如何發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理的育人作用

摘要：高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。在看到它具有證明與憑證的作用的同時(shí)，我們還不可忽略它的育人潛力與作用。本文分析了學(xué)生檔案管理的育人因素，以及高校在學(xué)生檔案管理層面上的不足，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)提高學(xué)生的檔案意識(shí)，建立全面學(xué)生綜合素質(zhì)檔案，發(fā)揮學(xué)生檔案管理的激勵(lì)、約束作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，最大限度地利用學(xué)生檔案，使學(xué)生檔案管理成為實(shí)現(xiàn)育人目標(biāo)的組成部分，發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理的育人作用。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理；育人作用

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1、高校學(xué)生檔案管理的育人因素

1.1 學(xué)生檔案的影響力

許多中學(xué)為了提高升學(xué)率，對(duì)學(xué)生在高中階段的不良表現(xiàn)極少記入，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)這一時(shí)期的檔案材料重視不夠。進(jìn)入大學(xué)，他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)有所加強(qiáng)和提高，認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在很大程度上將會(huì)影響他們將來(lái)的職業(yè)選擇和職業(yè)發(fā)展。學(xué)生都希望自己的檔案記錄的是自己生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中表現(xiàn)優(yōu)秀的材料，誰(shuí)都不愿檔案中有不良的記錄。學(xué)生在受處分時(shí)，最顧及的是處分材料進(jìn)入檔案。可見檔案對(duì)學(xué)生有一定的影響力，挖掘這一影響力，促進(jìn)學(xué)生積極獲取良好個(gè)人檔案內(nèi)容，是高校學(xué)生檔案管理的育人因素之一。

1.2 學(xué)生檔案的激勵(lì)、約束作用

學(xué)生為了獲得較好的職業(yè)選擇和職業(yè)發(fā)展，需要取得良好的檔案材料證明自己的優(yōu)秀。良好的檔案材料的獲得，取決于他們生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的優(yōu)秀表現(xiàn)，如《素質(zhì)拓展證書》、國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、學(xué)校獎(jiǎng)學(xué)金、各級(jí)“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”、參加校園文化活動(dòng)等獲得各種榮譽(yù)證書等檔案材料，是學(xué)生良好品行與綜合素質(zhì)的證明，能為學(xué)生日后就業(yè)、選拔與發(fā)展提供依據(jù)，是學(xué)生謀求自身發(fā)展的需要。良好個(gè)人檔案內(nèi)容具有激勵(lì)作用。它能激發(fā)學(xué)生的內(nèi)在潛力，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性：學(xué)生檔案材料同樣也有違紀(jì)的事實(shí)材料。為了保持檔案的良好記錄，學(xué)生會(huì)努力遵守學(xué)校的規(guī)章制度，避免“污點(diǎn)”的記入。學(xué)生檔案的約束作用，督促學(xué)生嚴(yán)格自律。

1.3 學(xué)生檔案對(duì)就業(yè)擇優(yōu)錄用的依據(jù)作用

利用多媒體技術(shù)，制成學(xué)生電子檔案。用人單位來(lái)校考察學(xué)生時(shí)，及時(shí)便捷地調(diào)出學(xué)生檔案材料，為用人單位全面了解學(xué)生，擇優(yōu)錄用，提供最可靠的依據(jù)。學(xué)生知道檔案在就業(yè)中有如此的重要作用，會(huì)更加重視自己的發(fā)展，克服和改進(jìn)不足之處，使自己不斷地適應(yīng)社會(huì)的需要。

2、高校在利用學(xué)生檔案管理育人層面上的不足

2.1 學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的作用在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。高校畢業(yè)生就業(yè)是統(tǒng)包統(tǒng)分的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，再轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。高校畢業(yè)生的檔案，成為就業(yè)及今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行，高校畢業(yè)生就業(yè)渠道多元，大部分的高校畢業(yè)生到非公企事業(yè)單位、民營(yíng)企業(yè)或自主創(chuàng)業(yè)，憑借畢業(yè)證和就業(yè)推薦書，證明自己的能力、素質(zhì)，不需要憑借檔案證明，直接進(jìn)入社會(huì)工作。部分高校畢業(yè)生認(rèn)為“檔案無(wú)用”，檔案與眼前利益沒(méi)有太多關(guān)系，“可有可無(wú)”，對(duì)個(gè)人檔案的材料內(nèi)容不關(guān)心。

