以系統(tǒng)科學(xué)指導(dǎo)圖書館文獻資源建設(shè)與文獻采訪

[摘 要]文章以重視系統(tǒng)科學(xué)理論在文獻采訪工作中應(yīng)用，探討如何以系統(tǒng)科學(xué)的相關(guān)理論分析與指導(dǎo)圖書館信息資源建設(shè)相關(guān)問題與文獻采訪工作，以優(yōu)化圖書館自動采訪系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能，從而塑造高效的圖書館文獻資源建設(shè)規(guī)范模式，并嘗試探索文獻采訪信息的協(xié)調(diào)控制問題。

[關(guān)鍵詞]系統(tǒng)科學(xué);文獻資源建設(shè);文獻采訪;圖書館

DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.07.004

[中圖分類號]G251 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1008-0821(2010)07-0013-03

Scientific Guidance to the Library Document Resources

Construction and Document AcquisitionSu Shaolin

(Library，Guangzhou University，Guangzhou 510450，China)

[Abstract]This article focused on the application of system scientific theory in document acquisition work，discussed on how to analyze and guide library document resources construction and document acquisition work，so as to optimize the structure and functions of library automated acquisition system，thus shaping the efficient normative model for the building of the library literature resources construction，and tried to explore the coordination of information control problem.

[Keywords]system science;document resources construction;document acquisition;library

系統(tǒng)科學(xué)是以系統(tǒng)作為研究和應(yīng)用對象的科學(xué)與技術(shù)。系統(tǒng)在自然、人類社會包括人自身是普遍存在的，系統(tǒng)科學(xué)的思想、理論、方法與技術(shù)具有廣泛適應(yīng)性。系統(tǒng)科學(xué)理論在不同領(lǐng)域和學(xué)科都得到不同程度的應(yīng)用。文獻采訪的實質(zhì)工作從某種意義上說，是進行藏書建設(shè)、文獻資源建設(shè);文獻采訪理論是文獻采訪工作長期實踐的總結(jié)和理論的升華，是圖書館學(xué)的基本組成部分;系統(tǒng)科學(xué)的思想、理論、方法與技術(shù)理所當(dāng)然可以應(yīng)用到文獻采訪工作的研究與實踐當(dāng)中予以借鑒與啟發(fā);當(dāng)文獻采訪遇到理論和技術(shù)問題時，如把它們置于“開放的復(fù)雜系統(tǒng)”的背景下以系統(tǒng)科學(xué)理論思維角度進行思維把握，就有助于獲得清晰的認(rèn)識和解決的途徑[1]。

1 以系統(tǒng)科學(xué)理論把握圖書館建設(shè)和文獻采訪的系統(tǒng)性整體思維框架

圖書館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。圖書館事業(yè)的系統(tǒng)空間結(jié)構(gòu)具有內(nèi)部結(jié)構(gòu)、深層結(jié)構(gòu)、外部結(jié)構(gòu)3個結(jié)構(gòu)層次。把握一個系統(tǒng)，需要考察它的功能、組成要素的相互作用及要素的集成。這強調(diào)的是系統(tǒng)功能，具有特定功能是系統(tǒng)的本質(zhì)特征[2]。文獻采訪，或稱文獻采訪系統(tǒng);是圖書館工作系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng);是根據(jù)圖書館的性質(zhì)、任務(wù)和讀者需求、經(jīng)費狀況，通過覓求、選擇、采集等方式建立館藏，并連續(xù)不斷地補充出版物的過程[3]。文獻采訪需要一種理論體系指導(dǎo)解決采集過程的諸多矛盾，對我國圖書館發(fā)展的重大問題，應(yīng)結(jié)合我國國情、現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向以及各類型圖書館各地區(qū)的實際情況以及自己特定的服務(wù)對象與需求的特點，采用系統(tǒng)科學(xué)理論的思維方法去理解具體問題才是比較科學(xué)的方法，才能在健康的機制下進行整體優(yōu)化以促進系統(tǒng)功能和結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)一致，并消除冗余，消化不良構(gòu)成，整合改善文獻資源體系，以成為“吾粵有才惟初學(xué)，斯樓不朽是藏書”的圖書館，實現(xiàn)文獻資源的“天下為公”，圖書館工作者才可憑借內(nèi)容質(zhì)量、構(gòu)成質(zhì)量和使用質(zhì)量統(tǒng)一的豐富館藏和數(shù)據(jù)庫資源胸有成竹地說:“無恃其不來，恃吾有以待也”。

