游刃于信息管理與公共管理之間的檔案學者

　　劉家真簡介：劉家真教授，女，湖北武漢人。1977年考入武漢大學，現任“武漢大學信息管理學院”教授，博士生導師，兼政治與公共管理學院博士生導師。曾任“全國信息文獻標準化委員會分委員會”副主任委員、“教育部檔案學教學指導委員會”委員、“全國電子政務理事會”理事、“中國檔案學會”理事，現任“國家古籍保護工作專家委員會”委員、“中國圖書館學會分委員會”委員、“中國人民大學電子文件研究所”研究員、“湖北省電子政務專家委員會”委員。主持“國家自然科學基金”、“教育部人文社會科學項目”、“湖北省軟科學項目”等重要課題多項，出版著作（含教材）16部，發表中英文學術論文140多篇，其中，SCI源刊論文2篇，CSSCI收錄近70篇，30多篇被人大復印報刊資料全文轉載。劉家真教授在文獻保護、電子文件管理、數字信息資源管理電子政務領域擁有廣泛的學術影響力，其主講的《電子文件管理》被評為“2006年度國家精品課程”。
　　訪談主持人：譚必勇
　　
　　 劉家真老師是我上大學時的本科導師。自從大三開始上劉老師的《文獻保護學》，我逐步從學術上接觸、了解劉老師。生活中她保持年輕的心態，科研方面永遠保持對新事物的敏感，從文獻保護到電子文件管理再到電子政務，她堅持用檔案學家的獨特視角來闡述信息管理、公共管理中的各種技術、資源和管理問題，形成了獨特的研究特色。
　　讓我們一起走近劉老師。
　　
　　 譚必勇：歡迎劉老師做客《檔案界》論壇！您大學的專業是化學，是什么機緣讓您走進了檔案學專業呢？
　　 劉家真：談機緣是沒有的，有的是無奈。我學習有機化學，而且，很有興趣。在全校學術競賽中，我獲得“專業化學競賽”第二名（第一名缺位），我的本科畢業論文還在“全球有機化學年會”上展出。但那個年代與現在不同，很多事情都不是自己有權選擇的。武漢大學有機化學專業沒有留人的編制，整個化學系超編。但我還是希望留在武漢大學，哪個系都可以，為的是還我丈夫4年對我學習支持的情。4年的學習生活，愛人承擔了家庭一切，孩子沒有母愛，因為媽媽需要學習與做實驗，我感到愧對家庭。我只是希望能夠在校內工作，以便把我欠家庭的債做牛做馬還掉，以對得起我的丈夫為我的付出。于是，陰差陽錯來到了圖書館學系，就是今天的信息管理學院。
　　 說熱愛我還談不上，但覺得，文獻保護可能會與我的專業有關聯。也許，與今天的年輕人不同，那時的我認為，感情是培養出來的，學術情懷也一樣。
　　 譚必勇：看來您跟檔案學專業結緣，最大的機緣還是您對武漢大學和家人的感情。另外，從中可以看出您當時非常刻苦的學習勁頭。1977級的大學生學習都是非常刻苦嗎？
　　 劉家真：我覺得，最大的機緣是我與家人的感情，那時，有部電影，是印度的，我忘記了名字。講的是兩個有情人相愛，女孩地位低微，男方家庭不同意。但他們毅然結婚。女方用自己的全部精力支持男方完成學業，最后，得了不治之癥后，依然隱瞞對方。男方知道女方病情后，害怕女方知道也一直隱瞞。最后，兩人擁抱著進入天堂。我看后，哭了很多次，這種愛情太真摯了。我覺得，我愛人、我孩子為我付出太多了，我要在力所能及的情況下回報他們。
　　1977級的學生，都是一個樣——玩命地學習！不止我一個，這就是那個時代的學風啊。只有失去的東西才覺得是最可貴的，我們失去過讀書的機遇，得到時就極為珍惜。
　　 譚必勇：看得出，劉老師是個非常浪漫、感性的人。理科背景對您從事檔案學研究是不是產生了很大影響？
　　 劉家真：學科交叉很重要，特別是文理交叉！我本科是學習化學，一切都是要動手，通過實驗來證實。理科背景注重實驗，注重拿事實說話，這可能與我的研究很愛從實踐出發有關吧。特別是數學，是我的摯愛，也獲得過“武漢大學數學學習競賽獎”。數學對我研究的最大功效是清晰的邏輯思維能力，從復雜中找出簡單，而不是把簡單的事情復雜化。這些對于管理學科的研究都是很重要的，我覺得，我今天的研究，很多成果的取得都與此相關。特別要聲明的是，這里，兩次談到本科期間學習獲獎，絕對不是想吹噓自己，進入知命之年的我，早把這些都看成了浮云。
