淺析學校檔案工作的數字化

從人類發明第一臺計算機到20世紀60年代將計算機運用于檔案管理開始，數字檔案館的建設已成為事實。隨著數字檔案館建設的推進，檔案工作各個環節的計算機化越來越深，檔案工作的現代化越來越強。學校檔案工作的數字化建設是順應潮流適應時代發展的舉措和要求，檔案管理的技術革新也越來越快，面對這種挑戰，我們檔案工作者積極應對，在此我對學校數字檔案管作簡要論述。

一、認識數字檔案館

隨著計算機技術、數字存儲技術與網絡技術的迅速發展，數字信息大量產生給信息資源組織和管理帶來了巨大影響，至此檔案界開始了數字檔案館的研究工作。

在數字檔案館概念的探究中，檔案界一般認為電子檔案館是數字檔案館建設的初級階段，虛擬檔案館是檔案館建設的高級階段，數字檔案館概念基本涵蓋了電子檔案館和虛擬檔案館的范疇，是檔案館信息化的完全表現。但是檔案界一直沒有形成統一明確的定義。數字檔案館是“一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體，不同地理位置的信患資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式相互連接，從而提供及時利用，實現資源共享”。數字化檔案館是“一個電子化信息的倉庫，能夠存儲大量的各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且信息存儲和用戶訪問不受地域限制。它是把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲、管理、查詢和發布集成在一起，使這些信息得以在網絡上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。從發揮檔案館社會功能和信息資源建設的角度出發，可以把數字檔案館定義描述為：數字檔案館是以計算機技術為基礎，利用各種信息技術手段將原有的館藏檔案信息數字化，并收集捕獲有價值的數字信息資源，通過寬帶網絡相連接，建立分布式、躊地域的有序的信息資源系統。該系統以用戶需求為中心，提供各種信息服務。

二、充分認識檔案數字化建設的必要性

1 檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理更簡便、更開放，使檔案館內容更全面、更豐富。

2 檔案數字化，可實現信息資源共享。數字化檔案館具有海量數據接收存儲和管理功能。數字檔案館通過網絡連接各行業、政府信息資源庫及不同檔案館的數字化館藏，提供分散于不同地區的檔案信息資源，實現信息資源共享，滿足用戶對檔案信息資源的需求。

3 形勢發展的需求和社會強烈需求。21世紀是信息化的時代，學校建設應該向數字化方向發展。數字檔案館是數字學校的重要組成部分，是學校最豐富、最有實用價值的信息資源庫。其珍貴的檔案信息資源應充分實現信息資源共享，實現真正意義上的數字學校。檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。目前，檔案館的檔案保管利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集加提供利用，甚至絕大部分的電子檔案已經被清洗丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

當今，人們的時間意識越來越強，重大決策需要迅速準確的作出，工作考查要求快速及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解投資地的詳細內容，恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所。這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化多功能的服務措施使檔案館的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

三、檔案數字化建設的內容

1 提高檔案標準化、規范化水平目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化落后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。我認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。

2 數字化建設要著眼于提高系統的整體水平檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平。并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3 重點抓好數據庫建設日前，檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理的數字管理系統的過度階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高，由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的是有領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，面向應用建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”，突出重點，由單一庫向系統庫發展等。

4 實事求是地改進管理體制集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和適用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過度，反倒有可能退回到分散式。

學校檔案工作錯綜復雜，要有一個系統便捷的檔案數據庫系統來規范，才能使學校學校檔案工作在有條不紊中進行。學校數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位，工作中我們分布實施。突出重點，講求實施，持續發展。