文獻采訪是圖書館工作的基本環(huán)節(jié)和有機組成部分，處于圖書館各項業(yè)務(wù)工作之首，實質(zhì)擔(dān)負著圖書館文獻資源建設(shè)深層結(jié)構(gòu)理想與現(xiàn)實的塑造與具體執(zhí)行工作。文獻采訪直接影響圖書館藏書的數(shù)量與質(zhì)量、讀者人數(shù)、讀者需求的滿意程度、圖書館業(yè)務(wù)流程、圖書館效益，也是評價圖書館價值、管理者成效的一個重要方面[4]。貝塔朗菲認(rèn)為，系統(tǒng)是相互聯(lián)系、相互作用的諸要素的綜合體。這強調(diào)的是系統(tǒng)組成要素之間的相互作用以及系統(tǒng)對要素的整合作用。系統(tǒng)是要素集成的結(jié)果，集成是系統(tǒng)重構(gòu)的必要手段和過程[5]。為了適應(yīng)環(huán)境變化，延長系統(tǒng)生命周期，系統(tǒng)必須根據(jù)環(huán)境要求，對系統(tǒng)要素進行適時重組，這個過程就是集成。采訪人員選擇和收集文獻的過程實質(zhì)上是一種集成，是對館藏的設(shè)計與建設(shè)，并且這一集成過程包含對圖書館建設(shè)系統(tǒng)工程中的其他更為復(fù)雜的要素的整合。現(xiàn)代文獻采訪事務(wù)關(guān)系到國家或地區(qū)的文獻資源利用和共享，已不再限于傳統(tǒng)范疇的選書作業(yè)，而是與其他各方面有著廣泛和復(fù)雜的聯(lián)系;采訪人員不僅承擔(dān)采購圖書工作，組織參與采訪系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間實行集成管理，還需參與更多實質(zhì)工作，如以主觀判斷法、滯架時限、目錄比較、社會學(xué)、信息媒體半衰期為理論根據(jù)的出版年代法以及模糊的數(shù)學(xué)方法提出與確定對圖書館文獻資源的具體剔除工作就是一個重要任務(wù)。因此，重視系統(tǒng)科學(xué)理論對文獻采訪的應(yīng)用有著指導(dǎo)意義。從“圖書館是一個生長著的有機體”這一客觀規(guī)律出發(fā)，采訪人員有必要根據(jù)圖書館文獻資源建設(shè)與文獻采訪學(xué)的體系結(jié)構(gòu)從整體上卻去把握采訪工作，不斷更新觀念，確立工作重點，逐步建立有特色的高效的文獻資源體系。

2 系統(tǒng)科學(xué)理論運用于圖書館自動采訪系統(tǒng)以優(yōu)化其結(jié)構(gòu)與功能2.1 系統(tǒng)科學(xué)理論指導(dǎo)文獻采訪以優(yōu)化其功能結(jié)構(gòu)，展現(xiàn)人機結(jié)合的靈性管理與理性管理

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館已采用計算機輔助圖書館采集工作，使文獻采訪數(shù)據(jù)由手工處理轉(zhuǎn)向自動化處理。這種人機結(jié)合的圖書采訪自動化系統(tǒng)，定性判斷與定量計算相結(jié)合轉(zhuǎn)化形成為數(shù)學(xué)模型以解決問題的思維，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以優(yōu)化其結(jié)構(gòu)與功能，增強協(xié)調(diào)控制機制功效;提高了采訪效益，減少采訪工作中人為因素的限制，增加采訪工作的準(zhǔn)確性和及時性，減輕采訪采訪人員勞動強度，顯示了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)越性，減少了圖書館自動化系統(tǒng)設(shè)計與建立的重復(fù)與浪費。建立和完善科學(xué)高效的采訪工作制度是圖書館藏書建設(shè)的關(guān)鍵，將影響文獻采訪工作的效率和效益，其科學(xué)性和規(guī)范性將影響圖書館事業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)與深層結(jié)構(gòu)[6]。

