基于科研評價的文獻查證工作淺析

[摘 要]本文論述了文獻查證工作的背景、目的及意義，結合筆者工作經(jīng)驗，對文獻查證服務工作中存在的問題進行了分析，并提出了解決的建議。

[關鍵詞]科研評價;文獻查證;收錄;引用

DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.07.036

[中圖分類號]G252 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2010)07-0126-03

Analysis on the Work of Literature Verification

Based on Scientific Research and EvaluationXie Guiping

(National Library of China，Beijing 100081，China)

[Abstract]The article discussed the background of literature verification，purpose and meaning，combined with work experience，analysed the problems，and put forward wome suggestions.

[Keywords]scientific research evaluation;literature verification;indexed;cited

1 文獻查證工作

基于科研評價的文獻查證即收錄引用檢索，是根據(jù)用戶提供的來源文獻信息檢索文獻被國內(nèi)外著名檢索工具收錄及引用情況。可按照題名、作者、機構、課題、出版物等進行檢索，并對檢出的數(shù)據(jù)在統(tǒng)計分析的基礎上歸納總結，最終出具檢索報告給用戶。圖書情報界也有把文獻查證叫做引文查新檢索，出具的檢索報告為引文查新報告。

1.1 背景、目的及意義

上世紀80年代，針對國內(nèi)學術評價標準不合理的現(xiàn)狀，南京大學率先將SCI(美國科學引文索引)引入科研評價體系[1]，以SCI評價校內(nèi)科研產(chǎn)出。隨后國內(nèi)各高校和科技界相繼廣泛采用。中國科技信息研究所受國家科委的委托，從1987年開始對中國科技人員在國內(nèi)外發(fā)表論文數(shù)量和論文被引用情況進行統(tǒng)計分析，對我國科研機構和科學家的學術水平和科研績效進行客觀評價[2]。每年向社會公開發(fā)布統(tǒng)計結果。國內(nèi)的科研論文被SCI收錄雜志刊登數(shù)目逐年上升。SCI收錄國內(nèi)論文開始被關注。隨后我國以SCI為基礎，編制了各種引文數(shù)據(jù)庫，在一定程度上提供了科學評價所必需的大量數(shù)據(jù)。我國的科學評價方式由同行評議的定性方式轉(zhuǎn)為定量評價方式[3]。

上世紀90年代始，以論文數(shù)量等量化指標為要素的學術成果考核評價體系，在高等院校和科研機構廣泛推行[4]。由于文章的收錄及引用情況在一定程度上反映了科研工作者的科技成果、學術水平、學術影響力及社會貢獻，成為科研績效評價的重要指標。為科研人員申報兩院院士、國家自然科學基金、杰出青年基金等國家各類教育科研基金，機構學術水平評估和人才引進及個人職稱評定等提供客觀、準確的依據(jù)。

國家圖書館的文獻查證工作始于1991年以后，至今已有近20年的歷程了，其間，文獻查證工作規(guī)范不斷細化，以其優(yōu)質(zhì)的服務得到了社會的廣泛贊譽，也創(chuàng)出了自己的品牌。隨著國家科技的不斷創(chuàng)新，論文產(chǎn)出量不斷增長，每天全國各地用戶通過電子郵件、電話或到館委托的數(shù)量不斷增加。

1.2 常用檢索工具

可供我們進行文獻收錄檢索的數(shù)據(jù)庫數(shù)以千計，供引文分析的國內(nèi)外引文數(shù)據(jù)庫也有十幾個之多[5]。目前常用數(shù)據(jù)庫檢索工具有:SCI(科學引文索引)、EI(工程索引)、ISTP(科學技術會議錄索引)、ISSHP(人文社會科學會議錄索引)、SSCI(社會科學引文索引)、CA(化學文摘)、MEDLINE(醫(yī)學索引)、INSPEC(科學文摘)、BIOSIS Previews(生命科學)、中國科學引文索引(CSCD)、中文社會科學引文索引(CSSCI)、中國引文數(shù)據(jù)庫(CNKI)等中外文著名數(shù)據(jù)庫，其中SCI、EI、ISTP稱為著名三大檢索。

2 文獻查證工作中遇到的問題

2.1 用戶委托

2.1.1 檢索目的不明確

由于用戶學科不同，申報項目的不同，委托的每一單咨詢都有他們的個性化要求。一般來說，用戶在委托之前都有明確的要求，要檢索哪些數(shù)據(jù)庫，是否區(qū)分自引他引、通訊作者、第一作者和非第一作者是否統(tǒng)計，與其檢索的目的有直接的關系，如申報杰出青年基金項目明確規(guī)定檢索SCI、EI、ISTP、CSCD數(shù)據(jù)庫，并且區(qū)分完全他引。但也有相當一部分用戶委托檢索論文收錄引用情況，在填寫委托單時很盲目，不清楚自已要查哪些數(shù)據(jù)庫，常常把委托單中所列數(shù)據(jù)庫選項都選上了。有些所列論文清單是經(jīng)濟類的期刊論文，還要選擇檢索EI、ISTP等數(shù)據(jù)庫，引文數(shù)據(jù)庫有的選擇了多個數(shù)據(jù)庫，這部分用戶不清楚各數(shù)據(jù)庫的收錄范圍，需要工作人員幫助他們區(qū)分各數(shù)據(jù)庫的關系，所以工作人員除需了解用戶的委托目的還要進行數(shù)據(jù)庫知識的普及介紹。