學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，還表現(xiàn)在檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案材料的填寫要求不關(guān)心，不認(rèn)真填寫個(gè)人檔案內(nèi)容，字跡潦草，墨跡混亂，錯(cuò)別字，語(yǔ)法錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)誤差等，直接影響檔案的嚴(yán)肅性、真實(shí)性和保管年限的久遠(yuǎn)。

2.2 學(xué)生檔案管理未能充分發(fā)揮激勵(lì)作用

對(duì)學(xué)生檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生能了解的不多。學(xué)生檔案管理缺乏應(yīng)有的透明度。因此無(wú)法激起學(xué)生獲得良好檔案材料的熱情，學(xué)生失去許多培養(yǎng)綜合素質(zhì)的機(jī)會(huì)。筆者在一所高職院校學(xué)工處工作，該院成立了青年志愿者協(xié)會(huì)。該協(xié)會(huì)章程規(guī)定：只要積極參加學(xué)院8次青年志愿者行動(dòng)，且在學(xué)習(xí)、工作、生活各方面表現(xiàn)良好，就可以評(píng)為學(xué)院優(yōu)秀青年志愿者，發(fā)給榮譽(yù)證書，獲獎(jiǎng)呈報(bào)材料存入個(gè)人檔案。全院有三分之一的學(xué)生參加該協(xié)會(huì)，積極參加青年志愿者行動(dòng)，為的就是爭(zhēng)取評(píng)為學(xué)院優(yōu)秀青年志愿者，在個(gè)人檔案中有優(yōu)秀的檔案材料，向社會(huì)證明自己思想品德的優(yōu)秀。無(wú)論學(xué)生的入會(huì)動(dòng)機(jī)如何，在客觀上是起到了培養(yǎng)高尚思想品德的作用。立檔的透明度和評(píng)優(yōu)的可期待激發(fā)學(xué)生積極參加青年志愿者行動(dòng)的熱情。很多高校未能將“我的個(gè)人檔案是如何建立的，我的個(gè)人檔案有哪些材料，它將流向哪里，對(duì)我的一生具有怎樣的影響?”等系統(tǒng)地告知學(xué)生，是學(xué)校育人載體的欠缺。

2.3 學(xué)生檔案管理不適應(yīng)時(shí)代要求

學(xué)生檔案內(nèi)容單一。社會(huì)需要具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)、創(chuàng)新精神、合作協(xié)調(diào)能力與心理健康的綜合素質(zhì)型人才，很多高校學(xué)生檔案材料中只存放中學(xué)時(shí)代的簡(jiǎn)單材料和大學(xué)時(shí)期成績(jī)卡、畢業(yè)生登記表、健康卡等，對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)內(nèi)容術(shù)語(yǔ)化，大同小異，無(wú)法全面地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與能力。

學(xué)生檔案未能起到任用、考核的主要依據(jù)的作用。學(xué)生入學(xué)后，檔案分散在各院系保管。畢業(yè)時(shí)才突擊收集，整理歸檔，檔案材料常有丟失。高校學(xué)生檔案多是紙質(zhì)，裝入檔案袋中。沒(méi)有人事管理權(quán)的企業(yè)招聘時(shí)無(wú)法閱讀，只能憑學(xué)生自我推薦、面試，了解畢業(yè)生的素質(zhì)與能力。學(xué)生檔案在就業(yè)招聘中，沒(méi)有起到“任用、考核的主要依據(jù)”的作用。

3、如何發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理的育人作用

3.1 提高學(xué)生的檔案意識(shí)

在新生入學(xué)教育中，有“檔案知識(shí)”的學(xué)習(xí)內(nèi)容，引導(dǎo)學(xué)生重視自己的檔案。通過(guò)組織學(xué)生學(xué)習(xí)國(guó)家、學(xué)校學(xué)生檔案管理的有關(guān)規(guī)定，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案是自己在校學(xué)習(xí)、生活和參加各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種材料，它證明學(xué)生在校的思想品德、知識(shí)能力、綜合素質(zhì)。盡管現(xiàn)在就業(yè)已經(jīng)多元化，檔案的證明作用削弱了，但并不意味者檔案“可有可無(wú)”。大學(xué)階段的檔案材料，對(duì)整個(gè)人生發(fā)展有較大的影響。國(guó)家人事制度會(huì)隨社會(huì)的發(fā)展而改革，大學(xué)生畢業(yè)生成為社會(huì)人力資源的一部分，他們的檔案管理將會(huì)進(jìn)一步規(guī)范化、制度化。檔案將伴隨他們的一生。