(1)圖書館文獻資源建設(shè)既要有總體規(guī)劃的宏觀目標(biāo)，又要具體設(shè)計，微觀控制協(xié)調(diào)，必須制定文獻資源建設(shè)規(guī)范模式。圖書館文獻資源建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，對圖書館采集文獻資源的目標(biāo)、方針、采集原則和標(biāo)準(zhǔn)、范圍重點等確定因素，都應(yīng)作出明確的規(guī)定，并且要讓采訪業(yè)務(wù)人員熟悉和掌握。在圖書館事業(yè)發(fā)展經(jīng)費不充足的現(xiàn)實狀況下，文獻資源建設(shè)的規(guī)范模是建立圖書館特色館藏數(shù)據(jù)庫的一個重要前提。滿足社會需求，是文獻采訪工作的最高準(zhǔn)則，是建立館藏的最終目的，是文獻采訪工作的出發(fā)點和歸宿;而任何一個地區(qū)讀者需求都是多層次、多元化，為避免靜態(tài)信息的內(nèi)在不穩(wěn)定造成決策失控與偏離，這就要求采訪人員要重視系統(tǒng)科學(xué)理論在制定圖書館文獻資源建設(shè)模式中的應(yīng)用。

(2)制定規(guī)范高效文獻采訪工作模式，才能保證采訪工作正常有序地進行，才能在功效上使整個系統(tǒng)的功能達到整體大于部分之和。一個生產(chǎn)組織具有其中每一勞動者單獨勞動時所不具有的分工協(xié)作功能，而且整個生產(chǎn)組織的勞動效率也具有整體性，不等同于各個勞動者的簡單之和。因此工作模式應(yīng)是一個科學(xué)且蘊含理性化的管理方式，包括:合理化的工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格的工作制度和次序以銜接每一流程、每一崗位的明確職責(zé)，公平合理的獎懲制度。科學(xué)的、高效的管理制度與方法，才能充分調(diào)動館員的積極性，才能“人盡其職，人盡其力”。

2.2 加強對文獻采訪信息的反饋與有效信息的控制利用

文獻采訪信息是指文獻來源信息、讀者需求信息、館藏資源狀況的館藏信息。信息反饋在系統(tǒng)中是一種普遍現(xiàn)象，通過信息反饋機制的調(diào)控作用，使系統(tǒng)的穩(wěn)定性得以加強，或系統(tǒng)被推向遠離穩(wěn)定性，當(dāng)然此時系統(tǒng)的穩(wěn)定性只是指特定時期圖書館所建設(shè)的文獻資源體系的功能結(jié)構(gòu)所表現(xiàn)的穩(wěn)定性[1]。文獻采訪人員在工作中最不可缺少的是適時、高效、有價值的文獻來源信息、讀者需求信息、館藏狀況信息;文獻采訪工作關(guān)鍵要把握這3種信息及協(xié)調(diào)與平衡三者間的關(guān)系，從而分析創(chuàng)造出更有價值的“新質(zhì)信息”，獲得文獻采訪規(guī)律性認(rèn)識，使圖書館的文獻采訪成為科學(xué)決策的規(guī)范行為，才可能實現(xiàn)在短時間內(nèi)以較少的人力和資源投入完成一個趨向理想的采訪決策[7]。圖書的文獻采訪工作評估這種反饋機制目前只有在全國圖書館進行評估或評比才起到調(diào)動和促進作用，實際上為下一階段的采訪工作提供依據(jù)存在滯后性。