2.1.2 同一機構的科研管理部門沒有制定統(tǒng)一標準

同一科研機構的用戶在評定職稱、科研績效考核前來委托收錄引用檢索時，沒有規(guī)定統(tǒng)一檢索的標準。使前來委托檢索的個人，常常是檢索完所選數(shù)據(jù)庫后感覺檢出的數(shù)量不夠多，又回來重新委托檢索另外的數(shù)據(jù)庫。例如在檢索國內(nèi)數(shù)據(jù)庫引用時，有的要求檢索CSCD數(shù)據(jù)庫，有的要求檢索CNKI數(shù)據(jù)庫。CNKI引文庫包含期刊、學位論文、會議論文、圖書等類型的引文，有的只要求檢索CNKI中期刊論文的引用，有的要求檢索所有文獻類型的引文。不同數(shù)據(jù)庫的收錄標準有很大的差距，CSCD數(shù)據(jù)庫收錄我國出版的中英文核心期刊和少量優(yōu)秀期刊，而CNKI的收錄標準卻沒有嚴格的限制。如果只看檢出的數(shù)量，不考慮數(shù)據(jù)庫的權威性，那么對檢索CSCD數(shù)據(jù)庫的用戶則有失公平。

2.1.3 用戶提供的來源文獻信息不全或不準確

用戶提供的信息是否完整準確，直接影響著檢索結果的準確性。來源文獻信息是核實收錄引文檢索結果的重要依據(jù)，用戶在提供文獻清單時往往存在論文目錄不全的情況。主要有幾種情況:(1)只提供被查作者的姓名，其他合作著者姓名沒有提供。這樣被檢索的作者不是第一著者的文章就會漏檢，如在檢索引用情況時，雖然可以檢索到部分非第一作者文獻被引用的情況，但是檢索結果不全。被引文獻檢索時必須使用第一作者進行檢索。(2)英文文獻目錄中的著者姓名不全，往往只提供縮寫，如某篇論文著者是wang jiankang，用戶提供的論文清單中只標注了wang j，檢索時需要輸入著者全稱名及縮寫的各種拼寫形式，所以必須提供全名。(3)個別論文信息不全甚至錯誤。如年代、出處、卷期頁寫錯，以中文發(fā)表或發(fā)表在中文出版物上的論文缺少關鍵性英文信息，我國出版的英文版期刊標引錯誤等等。(4)提供的文章篇目不全。實施檢索時，經(jīng)常檢出目錄以外的論文。

2.2 檢索過程中存在的問題

為了確保統(tǒng)計結果的準確，收錄引用檢索在查全查準上有著更高更嚴格的要求。影響查全查準的因素除了用戶提交文獻清單及相關信息不完整外，還包括其他的一些因素:

2.2.1 檢索策略不當

由于每個數(shù)據(jù)庫的編排體制不同，其各自的檢索規(guī)范也就各不相同。在檢索中如果對數(shù)據(jù)庫不熟悉，就會造成漏檢。如EI數(shù)據(jù)庫中檢索中文姓名時，姓名的表達多則十幾個。機構檢索使用縮寫或全稱，拼寫形式多樣，如果檢索策略不當，就會造成漏檢。

2.2.2 數(shù)據(jù)庫標引不規(guī)范

(1)引文檢索時，如果不使用第一作者檢索，雖然可以檢索到部分非第一作者文獻被引用的信息，但是檢索結果不全。(2)被引出版物名稱縮寫的各種變化容易漏檢。(3)被引文獻的表達，如CSCD數(shù)據(jù)庫在做標引的時候沒有將被引文獻進行規(guī)范化著錄，導致檢索結果中同一篇被引文獻可能出現(xiàn)多個命中，有時候還不排列在相近的位置，需要對檢出的數(shù)據(jù)進行歸納。

2.2.3 數(shù)據(jù)庫中的錯誤信息多

(1)著者、機構名稱拼寫錯誤。如zhang sl拼寫成zang sl;shanxi normal univ拼寫成shaoxi normal univ。(2)文章題名錯誤。(3)同一篇文章重復收錄，有兩個收錄號。如鐘茂華發(fā)表的論文“Development of fire risk assessment”在EI數(shù)據(jù)庫中的收錄號分別是Accession number:2004057973400和Accession number:2000115420169，實際是同一篇文章。(4)通訊作者著錄錯誤。(5)引文標引錯誤。如做SCI引文檢索時，WANG JH發(fā)表在ACTA ELECT SINICA 1999，VOL.27，NO.5，P3上的文章引用信息中，共有9次引用，經(jīng)作者本人確認，其中的5次引用是錯誤的等。