　　 譚必勇：實際上，我們檔案學專業的學科屬性也發生過變化。1998年，檔案學從歷史學大類劃分到管理學大類，形成“圖書館、情報與檔案管理”一級學科，您認為，這對檔案學的發展形成了哪些影響？
　　 劉家真：我認為，檔案學還在變化與發展中。記得最早人們對于檔案學脫離歷史系，形成“圖書館、情報與檔案管理”一級學科感到失望，認為失去了檔案學的地位，現在，大家都沒有這個看法了。后來，有的檔案學專業并入了公共管理學院，也有的并入了管理學院。開始，大家也是感到失去了學術地位，今天看來都是正確的。我覺得，“圖書館、情報與檔案管理”一級學科是從信息與資訊管理角度進行歸并的，強化了檔案學在信息管理方面的教育，這不能不說是一個進步。但我更支持以資訊管理作為一級學科更加科學，因為，我們的學生畢業后都是為資訊管理服務的，我們的一級學科若以行業去命名就太局限了。而且，圖書館、檔案館有的更歡迎其他專業人員，例如，計算機專業、歷史專業或其他專業的，以更加有利于圖書館、檔案館的資訊服務。
　　 此外，我覺得，目前的“圖書館、情報與檔案管理”一級學科放到管理學院更好，研究圖書館管理、檔案館管理或是其他資訊管理都與其他管理學科關聯很多，在一個學院更加便于學科交流與學術團隊的組織。我深有感受，深切體會。當然，究竟如何設置還要因學校而異。
　　譚必勇：您在20世紀90年代之前主要做的是傳統文獻保護，到了20世紀90年代末，就開始轉向電子文件管理研究，為什么會有這種研究方向的轉型呢？轉型的主要契機是什么？
　　 劉家真：其實，我并沒有轉型，只是研究拓展了研究領域，拓展到更廣泛的領域。拓展到電子文件研究，是基于我1997年在美國做訪問學者的收獲。那時，我與我的美國導師的研究立項是研究脫酸，因為那個年頭美國專家來中國，講到最多的就是用脫酸拯救紙質文獻，中國不少人也在摸索。而且，那時，我也在國家檔案局做了照片修復項目，覺得這些都與化學相關，可以發揮我的特長。美國導師沒有推翻我的研究計劃，只是布置我看了一些關于脫酸的不同討論，同時，要求我到電子暗室學習用軟件修復照片。這些一下子擴展了我的視野，覺得電子化可以解決很多問題。在與導師討論時，導師又指導我看關于電子文件的風險與管理問題，我進一步明確了電子文件的重要性與廣泛用途。于是，我將研究選題改為了電子文獻研究，主要研究計算機這個工具在資訊管理方面的作用，以及它自身的問題。
　　 在美國訪學期間，我每天夜里都做日記與筆記，寫下我的學習心得。我把每天閱讀的文獻都做了筆記，回國后整理出來，得到《檔案管理》雜志社蔡千樹總編的支持。于是，我走上了電子文件管理的研究，也將文獻保護推向了新的研究范圍。我感謝我在拓展研究時的“伯樂”或“貴人”——選送我出國深造的領導、美國導師以及《檔案管理》雜志社蔡總編。
　　 譚必勇：傳統文獻保護主要針對模擬信息，而電子文件管理則面向的是更為復雜的數字信息。兩者之間，最大的區別是什么？
　　 劉家真：電子文件管理涉及面很寬，凡是以電子方式形成的文檔若需要以文件方式管理的，所有的管理方法都會涉及。而電子文件也需要保護，傳統文獻保護的很多手段對電子文件存儲介質也是有用的，例如，保存環境與環境控制等。傳統文獻保護也需要電子手段，例如，數字化與數字修復等。
　　
　　譚必勇：是不是可以這么說，針對不同的文獻載體，就會形成不同的文獻保護方法與原則。從根本上說，傳統文獻保護與電子文件管理都屬于文獻保護學的研究范疇？