任何控制都是信賴于信息來實現(xiàn)的，不同層次的控制就需要有與其相應(yīng)的信息來控制，信息也具有層次性，相應(yīng)的信息方法也具有層次性;可對文獻采訪信息進行聚類型、關(guān)聯(lián)型、專題型以及預(yù)測型分類重組與整序，加強采訪自動化系統(tǒng)收集、存儲、檢索各種書目信息和讀者需求功能[1]。文獻采訪人員能否深刻認(rèn)識文獻采訪信息各個地區(qū)組成部分的作用和彼此之間的聯(lián)系，運用公共關(guān)系理論科學(xué)、有效、恰到好地發(fā)揮傳播、溝通、協(xié)調(diào)作用，無論是在圖書館宏觀管理效益上，還是具有的文獻采訪工作中，都有舉足輕重的作用。H·西蒙就明確強調(diào)了“管理就是決策，決策依靠信息”。文獻采訪人員應(yīng)及時收集與分析信息，減少不確定性因素，科學(xué)預(yù)測發(fā)展趨勢。

圖書館的文獻采訪是一個典型的閉環(huán)控制系統(tǒng)，不僅需要文獻出版發(fā)行信息輸入，還要有讀者需求信息、館藏狀況信息;后兩者是維持系統(tǒng)良好動作的反饋信息[3]。尤其不可忽略對檢驗和評價采訪決策起參考作用的圖書館服務(wù)對象——廣大讀者的多元協(xié)調(diào)溝通。專家學(xué)者指出，信息媒體利用率的大小，滿足用戶比率的高低，信息媒體被利用后是否產(chǎn)生了社會效益和經(jīng)濟效益，應(yīng)該是評價和檢驗信息服務(wù)機構(gòu)對信息媒體采集的數(shù)量，質(zhì)量及結(jié)構(gòu)是否合理的最終依據(jù)，也是預(yù)測未來用戶需求，制定并修改信息媒體采集計劃的主要依據(jù)之一。文獻采訪具有許多不確定性因素，必須長期地學(xué)習(xí)與分析圖書館文獻資源體系并對其層次結(jié)構(gòu)與功能結(jié)構(gòu)循環(huán)反饋，進行合理高效的重組與完善。

3 以系統(tǒng)科學(xué)理論提升圖書館文獻資源建設(shè)結(jié)構(gòu)與功能的建議

系統(tǒng)科學(xué)是從事物的整體與部分，全局與局部以及層次結(jié)構(gòu)的角度來研究客觀世界的，客觀世界包括自然的和人為的，而人也是客觀世界的一部分[1]。圖書館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，因此，就有必要從系統(tǒng)科學(xué)體系結(jié)構(gòu)去認(rèn)識和了解圖書館的每一個層面，把握與文獻采訪系統(tǒng)緊密相關(guān)的要素，并期望能夠以系統(tǒng)科學(xué)的思想理論、方法與技術(shù)指導(dǎo)我們的實際工作，提升圖書館文獻資源建設(shè)結(jié)構(gòu)與功能。運用系統(tǒng)科學(xué)相關(guān)理論指導(dǎo)圖書館文獻資源建設(shè)和文獻采訪工作，才能發(fā)現(xiàn)圖書館文獻學(xué)領(lǐng)域的特有規(guī)律，有助于全面理解普遍的文獻采訪原理與原則。

因此，要進一步解放思想、改變觀念、重視文獻采訪工作，充分認(rèn)識文獻采訪工作對圖書館建設(shè)工程的重要性，克服片面理解文獻信息資源建設(shè)的狹隘思想，要重視以系統(tǒng)科學(xué)的思想、理論、方法與技術(shù)在文獻采訪工作中應(yīng)用;必須從圖書館實際館藏狀況出發(fā)，充分了解本館讀者需求，嚴(yán)格按照圖書館藏書結(jié)構(gòu)的科學(xué)要求，加強控制協(xié)調(diào)，及時調(diào)整圖書館整體文獻資源體系結(jié)構(gòu)，以優(yōu)化圖書館館藏;周密籌劃資源建設(shè)工作進度，以縮短文獻采訪系統(tǒng)的工作周期和文獻資源周期，提高文獻采訪系統(tǒng)滿足讀者多方面信息需求的可接受性。此外，堅持“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，由懂物理、明事理和通“人理”的文獻采訪組織者塑造形成一個學(xué)習(xí)型的高效有序的圖書館文獻采訪組織系統(tǒng)，且這個組織具備穩(wěn)定、可靠、高效率、高質(zhì)量的信息系統(tǒng)管理模式。

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