2.2.4 用戶提出不合理要求

(1)一些用戶要求更改數(shù)據(jù)庫中著錄的錯誤信息。(2)有些單位EI網(wǎng)絡版數(shù)據(jù)庫和INSPEC數(shù)據(jù)庫在同一個檢索平臺，用戶錯誤認為INSPEC收錄的數(shù)據(jù)是EI數(shù)據(jù)庫收錄的。要求開具證明。(3)要求更改檢索年限。(4)要求把即將收錄的論文加到數(shù)據(jù)中等。

3 建 議

3.1 用戶培訓

向用戶講解查證工作的作用、流程， 提高客戶對查證的認識，讓客戶真正了解查證工作。對查證服務而言，服務的重點是高校和科研單位的教學、科研人員，對教師、科研人員則采取不定期培訓講座形式，向他們介紹國內(nèi)外檢索系統(tǒng)。使其了解相關數(shù)據(jù)庫收錄的學科范圍及基本的檢索方法，以便了解本專業(yè)學科發(fā)展方向，通過期刊被引用率和影響因子等指標，幫助科研人員找到某一學科領域?qū)W術影響最大的期刊，科研人員可根據(jù)這些引證指標選擇自己用來收藏和經(jīng)常閱讀的期刊，及時了解本專業(yè)的研究進展。并根據(jù)自己論文內(nèi)容和期刊的引證指標來選擇投稿方向，使自己的論文在合適的期刊上發(fā)表，并在同行中得到有效的交流。

3.2 加強與科研機構的交流

對于一些科研機構在科研績效考核前來委托收錄引用檢索時，沒制定統(tǒng)一檢索標準的問題。本著為用戶負責的原則，應積極主動和相關單位的科研處或人事處取得聯(lián)系。介紹文獻查證相關檢索數(shù)據(jù)庫的功能作用。為科技機構制定相關政策提供幫助。既可節(jié)省科研人員的寶貴時間及費用，又可避免工作人員重復和無效勞動。

3.3 完善來源文獻信息

(1)通過檢索《中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》等信息源，補充未提供的論文目錄和個別論文不完整的信息，如果論文發(fā)表在書中或收錄在論文集中，還應明確補充書名和主編名稱，通過搜索引擎或館藏OPAC系統(tǒng)，補充論文中關鍵性英文信息，通過與論文作者溝通，了解作者研究的領域，補充合作者的中文名稱及其它特殊信息。

(2)個人收錄引用檢索。一般應整理出①作者姓名，姓名拼音或英文姓名;②作者單位，包括檢索時間范圍內(nèi)作者服務過的所有單位;③已經(jīng)發(fā)表的論文目錄，包括中文、英文篇名、期刊名稱及卷期頁、書名或?qū)＠枴l(fā)表時間;會議論文應包括會議名稱、會議時間、會議地點。按照論文類型、語種分類，同時以論文發(fā)表時間排序。

(3)出版物的引用檢索。一般應整理出①出版物所有歷史名稱的全稱，全稱拼音或英文名稱;②出版物名稱的各種縮寫形式。

(4)科研機構、課題組論文收錄引用檢索。機構、課題組所有作者學術論文匯總后，按個人學術論文收錄引用檢索。

3.4 分析檢索結果，及時調(diào)整檢索策略

咨詢員在檢索時，注意運用各數(shù)據(jù)庫中的檢索規(guī)則，并根據(jù)檢索結果的數(shù)量，通過各數(shù)據(jù)庫中的多字段進行邏輯組合檢索，對檢出結果進行分析，決定縮檢或擴檢，及時調(diào)整檢索策略。

3.5 堅持原則，為用戶提供客觀、準確的的數(shù)據(jù)

收錄引用檢索，檢索出的每一條記錄，都應以客觀事實和文獻為依據(jù)，不包含任何個人偏見，也不受其他人為干擾，必須實事求是地反映檢索中的情況和檢索的結果，這是作為一名合格的參考咨詢員應遵守的職業(yè)道德和規(guī)范。

遇到用戶要求修改數(shù)據(jù)的不合理要求，工作人員必須堅持原則，要以數(shù)據(jù)庫中檢中的記錄為依據(jù)，絕對不能對數(shù)據(jù)進行改動，若記錄本身有錯誤，也應當以檢中的記錄為準，可提醒用戶在提交檢索證明時一并將原文提交上去，或者與數(shù)據(jù)庫商聯(lián)系將錯誤的信息改正過來。依據(jù)客觀、公正、嚴謹?shù)脑瓌t，工作中注意掌握方式方法，把握好分寸，相信絕大多數(shù)用戶都是正直而通情達理的。因此，咨詢員不僅要有豐富的檢索經(jīng)驗，還要具備與人打交道的基本素養(yǎng)。

4 結 語

綜上，文獻查證工作是一項需要耐心、細致的工作，參考咨詢員要有高度的責任心，并且在工作中要不斷學習，積累經(jīng)驗，完善檢索技巧，才能更好地為廣大科研人員服務。

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