高校教研室檔案的特點與整理

摘要：高校教研室檔案是學校檔案的重要組成部分，相對于其它檔案而言，它具有以教學檔案為主、明顯的周期性、以非文書文檔為主體、以教師個人為主要檔案來源等特點，因此，教研室應依據《歸檔文件整理規則》，結合自身特點進行整理。同時，筆者還探討了在教學檔案整理過程中價值鑒定、分類、排列、存放等工作需要注意的問題。

關鍵詞：高等學校；教研室；檔案；整理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

高校教研室檔案是學校檔案體系中的重要組成部分，由于教研室是高校最基層的教學和研究組織這一獨特地位，使其檔案成為最直接反映教學水平和科研水平的實體。近年來，隨著高校教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府部門對高校教學質量評估工作展開，各高校對教研室檔案的建設也越來越重視。

在教研室的檔案建設中，檔案的整理工作是一項非常重要的工作，它是在檔案中展現教研室教學和科研水平的前提條件，同時也為檔案的利用奠定良好的基礎。但檔案的整理工作本身是一項繁雜且細致的工作，且教研室具有與其他檔案管理部門所不同的特點，因此，教研室必須高度重視這項工作，并且結合檔案特點做好這項工作。

1、高校教研室檔案的特點

在高校中，教研室檔案對于院(系)和學校檔案而言，它具有自己的特性：

1.1 從檔案的內容上看，以教學檔案為主體

教學檔案是教研室檔案的主體，這是教研室在學校中所處的地位及其作用決定的。教學工作是學校工作的中心，而教研室則是承擔教學工作的最基層的單位，所以對教研室而言，教學工作是重中之中。可以這樣認為，教研室的一切學術研究、師資管理等工作都是圍繞教學工作來展開的。同時，教研室直接聯系學生、面對學生組織教學活動，這一活動直接產生大量的原始記錄，如教學計劃、教學大綱、備課記錄、考試試卷、成績記錄單等等，成為教研室數量最多的檔案。

1.2 從檔案形成和利用的時間來看，具有明顯的周期性

高校教研室檔案形成于教研室在教學、科研和管理中的原始記錄。相比院系、學校而言，教研室工作更具周期性。一般而言，教學計劃、教學大綱的制定和修訂大概為3-5年，教學進度編排、課程教學、考試等工作每一學期或年度開展一次；科研方面，論文、論著3-5年內是具有較高的學術價值，同時也反映出教研室近期的科研水平狀況；師資管理方面，教師晉升、聘任一般年限為3-5年。因此，周期性是高校教研室檔案的重要特點。

1.3 從檔案的類型來看，以非文書檔案為主要形式

雖然教研室是高校最基層的管理實體，但它不以行政事務管理為主要工作，因此甚少產生文書檔案。非文書檔案則成為了教研室檔案的主要形式，它包括集體備課記錄、聽課記錄、學生試卷、聲像資料、學術期刊、會議資料等。非文書檔案不像文書檔案規格整齊，而是形式多樣，規格不一。如備課記錄、聽課記錄，可能是大小、厚薄不一樣的筆記本：如聲像資料，可能是各式包裝的DVD、錄像帶、磁盤等。

1.4 從檔案的來源來看，以教師個人為主要檔案來源

作為高校管理中最基礎的一級，教研室直接面對的都是專任教師。教研室沒有專門的行政人員，即使擔負某些行政事務工作的教研室主任、秘書，他們的主要工作也是教學和科研。因此，教研室檔案的來自于教師，每一位教師都有肩負教研室檔案的收集和整理的義務。對教研室而言，人人都是檔案員。

2、高校教研室檔案整理的主要依據和基本要求

高校教研室檔案整理的主要依據是《歸檔文件整理規則》。《歸檔文件整理規則》是我國檔案行業標準，自2001年1月1日實施以來，成為檔案整理的最重要的參考文件。該文件規定了歸檔文件的整理包括裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等六個環節，大大簡化了以前的檔案整理環節。經過多年的實踐檢驗，我們認為該規則基本適用于高校教研室的檔案管理，在教研室檔案整理中這六個環節是必不可少，只是整理中的要求更為簡化。同時，鑒于教研室檔案及其管理的特殊性，因此在裝訂前中還需要加上檔案價值鑒定這個環節。