　　劉家真：傳統文獻保護與電子文件管理的研究范疇是不同的，文獻保護無論是傳統的還是電子的，都是研究保護問題，不涉及更多其他問題，當然，會與利用等相關，但還是以研究保護為主。至于不同文獻的保護方法與原則是否相同，應當說原則是一致的，仍然是以防為主，防治結合；方法就不一樣了，因文獻介質特點而異。傳統文獻的保護與電子文件保護在方法上是有差異的，因為，電子文件可以在不同介質上流動，電子文件還有硬件與軟件技術問題。
　　 電子文件管理的范圍可就寬泛啦，特別是國家推行信息化，電子文件管理一直延伸到文件生成之前的電子文檔的管理，也就是所謂的“文檔一體化”問題；還不止于此，還涉及電子文件的全方位利用問題，等等。用一句半開玩笑的話說，涉及電子文件的“前身”、“今生”與“來世”的管理問題。這一切的一切都是息息相關的，所以，現在“中辦”分管全國電子文件管理，就顯得更加給力與可行。
　　 譚必勇：看來，電子文件保護不等于電子文件管理。從模擬信息到數字信息，對于檔案保護實踐來說，是一次革命性的變革，您如何看待這種變革對當時及現在檔案學研究的影響？
　　 劉家真：有了數字技術，無疑擴大了模擬信息的保護方法；有了數字信息，也擴大了信息內容保護的領域。但對于檔案學來說，無非是保護的研究領域與方法擴大了，對于檔案學科的影響并不大。但電子文件的出現，卻使檔案學的本質特征凸顯，使得檔案學的存證理論與方法可以向其他學科擴展。一句話，檔案學研究領域擴展，只有向其他學科具有滲透力的學科才具有生命力呀。
　　 譚必勇：電子文件管理研究對檔案學來說是個很大的機遇。元數據是電子文件管理領域的重要概念，但至于它如何在電子文件管理實踐中發揮作用則是許多人不甚了解的，您能否簡單描述一下這種作用機制？
　　 劉家真：談一下我個人的實踐感受吧。講一個例子，我在設計一個辦公自動化系統時，就得考慮讓這個系統的那些說明文檔的數據保留下來，例如，作者、撰寫時間、文件的屬性等。這些就要我在系統設計時列出一張表，將這些與說明文件有關的項目一一列舉出來，并根據可能與需要，標上哪些由計算機自己捕獲，哪些由人工填寫到表單上。這張表到了設計人員手上，他就會設計到計算機系統中。凡是標上由機器捕獲的，例如，文件軟件版本等，計算機系統就會自動識別并將它抓住，與它說明的文檔關聯起來；那些標有人工捕獲的，就由系統在文檔形成時立即出現一個窗口，上面有個表單，要人去填寫，如，主題、關鍵詞、是否歸檔等，你不填寫，系統就不能往下運行；一旦填寫并提交后，這個表單就會與文檔緊密關聯形成不能分割的一體，去說明這個文件。
　　 這里說的是最簡單的，大家對元數據感到難以理解，是由于沒有實踐經歷也沒有機會去到實際部門看系統運作。所以，就成了空對空的憑空思考。我在科學出版社出版了一個光盤（電子文件管理最佳實例），若你有興趣看它，就可以看到電子文件從前身、歸檔到利用的整個帶數據帶系統的實際運作，對元數據的作用機制就會一目了然了。
　　 譚必勇：您的研究不僅涉及信息管理，還包括不少公共管理方面的研究文章。公共管理主要是電子政務方面的，而從您發表的相關論著來看，您主要是從數字信息安全和電子公文文檔一體化協同管理的角度來入手研究電子政務的，為什么會選擇這些視角？
　　劉家真：其實，我研究電子政務還從政府信息資源整合以及公共服務兩個角度研究，不僅是從信息安全與電子公文文檔一體化協同管理角度。這兩個領域寫的文章較多，可能與我的自然科學基金課題有關。此外，也與我的前期積累有很大關系，例如，電子文件管理、文獻保護等。
　　譚必勇：您主持完成的3項國家自然科學基金都是與數字信息資源管理相關的，是否說明這個問題是國家非常關心的重大問題？
