生的工程文件資料(含工程設計文件資料)。二是施工單位產生的工程文件資料(竣工文件資料)。包括施工組織設計文件;編制的預算文件;施工中間的經濟簽證;分部、分項工程驗收記錄表;分部和單位工程質量評定表;隱蔽工程驗收、評定資料;工程的主要材料、構件、設備的檢驗單、試驗報告和出廠合格證;工程的設計變更資料;本單位產生的與建設單位、監理單位來往的施工管理聯系單、會議紀要等文件;工程的竣工驗收資料及質量等級評定資料;工程竣工圖;工程竣工報告;編制的工程結算文件;施工情況總結;工程的質量保修資料;工程質量事故報告和處理情況報告;施工日志;工程的聲像資料等。三是監理單位產生的工程文件資料(監理文件資料)。包括監理規劃書;監理細則;本單位產生的與建設、設計、施工單位來往文件;監理工作日志;監理通知書;停(復)工通知單;會議記錄(紀要);監理工作月報;材料抽驗單;工程質量抽驗單;工程質量事故處理記錄(報告);專題報告;工程質量評估報告;監理工作總結報告等。

2.4 采取多種方法收集大型工程檔案

多種方法收集，是指各立檔單位從自身的實際出發，千方百計地全面收集與大型工程有關的所有工程文件資料，這是保證每個工程項目歸檔文件資料的真實、齊全和完整的基本要求，也是保證工程文件資料安全保密的需要。對全面收集來工程文件資料，一是按照職責分工的范圍，對號入座，組織鑒定。二是對于不在本單位整理范圍內的文件資料，交建設單位的檔案部門處理，重新鑒定后或歸檔，或統一銷毀。

3 統一歸檔，規范錄著，實現信息自動化管理各立檔單位將表現形式多樣的工程文件資料，采用多種方法收集齊全完整后，一定要遵照《大型工程檔案整理技術規范》的標準進行整理，做到外觀整齊化一、內容真實完整，實現數據電腦管理、檢索快捷便利。為此，可采用以下措施:

(1)根據《大型工程檔案整理技術規范》的有關規定，結合本工程項目的實際情況，制定下發《工程檔案整理實施辦法》(此文件的內容要與工程合同的有關條款相符)，使工程檔案整理工作有章可循。

(2)對立檔單位的工程檔案人員進行標準化培訓。各立檔單位的工程檔案人員，有的是一直使用其它標準規范進行整理的;有的是從其它部門臨時抽調的非專業人員，從未接觸過工程檔案的整理工作。對他們進行有效的培訓是十分必要的。同時，建設單位的檔案部門最好能制作出工程檔案的標準樣品。從卷盒、案卷封面、卷內文件目錄、到備考表逐一做出樣品，供各立檔單位參考比對。通過培訓，使檔案人員從各種工程檔案整理標準規范的差異中統一起來;通過制作樣品，使檔案人員，特別是初次接觸工程檔案標準規范的人員，有更直觀的認識，更快地進入正規狀態。

(3)用工程檔案信息管理系統進行管理。各個立檔單位所使用的檔案管理系統有所不同，給參建企業下發統一的工程檔案信息管理系統。驗收后的工程檔案移交給建設單位后，使用統一的工程檔案信息管理系統將所有檔案信息錄入計算機，實現信息數據化管理。這樣，才能保證利用工程檔案自動化查詢服務。

綜上所述，這種工程檔案管理模式就是科學地利用了多種工程檔案收集整理規范，進一步明確責任分工，將繁重的工程檔案收集整理工作分攤到各參建單位和建設單位的各部門，使他們各司其職，各負其責，最后由建設單位的檔案部門統一進行驗收、歸檔和交付使用。始終使工程檔案工作與工程竣工驗收以及交付使用保持同步發展。

參考文獻

[1]建設工程文件檔案整理規范(GB/T50328)[S].2001.