高校教研室檔案在整理的過程中，還必須注意兩個基本要求：一是高校教研室檔案整理以簡便為最高原則。既然人人都是檔案員，而且沒有專職的人員從事檔案整理工作，因此，教研室檔案的整理應做到便于每一位教師在能將檔案放入合適的檔案盒中，也同時便于使用人能在較短的時間內找到所需的檔案。這就要求檔案的整理過程必須是簡單、快捷、方便，能做到有條不紊，體現效率。二是整理工作要平時整理與定期整理相結合。平時整理要求教師隨辦隨歸，即只要有需要歸檔的文件，文件形成后按文件整理工作的要求歸檔。當然，不同的文檔整理簡易程度可能不一樣，如考試試卷，就要裝訂、分類、編目等；而有些文件如個人證書、證件等，只需要在原有檔案的基礎上編目、裝盒即可。定期整理就是要求教研室主任、秘書，或檔案負責人，在一學期結束或固定間隔某一段時間即對檔案進行全面整理，著重對未歸檔的檔案收集整理歸檔，對已歸檔的檔案進行審查并重新整理歸檔。這樣能保證檔案完整性。

3、高校教研室檔案整理需要注意的幾個問題

3.1要科學、全面地對教研室檔案進行價值鑒定

檔案的價值鑒定是一項科學性極強的工作，需要檔案整理者能科學地、全面地考慮檔案的價值。教研室檔案整理人相對于檔案的內容來說，具有學科專業的背景，但其檔案意識又是非專業性，往往對于檔案的保存價值把持不定。因此，教研室應以教研室主任作為檔案的主要負責人，定期對教師歸檔的文件進行鑒定。凡是能反映教研室的整體水平，并且有利于師資隊伍建設，有利于教學改革和發展，有利于提升科研水平的原始記錄，都納入檔案保管的范圍。

3.2 要建立適用于教研室檔案的分類體系

由于教研室以教學檔案為主體，因此這個分類體系要求師資隊伍建設、學術研究等檔案劃分較粗，但對教學檔案則要細分，便于大量教學檔案的歸案。同時，教研室的檔案類型較少，專業性較強，目前在高校中使用的《高等學校檔案實體分類法》并不適用于教研室檔案分類，因此，教研室需要根據自己的檔案特點建立適用的分類體系。

3.3 要注意對歸檔文件實行“卷”與“件”相結合的整理方法

現行的《歸檔文件整理規則》實行了按“件”整理取代傳統的按“卷”整理方法。高校教研室以非文書檔案為主體的特點，決定在整理過程中，在使用“件”的同時也要使用“卷”。“件”與“卷”整理各具優點，在教研室檔案整理中，具體體現在，師資檔案、科研檔案按“件”整理較為方便，而教學檔案則根據情況可使用“卷”整理，如學生試卷、論文等，按“件”整理數量太大，以班或專業按“卷”整理，建立目錄則簡便得多。因此，在教研室檔案整理中，應“卷”與“件”整理相結合，有效提高檔案整理和利用的效率。

3.4 部分非文書檔案可實行分開存放，在檔案盒中建立“目錄”或“索引”

教研室檔案大量的非文書文檔是不適宜裝入檔案盒內的，如檔案規格不一的聲像資料，數量龐大的學生試卷等等。筆者認為，這些檔案可與主體檔案分開存放，建立目錄或索引號，密集排架。同時，在檔案盒內再存放詳細的“目錄”或“索引”，讓需要查的人能快速便捷找到需要的檔案，這樣能做到檔案的簡便存放和有效利用。

3.5 整理工作與剔除銷毀工作并重

在檔案工作中，檔案的剔除銷毀是與檔案整理并重的一項重要的工作。因受教研室辦公條件限制，教研室應在本室的檔案建檔后，就將整理工作與剔除工作一并開展。教研室檔案的周期性特別明顯，因此，對于已經超過使用年限且沒有保存價值的檔案，比如，已過一定期限的畢業學生試卷等，應該在增加新的檔案同時，按周期定期清理。這樣可使教研室檔案能保持一定的規模，便于教研室節省空間，同時也便于檔案的查找和利用。