　　劉家真：應當說，這些都是國家關心的重要問題。特別是中美聯合資助的項目，它首先由我國的申請者經國內評審通過，然后，這些申請者才可以在美國國家科學基金已有的項目中進行選擇合作伙伴。美方專家看了你的申報書，并與他的研究領域相近且對你已有的研究感興趣，他才會同意。于是配對完成，你才有可能獲得這類基金。若僅有中方評審通過，美方沒有專家愿意用他的項目與你配對，你也是白搭。可見項目是否受到國際專注了。
　　譚必勇：您是我國檔案學界中為數不多的在國外SCI（SSCI）源刊上發表英文學術論文的學者，您認為，撰寫并發表高質量英文學術論文的要領在哪里？
　　劉家真：我認為，關鍵在于兩點：原創與英文水平，特別是原創。這些都是我的切身體會。
　　譚必勇：我國檔案學界在國際檔案界的學術話語權不夠，從而導致當前我國檔案學界原創理論思想未能有效輸出到國外，您認為，要改變這種狀況應當做好哪些方面的工作？
　　 劉家真：我一點也不認為我國檔案學界在國際檔案界的學術話語權不夠，而是我國檔案學研究在國際上名聲太小，發表的外文文獻很少。原因很簡單，都是一些文字研究，從理論到理論或是插入翻譯的東西，關鍵在于理論與實踐的掛接太少，不能將實踐中的問題提升到一定高度去分析，去找到解決問題的途徑，去形成新的理論。即使是帶有數據的分析論文，我看不少都是做的知網上的文章數量分析、問卷的簡單平面的分析。這些都不是國際學術界學術研究論文的主流。要改變的根本是，要深入接觸實踐，分析實踐中的問題，再提升到理論或形成新的理論。
　　 譚必勇：您覺得，當前國內外檔案學研究生教育最大的差異在哪里？
　　 劉家真：我認為，最大的差異在于：學習內容，師資。
　　 現在，檔案學還容納一些信息管理的內容，但檔案學的課程過多，說實在話，有些課程有無必要開，誰心里都明白。教師很多都是沒有檔案工作經歷的，或沒有這類實踐經歷的，實踐經驗與學生一樣。這些弊端導致的后果大家不言而喻了。但要改革，難呀！
　　 其實，檔案學是一個應用學科，不能跟風。今天，電子政務、政府信息資源管理重要就立即變臉，修改課程。其實，檔案工作有很多類別，看你做什么。我看多學些歷史對于編研與檔案信息開發是很重要的，而電子文件管理不僅需要信息管理知識，還需要檔案管理原理。我覺得，若真是今后搞大學科招生，例如，信息資源管理或資訊管理專業招生，大家都一塊兒學習各種平臺的課程，等到三年級再選擇檔案學研究方向、圖書館學研究方向、政府信息研究方向、信息管理研究方向等或許對于本科生更加合理。
　　 對于研究生，我真的希望他們拿出更多的時間研究實際問題。實不相瞞，我的碩士生基本都有到外面實習至少半年的經歷，與我一塊兒做橫向課題很長時間的經歷；而我的博士生二年級下學期我就開始把他們送到企事業單位與政府機關，與我的合作伙伴一塊兒進行實地研究。而在在校期間，從我當上他們的導師開始，就與我一塊兒做各類課題，接觸大量的實踐問題。其實，實際部門的人就是他們的第二導師，向實踐學習，然后，開創新的學術思想，就是我對他們的期望。
　　 譚必勇：從整體上看，我國檔案學教育的需求量小，尤其是重點院校的檔案學專業很難招收到第一志愿的生源，您認為，造成這種現象的原因是什么？怎么加以解決？
　　 劉家真：我并不認為檔案學教育的需求量小，而是報考人太少。本科生很難招收第一志愿學生，但碩士研究生不乏應試者。原因在哪里？我覺得不是社會不了解檔案學而是太了解。我們這個社會現在很現實，我們只有改變自己，才能獲得第一志愿者。怎樣改變？大專業招生，將檔案學相關課程開設精開設好，吸引學生，讓學生學習后覺得有奔頭，自然就會選擇檔案學了。我覺得，這是完全可以做到的，關鍵就在于教師了。
　　
　　 譚必勇：自從1998年培養博士研究生以來，您已經培養了30多位博士，而且，他們當中大部分畢業之后的工作不是純檔案，有的甚至完全脫離了檔案領域，而且，您鼓勵您的學生去全新領域奮斗。而從傳統眼光看，檔案學博士不從事與檔案相關的工作，對檔案學研究生教育是一種傷害。作為導師，您如何看待這種現象？