3.2 充分發(fā)揮學(xué)生檔案管理的激勵(lì)、約束作用

在入學(xué)時(shí)就告知學(xué)生大學(xué)階段有哪些檔案材料，如何獲得良好檔案材料，引導(dǎo)學(xué)生有意識(shí)地在思想政治、專業(yè)學(xué)習(xí)、工作、生活諸方面積極上進(jìn)，積極參加豐富多彩的文化與實(shí)踐活動(dòng)，克服和改進(jìn)不足之處，以形成良好的檔案材料。如學(xué)生會(huì)珍惜誠(chéng)信檔案的良好記錄，時(shí)刻注意自己的言行，不斷提高自己的誠(chéng)信度，在無(wú)形之中培養(yǎng)了學(xué)生的誠(chéng)實(shí)守信的意識(shí)。學(xué)生通過(guò)填寫各種檔案材料，客觀地評(píng)價(jià)自己，自覺(jué)規(guī)范自己的行為。學(xué)生的綜合素質(zhì)也就在獲得良好檔案材料的過(guò)程中得到培養(yǎng)與提高，學(xué)校的素質(zhì)教育得以有效地推行實(shí)施。

3.3 建立全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)檔案

目前高校學(xué)生檔案的材料比較簡(jiǎn)單，要建立全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)從如下方面入手：

3.3.1 確定高校學(xué)生檔案材料的收集范圍

確定高校學(xué)生檔案材料的收集范圍，全面收集學(xué)生檔案材料。高校學(xué)生檔案必具有的材料，如大學(xué)生基本情況登記表、學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表等證明學(xué)生學(xué)歷教育的材料。學(xué)生是黨團(tuán)員的，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料也應(yīng)當(dāng)必具有。高校學(xué)生檔案還應(yīng)當(dāng)有證明學(xué)生綜合素質(zhì)的材料，如軍訓(xùn)考核表，大學(xué)生綜合測(cè)評(píng)表、各級(jí)獎(jiǎng)學(xué)金、各級(jí)評(píng)優(yōu)材料、學(xué)生受處分或撤銷處分的決定、學(xué)生參加校園文化活動(dòng)的獲獎(jiǎng)材料等。這些材料不是學(xué)生人人等量具有的，它們從不同的方面證明學(xué)生的綜合素質(zhì)，收集愈豐富愈好。

3.3.2 減少格式化檔案材料

學(xué)生檔案材料的內(nèi)容如評(píng)語(yǔ)等不可術(shù)語(yǔ)化、空洞無(wú)物、千人一面，沒(méi)有區(qū)別，應(yīng)當(dāng)反映學(xué)生個(gè)性差異，個(gè)性化地評(píng)價(jià)學(xué)生，反映學(xué)生的興趣、愛好、發(fā)展的潛力等，給用人單位全面考察和了解學(xué)生提供豐富真實(shí)檔案材料，為學(xué)生就業(yè)擇優(yōu)錄用提供更多的機(jī)會(huì)。

3.3.3 增加檔案管理的透明度

學(xué)生了解檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)與要求，指導(dǎo)學(xué)生規(guī)范填寫檔案材料。建立電子檔案。學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，調(diào)出、閱讀自己的電子檔案，了解自己的檔案記錄。稍有上進(jìn)心的學(xué)生了解到別人檔案有豐富的良好檔案記錄，自己有所欠缺，就會(huì)激起獲得良好檔案材料的熱情，繼而努力上進(jìn)。

3.4 檔案管理現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)管理相結(jié)合，建立傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和現(xiàn)代電子載體一式兩份檔案，設(shè)置一系列安全保密措施，保證學(xué)生個(gè)人信息的安全與真實(shí)。將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于學(xué)生檔案管理中，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化。企業(yè)招聘高校畢業(yè)生時(shí)，能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)閱讀到學(xué)生檔案，了解學(xué)生大學(xué)期間的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)水平、個(gè)性特點(diǎn)、健康狀況等情況，擇優(yōu)錄用。學(xué)生看到檔案作用如此之大，進(jìn)入大學(xué)就積極自覺(jué)培養(yǎng)自己，以符合社會(huì)對(duì)人才的要求。

高校學(xué)生檔案管理是高校思想教育和素質(zhì)培養(yǎng)的載體，它的育人作用不可忽略，只要認(rèn)真挖掘和利用，能提高學(xué)校思想教育工作和素質(zhì)培養(yǎng)的有效性和學(xué)生提升自我的自覺(jué)性，對(duì)學(xué)生的進(jìn)步與成長(zhǎng)有推動(dòng)的作用。

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