　　 劉家真：我在信管院與政院共培養了36個博士，他們中純粹從事檔案學研究的現在還沒有。到高校的就去了信息管理，更多去了公共管理。此外，都分散在研究部門、政府部門。這也許與我的研究相關，與他們博士生學習期間參加的實踐與研究課題相關。我很奇怪，為什么檔案學碩士與博士就必須去教檔案學，去研究檔案學？檔案學的很多思想是需要融合到其他學科的，檔案學也有很多的信息管理方法，是可以用到其他研究上的。學科交叉有什么不好呢？談不上傷害。歷史學家來檔案館做編研，我們怎么去評價歷史學？IT人員來檔案館工作，設計數字檔案館，我們又該如何評價計算機學呢？我們是否太自卑了，才會有這樣的心態。
　　 譚必勇：您的研究橫跨信息管理、公共管理兩大領域，但我個人認為，您的研究視角一直沒有變，這個視角就是“檔案學”。您是從檔案學的視角去看待信息管理、公共管理中的檔案問題。不知道我的這種理解對不對？
　　 劉家真：我的研究視角在不斷變化中啊，屬于在一定區域間的“掃描型”，哈哈，這是個比喻。無論是文獻保護學還是電子文件，都與信息管理相關。但到了公共管理可是不一樣了，通過在那邊兼職與學習，我更加懂得了政府管理的復雜性與重要性，以及政府政策重要的導向性。我研究電子政務，就是用信息管理為工具，怎樣使得政府信息化成為可能，中間會遇到什么問題，該如何導向，怎樣才能使政府利用信息管理這個工具，提高工作效率與政府治理的能力以及將政府服務惠及全民。
　　 在電子文件的研究上，我確實特別看重憑證價值的保留。也是通過電子文件研究，我越來越體會到檔案學的核心問題是如何存證以及如何保全證據。
　　 譚必勇：“區域掃描型”，這個比喻貼近啊。不過，您其實一直都沒有偏離核心區域，那就是檔案學的本質特征。看了您在《檔案學研究》2010年第6期發表的《檔案學的本質特征與可持續性發展》一文，我最大的感受，就是您身上有非常非常濃厚的檔案學情懷。您認為，能夠凸顯檔案學本質特征的學科研究對象是信息資源的檔案化管理與人類記憶的長期保存。這與傳統的檔案學理論有較大差異，您能否簡單地解釋這個本質特征？
　　 劉家真：我與檔案學的情懷確實很深，并非一見鐘情，而是在研究中產生的感情，即使它是“武大郎”俺也愛，因為，它在我人生事業篇中占有很大比重。
　　 其實，每個學科好像都討論過本質特征問題，隨著人們對學科的不斷深入了解，或是學科不斷地向其他學科滲透，這個本質特征就會看得越發清楚。本質特征是學科本身特有的，別的學科不具有。我在那篇文章里面已經交代過，只有存證與證據保全是相近學科沒有的，也是目前檔案學可能向其他學科滲透的主要點。信息資源的檔案化管理就是存證與證據保全問
　　題。而人類記憶的長期保存，圖書館學也有研究的。學科的本質特征是越看越清晰的，一錘定音的好像不多。圖書館學、情報學至今都還有這類討論。我就拋磚引玉吧，很希望有不同意見。
　　 譚必勇：希望您的文章能夠引發更多學人對檔案學本質特征的深入研究。最近是考研成績剛剛出來的時候，很多學生，尤其是跨專業考研的學生，對于檔案學研究生階段的科研和學習還存在非常模糊的認識，作為以理科背景進入檔案學專業的研究生導師，您對已經進入和即將進入檔案學專業研究生學習階段的學子們有什么樣的建議呢？
　　劉家真：跨專業考研的學生，我覺得，除了你需要了解檔案學的精髓外，還需要結合你自己原有的專業思考問題。現在的問題是，我校只有2年，唉，很難說學到什么了，只有用更多的時間去努力吧。對于有檔案學背景的同學，希望多做些相關的項目，并不一定要追求多發文章，要多追求多體驗很多過去沒有時間了解的東西，以及學會分析問題的方法。
　　 譚必勇：感謝劉老師對學生們的指點，這是讓人受益終生的建議。
　　 今天的訪談就到此結束。感謝各位會員的支持！祝愿劉老師節日快樂，永遠年輕！
　　（摘自《檔案界》網站）